基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論探索

朱菲菲

摘 要：以知識(shí)作為主要服務(wù)內(nèi)容是新時(shí)期下檔案管理的一大特色，對(duì)知識(shí)內(nèi)容的編碼手段是在知識(shí)服務(wù)的前提下進(jìn)行的重要理論創(chuàng)新，并且知識(shí)編碼是需要通過(guò)一定的外在形式來(lái)表現(xiàn)，以這樣的形式作為內(nèi)容的寄宿體以便人們好的進(jìn)行交流和分享。所以可以看出的是，知識(shí)編碼系統(tǒng)在檔案管理工作中占據(jù)重要地位。因此本文嘗試著從知識(shí)服務(wù)的角度來(lái)對(duì)基礎(chǔ)檔案管理模式進(jìn)行深層次的解析，并將其內(nèi)涵作為研究課題進(jìn)行深層次的闡述。

關(guān)鍵詞：知識(shí)服務(wù)；理論；檔案管理模式

檔案存放單位對(duì)當(dāng)前檔案管理模式提出了新的要求，即需要將現(xiàn)有單杠管理模式和知識(shí)服務(wù)想結(jié)合，并在這個(gè)過(guò)程中將檔案的存儲(chǔ)歸放系統(tǒng)化處理。然而，結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，我們發(fā)現(xiàn)對(duì)于一些性質(zhì)特殊的單位而言，檔案中的一些內(nèi)容可能涉及的方面較為敏感，這在無(wú)形當(dāng)中就加大了檔案管理的難度，所以這就要求相關(guān)單位必須改革當(dāng)前的檔案管理模式，積極引用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，并有效的將這項(xiàng)技術(shù)與當(dāng)前的管理制度相結(jié)合，并以先進(jìn)的管理理念作為支撐，讓管理體制在根本上有所革新。

一、當(dāng)前檔案管理模式的背景要求基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式發(fā)展

根據(jù)材料顯示，自從我國(guó)于上世紀(jì)末進(jìn)行市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)以來(lái)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)這一新的經(jīng)濟(jì)形式逐漸成為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的主要成分。進(jìn)入新世紀(jì)后，知識(shí)經(jīng)濟(jì)也逐漸成為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)最主要的表現(xiàn)形式，甚至在一定程度上，知識(shí)經(jīng)濟(jì)已經(jīng)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)力的一項(xiàng)重要表現(xiàn)指數(shù)。這是因?yàn)椋R(shí)經(jīng)濟(jì)是維持社會(huì)經(jīng)濟(jì)平穩(wěn)發(fā)展的“綠色動(dòng)力”。這種“綠色動(dòng)力”可以有效的整合現(xiàn)有資源，并加以高效率的應(yīng)用，這種高效率的運(yùn)用是科學(xué)管理的突出表現(xiàn)。除此之外，利用科學(xué)手段來(lái)進(jìn)行資源開發(fā)也是知識(shí)經(jīng)濟(jì)一大突出特點(diǎn)。那么這樣一個(gè)龐大的經(jīng)濟(jì)體系，它的投入成本也是非常龐大的，這種高投資表現(xiàn)的不是傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)中的高資本而是大量智力和知識(shí)能力的投入。世界的經(jīng)濟(jì)一體化實(shí)現(xiàn)也是維持知識(shí)經(jīng)濟(jì)持續(xù)增長(zhǎng)的重要原因。運(yùn)用知識(shí)對(duì)當(dāng)前問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出可行的方案是知識(shí)經(jīng)濟(jì)中主導(dǎo)的經(jīng)濟(jì)模式，這種模式中科學(xué)決策和民主決策是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的只要方向。以高新技術(shù)作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主要表現(xiàn)手段來(lái)促進(jìn)當(dāng)前社會(huì)的進(jìn)步是知識(shí)經(jīng)濟(jì)型社會(huì)的主要特點(diǎn)。所以可以預(yù)見的是，引用知識(shí)服務(wù)來(lái)管理檔案都是一些相關(guān)單位為了更好處理敏感檔案內(nèi)容而提出的一種可行性的方案。在一些特殊的機(jī)關(guān)單位，由于檔案的繁雜性和敏感性要求管理方“無(wú)人”操作。那么實(shí)質(zhì)上就是要求管理方要基于科學(xué)的管理模式以及先進(jìn)管理理念的支撐，將管理模式從根本上進(jìn)行改革?？梢韵胂蟮氖?，在以知識(shí)經(jīng)濟(jì)為主體的國(guó)民經(jīng)濟(jì)中，檔案管理已經(jīng)成為整個(gè)宏觀經(jīng)濟(jì)中最基礎(chǔ)的部分。依靠知識(shí)和科學(xué)技術(shù)為支撐的新興經(jīng)濟(jì)體是一切軟形態(tài)力量的集合體，其中知識(shí)經(jīng)濟(jì)的提出和普及，為政府機(jī)構(gòu)和大眾所承認(rèn)的趨勢(shì)必將成為其他形態(tài)發(fā)展的榜樣。

