大數(shù)據(jù)背景下區(qū)域性高校檔案資源的開發(fā)與利用

冉晉

（湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院　綜合檔案室，湖南　長沙　410205）

大數(shù)據(jù)背景下區(qū)域性高校檔案資源的開發(fā)與利用

冉晉

（湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院綜合檔案室，湖南長沙410205）

文章介紹了大數(shù)據(jù)這一背景，分析了在這一背景下，區(qū)域性高校檔案資源開發(fā)與利用的必要性：生存所需，服務(wù)低效，信息孤島.進(jìn)而探討了區(qū)域性高校檔案資源開發(fā)與利用的三種途徑方法：檔案數(shù)據(jù)化，大檔案管理，個(gè)性化服務(wù).

大數(shù)據(jù)；區(qū)域性高校；檔案資源；開發(fā)；利用

當(dāng)今社會，大數(shù)據(jù)浪潮，洶涌來襲，與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)明一樣，這絕不僅僅是信息技術(shù)領(lǐng)域的革命，更是在全球范圍加速創(chuàng)新、引領(lǐng)社會變革的利器.誰能在本行大數(shù)據(jù)領(lǐng)域占得先機(jī)，便能取得優(yōu)勢發(fā)展.區(qū)域性高校檔案資源，作為區(qū)域性高校歷史和文化的主要信息資源，也是傳承社會文明的寶貴資源，在大數(shù)據(jù)的浪潮下，必須做出變革，不然就會不利于區(qū)域性高校的優(yōu)勢發(fā)展，更好地為地方社會服務(wù).

1　大數(shù)據(jù)背景

2008年9月，“Nature”雜志推出了“Bigdata”專題；2011年2月，“Science”推出了“Dataresearch”專題；高德納（Gartner）研究與顧問公司、麥肯錫咨詢公司、IBM也先后紛紛發(fā)布了與大數(shù)據(jù)有關(guān)的研究報(bào)告；2012年3月，美國政府宣布了“大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議”，推進(jìn)從大量的、復(fù)雜的數(shù)據(jù)集合中獲取知識和洞見的能力；2015年9月，在中國，國務(wù)院印發(fā)了《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)綱要》，系統(tǒng)部署大數(shù)據(jù)發(fā)展工作.

對于“大數(shù)據(jù)”（Bigdata）研究機(jī)構(gòu)Gartner給出了這樣的定義：“大數(shù)據(jù)”是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn).

麥肯錫全球研究所給出的定義是：一種規(guī)模大到在獲取、存儲、管理、分析方面大大超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合，具有海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、多樣的數(shù)據(jù)類型和價(jià)值密度低四大特征.

IBM提出大數(shù)據(jù)的5V特點(diǎn)：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價(jià)值）Veracity（真實(shí)性）.

在維克托·邁爾-舍恩伯格及肯尼斯·庫克耶編寫的《大數(shù)據(jù)時(shí)代》中大數(shù)據(jù)指不用隨機(jī)分析法（抽樣調(diào)查）這樣的捷徑，而采用所有數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理［1］.

我國數(shù)據(jù)專家徐子沛在其著作《大數(shù)據(jù)》中這樣定義大數(shù)據(jù)（BigData）：指一般的軟件工具難以捉摸、管理和分析的大容量數(shù)據(jù)，一般以“太字節(jié)”為單位.“大數(shù)據(jù)”之“大”，并不僅僅在于“容量之大”，更大的意義在于：通過對海量數(shù)據(jù)的交換，整合和分析，發(fā)現(xiàn)新的知識，創(chuàng)造新的價(jià)值，帶來“大知識”、“大科技”、“大利潤”和“大發(fā)展”［2］.

2　大數(shù)據(jù)背景下區(qū)域性高校檔案資源開發(fā)與利用的必要性

2.1生存所需

徐子沛在其著作《大數(shù)據(jù)》中談到：“在以后大數(shù)據(jù)社會發(fā)展中，會有很多名校推出在線免費(fèi)課程，這種在線教育（可以有效地進(jìn)行情景互動(dòng)）使中國教育將面臨著一場革命.受沖擊最大的是高等院校.未來幸存的大部分高等院校，將成為新知識的生產(chǎn)中心，而不是舊知識的傳播中心.還有一小部分，可能要借助良好的管理和其他增值服務(wù)來吸引學(xué)生.”

