淺談水利科技檔案利用工作的主動性

呂小輝

摘 要：文章探討了檔案利用工作的主動性，檔案利用主動服務(wù)的含義、重要意義；如何加強主動服務(wù)，水利科技檔案利用工作主動性的途徑。

關(guān)鍵詞：水利科技檔案；服務(wù)；主動性；提升

中圖分類號：U416 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章

1 檔案利用工作主動性的含義

檔案利用工作的主動性是相對檔案利用工作的被動服務(wù)而言的，簡單地說檔案利用工作的主動性是檔案部門在熟悉庫藏檔案、掌握檔案利用工作規(guī)律的基礎(chǔ)上預(yù)知各類用戶的利用趨勢，主動提供檔案資料，方便使用。這就要求我們檔案部門在檔案的利用上是否主動上下功夫，大的方面是否主動于部門單位，小的方面是否主動于某個人。

2 水利科技檔案利用工作主動性的重要意義

水利科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的主要組成部分，是發(fā)展水利事業(yè)和進(jìn)行水利生產(chǎn)建設(shè)的必要條件和依據(jù)，它已成為我們發(fā)展水利事業(yè)的寶貴財富，具有很高的開發(fā)和利用價值。它是在水利工程、科研項目、工程建設(shè)的過程中形成的大量的文件材料、圖紙、照片、實物等有機整體，具有較強的現(xiàn)實實用性和保存價值，其在水利工程管理和工程運用及科研生產(chǎn)、設(shè)計施工等方面發(fā)揮的作用和取得的經(jīng)濟(jì)效益是十分顯著的。從長遠(yuǎn)來看，檔案利用工作的主動性是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是檔案利用工作提高效率的一個有效可行的途徑。一方面，隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革進(jìn)一步深入和完善，水利系統(tǒng)管理已面向國際世界。水利系統(tǒng)管理者面對眾多的重大問題需要決策，如果臨時一事一問查閱資料，勢必延緩工作進(jìn)程，被動緩慢，貽誤戰(zhàn)機。另外，水利高層決策者對這些專業(yè)性很強的檔案資料可能是外行，這就要求我們檔案工作者為決策者提供檔案這個寶貴資源，把檔案利用工作變被動為主動，不等不靠，積極主動的多和決策者溝通，了解決策者的決策方向，瞄準(zhǔn)目標(biāo)提前出擊，才能與決策者的頻率相吻合，保證領(lǐng)導(dǎo)的工作準(zhǔn)確有效地進(jìn)行。

3 增強水利科技檔案利用工作主動性的措施

增強檔案利用工作的主動性，應(yīng)從幾方面做起：

一是更新觀念，適應(yīng)環(huán)境。從你查我找，看攤守業(yè)，被動提供利用的陳舊工作作風(fēng)中解脫出來，認(rèn)真分析探討市場經(jīng)濟(jì)給利用工作帶來的新情況，新特點，新問題，新要求，新準(zhǔn)則，及時調(diào)整檔案利用工作與實際工作不相適應(yīng)的部分，隨時隨地努力擴(kuò)展服務(wù)對象和服務(wù)范圍，努力走出一條適應(yīng)新形勢的檔案利用的新路子。我處不定期利用工程觀測、觀測資料整編分析等檔案資料，主動與全國各大型水庫進(jìn)行交流，為各大型水庫掌握工程動態(tài)提供了可靠依據(jù)，避免工程和調(diào)度運用工作中的事故發(fā)生，進(jìn)行正確合理地調(diào)度運用，驗證設(shè)計數(shù)據(jù)，鑒定施工質(zhì)量，充分發(fā)揮了水利科技檔案的效益。如今，工程管理工作的新標(biāo)準(zhǔn)、新要求有變化，由原來的工程建設(shè)為主向以工程管理、水資源管理轉(zhuǎn)變，我們檔案管理者要適應(yīng)發(fā)展動向，檔案利用也應(yīng)以工程管理、水資源管理為主。積極參與工程、水資源管理的各項工作，預(yù)測工作中檔案利用趨勢，提前做好準(zhǔn)備，徹底摒棄“坐等”的工作作風(fēng)?？萍紮n案目錄印制成冊，發(fā)放到各個工程技術(shù)科室，讓工程技術(shù)人員了解“家底”，為他們更好的服務(wù)；

二是豐富室藏，保證質(zhì)量。水利科技檔案專業(yè)特點決定了必須保證它的質(zhì)量，即科技檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，它必須反映水利工程客觀實際。除正常接收外，注重收集信息量大、利用率高的檔案。如我處在正常收集工程項目檔案的同時，特別注重每年的《觀測資料整編成果》、《控制運用整編成果》的收集、歸檔，以豐富室藏，充分體現(xiàn)了水利科技檔案的憑證作用、考查作用和儲備作用。保證庫存檔案質(zhì)量也有許多做法，如我處幾次大的工程建設(shè)，都依據(jù)水庫建庫及其后來管理的大量水文、地質(zhì)、工程狀況和歷年管理運用方面的資料編制的《陡河水庫提高保壩標(biāo)準(zhǔn)工程設(shè)計》等檔案，為工程建設(shè)節(jié)省了大量的建前工作，不但爭得了時間（尤其是處于抗震救災(zāi)嚴(yán)重時期的震后復(fù)建工程），而且節(jié)約了大量的人力物力，為國家節(jié)省了大量投資。豐富的庫存和良好的檔案質(zhì)量為我們的實際工作提供了便利，也為我們工程技術(shù)人員提供了個人發(fā)展空間，我處工程技術(shù)人員依據(jù)建庫五十多年來的檔案資料，解決了許多技術(shù)問題，還為個人發(fā)表學(xué)術(shù)論文提供了有力的依據(jù)，并先后撰寫了《陡河水庫地表水資源初步分析》等具有實用價值的論文；

