計算機數(shù)據(jù)庫在高校人事管理中的應(yīng)用

張蕾

摘 要 隨著計算機科學(xué)技術(shù)應(yīng)用與開發(fā)的普及，利用計算機管理人事，已不是一個新內(nèi)容。本文詳實闡述了人事管理的內(nèi)容及計算機在人事管理方面的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞 數(shù)據(jù)庫 高校 人事管理

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A

1計算機數(shù)據(jù)庫的概述

數(shù)據(jù)庫是一種按照數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)進行數(shù)據(jù)的組織、存儲以及管理的倉庫，這種倉庫里的數(shù)據(jù)具有以下特點：數(shù)據(jù)基本上是不重復(fù)、不冗余的，采用最佳的方式服務(wù)于特定組織，數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是獨立的，獨立于它所使用的應(yīng)用程序，統(tǒng)一集中管理數(shù)據(jù)的增加、刪除以及修改或者是檢索。數(shù)據(jù)管理發(fā)展到現(xiàn)在已經(jīng)是其高級階段，也就是數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫主要是由文件管理系統(tǒng)發(fā)展而來的。數(shù)據(jù)庫根據(jù)結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)的不同主要分為三類：層次式數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)式數(shù)據(jù)庫以及關(guān)系式數(shù)據(jù)庫，它們各自由不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進行聯(lián)系與組織，這些關(guān)系數(shù)據(jù)共同組成的系統(tǒng)就稱之為關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。計算機數(shù)據(jù)庫中現(xiàn)在最常用的是SQL技術(shù)，這是一種結(jié)構(gòu)化的查詢語言，具有簡潔、功能強大以及簡單等優(yōu)點，廣泛地應(yīng)用在各種類型得數(shù)據(jù)庫中。

2計算機數(shù)據(jù)庫在高校人事管理中的應(yīng)用

2.1不斷完善計算機數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，制定統(tǒng)一的人事檔案管理制度

高校人事檔案管理信息化建設(shè)中需要使用各種現(xiàn)代化技術(shù)，并且各個環(huán)節(jié)都離不開人，因此進行檔案管理的人員不但要對檔案專業(yè)知識有一定的了解，同時還需要具備一定的計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。所以對的檔案管理部門來說，必須要不斷的對人事檔案管理人員加強業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，其中特別要加強對計算機技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)進行培訓(xùn)，以對管理人員的整體素質(zhì)進行提高。另外還要注重引進一些檔案管理的專業(yè)人才，同時對于計算機技術(shù)以及信息技術(shù)又精通的復(fù)合型人才，這樣更可以對計算機數(shù)據(jù)量建設(shè)的隊伍進行壯大。其次就要制定統(tǒng)一的人事檔案管理制度。到目前為止，我國還沒有一個統(tǒng)一的高校人事檔案管理法律法規(guī)，就是由于缺乏相關(guān)法律的規(guī)范，從而導(dǎo)致多頭管理體制以及分散管理方法等均在人事檔案管理中出現(xiàn)，對其計算機數(shù)據(jù)庫建設(shè)產(chǎn)生了嚴重的影響，因此必要建立統(tǒng)一的人事檔案管理制度，以對人事檔案管理各項工作進行規(guī)范化。另外還要對進行人事檔案管理的專門機構(gòu)進行確立，以對由誰管人事檔案問題進行解決，這樣以能夠?qū)τ嬎銠C數(shù)據(jù)庫在高校人事檔案管理建設(shè)的不斷進行提供堅實的基礎(chǔ)條件。

2.2提高對人事檔案管理建設(shè)的重視性，建立人事檔案信息化安全保障體系

目前大多數(shù)高校對于人事檔案管理建設(shè)還不是特別的重視，但是實現(xiàn)計算機數(shù)據(jù)庫在高校人事檔案的建設(shè)已經(jīng)是時代的要求，因此為了符合于時代的要求，必須要提高對人事檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重視，加大對信息化建設(shè)的資金投入，提高人事掛管理設(shè)高配置技術(shù)裝備的添置，確保其順利開展。另外建立檔案信息安全保障體系，不但是“十一五”檔案管理工作的重要任務(wù)，同時也是對檔案公共服務(wù)能力進行提升，從而對利用者的需求進行滿足的重要目標。所以必須要注重對其安全保障體系進行建立，從而對人事檔案的利用服務(wù)功能進行確保。首先一定要對相關(guān)部門的人事檔案信息安全意識進行增強，對相應(yīng)的人事檔案安全法規(guī)以及人事檔案信息收集、保密、利用以及管理等制度制定。其次還要對一定的安全防范技術(shù)進行掌握，以能夠?qū)?shù)字資源的長期保存進行確保。最后就要對檔案保密和利用之間的關(guān)系進行良好的處理。