因此，為了以后在大數(shù)據(jù)社會中，高校的生存，在現(xiàn)有的條件下，現(xiàn)在就開始精細(xì)化管理和為學(xué)生做好服務(wù)，勢在必行.高校檔案工作，主要是一項(xiàng)重要的服務(wù)基礎(chǔ)工作，特別是怎么圍繞學(xué)生做好檔案查詢利用工作，這都關(guān)乎一個(gè)學(xué)校的優(yōu)質(zhì)管理和特色服務(wù)，關(guān)乎于招生，關(guān)乎于生存的問題.

2.2服務(wù)低效

長期以來，許多區(qū)域性高校，由于管理觀念傳統(tǒng)陳舊、資金短缺、技術(shù)設(shè)備落后，人才不足，造成高校檔案服務(wù)工作被動(dòng)、效能低下、越來越邊緣化.

首先是檔案信息資源管理觀念陳舊.很多區(qū)域性高校不夠重視檔案工作，從機(jī)構(gòu)設(shè)置，資金來源，人員配備等方面都不能滿足檔案工作高效服務(wù)的需要.各個(gè)區(qū)域性高校的檔案室或檔案館不能更好地行使其管理職能，也就更不能有效地開發(fā)利用檔案信息資源服務(wù)了，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上當(dāng)今大數(shù)據(jù)社會的發(fā)展需要.

其次我國區(qū)域性高校檔案資源收集不夠及時(shí)全面.因?yàn)樵诤芏喔咝＠铮芏嗷A(chǔ)檔案都是期末或年尾才催交，而且很多核心檔案如人事檔案、科研檔案、教務(wù)檔案等長期分散保管在各個(gè)職能部門，并沒有及時(shí)上交至檔案室或檔案館，這樣檔案信息資源很難能做到實(shí)時(shí)收集和全面收集.更不用說特色收藏了，如學(xué)校知名校友檔案、地方特色文化發(fā)展等特色檔案信息資源的收集了.如此直接造成檔案信息資源挖掘的基礎(chǔ)不足，不利于全面系統(tǒng)地分析檔案資源數(shù)據(jù)，不利于檔案信息資源的整合與開發(fā).

再就是區(qū)域性高校檔案信息資源開發(fā)利用程度低.很多學(xué)校檔案資源的利用還停留在手工查閱階段，效率低，工作很被動(dòng)，更不用談創(chuàng)造性了.還有一些學(xué)校實(shí)現(xiàn)了檔案目錄數(shù)據(jù)化，但是具體文稿內(nèi)容及大量的圖片、視頻、實(shí)物檔案等還沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理.檔案信息資源利用在高效為師生服務(wù)方面、促進(jìn)校園文化建設(shè)，服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)等方面遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠.大數(shù)據(jù)社會中，檔案信息資源是信息礦藏，這種資源需經(jīng)過充分挖掘才能更加充分展現(xiàn)其價(jià)值.

2.3信息孤島

首先，就區(qū)域性高校學(xué)校內(nèi)部收集數(shù)據(jù)而言，各個(gè)職能部門都有著各自獨(dú)立的軟件管理系統(tǒng)，人事有人事管理系統(tǒng)、資產(chǎn)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)有財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、科研有科研管理系統(tǒng)等等，而檔案室或檔案館，并沒有及時(shí)地全面地收集這些信息孤島上的數(shù)據(jù).這與技術(shù)有關(guān)，更與管理觀念有關(guān).在大數(shù)據(jù)時(shí)代的浪潮下，區(qū)域性高校檔案室或檔案館怎么把這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)全面無縫對接，全面收集并統(tǒng)一歸入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)有效挖掘和利用，這是一個(gè)迫在眉睫的問題.

