Word郵件合并應(yīng)用淺析

劉凌飛

摘要：郵件合并是Office軟件中的一項(xiàng)高級應(yīng)用功能，Word中的郵件合并功能已經(jīng)廣泛應(yīng)用，例如批量打印信封，獲獎(jiǎng)證書、考試準(zhǔn)考證、學(xué)生錄取通知書、學(xué)生考試成績單、個(gè)人簡歷等等。Excel數(shù)據(jù)表信息批量合并則剛好使用了郵件合并功能。文章以學(xué)校日常工作中常遇到的問題為例，深入闡述了如何運(yùn)用Word軟件中的郵件合并功能進(jìn)行文件大批量生成的方法及其使用步驟。

關(guān)鍵詞：Word2003；郵件合并；數(shù)據(jù)源；插入域；批量

眾所周知，在學(xué)校的日常工作中，學(xué)校工作人員經(jīng)常會遇到類似問題：通過郵遞的方式寄回。而打印的文件雖然數(shù)據(jù)有所變化，但是主體內(nèi)容是大致類似的，工作人員在完成格式基本相同，數(shù)據(jù)有所變化的文件任務(wù)時(shí)，剛好可以使用上Word軟件中的常見操作功能一一郵件合并。該功能操作簡潔明了，可同時(shí)滿足各種功能需要客戶的主體需求，具備多格式打印等諸多功能。本文即以學(xué)校期末考試中學(xué)生學(xué)習(xí)成績通知單的制作為例，以Word2003軟件為模板，分步驟闡述如何合理運(yùn)用郵件合并功能。

1創(chuàng)建學(xué)生考試成績數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源是一個(gè)我們事前要準(zhǔn)備好的文件，其中包含了合并文檔的各基本數(shù)據(jù)。以某學(xué)校期末考試成績數(shù)據(jù)系統(tǒng)為例，導(dǎo)出后它是一個(gè)Excel文件，可以看做是二維數(shù)據(jù)表格，每一列對應(yīng)一類數(shù)據(jù)信息，在郵件合并中稱為合并域，如成績表中的學(xué)生姓名，各門課程成績，總分等等。我們可以通過教務(wù)考試系統(tǒng)導(dǎo)出某班級學(xué)生成績表作為數(shù)據(jù)源（化工104-1成績表.xls）。如圖1所示，化工104-1班成績表部分截圖。

2建立需要合并的主文檔

在Word2003中新建空白文檔，按照需要建立一個(gè)學(xué)生成績單的表格。使用者首先應(yīng)建立完善包含學(xué)生成績單中的學(xué)科名稱、任課教師姓名等在內(nèi)的不變部分的文件內(nèi)容（又稱主文檔）。然后，使用者可根據(jù)實(shí)際情況，建立學(xué)生成績單的表格，預(yù)留合適位置來顯示合并后填充的數(shù)據(jù)。如建立學(xué)生成績單word文檔截圖，如圖2所示。

3實(shí)現(xiàn)郵件合并功能，將數(shù)據(jù)源合并到主文檔中

在完成創(chuàng)建數(shù)據(jù)源和建立主文檔等步驟后，使用者應(yīng)開始運(yùn)用Office軟件中的郵件合并功能，將所需的數(shù)據(jù)源文件導(dǎo)入至創(chuàng)建的主文檔中，從而得到滿足使用者要求的文件。由上可知，數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)直接決定了合并之后的文檔的分?jǐn)?shù)多少。

操作者在完成本步驟時(shí)，可按以下操作流程順序操作：第一，選擇所需文檔的類型，使用Word2003軟件中的

“信函”文檔并點(diǎn)擊“下一步：正在啟動文檔”按鈕。第二，由于主文檔已經(jīng)打開，選擇“使用當(dāng)前文檔”按鈕，進(jìn)入下一步。第三，找到數(shù)據(jù)源，選擇收件人。我們使用的是現(xiàn)成的數(shù)據(jù)表，選擇“使用現(xiàn)有列表”，并點(diǎn)擊下方的“瀏覽”按鈕，選擇數(shù)據(jù)表所在位置（提前準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)源文件：化工104-1.xls）并將其打開，完成之后進(jìn)入下一步。第四，撰寫信函，這是整個(gè)操作流程中最重要的一個(gè)步驟，此時(shí)，向?qū)蝿?wù)窗格上的顯示內(nèi)容主要包含以下四部分，即“電子郵政”“問候語”“地址塊”和“其他項(xiàng)目”。使用者應(yīng)選擇主文檔中需被插入數(shù)據(jù)的部分，單擊向?qū)蝿?wù)窗格的“其他項(xiàng)目”按鈕，在“插入合并域”對話框中，選擇“姓名”字段，并將其“插入”至所需位置。以此類推，使用者也可將“學(xué)科”字段按類似方法“插入”至所需位置。如圖3所示為引用字段。第五，預(yù)覽信函。在完成以上四個(gè)步驟后，操作者即可看到一份完整的成績單，使用合并功能后，點(diǎn)擊“編輯個(gè)人信函”按鈕即可將以上信函合并至所需的文檔中去。此外，操作者還可根據(jù)實(shí)際需要的不同選擇所需合并的文檔的記錄。如圖4所示為最終的學(xué)生各科成績單。

4結(jié)語

綜上所述，word文檔中的郵件合并功能在需要批量生成打印表等日常工作中具有顯著的作用。在學(xué)校的日常工作中，對記錄學(xué)生各類獲獎(jiǎng)證書、考試準(zhǔn)考證、學(xué)生考試成績單、學(xué)生個(gè)人簡歷、期末考試成績家長通知書等各項(xiàng)活動數(shù)據(jù)時(shí)具有廣泛的應(yīng)用。操作者如果能正確的按照創(chuàng)建數(shù)據(jù)源、建立主文檔和實(shí)現(xiàn)郵件合并功能等步驟，將可極大的提供工作效率，從而減少工作量。