EXCEL在ERP項目實施數(shù)據(jù)清理中的應(yīng)用

朱寶慧　陳平　方敏

摘 要： 本文介紹了ERP項目實施數(shù)據(jù)清理中EXCEL的重要性，EXCEL作為主要工具數(shù)據(jù)清理階段主要工具存在的原因和意義。在數(shù)據(jù)清理階段，EXCEL處理數(shù)據(jù)的基本步驟，從基礎(chǔ)的模板，廣泛使用的函數(shù)，特殊的函數(shù)，及宏代碼和按鈕的應(yīng)用全面的剖析了EXCEL的應(yīng)用，并對ERP項目實施人員提出了對應(yīng)的EXCEL相關(guān)技巧的建議。

關(guān)鍵詞：ERP 數(shù)據(jù)清理 EXCEL 項目實施

中圖分類號：TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）03-0005-01

在數(shù)據(jù)清理中，EXCEL作為最主要的工具存在，幾乎所有的ERP供應(yīng)商、實施團(tuán)隊和企業(yè)內(nèi)部團(tuán)隊都會選擇用EXCEL作為最主要的工具來進(jìn)行數(shù)據(jù)清理。一方面，EXCEL因為安裝簡單方便，兼容性強(qiáng)，支持的數(shù)據(jù)格式多樣，顯示直觀方便。另一方面EXCEL容易掌握和上手，不需要特別的程序代碼設(shè)計的知識，并且大多數(shù)的項目參與者都計算機(jī)基礎(chǔ)的操作能力，可以降低企業(yè)的培訓(xùn)成本，直接參與數(shù)據(jù)重建。

首先，分析數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，建立好EXCEL的數(shù)據(jù)模板，實現(xiàn)批量操作。

比如在某個ERP項目實施數(shù)據(jù)清理中，在項目配置階段，對于數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，我們可以通過ERP的系統(tǒng)直接對可以導(dǎo)入的數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入。導(dǎo)出一個格式的數(shù)據(jù)CSV文件。然后將需要的文件粘貼到CSV文件里面。然而，不是所有數(shù)據(jù)都可以直接導(dǎo)入的，一個部分要直接錄入，還有一些公式可以通過處理以后進(jìn)行導(dǎo)入，如何減輕項目配置階段的大量工作量，在這個過程中，EXCEL就非常重要了。excel和軟件及業(yè)務(wù)的結(jié)合，所有的項目參與者都要有相關(guān)操作的基本技能，用好這個信息化項目實施的好幫手。

其次，對于不能進(jìn)行批量操作的數(shù)據(jù)，通過EXCEL的函數(shù)和報表來進(jìn)行特殊處理。

有了新的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，清理好了數(shù)據(jù)，配置好了基本的流程，系統(tǒng)開始進(jìn)入到了數(shù)據(jù)導(dǎo)入的階段了，在老ERP的版本中，只能支持到EXCEL的2003版本，這個問題的發(fā)現(xiàn)主要是大量列的數(shù)據(jù)表的出現(xiàn)，在《XX店鋪經(jīng)營報表》有537列，已經(jīng)超過了03版本中SHEET表容納的范圍了。所以，更需要我們細(xì)心歸納分析來解決問題。

參與者除了掌握基本的OFFICE操作以外，還要掌握常用的函數(shù)，比如統(tǒng)計類、查找類、文本類的函數(shù)。因為他們會常常用在我們處理數(shù)據(jù)當(dāng)中。

在這個圖表里面體現(xiàn)的是一個老系統(tǒng)和新的系統(tǒng)之間編碼的對接關(guān)系，其中供應(yīng)商名稱這個列里面是老系統(tǒng)的名稱，我們要通過這個名稱來確定新的系統(tǒng)里面的編碼的對應(yīng)關(guān)系，但是新的系統(tǒng)里面的編碼又不完全是這個名稱，名稱可能比較接近，有一些關(guān)鍵字，于是，我們要先確定關(guān)鍵字，分析一下名稱以后我們確定關(guān)鍵字大多位于當(dāng)前名稱的23、34、45文本中，于是通過函數(shù)MID來取得相應(yīng)的關(guān)鍵字。然后通過查詢函數(shù)VLOOKUP來查詢關(guān)鍵字所對應(yīng)的原紀(jì)錄，通過公式我們可以看到，原來的記錄保存在當(dāng)前文件的sheet2中，查詢結(jié)束后，我們還可以通過一個IF函數(shù)來幫忙判斷一下，這兩次查詢是否等同，如果不等同，我們則需要設(shè)定一個【再檢查】的指標(biāo)，來幫助我們的數(shù)據(jù)處理人員快速找到相關(guān)資料。

第三，用EXCEL的宏程序?qū)τ谝恍┢款i類數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，同時用按鈕來拓展個性化報表的操作，同時降低用戶使用的門檻，加快數(shù)據(jù)清理的進(jìn)程。

對于一些特殊的報表，利用宏代碼和按鈕減輕用戶的操作復(fù)雜性，降低用戶的使用瓶頸。用戶只需要點擊【匹配關(guān)鍵字的按鈕】就可以調(diào)用下面的代碼程序了。

通過這個源代碼和表單控件的匹配，實施人員有簡單的VB語言基礎(chǔ)就可以寫出相關(guān)代碼，可以簡單的培訓(xùn)一下相關(guān)用戶，而用戶則可以完全不關(guān)心的具體操作，只要往excel指定的單元格里面錄入相關(guān)的參數(shù)就可以實現(xiàn)客商匹配的功能了。

在ERP項目實施中，數(shù)據(jù)清理、收集、轉(zhuǎn)換是其中最重要的部分之一，數(shù)據(jù)清理不僅工作量非常大，而且其工作質(zhì)量好壞還決定著信息化建設(shè)的成敗。首先企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)涉及面廣；其次，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的工作量大，以上各類信息的記錄數(shù)從幾個到幾十萬都有，而每條記錄包含的字段又可多達(dá)幾十個甚至上百個，兩者的乘積更大，通常造成項目延期的原因有90%來自于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理。第三是要求高，數(shù)據(jù)的正確性是最重要的，數(shù)據(jù)是程序正確運行的基礎(chǔ)，如果其中的數(shù)據(jù)與實際不符，通常造成項目失敗的原因有80%以上來自于數(shù)據(jù)不正確。通過以上分析我們可以看到，作為項目實施人員，不僅僅要有基礎(chǔ)EXCEL的操作能力，還要掌握到相關(guān)的函數(shù)和報表處理分析能力，及VB宏代碼設(shè)計的操作，這樣可以在數(shù)據(jù)清理中更加得心應(yīng)手的處理相關(guān)的問題，更好的推動企業(yè)ERP項目實施的進(jìn)程。

作者簡介：朱寶慧（1976.4-），女，四川資中，碩士研究生，講師，主要研究方向，計算機(jī)應(yīng)用，ERP，信息化等。