信息安全背景下人力資源檔案的數(shù)字化管理

李媛

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理早已進(jìn)入了各行各業(yè)中，但隨著信息技術(shù)的不斷革新，在應(yīng)該用新技術(shù)的同時(shí)，其安全性也越來(lái)越受到社會(huì)的重視。而人力資源檔案，蘊(yùn)含了各企業(yè)、公司人才的詳細(xì)信息，是企業(yè)重要的資源，所以人力資源檔案在實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化數(shù)字管理的同時(shí)，還要保證其安全性，這方面則是HR的核心工作之一。

關(guān)鍵詞：信息安全；人力資源檔案；數(shù)字化管理

未來(lái)的社會(huì)發(fā)展將是信息技術(shù)的時(shí)代，其優(yōu)勢(shì)是快捷、便利、資源含量大、安全，人資資源檔案的數(shù)字化管理自然大大提高了HR的工作效率，但也因?yàn)槠浼夹g(shù)更新速度快，而導(dǎo)致存在不少安全隱患。同時(shí)人力資源檔案的數(shù)字化管理也是企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)，這樣更加凸顯了其信息安全的重要性。

一、人力資源檔案數(shù)字化管理的意義

首先，在人力資源檔案中涵蓋了企業(yè)內(nèi)全體職員薪資、業(yè)績(jī)、行為規(guī)范等重要個(gè)人信息資源，而其數(shù)字化管理是推進(jìn)企業(yè)科學(xué)經(jīng)營(yíng)和管理的第一步。其次，人力資源檔案數(shù)字化管理能相對(duì)過(guò)去以紙制品為檔案管理將更加安全有效的保。過(guò)去的紙質(zhì)檔案，由于自身較脆弱，在長(zhǎng)時(shí)間保存上存在很多問(wèn)題，并且因?yàn)闄n案過(guò)多容易造成難以整理，查找麻煩等現(xiàn)象。但利用數(shù)字化管理技術(shù)，人力資源檔案資料可以轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，保存將更加的安全，并且減少了存儲(chǔ)檔案所占用空間，便于整合以及查找，提高HR工作的效率。人力資源檔案資料數(shù)字化管理將令信息的存儲(chǔ)、查詢、整合建立在快速、高效、穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，使人力資源檔案管理更加的科學(xué)，也完全符合了社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，擁有查閱權(quán)限的管理者，查閱起來(lái)更加便捷，減少了查閱時(shí)間，并且避免了過(guò)去查閱檔案時(shí)出現(xiàn)損壞或遺失信息的情況。

二、人力資源檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題分析

目前很多企業(yè)人力資源檔案管理數(shù)字化存在著不少問(wèn)題：第一，以往的紙質(zhì)檔案過(guò)多難以快速的數(shù)字化。在國(guó)內(nèi)部分企事業(yè)雖然實(shí)現(xiàn)了務(wù)信息化和交流信息化，但以往的年代較久遠(yuǎn)的資料積累過(guò)多，這些數(shù)量巨大、繁雜的人力資源檔案直接影響了數(shù)字化整合的速度。第二，人力資源檔案資料的安全性問(wèn)題。由于所有人力資源檔案都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢，這樣就加大了被黑客或商業(yè)間諜攻擊、盜竊的幾率。很多企業(yè)在人力資源檔案實(shí)行數(shù)字化管理的同時(shí)，沒(méi)有意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)信息安全的重要性，導(dǎo)致黑客和商業(yè)間諜可以較輕松的偷竊公司的人事檔案信息。并且很多企業(yè)的人力資源工作者的警惕性也較松懈，對(duì)于賬戶、密碼設(shè)置的較隨意，提高了賬戶、密碼被盜和破解的幾率。

三、信息安全背景下人力資源檔案數(shù)字化管理的有效方式

第一，信息安全是人事檔案數(shù)字化管理是否有效的重要因素，所以首先，在保證信息安全的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)人力資源的專屬管理系統(tǒng)。管理平臺(tái)的建設(shè)可通過(guò)Web、內(nèi)部局域網(wǎng)，并且需要注意的是管理權(quán)限的設(shè)置，實(shí)現(xiàn)與企業(yè)財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)類似的數(shù)字化管理方式，以保證人事信息的安全性。并且還要相應(yīng)的建設(shè)人力資源數(shù)字化管理系統(tǒng)的防火墻，以抵御外部黑客的攻擊。在完善了人力資源管理系統(tǒng)后，更加可以利用其開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)招聘，這樣不但極大的提高了企業(yè)人才招聘的范圍，并且降低了人才招聘的成本，也提高了招聘時(shí)間的靈活性，為人才的儲(chǔ)備建立了良好的基礎(chǔ)。