2.3構(gòu)建方便快捷的計算機數(shù)字化人事管理平臺

計算機數(shù)據(jù)庫在高校人事檔案建設(shè)中的應(yīng)用，首先需要建立一個方便快捷的數(shù)字化信息平臺。通過對計算機、數(shù)字影像設(shè)備以及掃描儀等現(xiàn)代技術(shù)的利用，把人事檔案信息進行處理，把一些文字圖片資料轉(zhuǎn)換成為是計算機可以進行識別的數(shù)據(jù)資料，從而對人事檔案的數(shù)字化以及信息化進行實現(xiàn)，通過計算機對檔案的查閱、統(tǒng)計以及借閱等日常工作進行操作。在這一方便快捷的數(shù)字化信息平臺進行構(gòu)建之后，不但可以對個人的自然情況信息進行反應(yīng)，還可以對其職稱、工資以及職務(wù)等一系列動態(tài)信息進行記錄，就算是其基本信息發(fā)生變化的時候，也可以在計算機中隨時對其最新信息進行記錄，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)更新的動態(tài)化以及實時性，對人事檔案管理信息的準確性、真實性以及時效性提供一定的保證。

2.4實現(xiàn)人事檔案信息發(fā)布、加工、存儲、傳遞以及利用的一體化

高校人事檔案管理數(shù)據(jù)庫管理庫的建設(shè)，主要目的就是對人事檔案信息發(fā)布、加工、存儲、傳遞以及利用的一體化進行實現(xiàn)，從而實現(xiàn)一個可以進行檔案信息高度共享的科學(xué)管理系統(tǒng)。其中這一系統(tǒng)的實現(xiàn)要包括三個方面，其中一個是文件的擬稿、簽發(fā)、登記、打印、核對、收閱以及歸檔；另外一個是檔案的分類、編目、立卷、檢索、著錄、標引、編研以及保管；最后一個是檔案材料的轉(zhuǎn)出、查閱、接收、復(fù)制、借用、統(tǒng)計、刪除、收文以及發(fā)文等活動的執(zhí)行以及登記。通過這一系統(tǒng)，系統(tǒng)管理員就可以對人事檔案的數(shù)據(jù)處理以及業(yè)務(wù)管理集合成為一個辦公平臺，從而實現(xiàn)檔案管理向現(xiàn)代化電子載體的逐漸拓展。所以說實現(xiàn)計算機數(shù)據(jù)庫在高校人事檔案建設(shè)中的應(yīng)用，必須要具備一個優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，這樣才能夠通過這一系統(tǒng)實現(xiàn)人事檔案利用的合理性以及高效性，把計算機當成是對人事檔案日常管理進行完成的主要途徑。

2.5經(jīng)常對人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行維護和更新

在高校人事檔案管理中，大部分材料的書寫時間都不同，比如說履歷、年度考核表、自傳、畢業(yè)生登記表以及職稱評審表等，其中大部分都是一些客觀性信息，但是也不能夠?qū)σ恍┥婕皞€人隱私信息記錄進行排除，因此在進行人事檔案管理的時候，一方面要對信息開放進行注重；另一方面就要對信息安全進行重視。在對數(shù)據(jù)庫信息不斷進行更新的時候，還要對人事檔案數(shù)據(jù)信息安全防范措施進行一定的落實。不斷的對人事信息的授權(quán)范圍管理進行加強，以能夠在對檔案信息的開放性做好，以對學(xué)校和社會提供更好的服務(wù)，同時也要對保密信息好好的進行保守，從而對檔案信息開放的安全性以及保密性進行有效的確保的同時，還要以防對個人的正常權(quán)益造成不必要的損害。

綜上所述，計算機數(shù)據(jù)庫在高校人事檔案管理工作中的應(yīng)用是符合時代發(fā)展趨勢的，同時也是提高現(xiàn)在檔案管理工作效率的有效途徑，因此必須要不斷的對人事檔案管理建設(shè)進行技術(shù)創(chuàng)新，與時俱進，在對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢充分的進行發(fā)揮的同時，切實提高高校人事檔案管理的工作質(zhì)量。