二、關(guān)于知識(shí)服務(wù)檔案管理的對(duì)應(yīng)具體內(nèi)容

正如上文所涉及到的，對(duì)檔案管理工作的重視應(yīng)當(dāng)成為一種常態(tài)化。檔案管理模式的正是含義就在于對(duì)管理模式的深刻透徹研究。上述的研究在現(xiàn)當(dāng)下的情況下就十分普遍了，在充分理解管理模塊的各個(gè)工作流程后，并果斷分析知識(shí)系統(tǒng)下檔案管理的本質(zhì)，其中的檔案編碼就可以理解為將用戶體驗(yàn)置于第一位的策略嘗試。這種表現(xiàn)的出發(fā)點(diǎn)就是將用戶的去求作為一切工作的根本。這在無(wú)形當(dāng)中就決定了檔案的重要性，實(shí)質(zhì)上，檔案就已經(jīng)成為了一項(xiàng)重要的個(gè)人資產(chǎn)。這樣的資產(chǎn)就需要我們將檔案視為一種重要的資產(chǎn)加以管理。而這種管理方式的優(yōu)點(diǎn)就在于，它是將檔案當(dāng)作一種資料進(jìn)行收集管理，這樣的管理方式相比傳統(tǒng)的管理方式：將檔案當(dāng)作資產(chǎn)進(jìn)行保存就顯得更為先進(jìn)。事實(shí)上，因?yàn)閷n案作為資料進(jìn)行整合在很大程度上就默認(rèn)了檔案的資源性。這樣的管理方式不僅為客戶提供了有效的服務(wù)，保證了單位的經(jīng)濟(jì)效益，還在一定程度上拓展了用人單位的社會(huì)脈搏性，便于單位更好的識(shí)人認(rèn)人，做到知人善任，保證人才的永續(xù)發(fā)展直至保證市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的長(zhǎng)足進(jìn)步。

三、檔案管理理念的創(chuàng)新

就當(dāng)前的檔案管理工作來(lái)看，傳統(tǒng)檔案管理是指上就是對(duì)歷史記錄的工作。而對(duì)于基于知識(shí)服務(wù)模式下的檔案工作管理是對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作的一次重要?jiǎng)?chuàng)新。這種創(chuàng)新是在保證存檔的用戶隱私不泄露的前提下，再根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)現(xiàn)存的檔案進(jìn)行靈活處理：對(duì)檔案的信息進(jìn)行分類，便于在特殊情況下的快速查找。同時(shí)利用科學(xué)的方案對(duì)檔案內(nèi)容展開進(jìn)一步分析更是創(chuàng)新方法的進(jìn)步，這種方式在一定程度上打破了傳統(tǒng)模式固有的形式，這對(duì)保證檔案的使用壽命，以及存儲(chǔ)文件的反復(fù)使用循環(huán)次數(shù)有很大的刺激作用。

除此之外，記錄的檔案中大多是相關(guān)企業(yè)的信息，在記錄的過(guò)程中首先就要保證不出錯(cuò)誤遺漏，對(duì)檔案的分析分類工作在貫徹過(guò)程中還要特別注意創(chuàng)新意識(shí)的注入。這種意識(shí)的培養(yǎng)應(yīng)當(dāng)貫徹在各個(gè)部門的管理中。各個(gè)部門的主體進(jìn)行功能意義上的劃分時(shí)，在注意內(nèi)容詳實(shí)的基礎(chǔ)上，還要保證部門工作效率的提高。

同樣的，在檔案后期工作中，知識(shí)服務(wù)的額外附加值也會(huì)得到明顯的提高保證。保證檔案管理工作技術(shù)水平提升的有效方法是對(duì)管理里中設(shè)計(jì)的工作方法和工作理念進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，，甚至可以考慮將知識(shí)服務(wù)體系融到管理檔案的工作中去。這一點(diǎn)如果在檔案管理工作中加以利用將在很大程度上保證檔案管理工作的有效進(jìn)行。對(duì)知識(shí)型的管理工作模式，也可以讓管理工作和其他業(yè)務(wù)進(jìn)行有效的對(duì)接，對(duì)整個(gè)檔案管理工作發(fā)揮指導(dǎo)以及支撐的作用。對(duì)知識(shí)型的檔案管理模式可以幫助用戶，按照用戶提出的相關(guān)的信息進(jìn)行服務(wù)。

隨著知識(shí)社會(huì)和信息社會(huì)的深層次發(fā)展，檔案作為一種新的社會(huì)型財(cái)富逐漸被人們所重視。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在國(guó)內(nèi)的快速發(fā)展，就是對(duì)基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理工作的硬性要求。即便大規(guī)模發(fā)展的道路上仍然會(huì)面臨很多問(wèn)題，出現(xiàn)很多狀況，但是這仍激勵(lì)著我們?nèi)ッ鎸?duì)，去解決。也只有真正將這一份工作提到議程上，并爭(zhēng)取到相關(guān)機(jī)構(gòu)的支持和認(rèn)識(shí)才能夠從根本上得到保證。相信在人們共同的努力下，現(xiàn)有的知識(shí)服務(wù)檔案管理模式終將走向體系化，也逐漸成為推進(jìn)社會(huì)的深層次發(fā)展，使社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的得到長(zhǎng)足的進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

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