關于網絡條件下虛擬檔案館的建設探究

韓繼霞

摘 要：計算機的應用或者說網絡時代的到來，為檔案工作及檔案館的建設提出了新的變革要求，帶來了許多新的變化，突出的表現(xiàn)就是虛擬檔案館的產生，如何建設虛擬檔案館本文對此進行研究和探索。

關鍵詞：網絡條件；虛擬檔案館；檔案館建設

一、網絡時代計算機技術對傳統(tǒng)檔案館的影響

檔案是的真實記錄，這是它的價值所在。它是客觀形成的。“今世賴之以知古，后世賴之以知今”。有專家指出，建立檔案是一特殊的任務。特別是對于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價值。那么管理人員怎么把檔案管理起來呢？計算機技術的應用需要一種適應其工作的環(huán)境，這種環(huán)境具有高度數(shù)字化和虛擬化的特點。它的廣泛應用，將不同的信息資源以其特定的方式存貯，這必將給檔案工作和檔案館帶來影響。

（一）檔案術語內涵和外延的變化

傳統(tǒng)的檔案（理論指出）指記載人類社會活動的各種載體，檔案文件體現(xiàn)著知識性與物質性的完整統(tǒng)一，是實態(tài)文件，其載體形式有棕櫚葉、簡牘、紙張、膠片等，而隨著計算機網絡技術的啟用，辦公系統(tǒng)自動化發(fā)展，能被計算機識別處理，存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳遞的代碼序列——電子大量文件涌現(xiàn)，由此而產生電子檔案這一概念。電子文件具有依賴性，雖然它現(xiàn)在還離不開磁盤、光盤等存儲介質，但我們可以前瞻性地認識到，當計算機網絡技術可臻完善時，這種原始記錄將會脫離這種介質。

（二）檔萊館館藏的變化

網絡時代電子文件的大量涌現(xiàn)，使得傳統(tǒng)的醫(yī)院館藏內容正由以前的傳統(tǒng)檔案向以傳統(tǒng)檔案為主電子檔案并存的方向發(fā)展。這是網絡信息時代檔案工作發(fā)展的客觀需要。而且事實上無論從國外還是國內來看，一些檔案館都已經開始接受一些電子檔案入館。

（三）對檔案館形態(tài)的影響

電子文件的產生，必然要有其區(qū)別于紙質等傳統(tǒng)檔案的歸檔方式，由于電子文件的信息都是以數(shù)碼方式存在，因此不再具有傳統(tǒng)意義上的原始性。我們現(xiàn)在看到的是在計算機和網絡技術日漸成熟時，電子文件將以數(shù)據(jù)的方式在網絡中傳遞、歸檔、這時檔案館藏將變?yōu)椤疤摂M館藏”，而檔案館也將成為“虛擬檔案館”。而目前，我們在積極發(fā)展邁進的是“物理實體檔案館+虛擬檔案館”，這就與傳統(tǒng)檔案館構成了檔案館形態(tài)的發(fā)展過程。

二、虛擬檔案館呼之欲出

（一）虛擬技術與虛擬檔案館

虛擬技術，也稱虛擬現(xiàn)實技術，虛擬檔案館是虛擬技術與網絡技術的結合，筒言之，它是通過網絡技術和特定軟件，將時空舊分散的檔案館、室連結一體，使之成為一個有機的信息系統(tǒng)，對每個用戶窗口而言，該系統(tǒng)就相當于信息量巨大，使用方便的單個檔案館，而渾然不覺原本存在的時空障礙。現(xiàn)實的分隔被虛擬的單一所替代。與其說虛擬檔案館是一種檔案館形態(tài)，不如說它是一種信息環(huán)境。

（二）建設虛擬檔案館的原因

1.現(xiàn)代社會中形成的大量的電子文件使用權得傳統(tǒng)模式下的館藏無法承載。

2.伴隨著計算機網絡的發(fā)展，許多機構間的交流更多地通過電子化來實現(xiàn)，這具有速度快，簡便的優(yōu)點。

3.有利于利用者跨部門、跨地區(qū)、跨國家地共享信息資源。

4.國家信息化政策為其提供客觀保證。

5.國家通訊網絡建設及迅速增長的互聯(lián)網用戶為其奠定了網絡基礎和用戶基礎。

6.各級各類檔案館的現(xiàn)代化建設成就為其奠定了現(xiàn)實基礎。

（三）當前條件下虛擬檔案館與傳統(tǒng)檔案館的關系。

1.傳統(tǒng)檔案館及其館藏檔案文件是虛擬檔案館形成的基礎。虛擬檔案館作為一種信息環(huán)境，離不開各個具體的傳統(tǒng)檔案館的支持。虛擬檔案館的形成有三個要素：用戶、檔案信息資源和通訊網絡。目前，虛擬檔案館還不可能完全包容全部檔案信息資源，要把傳統(tǒng)的檔案館館藏全部轉換為全文數(shù)據(jù)庫后上網，不可能在短期內完全實現(xiàn)這種轉換。因此，傳統(tǒng)檔案館仍然要做好檔案文件實體的管理與提供工作。

2.虛擬檔案館的出現(xiàn)有特殊要求。要求傳統(tǒng)檔案館自覺主動地將自己納入地區(qū)、專業(yè)、全國甚至全球的檔案信息網絡中，使各傳統(tǒng)檔案館上網的檔案信息資源各具特色，互不重復，走專業(yè)化、特色化、地區(qū)化的道路。

3.虛擬檔案館環(huán)境也為傳統(tǒng)檔案館提供了新的管理和服務機制。傳統(tǒng)檔案館是一種實體化，過程化和機構化的系統(tǒng)體制，以用戶需求為中心而組織的虛擬檔案館藏和虛擬檔案信息系統(tǒng)，打破了傳統(tǒng)檔案館及其館藏的物理界限，使檔案館成為在網絡上能夠靈活方便地搜尋，選擇，聯(lián)結檔案信息資源的動態(tài)信息系統(tǒng)。

總之，傳統(tǒng)檔案館和虛擬檔案館現(xiàn)階段二者不是完全替代關系，而且相互依賴，相互促進的關系。沒有傳統(tǒng)檔案館虛擬檔案館將成為無水之源；反之，如果沒有虛擬檔案館提供的信息環(huán)境，傳統(tǒng)檔案也就不能突破原有工作的局限而進一步發(fā)展。

三、一些應注意的問題

（一）虛擬檔案館的建設是一個長期目標，醫(yī)院管理人員要把它作為檔案界一項重大的工程來抓，進行統(tǒng)籌規(guī)劃。

（二）要根據(jù)虛擬檔案館的特點，制定一套相關的法律規(guī)范來明確檔案館的監(jiān)督指導職能及權限，保障檔案形成者及公民的合法權。

（三）加大對計算機網絡技術的吸收，改進和創(chuàng)新力度，不斷完善電子檔案原始性真實性保障體系。

（四）加強對檔案館工作人員的業(yè)務培訓，拓展他們的知識面，培養(yǎng)更高業(yè)務素質的網絡和檔案信息更復合人才。