三是向科學(xué)化、現(xiàn)代化邁進(jìn)。與時俱進(jìn)是21世紀(jì)檔案工作的時代特征，檔案利用工作可以依托先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)“死檔案”向“活檔案”的轉(zhuǎn)變，以網(wǎng)絡(luò)促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化，提升檔案管理水平。在不涉及保密的情況下，可以把庫存的紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案，發(fā)表在單位的局域網(wǎng)上，讓有需要的利用者一目了然，省去了利用者來回跑路時間，提高率工作效率。利用計算機建立網(wǎng)絡(luò)檢索，對高利用率、價值高、利用范圍廣的檔案資料做出專題索引或編寫出專題資料。專題索引方便了新來的技術(shù)人員的利用，他們具有針對性的利用檔案，避免了盲目和重復(fù)工作，可以對檔案利用有自信和重新的認(rèn)識?，F(xiàn)代人對網(wǎng)絡(luò)是信手拈來，檔案利用服務(wù)借助網(wǎng)絡(luò)這個平臺可以說具有廣闊的天地，檔案管理者在網(wǎng)絡(luò)利用這片天上應(yīng)不拘一格，把檔案利用主動性推向新的畫卷。值得注意的一點是，當(dāng)今社會的網(wǎng)絡(luò)世界為檔案利用提供了極大方便，但是沒有原件的保管，沒有檔案原件作為依據(jù)，各種信息，尤其是專業(yè)科技信息的傳播非但失去了源頭，其可靠性也無法說清楚，這就要求管檔案工作者越是現(xiàn)代化高速發(fā)展，越是要的注重原件的源頭，積極主動地深入到各處室收集原始檔案材料。

4 水利科技檔案利用工作主動性的途徑

水利科技檔案利用工作主動性的途徑一是要組織編研，檔案利用工作的主動性，可借助于編研資料而得以充分發(fā)揮。選擇服務(wù)對象，組織專題編研，是實現(xiàn)檔案利用工作主動性的重要途徑。檔案編研工作做得越多越好，人們獲得檔案資料的途徑就越多越易。編研資料不僅僅限于水利《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》《觀測資料整編成果》等資料，這對廣泛的檔案利用工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。隨著信息時代的到來，編研資料編寫內(nèi)容形式可以不拘一格，只要有利于水利工作的發(fā)展，能夠滿足所選服務(wù)對象的需求即可。新時期，水利系統(tǒng)更注重水資源開發(fā)利用，提倡水資源綠色環(huán)保，水質(zhì)監(jiān)測編研，大量保留了水質(zhì)檢測的數(shù)據(jù)，便于監(jiān)測人員研究水質(zhì)情況，保證水源地的飲用水安全綠色。防汛抗旱編研資料，匯總綜合分析歷年水文數(shù)據(jù)，汛期水位、雨量、泄洪流量，使工程技術(shù)人員在防洪防汛中直接獲得信息數(shù)據(jù)。檔案只有通過組織編研，讓它走出深閨，它才會像金子一樣熠熠放光。但強調(diào)一點，組織編研是帶有創(chuàng)造性的勞動，需要在綜合分析的基礎(chǔ)上提出有科學(xué)價值的見解，面對水利工作新形勢，要求編研要突出“早”；要選好編研對象；要掌握好適當(dāng)?shù)臄?shù)量。

二是要方式多種多樣。水利科技檔案利用工作有較強的生命力，主要在于科技檔案利用與經(jīng)濟(jì)建設(shè)密切相關(guān)。由于水利科技檔案專業(yè)的特性，利用工作需要一個良好的行業(yè)氛圍?？梢哉f，理論素養(yǎng)的提高，每個檔案工作者都能辦得到，關(guān)鍵是不能滿足于現(xiàn)狀，不能覺得工作能完成就行了。要有爭一流的創(chuàng)新意識，要做一個有心人，眼觀當(dāng)今世界水利發(fā)展動態(tài)和趨勢，對照自己的工作，主動出擊。第一利用各種機會向廣大工程技術(shù)人員大力宣傳科技檔案內(nèi)容，發(fā)放科技檔案目錄和內(nèi)容簡介，制作精美櫥窗宣傳科技檔案價值；第二利用水利學(xué)術(shù)期刊、雜志等廣泛宣傳；第三定期召開利用工作經(jīng)驗交流會，組織參觀學(xué)習(xí)，從而拓寬利用工作主動性的思路。

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