論現(xiàn)代檔案管理人員的素質(zhì)與能力結(jié)構(gòu)

鐘冬梅

(淮北師范大學(xué)綜合檔案室，安徽淮北235000)

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論現(xiàn)代檔案管理人員的素質(zhì)與能力結(jié)構(gòu)

鐘冬梅

(淮北師范大學(xué)綜合檔案室，安徽淮北235000)

摘要：現(xiàn)代檔案管理是一種對(duì)人員素質(zhì)與知識(shí)、能力要求很高的文獻(xiàn)信息管理工作。在現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境影響下，政治、經(jīng)濟(jì)、法律、管理、人文等學(xué)科互相滲透、交叉，對(duì)圖書(shū)情報(bào)檔案工作的從業(yè)人員，提出了更高的素質(zhì)、知識(shí)與能力要求。從服務(wù)意識(shí)、文獻(xiàn)意識(shí)、法律意識(shí)和學(xué)習(xí)意識(shí)等方面對(duì)具體檔案管理工作者的從業(yè)素質(zhì)進(jìn)行分析，從信息管理能力、文獻(xiàn)檢索能力、專(zhuān)業(yè)檔案能力和知識(shí)貫通能力等方面對(duì)具體檔案管理工作者的能力結(jié)構(gòu)問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出了自我進(jìn)修提高的內(nèi)容與途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案管理人員；信息管理；素質(zhì)；能力

按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的定義，檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的、對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。[1]檔案的管理與使用，關(guān)系到人類(lèi)過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)活動(dòng)憑證的留存與持續(xù)再用，關(guān)系到組織社會(huì)記憶的維護(hù)、忘卻或重構(gòu)，關(guān)系到公民身份的識(shí)別、隱私保護(hù)、權(quán)益維護(hù)和社會(huì)認(rèn)同，甚至關(guān)系到國(guó)家社會(huì)轉(zhuǎn)型和數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的國(guó)家信息化能力。[2]

檔案管理人員工作在文獻(xiàn)檔案系統(tǒng)、檔案局等政府部門(mén)、機(jī)關(guān)、公共圖書(shū)館與文化工作系統(tǒng)及其他企事業(yè)單位的管理職能機(jī)構(gòu)。在現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境影響下，政治、經(jīng)濟(jì)、法律、管理、人文等學(xué)科互相滲透、交叉，對(duì)圖書(shū)情報(bào)檔案工作的從業(yè)人員，提出了更高的素質(zhì)、知識(shí)與能力要求。單一的學(xué)科知識(shí)背景、純經(jīng)驗(yàn)的保管員式的工作方法、缺乏更新與不斷充實(shí)的知識(shí)結(jié)構(gòu)、前瞻與創(chuàng)新精神的缺失，均無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理工作。

一

素質(zhì)，是對(duì)人員天賦基礎(chǔ)、思想意識(shí)、知識(shí)習(xí)得、工作潛力等等的綜合考量。素質(zhì)有時(shí)表現(xiàn)為隱性因素，不可把握，難以計(jì)量，但卻是起決定作用的因素。素質(zhì)有時(shí)體現(xiàn)為觀念與意識(shí)，我們常說(shuō)的政治素質(zhì)、心理素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，多偏于思想觀念與心理潛質(zhì)等，務(wù)虛為多。素為底子，質(zhì)為質(zhì)地，其實(shí)是基礎(chǔ)性、先決性的條件。這里從觀念意識(shí)角度來(lái)談素質(zhì)，就涵蓋了思想、觀念、心理、態(tài)度等等。

1.服務(wù)意識(shí)

