談怎樣做好地質(zhì)資料檔案管理工作

翟虹霞，王 娜

（1.甘肅省地礦局第一礦產(chǎn)勘查院，甘肅 天水 741000；2.甘肅省地礦局第三礦產(chǎn)勘查院，甘肅 蘭州 730000）

談怎樣做好地質(zhì)資料檔案管理工作

翟虹霞1，王 娜2

（1.甘肅省地礦局第一礦產(chǎn)勘查院，甘肅 天水 741000；2.甘肅省地礦局第三礦產(chǎn)勘查院，甘肅 蘭州 730000）

為了進(jìn)一步規(guī)范地質(zhì)資料檔案管理工作，提高地質(zhì)資料管理水平，充分發(fā)揮地質(zhì)資料的功能與作用，更好的為地勘事業(yè)發(fā)展服務(wù)，加強(qiáng)地質(zhì)資料檔案管理工作就顯得尤為重要，本文從健全工作機(jī)構(gòu)、加強(qiáng)檔案資料的培訓(xùn)、建立制度、檔案信息電子化紙質(zhì)檔案數(shù)字化等方面就如何做好地質(zhì)資料管理工作進(jìn)行了深入探討。

地質(zhì)資料管理；地質(zhì)資料信息化

科學(xué)規(guī)范的地質(zhì)資料檔案管理可以不斷提升一個單位的管理水平，做好資料檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)地質(zhì)資料檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來，機(jī)遇個挑戰(zhàn)公存，機(jī)遇大于挑戰(zhàn)，只有我們搶抓機(jī)遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會主義地質(zhì)資料檔案管理道路，一定會實現(xiàn)資料檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化。地質(zhì)資料檔案有地質(zhì)原本檔案盒地質(zhì)復(fù)制檔案兩種。地質(zhì)檔案資料一般可劃分為區(qū)域地質(zhì)調(diào)查檔案、固體礦產(chǎn)地質(zhì)檔案、石油地質(zhì)檔案、海洋地質(zhì)檔案、物探和化探檔案、水文地質(zhì)和工程地質(zhì)檔案。地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)是在地質(zhì)勘查活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等,它既是野外勘測過程的真實反映和記錄、地勘經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù),也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)。基礎(chǔ)的地質(zhì)數(shù)據(jù)文件具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點,隨著社會信息化的飛速發(fā)展,地勘單位數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化,特別是以地質(zhì)找礦項目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實性、專業(yè)性要求,而一個完整的地質(zhì)項目要經(jīng)過立項、設(shè)計、施工、竣工等階段,要經(jīng)過主管局等上級部門的審批和驗收,因此收集整理符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)文件本身就有很多工作要做,本文就結(jié)合著地勘單位的資料管理工作實際談幾點粗淺的認(rèn)識。

1 提高重視程度，健全工作機(jī)構(gòu)

凡使用測繪成果地質(zhì)資料須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并予以登記后，方可提供，使用后應(yīng)及時歸檔。把地質(zhì)資料管理列入日常工作重要議程，加強(qiáng)對地質(zhì)資料檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全管理機(jī)構(gòu)，保證地質(zhì)資料檔案管理的順利開展，資料室應(yīng)對檔案資料的收進(jìn)和借出、案卷的數(shù)量、檔案資料的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，按照有關(guān)規(guī)定，及時進(jìn)行清查和整理，要求賬物相符、記錄清楚，對已經(jīng)破損和字跡褪色的檔案資料，及時向上級主管部門報送結(jié)果，并復(fù)制或修復(fù)；如遇有特殊情況，應(yīng)立即向上級領(lǐng)導(dǎo)報告，及時處理。

2 加強(qiáng)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

定期派檔案資料管理人員參加檔案資料知識培訓(xùn)，學(xué)習(xí)地質(zhì)資料鑒定和分類、編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案資料專業(yè)知識理論，現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能，加強(qiáng)地質(zhì)資料檔案人員的能力培養(yǎng)，提高檔案資料工作者素質(zhì)，地質(zhì)資料檔案管理人員應(yīng)做到持證上崗，加強(qiáng)檔案資料的基礎(chǔ)工作，抓好每年資料歸檔工作，各類文件、材料是否齊全、完整地按期歸檔。項目結(jié)束后，總工辦及時通知資料員催交資料，資料員收到資料時嚴(yán)格按照《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》要求檢查驗收，填寫好資料清單和電子目錄，及時整理入柜保存，每半年應(yīng)核對入庫地質(zhì)資料和地質(zhì)資料清單數(shù)量，抽查率不得少于10%，每半年對地質(zhì)資料徹底清查一次，確保資料無遺失。對于項目正在實施未歸檔的資料，應(yīng)有專人管理，不得丟失，不得外借，在生產(chǎn)過程中形成的資料、信息應(yīng)有登記目錄，在資料歸檔后對于形成的不需要歸檔的階段性資料應(yīng)全部交回資料室，經(jīng)總工程師批準(zhǔn)后方可銷毀。若發(fā)現(xiàn)應(yīng)該歸檔資料自己保存或者轉(zhuǎn)讓者，視其情節(jié)，按照有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

