基層干部人事檔案工作存在的問題及解決對策

侯悅穎

河北省承德市興隆縣掛蘭峪鎮(zhèn)政府

基層干部人事檔案工作存在的問題及解決對策

侯悅穎

河北省承德市興隆縣掛蘭峪鎮(zhèn)政府

隨著現(xiàn)代化社會建設(shè)的深入發(fā)展，尤其是社會管理工作的科學(xué)發(fā)展，面對信息化的時代，檔案管理工作應(yīng)該說取得了前所未有的發(fā)展。但是，近年來，各地屢屢發(fā)生的非法越級提拔使用干部、帶病提拔干部等案件，無不警示著我們：干部檔案管理工作依然存在漏洞，工作尚存在不嚴密、不科學(xué)。特別是廣大基層農(nóng)村，干部人事檔案管理工作所存在的問題更是嚴重，致使管理更為嚴密而科學(xué)的上級主管部門最終也無法真正落實干部人事檔案的科學(xué)管理工作，甚至給干部管理與使用工作造成了嚴重的不良后果。就目前來看，基層干部人事檔案管理存在的主要問題集中體現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，對基層干部人事檔案管理認識還不夠到位，重視程度比較低。就是在今天，仍然有相當一部分領(lǐng)導(dǎo)對干部人事檔案管理工作的認識還存在著誤區(qū)。有的抱著無關(guān)緊要的思想，總認為有上級主管部門呢，基層檔案管理工作無關(guān)緊要，隨便一個人就能應(yīng)付那些簡單入檔、歸類、整理工作，根本沒有必要興師動眾。有的領(lǐng)導(dǎo)認為現(xiàn)在使用人才重在現(xiàn)實表現(xiàn)，個人檔案沒有多大作用，檔案管理再嚴，工作做得再好也沒有什么價值。有的領(lǐng)導(dǎo)認識上不到位，認為人事檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不需要領(lǐng)導(dǎo)直接過問或者親自領(lǐng)導(dǎo)。在這種思想的指導(dǎo)下，一些單位雖然按照檔案管理的基本要求建立了檔案室，但是并沒有按照規(guī)定配備專門的檔案管理人員，多數(shù)檔案管理人員是辦公室人員兼任，致使檔案管理工作的專業(yè)化、規(guī)范化成為空談。

其次，管理不夠完善，遺留問題比較多。一是學(xué)歷材料和專業(yè)技術(shù)材料不完備。隨著社會的全面進步和發(fā)展，各級各部門對學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)要求越來越高，很多干部通過各種方式取得了相關(guān)學(xué)歷學(xué)位或?qū)I(yè)技術(shù)職稱，但沒有及時將材料送交人事檔案管理部門存檔，直接導(dǎo)致人事檔案中的學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職稱材料不齊備，甚至造成部分材料遺失。二是入黨材料不完備。不少干部曾在多個單位工作，但入黨時所在的單位并沒有將他們的入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書等材料放入個人檔案。此外，也存在發(fā)展的新黨員入黨材料不齊備就直接存檔的現(xiàn)象。三是任免考察材料、工資表不完備。有部分干部的任免考察材料因為沒有及時歸檔，造成現(xiàn)在無法查找；由于政策或其他原因，個別工資表中有空白年份，工資資料不齊全。

此外，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不夠高。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一?！叭g兩歷一身份”記載多樣，個別干部的年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高。二是檔案用紙規(guī)格不一?，F(xiàn)行的公文材料大都是A4紙，履歷表、高等院校畢業(yè)生登記表、入黨志愿書等大部分是16開紙，如將A4紙剪裁為16開大小，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來麻煩。三是材料歸類口徑變化多端，存在歸檔類別不規(guī)范、不準確。四是檔案材料短缺，如表彰和處分材料未收集歸檔。另外，隨著時代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足現(xiàn)行社會發(fā)展的需要，如記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人工作能力、潛力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少，這些都會直接影響到案卷質(zhì)量。

最后，現(xiàn)代化技術(shù)手段滯后，運行效率比較低。根據(jù)主管部門要求，基層相繼建立起了比較規(guī)范的干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，但是使用效率低，或者干脆不使用，更有甚者是檔案管理失控，本來屬于很高級別的保密信息，或者個人隱私信息成了任何人都可以隨時查閱的公共資源，更不用說及時更新與公示相關(guān)信息了。

那么，面對新時期，面對信息化的時代，我們到底應(yīng)該怎樣做好基層干部人事檔案的管理工作呢？

一.強化管檔意識，提高地位作用。

基層的主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員要進一步強化管檔意識，提高對干部人事檔案工作地位和作用的認識，堅決避免出現(xiàn)“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象，還需要定期了解工作情況，積極研究并解決發(fā)現(xiàn)的問題，加強監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。同時，加強人事檔案工作隊伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)及業(yè)務(wù)技能。每位干部職工也要積極配合，及時將個人最新相關(guān)材料上報人事檔案管理部門歸檔

二.嚴把兩個關(guān)口，保證檔案質(zhì)量。

首先，要從材料來源入手把好“入口關(guān)”。在接收干部人事檔案時，要嚴格審核，該由原單位負責(zé)的材料要求原單位負責(zé)收集，盡量減少、避免歷史遺留問題的影響。在審核和鑒別歸檔材料時，要達到“完整、真實、精練、實用”的要求，避免形成新的遺留問題。其次，要從日常工作入手把好“更新關(guān)”，著重掌握“四個規(guī)律”。一是時間規(guī)律。在一定的時間內(nèi)，一些部門會形成一定內(nèi)容的材料，如重要節(jié)日里表彰先進、年度考核形成的考核材料表格、工資情況變動等，人事檔案管理人員要及時收集，防止時過境遷造成材料遺失和不全。二是變化規(guī)律。凡人事檔案記載的情況發(fā)生變化，就要相應(yīng)形成反映變化過程的材料，如職務(wù)、職稱變動，必然形成職稱評聘表、任免審批表等。三是信息規(guī)律。如通過黨代會、人代會召開，領(lǐng)導(dǎo)班子換屆等活動可收集相應(yīng)的人事檔案材料。四是普遍規(guī)律。凡是具有全局性、普遍性的工作，要及時了解有關(guān)政策，不失時機地把有關(guān)檔案材料收集歸檔，減少工作環(huán)節(jié)，提高工作效率。

三.繼續(xù)加強制度建設(shè)，規(guī)范管理程序。

建立健全一套完整科學(xué)的干部人事檔案工作規(guī)章制度，使工作有序、有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用，真正為上級領(lǐng)導(dǎo)選準用干部提供科學(xué)而可靠的資料。

四.創(chuàng)新管理機制，提高利用效率。

一是技術(shù)創(chuàng)新。加快檔案工作信息化建設(shè)步伐，建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使干部檔案信息化，并在檔案的查閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。二是內(nèi)容創(chuàng)新。在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上，建立干部業(yè)績檔案，及時將干部的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點工作中的表現(xiàn)及任務(wù)完成情況收入檔案；建立干部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料；建立干部認可檔案，本著領(lǐng)導(dǎo)干部群眾認可、技術(shù)人員學(xué)術(shù)認可、經(jīng)營人才市場認可的原則，分別建立領(lǐng)導(dǎo)干部考核考察檔案、技術(shù)人員學(xué)術(shù)和推廣成果檔案、經(jīng)營人員業(yè)績檔案。