研究揭示，從文化層面，保護(hù)社會(huì)文化遺產(chǎn)，提供信息的公共獲取，支持公眾終身學(xué)習(xí)，是檔案館與圖書(shū)館、博物館等文化設(shè)施的共同目標(biāo)。[3]檔案管理工作屬于信息服務(wù)性質(zhì)。但這種服務(wù)不同于一般流水式的機(jī)關(guān)文件、信息的傳達(dá)接收工作，也不同于企事業(yè)單位的后勤物資供應(yīng)服務(wù)，而是重要的、特殊的資料與信息服務(wù)。雖然不一定要走出去，跑上門(mén)，拉客戶，但也要了解服務(wù)對(duì)象，講求服務(wù)方式與工作效率，把沉寂的檔案資料，與火熱的現(xiàn)實(shí)社會(huì)連接起來(lái)。著名的《圖書(shū)館五法》認(rèn)為：書(shū)是為了用的，書(shū)有其人，人有其書(shū)，充分利用讀者時(shí)間，圖書(shū)館是一個(gè)生長(zhǎng)著的機(jī)體。其重在服務(wù)社會(huì)的精神內(nèi)涵，應(yīng)是同樣適用于檔案工作的。檔案機(jī)構(gòu)的性質(zhì)與所存檔案的特殊性決定了檔案工作具有綜合性、社會(huì)性、實(shí)踐性、理論性、技術(shù)性、實(shí)用性等特點(diǎn)，但其為社會(huì)服務(wù)的性質(zhì)卻是最根本的。所以，檔案管理人員要樹(shù)立牢固的服務(wù)意識(shí)，遵守檔案服務(wù)的特殊則，提供充分的檔案信息資源。

2.文獻(xiàn)意識(shí)

檔案管理不同于工廠企業(yè)的物資、原材料與工具管理，只是簡(jiǎn)單的出入清楚，不損壞不丟失，基本上是一次性單向使用。按國(guó)家《文獻(xiàn)著錄總則》的定義，文獻(xiàn)是“記錄有知識(shí)的載體”。而從廣義文獻(xiàn)學(xué)、文獻(xiàn)的利用與檢索角度來(lái)看，這個(gè)定義還可以引申和擴(kuò)展為“已發(fā)表過(guò)的、或未發(fā)表但已被整理、報(bào)道過(guò)的那些記錄有知識(shí)的一切載體”。檔案資料是文獻(xiàn)的一種特殊而重要的形式。文獻(xiàn)一般分為三級(jí)：一次文獻(xiàn)（原創(chuàng)文獻(xiàn)）二次文獻(xiàn)（檢索性文獻(xiàn)）三次文獻(xiàn)（參考性文獻(xiàn)）。檔案雖一般地被視作一次文獻(xiàn)，但其中有許多屬于零次文獻(xiàn)，因?yàn)榘宋闯尚?、未披露、未整理、未發(fā)表面世的資料信息。更具有稀見(jiàn)性和不公開(kāi)性，因而也更具有無(wú)可替代的文獻(xiàn)價(jià)值。檔案管理與一般資料管理與圖書(shū)管理相比，雖有一定的通約性，但其專(zhuān)業(yè)的特殊性也是很突出的。當(dāng)然，這并不是夸大檔案的神秘性，而是強(qiáng)調(diào)檔案的文獻(xiàn)價(jià)值，強(qiáng)調(diào)檔案工作者的文獻(xiàn)素質(zhì)的重要性。

3.法律意識(shí)

國(guó)家制定了《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，對(duì)檔案管理作出了嚴(yán)格而具體的法律規(guī)定。檔案機(jī)構(gòu)負(fù)有接收、收集、整理、保管和提供利用分管范圍內(nèi)的檔案的任務(wù)，同時(shí)有保護(hù)檔案完整與安全的責(zé)任，遵守國(guó)家規(guī)定，不損害國(guó)家安全和利益，不侵犯他人的合法權(quán)益，尤其是嚴(yán)格按照相關(guān)法律、法規(guī)，在對(duì)保密檔案的管理與利用中，嚴(yán)守密級(jí)變更與解密的原則與標(biāo)準(zhǔn)，按照國(guó)家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理?？梢?jiàn)，檔案管理與提供服務(wù)有著比任何社會(huì)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)更為嚴(yán)格而復(fù)雜的法律、法規(guī)約束，對(duì)從業(yè)人員的政治、思想素質(zhì)及自我約束的能力，要求更高。檔案工作的嚴(yán)肅性、嚴(yán)謹(jǐn)性、嚴(yán)格性以及萬(wàn)一出現(xiàn)疏漏的嚴(yán)重性，都是其他文獻(xiàn)工作不可比擬的。

