高校檔案社會(huì)化服務(wù)研究探討

作者簡(jiǎn)介：劉曉瑛（1979.03-），女，漢族，陜西華陰人，檔案館員，碩士，研究方向：高校檔案管理。

摘要：高校檔案社會(huì)化服務(wù)作為當(dāng)前學(xué)術(shù)界研究的熱點(diǎn)問題，理論研究成果日益增多，各高校也紛紛開展了檔案服務(wù)社會(huì)的實(shí)踐活動(dòng)，本文以某高校為例，指出了當(dāng)前高校檔案社會(huì)服務(wù)中存在的問題，提出了拓展高校檔案社會(huì)化服務(wù)的路徑，以便更能好的為社會(huì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；社會(huì)化服務(wù)

1、高校檔案社會(huì)化服務(wù)現(xiàn)狀及問題

近年來，某高校積極改善檔案庫(kù)房條件，進(jìn)一步完善檔案工作機(jī)制，檔案工作取得了一定的成績(jī)，隨著國(guó)家檔案信息戰(zhàn)略的實(shí)施，對(duì)信息資源共享的需求更加強(qiáng)烈，而目前檔案工作不能與高速發(fā)展的信息社會(huì)相適應(yīng)，還存著這一定的問題：

1.1檔案服務(wù)內(nèi)容貧乏，館藏結(jié)構(gòu)單一

筆者對(duì)某高校的檔案利用情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，自2005—2014年這十年間，高校利用頻率最高的是教學(xué)類檔案、基建類檔案及財(cái)會(huì)類行政類檔案，利用頻率最低的是科研類、出版類及聲像社會(huì)類檔案，自2011年來就未被使用過。該高校的檔案收藏以黨群、行政、基建、會(huì)計(jì)、教學(xué)科研類等檔案為主，具有特色和重大參考價(jià)值的檔案較少，有很多應(yīng)入館的檔案也沒有及時(shí)接收進(jìn)館。

1.2創(chuàng)新思維不夠，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)淡薄

該高校的檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)上偏大，思想滯后，遵循著傳統(tǒng)的利用者需要就會(huì)來查詢檔案的工作方式，缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，滿足于“你來我給”的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)形式，認(rèn)為檔案向外宣傳工作的開展是不必要的，思想轉(zhuǎn)變較為遲緩，對(duì)檔案社會(huì)化服務(wù)的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒有將檔案管理工作真正融入到高校發(fā)展之中，沒有有效的結(jié)合高校實(shí)際，服務(wù)公眾，缺乏和其他部門溝通協(xié)調(diào)合作的意識(shí)。

1.3服務(wù)方式滯后

高校檔案社會(huì)化服務(wù)的途徑不多，以學(xué)歷鑒定和檔案證明服務(wù)為主，利用者多采取親自登門或者電話查詢的方式來查詢檔案，檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，利用者需要從推積如山的檔案材料中找到自己需要的，然后復(fù)制自己所需要的原始檔案材料，經(jīng)檔案館加蓋公章。利用網(wǎng)絡(luò)、傳真等方式的使用者數(shù)量極少，更不用說開展在線咨詢和上門服務(wù)的了。

2、高校檔案服務(wù)社會(huì)化的途徑

2.1強(qiáng)化社會(huì)服務(wù)意識(shí)

