淺談檔案管理的電子化

李艷正

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展與進步，我國與世界的聯(lián)系越來越緊密，作為一名檔案管理工作者，只有不斷學習新知識，才能跟隨時代發(fā)展的步伐。在當下的信息時代，應加強檔案的電子化管理，以實現(xiàn)電子檔案信息最大限度的被利用。本文分析了當前檔案管理存在的問題，并提出了解決對策，以資參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化管理；與時俱進

1 當前檔案管理上存在的問題

1.重視程度不夠，保護意識不強。

一直以來檔案管理大都是以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案管理的弊端就是占用空間大，浪費資源，并且由于保存期間查閱資料等原因易破損、受污，從而影響檔案使用價值。再是檔案管理意識薄弱，對檔案工作的重視不夠，有時借出去的文件沒有及時回收，造成了檔案管理的不完整性。

2.現(xiàn)代化管理的意識不足。

很多檔案管理工作者受到長期的傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，一時之間無法接受新方法，新技術(shù)，不能接受現(xiàn)代化管理方式，總認為以前的管理方式安全踏實，能看得見，摸得著，所以以消極的心態(tài)對待，使現(xiàn)代管理的新技術(shù)，新方法沒有得到很好發(fā)揮，這樣就滿足不了當前社會日益發(fā)展的需要。

2 電子檔案的優(yōu)越性

1.有利于減輕工作人員的勞動強度

現(xiàn)代信息網(wǎng)絡系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度。

2.有利于遺漏文件的查漏補缺

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機網(wǎng)絡管理后，文檔用微機按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，文檔也不易形成存積。

3.有利于文檔的保密

在的紙質(zhì)檔案時代，查閱檔案時通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱專利申請不無法接觸其他無關(guān)的文件，從而保證了文件的保密性。

4.有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量

檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但傳統(tǒng)的文書立卷工作是由人來完成的，顯然立卷人對立卷標準掌握的尺度有很強的主觀性，這必然影響到案卷質(zhì)量水準，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來諸多不便。但若文書檔案從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

3 加強電子檔案管理的“四個必須”

1.必須保證收集的電子檔案的完整性。電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構(gòu)不同，制文、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經(jīng)常處于滾動狀態(tài)，如不及時整理歸檔，可能會使信息失散，造成檔案不完整。特別是電子文件結(jié)構(gòu)復雜，儲存方式多樣，也易于造成信息資料缺損。而且由于一個完整的工程體系，管理部門立體交叉，工作人員結(jié)構(gòu)復雜，管理形式多樣，也會導致電子檔案的不完整，針對以上情況，我們必須提高認識，端正態(tài)度，采取有效措施，確保電子檔案的完整性。

2.必須保證收集的電子檔案的真實性。電子檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質(zhì)，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯”的概率會高于傳統(tǒng)檔案。

3.必須保證收集的電子檔案的原始性。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的，又是復制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。比如紙質(zhì)檔案通過字體、印跡甚至字跡都有很強的原始性，而電子檔案完全沒有這種“原始記錄”。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。

4.必須保證收集的電子檔案的安全性。電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題，吸引塵埃導致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

4 保證電子檔案安全的幾個措施

1.將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。光盤存放的相對濕度應為40%～65%，溫度宜控制在14℃～24℃，高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。保持良好的溫度、濕度環(huán)境至關(guān)重要。規(guī)范排放和使用。在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，光盤的存放應置于盒中直立放置。

2.定期復制。不管是光盤還是移動硬盤，定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施，光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。

3.分套存儲。將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。

4.建立電子檔案利用審批制度。相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領(lǐng)導的審批，還要建立電子檔案利用管理制度，檔案管理部門可利用網(wǎng)絡技術(shù)來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

5.規(guī)范檔案利用方式。電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進行。采用網(wǎng)絡方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

6.建立“雙套制”模式。所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內(nèi)容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現(xiàn)對重要信息的完整保存。

5 結(jié)語

電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的，要從思想上認識到電子檔案管理工作的任務重大，從技術(shù)上確保電子檔案管理工作的安全性，以實現(xiàn)高效的管理，達到電子檔案信息最大限度的被利用。

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