4.學(xué)習(xí)意識(shí)

檔案工作牽涉到文獻(xiàn)資料、人事因素和知識(shí)信息。作為管理人員，必然要具備跨專(zhuān)業(yè)、跨學(xué)科甚至跨行業(yè)、跨語(yǔ)際的知識(shí)背景。其學(xué)習(xí)的空間與內(nèi)容必然是復(fù)雜豐富的。所以，任何專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景的人，進(jìn)入這一領(lǐng)域，都要有不斷學(xué)習(xí)、充實(shí)、更新、提高的意識(shí)。像信息學(xué)、檔案學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)、咨詢學(xué)、圖書(shū)館學(xué)、工具書(shū)學(xué)、語(yǔ)言學(xué)，以及具體檔案所涉及的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，現(xiàn)代社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化知識(shí)和傳媒、電腦、互聯(lián)網(wǎng)等等知識(shí)都要具備。甚至要有“寧可備而不用，不可用而不備”的打算。還有人特別強(qiáng)調(diào)檔案工作與行政學(xué)、電子政務(wù)以及具體的行業(yè)、系統(tǒng)、部門(mén)、企事業(yè)單位的聯(lián)系與知識(shí)關(guān)系。檔案管理人員面臨的是一個(gè)浩瀚的知識(shí)環(huán)境與需要終身學(xué)習(xí)的知識(shí)補(bǔ)充前景。

檔案管理人員的培養(yǎng)與進(jìn)修是一個(gè)重要的問(wèn)題，尤其是在現(xiàn)代檔案知識(shí)背景與傳媒時(shí)代的信息要求的情況下，檔案管理人員的培養(yǎng)不能適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展，而光靠大專(zhuān)院校的培養(yǎng)，不僅數(shù)量上供不應(yīng)求，在具體工作上，也很難適應(yīng)實(shí)踐的要求。這就把檔案實(shí)際工作者的自我進(jìn)修、在實(shí)踐工作中學(xué)習(xí)提高的問(wèn)題提到了緊迫的日程上來(lái)。[4]總之，檔案管理人員要立足本職，搞好服務(wù)，遵守法紀(jì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，才能提高素質(zhì)，增強(qiáng)能力，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。

二

在信息時(shí)代，一個(gè)人的能力，首先是要具有對(duì)知識(shí)的把握與拓展的能力，才能在具體實(shí)踐中應(yīng)付裕如，游刃有余。這并不是忽視實(shí)踐，而是重視有知識(shí)引導(dǎo)的實(shí)踐與反對(duì)盲目的實(shí)踐。實(shí)踐可以產(chǎn)生知識(shí)，也可以檢驗(yàn)知識(shí)，知識(shí)是實(shí)踐的成果。一個(gè)人善于學(xué)習(xí)、運(yùn)用知識(shí)，就是一種十分重要的能力，在非體力與非技術(shù)操作層面的工作中，尤其如此。當(dāng)下，一講到能力，就必然強(qiáng)調(diào)所謂“動(dòng)手能力”，其實(shí)，只要是人，任何“動(dòng)手”都要以“動(dòng)腦”為基礎(chǔ)。從事具體檔案工作的人，其能力結(jié)構(gòu)也要注意以現(xiàn)代科技發(fā)展的知識(shí)信息為基礎(chǔ)。

1.信息管理能力

檔案是文獻(xiàn)，更是特殊的文獻(xiàn)，所以，管理檔案就要有適應(yīng)現(xiàn)代信息管理的能力。一個(gè)物體，其必然有物質(zhì)、有能量、有信息。一個(gè)物體發(fā)出的信息應(yīng)該是無(wú)限的，人們對(duì)信息的發(fā)現(xiàn)、接收、處理、解讀、利用是有條件的，也是有局限的。被激活的信息才叫知識(shí)，所以人類(lèi)的知識(shí)要不斷發(fā)現(xiàn)、采集、擴(kuò)展、更新。第一次提供的知識(shí)信息叫情報(bào)。檔案文獻(xiàn)是重要的信息載體，是產(chǎn)生信息、知識(shí)、情報(bào)的重要來(lái)源。檔案工作人員首先要有信息管理觀念，掌握信息管理的能力。

