人事檔案管理研究述評及方向

張懿寧

齊齊哈爾公共資源交易中心

人事檔案管理研究述評及方向

張懿寧

齊齊哈爾公共資源交易中心

人事檔案的建立是一種人才信息工程，有利于提高社會公共信息的透明度，人事檔案的管理是現(xiàn)代人力資源管理的重要組成部分。本論文從人事檔案的定義和特點(diǎn)出發(fā)，揭示了人事檔案管理述評和不足，并找出原因，最后對人事管理發(fā)展方向提出了預(yù)見性的觀點(diǎn)，以期為企事業(yè)單位的人事管理工作提供實(shí)質(zhì)性的參考。

人事檔案；管理研究；發(fā)展方向

現(xiàn)階段，人事管理作為人力資源工作的重要組成部分，它受到的研究和關(guān)注度也越來越多。那么怎樣管好人事檔案、把人事工作做好，以此來滿足我國當(dāng)前的國內(nèi)新的發(fā)展趨勢也就變得特別重要。但現(xiàn)在我國人事檔案在管理方法等環(huán)節(jié)上仍是問題頻出，這就要求我們?nèi)ゼ皶r(shí)得進(jìn)行解決和完善，下面我就從闡述人事檔案管理的定義和特點(diǎn)出發(fā)，膚淺的分析一下人事檔案管理的現(xiàn)狀不足和未來方向。

一、人事檔案的基本定義和特點(diǎn)

(一)人事檔案的定義

人事檔案是人事管理活動中形成的，是記錄個(gè)人自然情況及個(gè)人與社會各方面活動的真實(shí)性記錄檔案。在我國的人事管理制度中，人事檔案是一項(xiàng)最基本且具有非常重要參考價(jià)值的文檔文件。在企、事業(yè)和公務(wù)單位的人事管理制度中，人事檔案不僅涵蓋了每位員工的身份證明、基本學(xué)歷、薪資待遇、工作經(jīng)歷等個(gè)人情況，也記錄每個(gè)員工的品德作風(fēng)、工作能力等客觀評價(jià)情況，是每位員工轉(zhuǎn)正定級、職稱申報(bào)、辦理保險(xiǎn)以及考據(jù)相關(guān)證明時(shí)起著憑證、依據(jù)和參考的作用。

(二)人事檔案的具體特點(diǎn)

（1）真實(shí)性。人事檔案形成的最基本要求就是真實(shí)性。對于企、事業(yè)單位來說，擁有可靠的管理人員和工作人員，是保證單位各項(xiàng)工作順利開展的最基本保障。在企事業(yè)單位，人事檔案對于每位員工的個(gè)人自然情況、工作經(jīng)歷、思想品德等進(jìn)行記錄的真實(shí)性，是企、事業(yè)單位在開展員工錄用、人才選拔、職位晉升等工作時(shí)的最基礎(chǔ)的依據(jù)。因此，人事檔案必須真實(shí)可靠。

（2）全面性。一份合格的人事檔案必須要具有全面性。人事檔案不僅僅要對每個(gè)人的基本個(gè)人信息、家庭成員組成信息、成長學(xué)習(xí)經(jīng)歷等個(gè)人自然情況的進(jìn)行記錄，還要涵蓋以往所在學(xué)校、單位對于個(gè)人的學(xué)歷工作能力、思想作風(fēng)等做出的客觀評價(jià)記錄。在人事檔案中，要面面俱到，既要直面地記錄著個(gè)人的基本情況也要包羅與社會活動時(shí)的重要情況，只有全面性的記錄，才能讓每個(gè)用人單位對于每位員工進(jìn)行全面了解，才能體現(xiàn)每個(gè)人的社會價(jià)值，才能順利的開展工作。因此，人事檔案必須要具有全面性。

（3）可變性。人事檔案的最大特點(diǎn)就是可變性。社會是隨著時(shí)間的變化而變化，作為社會的組成部分，每個(gè)人也是隨著時(shí)間的變化而變化。人事檔案作為每個(gè)人社會活動的最基本記錄文件，必須隨著時(shí)間的不斷推進(jìn)和每個(gè)人發(fā)展的不斷變化而進(jìn)行不斷地更新。所以，作為人事檔案管理人員，我們必須要求及時(shí)收集和補(bǔ)充最新的員工個(gè)人信息，這樣才能保證每份人事檔案的真實(shí)和全面。因此，人事檔案要時(shí)刻保持可變性。