一提到檔案，大家都會(huì)想到“機(jī)密”，檔案總是被賦予神秘的色彩，生活中大部分人都覺得自己和檔案并不相關(guān)，社會(huì)大眾不知道檔案的職能，為此高校檔案要樹立良好的服務(wù)理念，舉辦“檔案日”宣傳周活動(dòng)，介紹檔案業(yè)務(wù)管理辦法；舉辦校史知識(shí)競(jìng)賽，校史館展出照片和實(shí)物，通過競(jìng)賽普及校情校史知識(shí)，學(xué)生們?cè)谟H身參與的過程中了解到了檔案知識(shí)，使師生感受到濃郁的校園文化氛圍，凝聚學(xué)生思想和力量，使學(xué)生了解學(xué)校的歷史和學(xué)校未來的發(fā)展規(guī)劃，激發(fā)學(xué)生為學(xué)校發(fā)展目標(biāo)貢獻(xiàn)力量的熱情，進(jìn)而形成積極進(jìn)取的合力，宣傳檔案“存憑、留史、資政、育人”的特殊價(jià)值，展示檔案“記錄學(xué)校歷史、服務(wù)中心工作”的重要作用，提升全校師生員工的檔案意識(shí)。檔案中蘊(yùn)含有巨大的信息量以及廣闊的需求市場(chǎng)，檔案管理人員要根據(jù)高校的發(fā)展規(guī)劃，制定工作方案，深入了解廣大師生和社會(huì)公眾對(duì)檔案的要求，立足本職，愛崗敬業(yè)，注重業(yè)務(wù)能力，不斷提高自身素質(zhì)和辦公自動(dòng)化水平，針對(duì)不同工種的檔案需求采取不同的服務(wù)，取代傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)形式，努力提供優(yōu)質(zhì)、高效、熱情、人文的服務(wù)。高校檔案工作是高校工作的重要組成部分，高校要落實(shí)人員、落實(shí)責(zé)任，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，把高校檔案工作納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃，建立檔案匯報(bào)制度，加強(qiáng)檔案部門與其他部門的溝通聯(lián)系，規(guī)范檔案管理措施。

2.2完善社會(huì)化服務(wù)制度

高校要重視檔案工作，不斷投入經(jīng)費(fèi)用于檔案室的建設(shè)和發(fā)展，設(shè)立黨群、行政、教學(xué)、科研、外事、財(cái)會(huì)等十大類庫(kù)藏檔案，在做好傳統(tǒng)領(lǐng)域檔案資源建設(shè)的同時(shí)，加大對(duì)事物檔案、科研檔案工作的指導(dǎo)力度，擴(kuò)大檔案收集范圍，做到應(yīng)歸、盡歸。以建設(shè)數(shù)字化檔案館為目標(biāo)，加強(qiáng)電子檔案等新型載體檔案收集力度，加快檔案信息化步伐，克服等靠要的思想，解放思想，關(guān)注社會(huì)現(xiàn)實(shí)，完善檔案管理體制機(jī)制，加強(qiáng)與高校檔案密切相關(guān)的檔案制度建設(shè)，加強(qiáng)檔案資源保護(hù)，落實(shí)檔案資源保護(hù)措施，推進(jìn)數(shù)字檔案館和遠(yuǎn)程共享平臺(tái)建設(shè)，逐步建成異地查檔、跨館服務(wù)利用平臺(tái)，為提升檔案利用服務(wù)水平預(yù)留創(chuàng)新和發(fā)展空間，為學(xué)校的各項(xiàng)管理工作和教學(xué)、科研提供大量有價(jià)值的信息，加強(qiáng)檔案管理工作，不斷地建立和完善各項(xiàng)管理制度。加大檔案開發(fā)利用力度，充分發(fā)揮檔案在推動(dòng)高校發(fā)展中的積極作用，利用館藏優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮檔案記錄歷史、傳承文明的作用，使檔案服務(wù)走向多元化的發(fā)展空間。除了日常的接待利用外，還可以通過其他方面加強(qiáng)服務(wù)體現(xiàn)價(jià)值，比如說：檔案展覽、編輯出版檔案文獻(xiàn)匯編或檔案參考資料、開展媒體合作，檔案館通過展板展示、傳單發(fā)放和網(wǎng)上宣傳相結(jié)合的方式，開展學(xué)生檔案知識(shí)宣傳日活動(dòng)，對(duì)學(xué)生檔案的主要內(nèi)容、重要作用、規(guī)范填寫、托管轉(zhuǎn)遞等知識(shí)進(jìn)行宣傳，普及學(xué)生檔案知識(shí)，增強(qiáng)師生檔案意識(shí)，幫助更多師生了解檔案、重視檔案，關(guān)注檔案，參與檔案，切實(shí)發(fā)揮檔案“記錄歷史，服務(wù)師生”的重要作用。整合檔案資源，加強(qiáng)對(duì)館藏檔案資源系統(tǒng)整理、深度開發(fā)，通過推出電子讀物、圖書、檔案文獻(xiàn)等成果，編輯出版與高校歷史相關(guān)的研究成果，為群眾提供豐富多彩的檔案產(chǎn)品。檔案館工作人員要積極生動(dòng)地為師生講解檔案與每個(gè)人的關(guān)系，耐心解答同學(xué)們提出的相關(guān)問題，針對(duì)大家普遍關(guān)心的檔案填寫、轉(zhuǎn)遞和托管等問題，給予專業(yè)性的意見和建議。