檔案信息在表現(xiàn)形式上多種多樣，不僅有文本文檔，還有圖形、圖像文檔。文本文檔包括自由文體、結(jié)構(gòu)化與半結(jié)構(gòu)化文本，還有圖文混排、圖表混排文本。檔案信息是經(jīng)過(guò)甄別并加以特殊保管的原始記錄信息，其中有知識(shí)信息，也有非知識(shí)信息。知識(shí)信息的管理流程是由知識(shí)的獲取、存儲(chǔ)、組織、傳播、檢索、應(yīng)用，但文獻(xiàn)信息與檔案信息的工作鏈的源頭不同。前者是專(zhuān)家知識(shí)與一次文獻(xiàn)為源，是知識(shí)的創(chuàng)造與發(fā)揮；后者則是檔案的原始價(jià)值信息為源。知識(shí)信息的單純與混雜呈現(xiàn)，有明顯的區(qū)別。[5]

傳統(tǒng)文獻(xiàn)學(xué)方面的目錄、版本、?？?，辨?zhèn)巍⑤嬝戎R(shí)，雖然未必全部會(huì)對(duì)應(yīng)與應(yīng)用，但檔案的收集、歸類(lèi)、編目以及審訂、鑒別、補(bǔ)充，都是必須要做的工作，也對(duì)檔案管理人員能力有一定的要求。具備一些必要的文獻(xiàn)學(xué)知識(shí)與文獻(xiàn)處理能力，是完全必要的。

2.文獻(xiàn)檢索能力

檔案千頭萬(wàn)緒，形式各異，形態(tài)各樣，信息復(fù)雜，整理歸類(lèi)，建立合理的全宗與分級(jí)，達(dá)到檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，標(biāo)志之一就是提供利用的效率與效益。檔案管理雖然自有其特點(diǎn)與規(guī)律，但作為信息，其提取方式卻與文獻(xiàn)檢索手段有關(guān)。進(jìn)入電子化時(shí)代，各種宏觀的檢索手段，如電子信息平臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)等，已成為普遍的信息檢索手段。但對(duì)具體的微觀信息的檢索，尤其是暫時(shí)沒(méi)被網(wǎng)絡(luò)覆蓋的地方或被未電子化處理的內(nèi)容，手動(dòng)的檢索手段也十分重要。比如，與文字有關(guān)的音序、筆序、部首、筆畫(huà)乃至四角號(hào)碼法、主題法、關(guān)鍵詞法，等等，如果編排合理，使用得當(dāng)，都不失為好的檔案信息提取方法。

3.專(zhuān)業(yè)檔案能力

檔案的內(nèi)容龐雜，其因事因人而產(chǎn)生，但不同于以人為主體帶有創(chuàng)作性的文獻(xiàn)，帶有鮮明突出的主觀個(gè)性色彩，而是在政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、宗教等活動(dòng)中產(chǎn)生的客觀性文件。所以，檔案的知識(shí)性、學(xué)科性不好歸類(lèi)。雖大體可按行業(yè)或系統(tǒng)分類(lèi)，但具體到某一檔案，則不能靠某一單純的知識(shí)手段去看待。于是就要求檔案管理人員具有較廣博的知識(shí)背景與盡可能豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)?，F(xiàn)在在檔案管理中，有人引進(jìn)知識(shí)管理的概念與方法，看似先進(jìn)，其實(shí)混同了檔案文獻(xiàn)與一般文獻(xiàn)的界線，也就抹掉了檔案文獻(xiàn)的特點(diǎn)。一種檔案，其信息與作用，絕非僅僅在與其知識(shí)形態(tài)與內(nèi)容。檔案的產(chǎn)生背景、來(lái)源、載體、流傳發(fā)現(xiàn)過(guò)程、傳播使用經(jīng)歷，尤其是附麗于其上的許多歷史、人文因素以及某些非知識(shí)因素，恰恰是檔案的重要要素。這也就是為什么檔案的復(fù)制件要比原件的價(jià)值大大降低的原因。

