探討大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理模式

楊明

（四平市鐵西區(qū)平西鄉(xiāng)人民政府計劃生育指導站，吉林 四平 136000）

探討大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理模式

楊明

（四平市鐵西區(qū)平西鄉(xiāng)人民政府計劃生育指導站，吉林 四平 136000）

文章首先討論了在數(shù)據(jù)時期的背景下，檔案館融入智慧城市的建設(shè)、電子文件的管理、檔案數(shù)據(jù)的存儲與備份、檔案館加入政府 2.0的建設(shè)、檔案管理工作從實體管理上升到常識管理等方面都需要引入大數(shù)據(jù)技術(shù)；其次，介紹了檔案管理中的大數(shù)據(jù)應(yīng)用；最后總結(jié)了在大數(shù)據(jù)時代下對我們是機會也是挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)；檔案管理；需要方法

1 新時代背景下檔案管理引入大數(shù)據(jù)技術(shù)的必要性

（1）檔案館深入智慧都市需要大數(shù)據(jù)技術(shù)。2012年2月20日，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部公布了首批91個智慧都市試點，這個由國家統(tǒng)一監(jiān)督和指導的都市建設(shè)正式起航。要建設(shè)智慧城市，應(yīng)該做到“節(jié)省能源加重信息傳播”、“重視信息減少災害”和“利用信息幫助群眾”這幾點。一個永久保存檔案并提供檔案為社會服務(wù)的科學文化事業(yè)機構(gòu)的檔案館，里面儲存著很多的檔案，這里是信息匯聚的地方，但是由于人力資源稀少、技術(shù)不成熟等原因，使這些信息沒有得到合理的運用。智慧都市的開展成為了對檔案資源開發(fā)和運用的大好時機，一個可以深入到城市中并變化形象的機會。智慧都市需要信息的運用，要想深入到城市中去就要好好地使用這些數(shù)據(jù)，使智慧都市出現(xiàn)數(shù)據(jù)流，為上到高層，下到小民去運用，要使整個檔案館的信息發(fā)出新的活力，找到其中所具有的無比財富，單單依靠人力是不可能實現(xiàn)的，一定得是技術(shù)，所以大數(shù)據(jù)處理技術(shù)是必須之選。

（2）對數(shù)據(jù)的管理需要大數(shù)據(jù)技術(shù)。在這個時期，儲存文件的數(shù)量已經(jīng)堆積成山，儲存文件的去向成為了一個大問題，人們只知道這些儲存文件中有許許多多的商機，同時也知道要從堆積如山的文件中得到財富是何等的艱難。對于這些如山的儲存文件，人們一直推舉的“直接鑒定法”將會有很大的危機，在去一件件找尋信息根本不可能。直到后來有人總結(jié)出了比較類似的方法，就是從整個文件中找到有價值的東西，進而就避免了對人力的浪費。從這個方向看，在確定這個儲存文件的管理權(quán)以后，就可以對這個類型的儲存文件進行篩檢，但這僅僅是儲存文件的第一步，在今天的配置下，篩檢這些十分簡單，問題是怎么很快的從這些如山文件中找出需要的文件；以及怎么樣給他們分類；怎樣鑒定那些文檔是有用的；怎樣從中找到人們所需要的。

要想解決上述提出的問題，檔案工作者要在管理方面下功夫，技術(shù)方面也不能落后。大數(shù)據(jù)技術(shù)就是技術(shù)的一個更新。將人們發(fā)明的新硬件安裝到以前的版本上，這樣可以收集到新的儲存文件，這個可以達到每天TB甚至是向PB數(shù)量級增長，大數(shù)據(jù)軟件可以在這些如山的儲存文件中建立索引。

2 使用非結(jié)構(gòu)化電子文件離不開大數(shù)據(jù)技術(shù)

（1）新時期儲存文件的備份離不開大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)有好多分類，其中有結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)了非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)增長十分快速的特征，到2012年的年末，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)已占到整個數(shù)據(jù)的70%以上，同時，由于數(shù)據(jù)顯性或隱性的網(wǎng)絡(luò)化存在，讓儲存文件間的聯(lián)系一直無處不在。一直以來，人們整理儲存文件一直是關(guān)系型的，其中代表的有IOE（I指IBM的服務(wù)器，O指Oracle的數(shù)據(jù)庫，E指EMC的存儲模式）模式，檔案行業(yè)也一樣，可是在現(xiàn)在的形勢下，IOE模式已經(jīng)落后了很多。大數(shù)據(jù)模式除了有龐大的規(guī)模之外，還有這如山的文件數(shù)量，這是文件系統(tǒng)及原數(shù)據(jù)管理的一大難題，一旦處理不當，就會影響到很多方面。對于這些成長迅速的非結(jié)構(gòu)化文件，進行儲存文件整理時就處處困難，而在大數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，像SQL這些已經(jīng)可以完成關(guān)系數(shù)據(jù)，更別說是空間數(shù)據(jù)、圖像、數(shù)據(jù)流等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而且基于對象的存儲架構(gòu)可以在一個系統(tǒng)中管理十億級別的文件數(shù)量，減少很多不必要的麻煩，大數(shù)據(jù)技術(shù)給文件管理這一問題提供了一個很好的處理辦法。