其次，在當(dāng)今社會，國家推行大檔案管理，這樣有利于檔案數(shù)據(jù)的收集保存利用.但是，在區(qū)域性高校，大檔案管理工作很不樂觀.很多學(xué)校都是各自為政，各自用著不同的檔案管理軟件，各高校之間也沒有實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，更沒有和省市及國家檔案局實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對接，非常不利于大數(shù)據(jù)社會中數(shù)據(jù)的全面采集和共享.2008年教育部27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案.隨著大數(shù)據(jù)社會的迅猛發(fā)展，科學(xué)技術(shù)、智力與管理因素對經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展貢獻(xiàn)率的持續(xù)提升，反映高校辦學(xué)過程的管理檔案以及高等教育所形成的科技與智力成果的社會價(jià)值不斷提升，社會對高校檔案的需求程度將不斷提升，對高校而言，盡可能充分地開放共享高校檔案，實(shí)現(xiàn)大檔案管理，提供高校檔案的利用效益，有助于擴(kuò)大高校的社會影響，為高校發(fā)展贏得越來越優(yōu)質(zhì)的社會資源與社會環(huán)境，為高校獨(dú)立運(yùn)營，實(shí)現(xiàn)辦學(xué)的社會化與國際化營造良好的條件［3］.

3　大數(shù)據(jù)背景下區(qū)域性高校檔案資源開發(fā)與利用的途徑方法

3.1檔案數(shù)據(jù)化

檔案數(shù)據(jù)化，就是運(yùn)用現(xiàn)代科技技術(shù)，把已有的各種類型檔案資源數(shù)據(jù)化.檔案數(shù)字化實(shí)體檔案在高校檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)中是一項(xiàng)最基本的工作，也是最重要的工作，沒有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做支撐，大數(shù)據(jù)建設(shè)更無從談起.區(qū)域性高校檔案資源館藏主要是紙質(zhì)檔案、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、縮微膠片、光盤等有形的實(shí)體檔案，近幾年由于校園信息化化建設(shè)和無紙化辦公，電子檔案也逐步增多，只是數(shù)據(jù)收集管理應(yīng)用還不夠科學(xué)規(guī)范.當(dāng)前，各區(qū)域性高校對實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理主要分為兩大部分，一是對紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化，在初期，主要實(shí)現(xiàn)對案卷標(biāo)題或文件標(biāo)題的最基本的檢索功能.而后進(jìn)入數(shù)字檔案館建設(shè)階段，逐步達(dá)到對檔案信息進(jìn)行全文檢索的水平.二是對各類聲像載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，利用掃描儀對照片檔案按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理，對錄音、錄像等多媒體檔案也進(jìn)行數(shù)字化的加工，將其轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以識別存儲的格式.由于各高校實(shí)體檔案數(shù)量龐大、內(nèi)容復(fù)雜，對其進(jìn)行數(shù)字化處理需要大量的人力，物力和財(cái)力的投入.但就各高校檔案數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)度來看，多數(shù)的投入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的.如果從長遠(yuǎn)發(fā)展來看，這不僅會影響到檔案工作的深入發(fā)展，更關(guān)乎學(xué)校整體未來的發(fā)展.因而，高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)提高對檔案數(shù)字化乃至整個(gè)檔案工作的重視，加大對其投入，使檔案工作跟上時(shí)代發(fā)展的潮流.

3.2大檔案管理

實(shí)行大檔案管理，就是要注重檔案數(shù)據(jù)收集管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，注重?cái)?shù)據(jù)資源的共享.

首先從學(xué)校內(nèi)部出發(fā)，就是要整合各個(gè)職能部門的軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)全面地收集數(shù)據(jù)，避免信息孤島.如今高校檔案幾大重要部分，教職工人事檔案、科研檔案、學(xué)生檔案、干部檔案、基建檔案、文書檔案、教務(wù)檔案、資產(chǎn)檔案、財(cái)務(wù)檔案等都是各自一套軟件系統(tǒng)，學(xué)校各部門軟件數(shù)據(jù)庫信息都是學(xué)校各部門工作的歷史記錄，管理好這一部分檔案信息的關(guān)鍵就在于數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫的無縫對接，實(shí)行大檔案管理.如何建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，如何整合，如何高效利用這些數(shù)據(jù)，為師生服務(wù)，簡化辦事流程，提高服務(wù)水平，這是以后區(qū)域性高校大檔案管理重要部分.同時(shí)，還可以與校園信息化建設(shè)項(xiàng)目緊密聯(lián)系合作，隨時(shí)獲取檔案數(shù)據(jù)第一信息資源，實(shí)行統(tǒng)一管理.