以高校檔案為例，其信息包括了高校在各個(gè)時(shí)期黨務(wù)、行政、紀(jì)檢、教學(xué)、科研、研究生等管理過(guò)程中形成的所有文件和歷史記錄，信息量非常地豐富，囊括了高校方方面面的原始信息。

4.知識(shí)貫通能力

現(xiàn)代檔案管理是一種相當(dāng)前沿的文獻(xiàn)信息工作，其復(fù)雜性既包括了學(xué)科知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、通用知識(shí)，又包括了具體的操作知識(shí)與實(shí)踐知識(shí)。甚至連檔案修復(fù)這樣的專(zhuān)門(mén)知識(shí)，往往也能派上用場(chǎng)。按照檔案學(xué)的學(xué)科結(jié)構(gòu)，理論層面與應(yīng)用層面、管理層面與技術(shù)層面、前沿層面與基礎(chǔ)層面、普通層面與專(zhuān)業(yè)層面是一個(gè)復(fù)雜而嚴(yán)密的知識(shí)與能力的網(wǎng)絡(luò)，這就要求每一個(gè)合格的檔案管理人員，必須具備貫通各種知識(shí)與技能的能力，成為信息方面的多面手，從而明確自己從事的工作的分工位置與意義，更有效而主動(dòng)地做好工作，也有利于開(kāi)拓發(fā)展空間。[1]

檔案學(xué)科的研究，也是檔案管理人員提高的重要途徑?！秾?shí)施辦法》中關(guān)于檔案工作人員的獎(jiǎng)勵(lì)條件，就在收集、整理、提供利用檔案和保護(hù)、現(xiàn)代化管理外，就有檔案研究做出重要貢獻(xiàn)一條。長(zhǎng)期從事具體管理實(shí)務(wù)的人員，業(yè)務(wù)熟悉，經(jīng)驗(yàn)豐富，實(shí)際上具備了相當(dāng)?shù)难芯繚撃?。若能在檔案學(xué)研究上更上一層樓，不僅可以極大地提高本人的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，對(duì)檔案管理管理人員與研究教學(xué)人員的結(jié)構(gòu)性缺乏，也是一條重要的彌補(bǔ)途徑。

參考文獻(xiàn):

[1]安小米,鐘文睿,白文琳,孫舒揚(yáng).我國(guó)國(guó)家數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)研究現(xiàn)狀及未來(lái)研究建議[J].檔案學(xué)研究, 2014(2):4-8.

[2]連志英.數(shù)字檔案資源整合影響因素分析:基于建構(gòu)型扎根理論的研究[J].檔案學(xué)通訊, 2015(6):54-58.

[3]鄭燃,李晶.我國(guó)圖書(shū)館、檔案館與博物館數(shù)字資源整合研究進(jìn)展[J].情報(bào)資料工作，2012(3):69-71.

[4]閻德華.提高檔案人員素質(zhì)做好高校檔案工作之我見(jiàn)[J].青海師范大學(xué)學(xué)報(bào):自然科學(xué)版,2013(1):94-96.

[5]王玫,郁影.如何提高現(xiàn)代檔案管理人員的信息素質(zhì)[J].蘭臺(tái)世界,2011(30):44-45.

責(zé)任編校秋晨

作者簡(jiǎn)介:鐘冬梅（1965-），女，安徽淮北人，淮北師范大學(xué)綜合檔案室檔案館員。

基金項(xiàng)目：安徽省高校人文社科研究一般項(xiàng)目“高校檔案社會(huì)化服務(wù)研究”（sk201626）

收稿日期：2016-01-15

中圖分類(lèi)號(hào)：G271

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：2095-0683（2016）02-0160-03