（4）保密性。人事檔案的真實(shí)性、全面性決定了它必須進(jìn)行保密管理。人事檔案是每個(gè)人的個(gè)人信息和社會活動的記錄文件，其中既儲存著個(gè)人的私密信息也反映了個(gè)人的在社會活動中功過得失，對于每個(gè)人來說，人事檔案可以全面的體現(xiàn)整個(gè)人各方面的情況。因此，它屬于個(gè)人的機(jī)密甚至黨和國家的機(jī)密。在《中華人民共和國檔案法》中，已有明文規(guī)定，不得私自泄露和保存人事檔案，檔案管理人員必須進(jìn)行保密性培訓(xùn)。

二、人事檔案管理的研究述評及不足

進(jìn)入21世紀(jì)，在我國的人事研究過程中，主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容，分別是：

(一)對于人事檔案管理問題的探究和對策

在當(dāng)今人事檔案管理的研究中，最主要的課題是針對現(xiàn)有人事檔案管理中出現(xiàn)的問題做出研究，再提出解決人事檔案中出現(xiàn)問題的模式。這些問題中最主要體現(xiàn)在檔案的全面性、檔案的真實(shí)度以及檔案的更新程度這三個(gè)方面。因此，要做好一份合格的人事檔案，檔案管理人員應(yīng)該針對人事檔案的真實(shí)可靠程度進(jìn)行調(diào)查并不斷進(jìn)行更新和完善，避免人事檔案出現(xiàn)假檔、死檔。

(二)對于人事檔案進(jìn)行信息化管理的研究

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也得到了長足的進(jìn)步，各行各業(yè)進(jìn)行信息化管理的步伐也越來越快。作為社會發(fā)展的必然趨勢，人事檔案管理信息化也逐步實(shí)行開來。但是，在實(shí)行人事管理信息化的過程中，相關(guān)部門沒有開展針對檔案管理人才的信息化培訓(xùn)和進(jìn)行統(tǒng)一的人事檔案信息化規(guī)范指導(dǎo)，直接導(dǎo)致了人事檔案不能很好地進(jìn)行錄入，實(shí)現(xiàn)人事檔案的區(qū)域聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)共享。

(三)對于流動人才的人事檔案的研究

在市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，我國的工、商、服務(wù)等行業(yè)得到了長足的發(fā)展，國內(nèi)許多大中型城市出現(xiàn)了勞動力短缺的問題，因而吸引了大批農(nóng)村人員到各大城市務(wù)工，而這些人員的流動性很強(qiáng)，這增加了管理他們的人事檔案難度。

三、人事檔案管理發(fā)展方向展望

(一)人事檔案管理信息化發(fā)展

社會在發(fā)展、科技在進(jìn)步，人事檔案管理信息化已成為歷史發(fā)展的必然趨勢，我們應(yīng)放棄過去落后的傳統(tǒng)管理模式，緊隨時(shí)代的發(fā)展步伐，全面實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的電子化和信息化。目前，我國的人事檔案管理信息化，仍然存在著許多的弊端。

(二)人事檔案管理“三化”發(fā)展

人事檔案管理的“三化”主要指的是標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。其中標(biāo)準(zhǔn)化是人事檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路，主要體現(xiàn)在載體、管理工作等的標(biāo)準(zhǔn)化，它是檔案管理中做到數(shù)字化等的核心問題；規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，主要是改變檔案書寫管理不規(guī)范、裝訂不整齊等問題，這主要應(yīng)該制定嚴(yán)格的規(guī)章制度來約束；現(xiàn)代化是人事檔案管理的主要發(fā)展目標(biāo)。

四、結(jié)語

人事檔案的管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，其工作內(nèi)容瑣碎，但是對于企事業(yè)來說又非常重要，相當(dāng)于企事業(yè)單位人才的信息庫。人事檔案的管理工作一定要從實(shí)際出發(fā)，積極吸取以往工作的經(jīng)驗(yàn)，并做出總結(jié)，不斷完善人事檔案管理工作的細(xì)節(jié)問題，通過創(chuàng)新的科學(xué)模式來提升管理的效率。

［1］劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望［J］.檔案學(xué)研究，2011 （05）：20-23.

［2］胡杰軍.淺談人事檔案管理及發(fā)展趨勢展望［J］.科協(xié)論壇（下半月），2012（09）：147-148.