第二，人才信息數(shù)據(jù)庫(kù)。現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)營(yíng)目標(biāo)不再單一的是利益，更加是培養(yǎng)人才的基地，所以準(zhǔn)確的對(duì)企業(yè)內(nèi)部人才進(jìn)行分析、培訓(xùn)和分配能夠極大的提高企業(yè)自身人力資源的有效利用率，降低人才流失和浪費(fèi)人力資源的現(xiàn)象。所以在人力資源檔案數(shù)字化管理中應(yīng)設(shè)置符合企業(yè)發(fā)展需求的人力資源整合、分析數(shù)據(jù)庫(kù)，將企業(yè)所有人員的信息全部輸入數(shù)據(jù)庫(kù)中。通過(guò)人資數(shù)據(jù)庫(kù)，可以根據(jù)企業(yè)所有職位員工的個(gè)人基本信息、以往工作情況等進(jìn)行分析，從而更加有效的分配企業(yè)職員，提高工作效率的同時(shí)，也為企業(yè)的職員規(guī)劃了更好的發(fā)展方向。

第三，建立考核信息管理模塊。職員的績(jī)效考核信息很大程度上直接說(shuō)明了職員的工作態(tài)度和效果，是企業(yè)管理者了解職員工作情況和企業(yè)運(yùn)營(yíng)情況的重要依據(jù)，并且還反映出了企業(yè)運(yùn)營(yíng)的執(zhí)行力和職員的合作能力。職員績(jī)效考核的數(shù)據(jù)信息也是企業(yè)采購(gòu)預(yù)算的依據(jù)之一，比如：一線生產(chǎn)職員的壞件率等數(shù)據(jù)，在反映了一線職員的技術(shù)水平的同時(shí)，也可以作為檢測(cè)原材料質(zhì)量的參考之一

第四，建立薪資管理模塊。很多企業(yè)的職員薪資待遇等情況是重要機(jī)密，因?yàn)檩^高的薪資待遇可以提高職員的工作效率和工作態(tài)度，增加職員的忠誠(chéng)度，減少人才的流失，而薪資信息的整合、分析也可以成為企業(yè)人力資源管理以及企業(yè)未來(lái)發(fā)展策略的重要參考依據(jù)，數(shù)字化管理的薪資信息能夠更為全面和準(zhǔn)確的分析這類龐大的信息資源。

四、人力資源檔案數(shù)字化管理需要注意的問(wèn)題

人力資源檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理固然有很多有利的地方，但也需要注意兩個(gè)方面。首先，人事職員要處理好檔案管理系統(tǒng)和檔案原件之間的聯(lián)系，即使人事信息全部轉(zhuǎn)為數(shù)字化，但人事檔案的原件仍然是企業(yè)的寶貴資源，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理并不表示可以輕視檔案原件，隨意處置或者丟棄檔案原件。企業(yè)還是需要妥善的保管和整理人力資源的原始檔案，并且在整理和保管的同時(shí)進(jìn)行分門(mén)別類，如：企業(yè)職員的入黨申請(qǐng)書(shū)、證明信件等重要資料，而且部分重要的原始檔案應(yīng)當(dāng)呈送相關(guān)的檔案室儲(chǔ)藏。第二，人力資源檔案數(shù)字化管理工作應(yīng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化管理工作是檔案信息長(zhǎng)久有效的重要前提，數(shù)字化管理并不是從紙質(zhì)到計(jì)算機(jī)的硬件變化，更是工作內(nèi)容和方式的進(jìn)步，不標(biāo)準(zhǔn)的管理工作，將直接降低人力資源檔案信息的有效價(jià)值，影響了企業(yè)信息化發(fā)展的腳步。因此，企業(yè)自身應(yīng)當(dāng)把研究國(guó)際人力資源檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)加入到未來(lái)發(fā)展的規(guī)劃中，令企業(yè)與國(guó)際接軌，可以及時(shí)的改進(jìn)和彌補(bǔ)自身人資檔案數(shù)字化管理的不足之處，這也是未來(lái)全球信息一體化發(fā)展的趨勢(shì)。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，信息化和數(shù)字化的管理，是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的必然方向，而由于國(guó)內(nèi)相關(guān)的技術(shù)起步較晚，在實(shí)現(xiàn)先進(jìn)的管理技術(shù)時(shí)，特別是當(dāng)出現(xiàn)新技術(shù)代替舊技術(shù)的情況時(shí)，自然會(huì)出現(xiàn)種種問(wèn)題，這就需要管理層和人事職員的不斷學(xué)習(xí)和改進(jìn)，以保證新技術(shù)的安全落實(shí)。

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