對檔案信息化建設(shè)的思考

李丹辰

摘 要：檔案信息已成為社會發(fā)展重要的戰(zhàn)略資源，知識和信息的生產(chǎn)、分配和使用將成為世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新的增長點(diǎn)。加快信息資源和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，高效科學(xué)地利用信息資源，使信息資源充分體現(xiàn)其社會價值和經(jīng)濟(jì)價值，為社會發(fā)展服務(wù)，是信息化建設(shè)的最終目標(biāo)。結(jié)合本單位實(shí)際，本人就檔案信息化建設(shè)問題談點(diǎn)個人的見解。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；思考

1 檔案信息化是社會發(fā)展必然

檔案信息化對于政務(wù)信息化有著巨大的推動和影響作用，檔案信息化的水平將直接影響著政府的競爭力和服務(wù)管理質(zhì)量。政務(wù)信息化的發(fā)展將以電子政府成為信息化建設(shè)的重要標(biāo)志，互聯(lián)網(wǎng)將成為政府職能的重要表現(xiàn)形式和媒介，政府的信息披露、網(wǎng)上辦公、政府采購與招標(biāo)等活動將更多地通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)；電子政府將成為一個跨越政府部門和管理行業(yè)的綜合平臺，將成為各級政府機(jī)關(guān)與企業(yè)和民眾的連接中心，它是社會信息化重要標(biāo)志之一。

原始信息，無可厚非的是信息資源的重要組成部分，隨著社會信息化進(jìn)程的加快，民眾的檔案意識的增強(qiáng)，其價值日漸提升，社會對檔案管理也提出了更高的要求，早已不限于"管好"檔案，更多地要求是"用好"檔案。檔案管理部門必須提高其自身的管理水平，管理手段必須從手工方式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。"提升檔案管理檔次，將檔案交給計算機(jī)系統(tǒng)管理"正式成為一種必然趨勢。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為檔案信息資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)，社會及每個單位網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不斷改進(jìn)完善，也為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的條件。通過實(shí)施檔案信息化建設(shè)，檔案的管理和利用將完全通過計算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，以高度集成的網(wǎng)絡(luò)信息為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、規(guī)范化，為社會各界提供快捷高效的檔案信息服務(wù)，是檔案部門和檔案工作者當(dāng)前和相當(dāng)長時期艱巨的系統(tǒng)工程。

2 檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)

檔案信息化建設(shè)是信息社會建設(shè)的一部分，其建設(shè)的過程和目的雖然與其他信息化建設(shè)有共同之處，但由于檔案的特殊性，就有其自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)如下：

1、檔案信息化是政務(wù)信息化建設(shè)的重要組成部分。

社會信息化快速發(fā)展對檔案工作影響巨大。信息化導(dǎo)致檔案數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣性，檔案內(nèi)容分散交叉。必須改變傳統(tǒng)管理方法，一方面由于社會信息量的激增和新型載體的應(yīng)用，不宜用傳統(tǒng)的檔案管理方法來管理；另一方面由于社會對檔案信息的需求不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能完全滿足這種需要，這就要求采用新技術(shù)，特別是信息技術(shù)改變管理模式和方法，取代傳統(tǒng)的管理手段和方法。當(dāng)前，我國已將電子政務(wù)建設(shè)作為今后一個時期國家信息化的重點(diǎn)，我國電子政務(wù)的進(jìn)程勢不可擋，依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對公文進(jìn)行高效有序的電子化處理，是當(dāng)今電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分。實(shí)際應(yīng)用中，各級機(jī)關(guān)單位"辦公"的一個重要內(nèi)容就是日常的收文、辦文和發(fā)文，公文的處理是政府機(jī)關(guān)處理公務(wù)和行政管理的重要工具。因此人們越來越意識實(shí)現(xiàn)公文的自動化處理，提高政府辦公效率和領(lǐng)導(dǎo)決策能力的必要性，并如火如荼的實(shí)踐著。但是作為公文處理的另一環(huán)節(jié)--檔案管理，卻面臨著如何與時俱進(jìn)的問題。其實(shí)，文、檔（文書，檔案）有著首尾、因果關(guān)系，并貫穿于政務(wù)機(jī)關(guān)工作的始終。因此，檔案信息化建設(shè)必須緊跟電子政務(wù)建設(shè)步伐，檔案部門信息化建設(shè)要納入同級電子政務(wù)體系。

2、信息的正確性、可靠性要求高。

檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)，在資源建設(shè)過程中，保證信息的正確性、可靠性尤為關(guān)鍵。檔案信息資源包含的內(nèi)容廣泛，信息量巨大，且資源增長速度快，重構(gòu)難度大，如果資源包含的信息正確性、可靠性不高，將使資源的利用困難，最終影響信息化建設(shè)的成敗。