檔案數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用大大提高了館員的工作效率，但是在這幾年，館員在利用檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，經(jīng)常會遇到不能給數(shù)據(jù)庫中添加新的儲存數(shù)據(jù)的情形，這就是之前所遇到的的“脹庫”現(xiàn)象，這是因為庫房的容量不足造成新的檔案儲存不到庫中。根據(jù)新聞報道，從2013年6月至2014年2月八個多月的時間中，香港政府所處理的紙質(zhì)信息堆起來的高度超過了24163m），這好比46個環(huán)球貿(mào)易廣場首尾相接壘起來那么高，香港方面沒有一個法律來說明不能這樣做，所以官員們可以隨便燒毀文件。人們在為這些有可能存在著財富的文件被銷毀而默默心疼時，同樣也被政府能夠制造這么多文件給震驚到了，如果可以把這部分文檔進行分類并儲存的話，那樣產(chǎn)生的數(shù)據(jù)數(shù)量將是十分巨大的。在檔案信息化越來越完善的今天，并伴隨著大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)存已經(jīng)遠遠不夠。想要儲存如山的文件并保證其安全，不能只是不斷的建設(shè)大樓修建機房，再說，檔案數(shù)據(jù)還要有備份這也需要大量的儲存空間。這讓檔案館不得不改善儲存、增高效率和節(jié)省成本，和其他的電信行業(yè)、通訊行業(yè)、電子商務(wù)、微博運營等行業(yè)面對的內(nèi)存不足問題相比，檔案行業(yè)所需要的儲存空間就不值一提了。通過調(diào)查一些大公司，如中國移動、騰訊、百度、阿里巴巴等，可以發(fā)現(xiàn)這些公司都是大數(shù)據(jù)應(yīng)用的佼佼者，這又從另一個方面說明了大數(shù)據(jù)的應(yīng)用已經(jīng)開始成熟，說明了大數(shù)據(jù)儲存可以解決空間問題，這些公司對大數(shù)據(jù)的使用經(jīng)驗可以被借鑒和運用。

（2）加入政府2.0的修建離不開大數(shù)據(jù)技術(shù)。政府2.0是政府在處理政務(wù)上一個很大的創(chuàng)新，它可以直接對話群眾，從“閉關(guān)鎖國”的結(jié)構(gòu)逐漸走向一個開放、共贏、互動的結(jié)構(gòu)，政府2.0可以對政務(wù)更高效率的進行處理，讓政務(wù)人員可以在別的地方找到自己想要的消息。檔案館是一個非官方的機構(gòu)，最基本的作用就是提供檔案讓人們所運用，建設(shè)政府2.0離不開檔案館，而現(xiàn)在每一個檔案館之間所用的檔案管理系統(tǒng)都不太一樣，檔案信息七零八散的分布在各個檔案館之間，檔案部門和政府之間也完全沒有建立起溝通。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)逐步繁榮，即使不在一個部門，不在一個區(qū)域，也能實現(xiàn)信息的共享，這大大提高了人們對儲存文件的利用。

（3）檔案工作從實體轉(zhuǎn)型到知識離不開它。如今人們想要的不僅僅是如何使用這些儲存文件，更多的是想要知道儲存文件背后的一些事和其中所藏著的東西，所以，對檔案的利用也轉(zhuǎn)變成了為人們提供便利。一個好的處理核心可以說是檔案服務(wù)的技術(shù)核心，也是儲存文件的一大幫手，可以為人類創(chuàng)造更大的收益，發(fā)掘一些以前人們看不到的財富，是人類在大數(shù)據(jù)上走得更遠的一個碣石。

3 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代的來臨，可以說是對檔案工作管理者的一個挑戰(zhàn)，然則更大的是機遇。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的一步步成長，大數(shù)據(jù)一定會有更為寬大的平臺，檔案管理將在大數(shù)據(jù)時代涅槃重生，儲存檔案中所含有的巨大財富和知識將會真正的為人們所利用。

Exp loration of Archives M anagement M ode in the Age of Big Data

YANG M ing
（Family Planning Center of Pingxi Township People's Government in Tiexi District
of Siping City，Siping，Jinlin 136000，China）

This paper first discusses under the background of big data，integration of archives in the smart city construction, managementofelectronic documents，storage and backup of records data，construction ofarchives into government2.0 construction，filemanagementhave transformed from entitymanagement to common knowledgemanagement，which need to introduce big data technologies；secondly，this paper introducesbig data applications in filemanagement；finally，itsummarized in that the era of big data isboth opportunity and challenge forus.

big data；filemanagement；approach

G270.7

A

2095-980X（2016）11-0150-01

2016-10-07

楊明（1969-），女，吉林四平人，助理館員。