手把手教你做好工資表（上）

孫煒

薪酬管理，是人力資源管理工作中一個(gè)重要的操作環(huán)節(jié)。無論哪種類型的企業(yè)，每個(gè)月都會(huì)面臨工資核算的問題，那么HR應(yīng)該如何準(zhǔn)確高效地完成這項(xiàng)工作呢？況且，工資表的功能絕不僅僅是準(zhǔn)確地發(fā)放員工工資這么簡單，在我所倡導(dǎo)的模型技術(shù)體系中，這是一個(gè)很基本也很重要的數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)。如果未能正確認(rèn)識(shí)和解決這個(gè)問題，那么后續(xù)的薪酬管理、績效管理、預(yù)算管理都將受到很大的制約。

工資核算一般包含以下步驟：（1）確認(rèn)應(yīng)發(fā)工資人員名單；（2）確認(rèn)當(dāng)期每個(gè)員工工資構(gòu)成的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)（如：基本工資、崗位工資、技能工資、固定補(bǔ)貼等）；（3）導(dǎo)入考勤結(jié)果并以此為依據(jù)導(dǎo)入考勤補(bǔ)、扣款（如加班費(fèi)、各種請(qǐng)假扣款等）；（4）導(dǎo)入當(dāng)期浮動(dòng)工資結(jié)果（如：績效考核獎(jiǎng)金，計(jì)件、計(jì)時(shí)工資等）；（5）導(dǎo)入當(dāng)期臨時(shí)補(bǔ)、扣款（如行政獎(jiǎng)罰、臨時(shí)性扣款、補(bǔ)貼等信息）；（6）導(dǎo)入社保數(shù)據(jù)；（7）核算個(gè)稅；（8）計(jì)算應(yīng)發(fā)工資。

除此之外，有些企業(yè)還有更為個(gè)性化的處理（比如存在保底工資處理、入離職員工核算工資的特殊時(shí)間規(guī)定等等），但大體都具備以上過程，下面我們按照普遍存在的情況，分別來介紹一下模型技術(shù)體系中倡導(dǎo)的基本方法，如果您的企業(yè)還有更多特殊要求，那么只需借鑒本文介紹的一些方法即可。

我們先看第1個(gè)問題：怎樣才是“確認(rèn)當(dāng)期應(yīng)發(fā)工資人員名單”的合理方式。當(dāng)期應(yīng)發(fā)工資的員工基本上有三個(gè)類型：（1）正常在職的員工；（2）當(dāng)期入職的員工；（3）當(dāng)期離職的員工。無論你所在的企業(yè)是擁有管理軟件系統(tǒng)，還是用EXCEL表格自行建立員工電子檔案，作為一個(gè)制作工資表的HR，你應(yīng)該常態(tài)性地?fù)碛胁⒕S護(hù)一個(gè)員工信息管理數(shù)據(jù)庫，這個(gè)數(shù)據(jù)庫至少應(yīng)該由“員工個(gè)人信息”、“員工企業(yè)信息”、“員工異動(dòng)信息”三部分構(gòu)成，如下圖所示：

該部分?jǐn)?shù)據(jù)維護(hù)應(yīng)該遵循以下原則：

1.每一個(gè)員工具備唯一的企業(yè)編號(hào)（工號(hào)）。

2.新入職員工不重復(fù)使用之前已離職員工的工號(hào)。

3.離職員工信息不應(yīng)被刪除，只需填寫離職時(shí)間信息。

4.員工異動(dòng)必須填寫異動(dòng)性質(zhì)（大體包括轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、晉升、降職、參保等類型），必須注明異動(dòng)時(shí)間。

5.以上信息必須及時(shí)更新，以確保隨時(shí)能判斷篩選出最新的員工信息。

在這里需要特別說明的是，按以上的邏輯維護(hù)員工信息，不僅可以利用對(duì)應(yīng)的EXCEL技術(shù)迅速得出當(dāng)期應(yīng)發(fā)工資人員名單，還能隨時(shí)還原出以往任何一個(gè)月份的員工清單，對(duì)我們做人員編制分析、人力成本分析都具有很重要的作用。更為重要的是，我強(qiáng)烈建議人力資源部門能夠完全掌握這個(gè)數(shù)據(jù)的使用和控制權(quán)限，在一個(gè)企業(yè)內(nèi)，員工的標(biāo)準(zhǔn)信息，比如姓名、部門、職級(jí)、職務(wù)等，它們的準(zhǔn)確值、更新值都應(yīng)該來自人力資源部門，這樣就不會(huì)在數(shù)據(jù)傳輸過程中出現(xiàn)偏差，如姓名存在錯(cuò)別字，部門變化更新不及時(shí)等等問題，一旦出現(xiàn)，HR在處理各個(gè)部門匯總的數(shù)據(jù)時(shí)就會(huì)遇到麻煩。

當(dāng)獲得了準(zhǔn)確的當(dāng)期應(yīng)發(fā)工資人員名單以及最新的固定薪酬數(shù)據(jù)以后，我們要做的就是工資表的合成工作，這個(gè)過程如下圖所示：