其次從學(xué)校外部出發(fā)，注重與區(qū)域性其他高校檔案數(shù)據(jù)資源的共享，有效分析和利用，促進(jìn)教學(xué)改革，更好地為師生服務(wù)，為地方社會服務(wù).同時(shí)注重與省市及國家檔案局的數(shù)據(jù)對接，如在學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)管理中，就可以與地方檔案館對接，查檔者在異地檔案館遠(yuǎn)程提出學(xué)籍檔案利用申請時(shí)，只要經(jīng)過高校檔案館查驗(yàn)通過，便可即時(shí)獲得學(xué)籍檔案證明材料.更進(jìn)一步地提高學(xué)籍檔案的利用效率［4］.這樣，在國家大檔案的統(tǒng)一管理下，及時(shí)有效地共享高校的各種檔案信息數(shù)據(jù)，為整個(gè)國家高等教育事業(yè)的發(fā)展，提供第一手效檔案數(shù)據(jù)資源，也為地方、國家的大數(shù)據(jù)發(fā)展共享有效數(shù)據(jù)資源.

3.3個(gè)性化服務(wù)

首先建設(shè)個(gè)性化高校檔案信息網(wǎng)站

建設(shè)好區(qū)域性高校檔案信息網(wǎng)站，是做好高校檔案工作服務(wù)的最基本形式.但是在許多地方院校，都還沒有建起檔案信息網(wǎng)站，查閱方式也主要是手工查閱，效率低，工作很被動(dòng).館藏很多有價(jià)值的信息資源，沒有編研、開發(fā)、宣傳.更不用說為查閱者提供基礎(chǔ)檔案數(shù)字化多功能檢索服務(wù).因而做好檔案服務(wù)工作第一步，就是把高校檔案信息網(wǎng)站建起來，一來方便查閱者自助檢索查詢檔案資料，大大提高服務(wù)效率；二來可以宣傳檔案的重要性，讓師生更多地了解檔案方面的知識，提高檔案于師生的影響力；三來可以規(guī)范簡化檔案查借閱辦事流程，把平時(shí)的辦事流程一一掛在網(wǎng)上予以公布，這樣大大方便了外地師生查閱檔案，省去許多路途奔波.至于個(gè)性化檔案網(wǎng)站建設(shè)，美國高校就做得很好，美國高校檔案網(wǎng)站除了針對日常用戶，包括在校學(xué)生、教師、管理人員、公眾開展工作，還特別注重校友的信息利用需求，每個(gè)學(xué)校檔案網(wǎng)站都開辟了校友利用專欄，為校友提供專門的檔案信息服務(wù).這都是我國高校檔案信息網(wǎng)站個(gè)性化建設(shè)需要借鑒和學(xué)習(xí)的.

其次利用微博、微信等新興網(wǎng)絡(luò)平臺搭建個(gè)性化服務(wù)模式

新興網(wǎng)絡(luò)平臺微博、微信在高校檔案館藏中心模式向服務(wù)模式轉(zhuǎn)變中，不斷提高檔案服務(wù)與用戶需求之間的匹配程度占有明顯優(yōu)勢，能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)檔案服務(wù)難以達(dá)到的快捷高效效果.高校檔案部門要充分利用微博、微信等新興網(wǎng)絡(luò)平臺的優(yōu)勢來大力加強(qiáng)檔案宣傳、利用工作.利用微博、微信發(fā)布最新檔案動(dòng)態(tài)、檔案知識，以及一些基礎(chǔ)檔案信息查詢，比如個(gè)人學(xué)籍檔案查詢等.讓檔案信息服務(wù)可以隨時(shí)隨地，更方便，更快捷.同時(shí)，還可以利用微博，微信加強(qiáng)與借閱者互動(dòng)交流，了解用戶于檔案信息的需求點(diǎn)，讓高校檔案服務(wù)工作重點(diǎn)能更好更快地做出相應(yīng)調(diào)整.有了微博、微信與其他服務(wù)形式地有效結(jié)合，高校檔案服務(wù)工作才能更好地服務(wù)于師生，服務(wù)于大眾，從而體現(xiàn)出自身價(jià)值.

