高校人事檔案管理信息化建設(shè)的問題探究

高霞

高校人事檔案管理信息化建設(shè)的問題探究

高霞

伴隨著信息化的更進(jìn)一步發(fā)展以及高校規(guī)模的不斷擴(kuò)張，傳統(tǒng)的高校人事檔案管理即將面臨信息化時(shí)代下的管理體系的全新挑戰(zhàn)，只有推進(jìn)高校人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，重視加強(qiáng)高校人事檔案信息化管理才能適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展?，F(xiàn)在，大部分高校在人事檔案管理工作中依舊使用的傳統(tǒng)的管理方式，這樣嚴(yán)重制約了高校人事檔案的信息利用程度和管理工作的提高。本文就高校人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中所出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析研究，并就如何提高人事檔案信息化管理效率進(jìn)行探究。

一、高校人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)存問題

（一）管理觀念落后，信息化觀念差

高校人事檔案管理是對(duì)一所高校的人力信息資源進(jìn)行有效的整合與分類，因此，在人事檔案管理工作中應(yīng)該進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)與創(chuàng)新，可以熟悉的掌握運(yùn)用現(xiàn)代信息化手段。但事實(shí)上，在實(shí)際工作中，檔案管理人員以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)尚未意識(shí)到人事檔案信息管理的的重要地位。長時(shí)間以來，在高校人事檔案管理中使用傳統(tǒng)的手動(dòng)方式操作，對(duì)于信息化的認(rèn)識(shí)程度不夠深刻，管理人員的觀念意識(shí)落后，沒有主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)。從整體上看，管理人員對(duì)檔案信息管理不夠引起重視，只將檔案管理工作認(rèn)為是一項(xiàng)附帶的工作，沒有把檔案管理工作放到一個(gè)合適的位置，導(dǎo)致人事檔案管理工作的管理方法較為落后，無法適應(yīng)信息化社會(huì)下的需求。

（二）管理人員素質(zhì)水平參差不齊，團(tuán)隊(duì)建設(shè)落后

目前，實(shí)際上許多高校在硬件設(shè)施上已經(jīng)達(dá)到檔案信息化管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，但由于對(duì)檔案管理工作的不夠重視，多數(shù)管理人員都是以兼職的方式在進(jìn)行檔案管理，即使有正式的工作人員，也是文化水平比較低，專業(yè)素質(zhì)水平比較差，大多數(shù)人沒有經(jīng)歷過專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段無法熟練運(yùn)用掌握，這樣使得高校的人事檔案信息化進(jìn)程步履維艱。目前，高校的檔案管理部門缺乏一個(gè)專業(yè)素質(zhì)水平高，結(jié)構(gòu)簡單合理，效率高的管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)于檔案管理人員來說，不僅需要掌握現(xiàn)代信息化手段，而且需要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)。

（三）資金投入不足，信息安全性差

由于校方領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度不夠重要，因而在經(jīng)費(fèi)方面投入較少，這樣就造成了檔案管理工作出現(xiàn)保存條件差，辦公場所所不足，硬件設(shè)施殘舊落后等現(xiàn)象，這樣嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)。

二、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策研究

（一）樹立信息化管理觀念

針對(duì)高校信息化觀念較差，為了改善這一現(xiàn)狀，高校檔案管理人員應(yīng)該強(qiáng)化信息化意識(shí)，不斷的更新和轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，積極的管好人事檔案，在管理模式上進(jìn)行創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的陳舊觀念，樹立“以實(shí)用為主”的新觀念，最大限度上發(fā)揮人事檔案的重要作用，為學(xué)校的發(fā)展提供更好地服務(wù)。

（二）提高管理人員素質(zhì)，積極開展各種培訓(xùn)

對(duì)于人事檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在高校人事檔案信息化建設(shè)中，要求相關(guān)管理人員不僅具備熟練的專業(yè)知識(shí)能力，而且要學(xué)會(huì)掌握現(xiàn)代化技術(shù)，熟練使用新型設(shè)備，具備較高的綜合能力。切實(shí)做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其參加不同層次的培訓(xùn)班，更新其知識(shí)觀念，提高業(yè)務(wù)水平，通過這些措施來切實(shí)提高管理人員綜合素質(zhì)，構(gòu)建高效的管理團(tuán)隊(duì)。

（三）加大資金投入力度，建立保障信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)，是現(xiàn)階段高校檔案管理人員所面對(duì)的重要任務(wù)，也是為了適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的要求[4]。基礎(chǔ)硬件設(shè)施是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)部分，需要投入大量資金，對(duì)于此事，高校方面應(yīng)予以積極的支持，將這一開支列如預(yù)算之中，并嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，隨后進(jìn)一步增加所需的后續(xù)設(shè)備，使得信息化建設(shè)可以順利進(jìn)行。

三.結(jié)語

綜上所述，高校人事檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的需要，也對(duì)高校的人力信息資源的管理和利用有重要的作用，因此，應(yīng)該提高管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平，建立完善的基礎(chǔ)設(shè)施，只有這樣才能適應(yīng)信息化檔案建設(shè)要求。

（作者單位：山東青年政治學(xué)院人事處）