3 建立制度,編制方案

調(diào)動全員的積極性,以完善科學(xué)的管理制度做指導(dǎo),按標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量管理體系,使一切工作有章可循,才能從根本上解決原始地質(zhì)數(shù)據(jù)的完整性和質(zhì)量問題。按原始地質(zhì)立卷歸檔規(guī)則如:范圍、規(guī)范性引用檔、術(shù)語與定義、歸范圍與分類、編號與編目、立卷歸檔要求等,還包括地質(zhì)項目的設(shè)計資料、施工資料和竣工資料等。原始地質(zhì)資料是地質(zhì)勘查、科學(xué)研究工作中取得的第一手?jǐn)?shù)據(jù)資料，是研究地質(zhì)科學(xué)、編寫最終成果地質(zhì)報告的基礎(chǔ)和依據(jù)。原始地質(zhì)資料信息內(nèi)容豐富、數(shù)據(jù)相對準(zhǔn)確，有著成果地質(zhì)資料不能替代的重要作用。應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況和具體要求,制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實施細(xì)則,細(xì)則應(yīng)主要明確本單位數(shù)據(jù)文件的范圍,歸檔的基本要求和基本內(nèi)容,數(shù)據(jù)文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。數(shù)據(jù)要齊全,內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求,應(yīng)該重視抓好資料的收集工作,堅持地質(zhì)項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項目施工、竣工驗收同步,堅持檔案部門與基層單位相結(jié)合,編制分類方案,正確區(qū)分和把握依據(jù)檔、設(shè)計檔、項目管理檔、施工竣工驗收及檔等的分類工,齊抓共管,進(jìn)一步做好基管理要及時,立卷要規(guī)范。立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時根據(jù)內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理,按項目組卷,使檔案數(shù)據(jù)做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理,方便利用,保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門,嚴(yán)格交接手續(xù),認(rèn)真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。

4 數(shù)字化管理

地質(zhì)工作信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,而地勘單位的信息化建設(shè)與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也就是檔案是密不可分。所謂地質(zhì)資料信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對象，用計算機(jī)對檔案資料進(jìn)行收集、篩選、加工，使之形成電子文件數(shù)據(jù)提供利用的過程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計算機(jī)。掃描儀把紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于存儲查找和利用，迅速實現(xiàn)檔案資料工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動其它各項工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。加強(qiáng)電子文件的存儲管理，電子文件不僅需要專門管理，更重要的是需要選擇合適的存儲載體、存儲方式，以及與之相匹配的存儲系統(tǒng)和存儲設(shè)備。電子文件一經(jīng)產(chǎn)生，就應(yīng)按照制度嚴(yán)格要求妥善管理，確保電子文件在我們手中不散失、不損毀、不失真，歸檔的電子文件的載體應(yīng)無劃痕、斑點、霉變、變形等損傷，應(yīng)能在通用讀取設(shè)備上正確讀取且不攜帶病毒，電子文件所提供的信息應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。電子文件一般不加密，如果加密，應(yīng)將密鑰同時歸檔，電子文件不宜壓縮存儲。我們用得較多的是只讀光盤，因為只讀光盤只能用來檢索或者播放以及記錄在盤上的信息，而且制作簡單、容量大，體積小，便于電子文件的存儲管理。對電子文件檔案資料進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)，電子檔案資料載體，特別是磁性載體，易受保存環(huán)境的影響，一般保存時間為10～20年，因此，對所保存的電子文件資料載體，必須進(jìn)行定期檢測和復(fù)制，一確保電子文件檔案信息的可靠性。

5 結(jié)論

在新的形勢下，地勘單位如何加強(qiáng)地質(zhì)資料檔案的管理，使之為地質(zhì)事業(yè)科學(xué)發(fā)展服務(wù)，實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源經(jīng)濟(jì)效益和社會效益最大化，具有重要的現(xiàn)實意義，地質(zhì)檔案資料管理工作是人們圍繞地質(zhì)資料所進(jìn)行的一系列活動，是適應(yīng)人類存儲和利用檔案資料信息，具有原始記錄性和保存價值的文字、圖像等文件資料。經(jīng)過地質(zhì)資料檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認(rèn)真整理形成的，是地勘單位開展各項工作的見證，是反映地勘單位歷史的真實資料，也是研究改進(jìn)、提高地勘事業(yè)不可多得的寶貴史料。經(jīng)過近年來的努力，我們單位的地質(zhì)資料檔案管理水平得到很大的提高，資料工作做到了歸檔及時、分類科學(xué)、操作規(guī)范、管理嚴(yán)格，有力的提升了地質(zhì)資料檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化，制度化水平。

［1］ 中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DA/T41—2008）原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則［D］.

［2］ 錢云祥，陳曉春，陳明.關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的思考［J］.2010.

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