2.3探索檔案開放和利用方式

檔案開放對(duì)檔案館的業(yè)務(wù)工作提出了許多新的要求，從而對(duì)檔案收集、鑒定、保管、檢索、數(shù)字化及上網(wǎng)工程的實(shí)施等產(chǎn)生了全面地推動(dòng)作用，以至于擴(kuò)展了開放檔案利用服務(wù)的方式，除了提供紙質(zhì)檔案閱覽的傳統(tǒng)方式之外，檔案館要開辟更多的途徑讓公民接觸檔案，制定并實(shí)施檔案管理系統(tǒng)與數(shù)字化校園的銜接方案，積極探索信息社會(huì)新型檔案載體歸檔辦法，創(chuàng)新機(jī)制，多途并舉，抓好存量和增量檔案數(shù)字化，積極穩(wěn)妥推進(jìn)數(shù)字化檔案館、室建設(shè)；廣泛發(fā)動(dòng)，加強(qiáng)檔案科研投入和實(shí)踐，切實(shí)實(shí)現(xiàn)科技興檔。深化檔案法制宣傳教育。樹立聲譽(yù)管理理念，打造檔案工作亮點(diǎn)線，扎實(shí)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)；伴隨檔案信息輸入、查找的全面數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，檔案室還計(jì)劃實(shí)施各類目錄信息、編研信息、照片檔案和具有重要價(jià)值的紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化，不斷提高檔案信息管理、開發(fā)和利用水平，拓展檔案工作社會(huì)化領(lǐng)域；積極主動(dòng)，打造檔案工作新亮點(diǎn)，努力將檔案館建設(shè)成為學(xué)校各類檔案資料保管、開發(fā)利用的中心，檔案信息服務(wù)中心，學(xué)校對(duì)外宣傳的重要窗口，成為愛國(guó)主義、愛校教育的重要基地，不斷提升服務(wù)水平和質(zhì)量，最大限度地滿足廣大師生及社會(huì)利用的各種需求。網(wǎng)站和數(shù)字檔案館成為檔案開放的又一窗口在網(wǎng)站上辦展覽、開放檔案目錄，建立各種專題數(shù)據(jù)庫(kù)，開通了部分開放檔案的全文檢索和閱覽服務(wù)，接受網(wǎng)上提交的查檔預(yù)約單等。這些頗具特色的開放方式使人們足不出戶，通過互聯(lián)網(wǎng)就能查到自己所需的檔案信息。

3、結(jié)語

檔案工作是高校的一項(xiàng)重要工作，是高校建設(shè)和發(fā)展的重要組成部分，高校要根據(jù)社會(huì)的要求，深化和加強(qiáng)高校檔案工作改革與規(guī)范化管理，提高檔案工作服務(wù)于高等教育與社會(huì)發(fā)展的能力和水平。（作者單位：西安文理學(xué)院綜合檔案室）

參考文獻(xiàn)：

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