再就是建立特色專題數(shù)據(jù)庫

目前，區(qū)域性高校檔案數(shù)據(jù)庫主要有兩種數(shù)據(jù)庫模式：“一種是以館藏檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)的館藏檔案數(shù)據(jù)庫.主要目的是保護(hù)珍貴的紙質(zhì)歷史檔案，提供全部的紙質(zhì)檔案的數(shù)字化檢索工具，為歷史檔案提供多功能的檢索服務(wù).另一種是以歸檔電子文件為基礎(chǔ)的電子檔案數(shù)據(jù)庫，旨在建立電子文件和數(shù)字檔案文獻(xiàn)的自動(dòng)化管理集成信息系統(tǒng).既接收保管和提供數(shù)字檔案資源利用，又為各類電子檔案的真實(shí)性，完整性和長期可讀性提供保證.”［5］而專題數(shù)據(jù)庫是在目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫加工提煉后所形成某一方面用途的數(shù)據(jù)庫.如提煉關(guān)鍵詞“家庭背景，畢業(yè)去向”等情況形成的數(shù)據(jù)庫，就為學(xué)校的招生，專業(yè)設(shè)置，就業(yè)指導(dǎo)提供幫助.而人事、基建、財(cái)務(wù)等形成的專題數(shù)據(jù)庫，對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在學(xué)校這幾方面重大事務(wù)的決策上就有著極為重要的價(jià)值和意義.再如針對學(xué)校科研方面，學(xué)校可以通過對科研人員隊(duì)伍的統(tǒng)計(jì)，科研項(xiàng)目的匯總以及科研成果的統(tǒng)計(jì)，對所得數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的挖掘，為學(xué)校日后師資力量的分配，科研基金獎(jiǎng)勵(lì)的設(shè)置提供依據(jù).同時(shí)，這些數(shù)據(jù)還可以側(cè)面反映出學(xué)校在科研領(lǐng)域的優(yōu)劣勢之所在，而后進(jìn)一步加大對其強(qiáng)項(xiàng)的投入，助于學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展［6］.總之，建立特色專題數(shù)據(jù)庫，在大數(shù)據(jù)背景下，區(qū)域性高校檔案工作個(gè)性化服務(wù)必不可少的組成部分.

4　結(jié)束語

大數(shù)據(jù)社會中，數(shù)據(jù)是對客觀世界的記錄，社會正由信息社會、知識社會邁入智能社會，在數(shù)據(jù)的共享和開放下，信息安全和個(gè)人隱私保護(hù)也顯得尤為重要.在區(qū)域性高校檔案資源的開發(fā)和利用中，也要特別注意，保密數(shù)據(jù)信息和個(gè)人隱私數(shù)據(jù)的安全，這樣區(qū)域性高校檔案資源的開發(fā)和利用才能有的放矢，效益最好！

〔1〕維克托·邁爾-舍恩伯格，肯尼斯·庫克耶.大數(shù)據(jù)時(shí)代［M］.浙江：浙江人民教育出版社，2013.29.

〔2〕徐子沛.大數(shù)據(jù)［M］.廣西：廣西師范大學(xué)出版社，2015.

〔3〕倪麗娟.信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究［J］.檔案學(xué)通訊，2011（5）：93.

〔4〕陳建平.高校學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程服務(wù)實(shí)踐與策略研究［J］.檔案管理理論與實(shí)踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2015. 301.

〔5〕徐欣.整合高校檔案資源實(shí)行（大檔案）管理研究［J］.檔案學(xué)研究，2008（5）：30-31.

〔6〕吳放，馮銳.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息資源建設(shè)的新思考［J］.蘭臺世界，2015（10）：28.

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