3、信息的安全性必須得到保證。

檔案信息化建設(shè)的目的是為社會提供檔案信息服務(wù)，不可避免地借助現(xiàn)有的各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，由于信息具有易傳播、易擴(kuò)散、易損壞的特點(diǎn)，信息資產(chǎn)比傳統(tǒng)的實(shí)物資產(chǎn)更加脆弱，更容易受到損害，這樣勢必威脅檔案信息的安全性。為了保證信息的安全性，必須在信息資源建設(shè)的過程做好檔案信息的鑒定工作，在通過網(wǎng)絡(luò)為社會提供信息服務(wù)的過程中，要采取多方面的安全措施，保證檔案信息的安全。

4、建設(shè)時間周期長，是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)工程。

政治傳統(tǒng)延緩了檔案信息化建設(shè)的提出，傳統(tǒng)的社會經(jīng)濟(jì)使檔案信息化缺乏應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)動力，檔案意識的淡薄使檔案信息化缺乏了應(yīng)有的精神動力，盡管當(dāng)代社會環(huán)境為檔案信息化建設(shè)提供了良好的社會基礎(chǔ)，有著獨(dú)到的"天時地利人和"，但檔案信息化建設(shè)與政府其他的信息化建設(shè)比較，存在著明顯的不足與落伍，甚至是滯后，欠帳太多，受財力、技術(shù)力量等因素不同程度的影響，注定檔案信息化建設(shè)時間周期長，必須采取分步實(shí)施和邊開發(fā)邊利用原則，將信息化工作穩(wěn)步推進(jìn)。

5、必須采用成熟、通用的技術(shù)及產(chǎn)品。

在檔案信息化建設(shè)的過程中，將采用多種信息處理技術(shù)和產(chǎn)品，這些技術(shù)和產(chǎn)品必須是成熟的，以保證信息資源建設(shè)和利用的可靠性。另一方面，檔案信息資源的保存利用是長期的、永久的，這樣必須要求資源建設(shè)的過程采用的技術(shù)必須是通用的、標(biāo)準(zhǔn)的，非通用的、非標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)會導(dǎo)致資源共享困難，甚至在將來無法利用，造成極大的人力、物力和資源的浪費(fèi)。

3 檔案信息化建設(shè)面臨的問題

1、數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：

目前各種數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)采用的管理模式基本是沿用傳統(tǒng)的管理模式，功能主要是查詢利用，僅僅是管理和利用手段的變化，研究一套適合計算機(jī)系統(tǒng)檔案管理規(guī)范，方便查詢利用，以及對檔案信息進(jìn)行更深層次的統(tǒng)計分析，是具有非常重要的意義。

2、怎樣使檔案管理工作容入到電子政務(wù)中

由于電子政務(wù)的廣泛使用，電子文件的大量產(chǎn)生，以及由此而來的電子文檔管理，是信息時代檔案工作面臨的重大課題，如何加強(qiáng)對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導(dǎo)，保證歸檔電子文件完整、有效、真實(shí)，是值得研究的。

3、加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

在社會信息化加速時代，人們對信息要求全面、準(zhǔn)確、快速、方便。由于信息需求量的增加，人們的注意力就不只局限于某一方面，而會更多地注意到檔案部門之間的聯(lián)系，著眼于檔案信息與其他信息的聯(lián)系，因我們管理體制的問題，檔案管理存在條塊分割、橫向聯(lián)系堵塞，各系統(tǒng)間溝通少，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一，造成檔案信息交流的困難。需要政府宏觀控制，大力加強(qiáng)橫向聯(lián)合，共同進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中涉及到的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)研究、制訂、實(shí)施，在檔案信息化建設(shè)過程中規(guī)范相關(guān)責(zé)任者的行為，按照標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一實(shí)施，借助信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理，最終形成一個更大的信息系統(tǒng)，建立一個范圍更大的信息管理體制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

4、數(shù)字化檔案應(yīng)用系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全性

數(shù)字化檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)向社會公眾提供高效快捷的檔案信息服務(wù)，必須要采用一套完整的安全措施，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性，防止黑客的攻擊和病毒的入侵，使數(shù)據(jù)和應(yīng)用系統(tǒng)不被破壞，系統(tǒng)時刻保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)，信息傳輸?shù)倪^程中重要信息不泄漏或被修改。一套完整的安全措施包含的內(nèi)容很多，需要在管理上制定嚴(yán)格的管理制度，提高系統(tǒng)管理人員的技術(shù)水平，在技術(shù)上，設(shè)計實(shí)施切實(shí)可行網(wǎng)絡(luò)安全策略，如采用嚴(yán)格的身份認(rèn)證和權(quán)限管理，配置防火墻產(chǎn)品，配備入侵檢測系統(tǒng)和信息傳輸加密產(chǎn)品，安裝防病毒系統(tǒng)，另外一套備份與災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)也是必不可少的，利用災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)快速恢復(fù)。