如果落實(shí)到EXCEL表的具體操作中，各種支持文件的數(shù)據(jù)就進(jìn)入了具體的SHEET頁當(dāng)中。

以上是整個(gè)工資表制作的整體思路和框架，接下來重點(diǎn)介紹一下這個(gè)過程中的幾個(gè)重要問題。

分清工資合成表和工資報(bào)表

很多HR在做工資表的時(shí)候，習(xí)慣拿上個(gè)月的工資表做基礎(chǔ)，新增人員就在對(duì)應(yīng)部門區(qū)域內(nèi)插入數(shù)據(jù)，離職人員就直接在表中刪除，計(jì)算完畢之后，仍然就地調(diào)整格式，以便于打印，總之始終在一個(gè)頁面內(nèi)進(jìn)行各項(xiàng)操作，然而這并不是一個(gè)合理的做法。我們先要明確一個(gè)概念，實(shí)際上在具體操作中我們有三種表：數(shù)據(jù)源表、過渡表和報(bào)表。數(shù)據(jù)源表就是手動(dòng)錄入或從系統(tǒng)中導(dǎo)出的存放原始數(shù)據(jù)的表，比如考勤記錄、生產(chǎn)記錄等等；過渡表就是我們進(jìn)行計(jì)算的表，包含了公式、函數(shù)或其他運(yùn)算方法；而報(bào)表就是最終結(jié)果形成以后呈現(xiàn)給他人看的表。由此可知，工資合成表屬于過渡表，它的作用就是計(jì)算，而不是最終的報(bào)表，工資報(bào)表才是呈報(bào)的最終形式，它應(yīng)該來自于工資合成表，而它才應(yīng)該被美化和調(diào)整格式，在工資合成表中是不允許進(jìn)行插入、刪除這些動(dòng)作的。

充分理解工資表計(jì)算模板化的核心理念

在制作工資表的時(shí)候，我們應(yīng)該有模板化的概念，所謂模板化，就是已經(jīng)把各種數(shù)據(jù)之間的邏輯、引用、計(jì)算關(guān)系固化下來，當(dāng)數(shù)據(jù)發(fā)生變化的時(shí)候，只需要把數(shù)據(jù)重新復(fù)制粘貼到對(duì)應(yīng)位置，結(jié)果就會(huì)自動(dòng)更新。比如工資合成表就是一個(gè)自動(dòng)處理環(huán)節(jié)：應(yīng)發(fā)工資名單、固定薪酬數(shù)據(jù)都來自于員工信息管理表，浮動(dòng)工資來自于對(duì)應(yīng)的績效或獎(jiǎng)金表單；引用考勤結(jié)果數(shù)據(jù)后各種補(bǔ)貼、扣款的計(jì)算自動(dòng)完成；社保部分來自于社保結(jié)果表單；計(jì)算個(gè)稅的函數(shù)在合成表中已經(jīng)固化。具備了這樣一個(gè)理念，我們就可以設(shè)計(jì)出一個(gè)很高效的工資表計(jì)算工具。當(dāng)我們計(jì)算完畢之后，再把數(shù)據(jù)引用到工資報(bào)表中去，而工資報(bào)表是一個(gè)已經(jīng)美化完畢的、符合打印格式的表格，數(shù)據(jù)自動(dòng)導(dǎo)入后就可以非常方便地發(fā)布。從這個(gè)意義上說，工資合成表設(shè)計(jì)完成并經(jīng)過計(jì)算驗(yàn)證以后，它的準(zhǔn)確度是非常高的。所以，它是不應(yīng)該被手動(dòng)更改的。制作工資表的HR，把精力放在所有支持表單的審核上就可以了，這也就完成了模型技術(shù)所倡導(dǎo)的把計(jì)算交給電腦，把精力用于思考的高效工作模式。

工資表的設(shè)計(jì)問題

很多HR問我，工資表應(yīng)該怎樣設(shè)計(jì)，應(yīng)該設(shè)置哪些字段。如果你理解了我們?cè)诘谝粋€(gè)問題中提到的“工資合成表”與“工資報(bào)表”之間的關(guān)系之后，這個(gè)問題就很容易理解了。我們?cè)谟?jì)算工資的時(shí)候，也就是在工資合成表中應(yīng)該是全字段的，要把與工資相關(guān)的所有字段都包含進(jìn)去，比如部門歸屬、職級(jí)職務(wù)、基本薪酬、浮動(dòng)薪酬、社保個(gè)稅等等，而且這些數(shù)據(jù)絕不可以合并，盡量讓他們遵循最小顆?；瓌t，比如不要把工裝扣款與行政罰款加總后統(tǒng)計(jì)列支在“其他扣款”這個(gè)字段下，這種做法會(huì)嚴(yán)重影響今后的數(shù)據(jù)分析。在“工資合成表”中只要我們做到了全字段、最小顆粒化的原則，我們就可以在“工資報(bào)表”中根據(jù)上級(jí)或財(cái)務(wù)的需求合成報(bào)表。這個(gè)時(shí)候的匯總和簡化才是有必要的。

使用EXCEL制作工資表的技術(shù)問題

這可能是很多HR面臨的實(shí)際問題，原理搞清楚了，可是怎么實(shí)現(xiàn)呢？其實(shí)真正用到的函數(shù)無非是IF、VLOOKUP這些很基本的函數(shù)，只是在有的環(huán)節(jié)中需要構(gòu)思一些巧妙的方法，比如從員工信息表中篩選出當(dāng)期應(yīng)發(fā)員工名單的環(huán)節(jié)，就使用到了判斷、輔助列與VLOOKUP函數(shù)的結(jié)合使用，除此之外，合成表從支持表單中抓取數(shù)據(jù)，都是使用VLOOKUP，個(gè)稅的計(jì)算公式在網(wǎng)上非常輕松就可以搜索到，而更為詳細(xì)的內(nèi)容您可以從兩個(gè)渠道獲得：一是后續(xù)我會(huì)在EXCEL技術(shù)類文章中進(jìn)行說明；二是關(guān)注《人力資源》雜志后續(xù)推出的線上課堂，我會(huì)逐一給大家演示。 責(zé)編/寇斌

（未完待續(xù)）