玩轉(zhuǎn)“快速填充”的幾個(gè)技巧

王志軍

從2013版本開始，Excel提供了“快速填充”的功能，可以基于示例填充數(shù)據(jù)，這個(gè)功能并非“自動(dòng)填充”的升級(jí)，而是強(qiáng)大到足以讓用戶拋棄分列功能和文本函數(shù)，2016版本的“快速填充”更為強(qiáng)大。這里以Excel 2016中文版為例，介紹快速填充的幾個(gè)操作技巧。

技巧1：提取數(shù)字和字符串

很多時(shí)候，我們需要提取字符串中的數(shù)字或字符串，但源數(shù)據(jù)往往缺乏規(guī)律，例如“規(guī)格：10號(hào)，長(zhǎng)度24232米，數(shù)量1件”的數(shù)據(jù)，這里需要分別提取規(guī)格、長(zhǎng)度、數(shù)量等數(shù)字，很顯然這里無(wú)法直接使用LEFT、RICHT、MID、FIND等文本函數(shù)提取，需要使用一些比較復(fù)雜的公式，對(duì)于初級(jí)用戶來(lái)說難度比較大，使用“快速填充”功能則相對(duì)簡(jiǎn)單。

常規(guī)的方法是手工輸入“10”，然后選中需要填充的目標(biāo)單元格，接下來(lái)在“編輯”功能組依次選擇“填充一快速填充”，那么將無(wú)法在后續(xù)單元格得到正確的提取結(jié)果，只會(huì)按照起始字符顯示相應(yīng)結(jié)果。正確的方法是在前面兩個(gè)單元格連續(xù)手工提取2個(gè)數(shù)字，接下來(lái)再在第三個(gè)單元格手工輸入起始數(shù)字，如圖1所示，此時(shí)會(huì)自動(dòng)顯示填充建議，我們只要按下回車鍵就可以了，提取長(zhǎng)度、數(shù)量的方法完全相同。

技巧2：提取和合并一步實(shí)現(xiàn)

“快速填充”功能不僅可以實(shí)現(xiàn)批量提取的效果，而且在提取的同時(shí)還可以將兩列單元格的不同內(nèi)容合并起來(lái)。例如B3單元格是“OO01-劉一”，C3單元格是“副總經(jīng)理”，現(xiàn)在希望得到“劉副總經(jīng)理”的結(jié)果，同樣可以利用“快速填充”解決這一問題：

在D3單元格手工輸入“劉副總經(jīng)理”，接下來(lái)在D4單元格手工輸入“陳”，此時(shí)就可以看到圖2所示的效果，直接按下回車鍵即可完成提取和合并的操作。借助這一方法還可以完成代碼與姓名、姓名與職位的合并。

技巧3：調(diào)整字符串順序

有些時(shí)候，我們需要調(diào)整字符串的前后順序，例如將“貨幣資金Cash and cash equivalents”調(diào)整為“Cash and cash equivalents貨幣資金”，這往往需要使用復(fù)雜的公式才能實(shí)現(xiàn)，借助“快速填充”功能可以快速調(diào)整字符串的順序：

在目標(biāo)單元格手工輸入“Cash and cash equivalents貨幣資金”，接下來(lái)繼續(xù)在下一單元格輸入，很快就可以看到圖3所示的填充建議效果，直接按下回車鍵即可完成填充。

技巧4：完成大小寫的轉(zhuǎn)換和拆分

如果需要將姓名拼音的首字母轉(zhuǎn)換為大寫，例如將“羅惠民”和“l(fā)uo huimin”轉(zhuǎn)換為“羅Luo惠民Huimin”的效果，這里不僅涉及到大小寫轉(zhuǎn)換的問題，而且還涉及姓、名拆分與拼音的組合，手工轉(zhuǎn)換顯然是相當(dāng)麻煩，而且也容易出錯(cuò)，利用“快速填充”可以完成大小寫的轉(zhuǎn)換：

在目標(biāo)單元格手工輸入首字母大寫的數(shù)據(jù)，再在下一單元格繼續(xù)輸入，看到圖4所示的填充建議之后，直接按下回車鍵就可以了。

技巧5：從身份證提取出生日期

我們知道，身份證信息包含了出生日期，利用“快速填充”可以直接提取這些信息，不過在填充之前請(qǐng)首先對(duì)目標(biāo)列設(shè)置格式，打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，切換到“數(shù)字”選項(xiàng)卡，選擇“自定義”分類，在右側(cè)的“類型”選擇“yyyy/mm/dd”，確認(rèn)之后關(guān)閉對(duì)話框。

在目標(biāo)單元格手工輸入身份證號(hào)中的出生日期，選定需要快速填充的單元格區(qū)域，按下“Ctrl+E”組合鍵就可以看到圖5所示的效果。

技巧6：自動(dòng)添加字符 例如需要將“603665”修改為“60-36-65”的效果，這里不僅涉及到數(shù)據(jù)的提取，還需要添加分隔符“-”，以往我們都是通過公式和“&”實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的連接，利用“快速填充”可以輕松實(shí)現(xiàn)：

手工輸入“60-36-65”，隨后再連接三次輸入類似的數(shù)據(jù)，很陜就可以看到圖6所示的填充建議，直接按下回車鍵就可以了。需要提醒的是，這里需要至少輸入三個(gè)示例，才可以得到快速填充的正確結(jié)果。