淺議信息化項目采購中的注意事項

黃鶴

摘要：信息化項目的采購中需要注意的事情很多，比如前期的需求分析，參數(shù)設(shè)定，合同規(guī)范等都是需要特別注意的地方。文章從信息化項目采購過程中的注意事項進行初步探索，進而能在以后的信息化采購中作為參考。

關(guān)鍵詞：信息化；采購

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的單位參與到了信息化建設(shè)的進程中。比如大多數(shù)單位使用的辦公自動化系統(tǒng)，電子公文、網(wǎng)上業(yè)務(wù)申報等都是近年來運行比較穩(wěn)定的信息化項目。通過這些信息服務(wù)項目開展，可以有效的提高工作效率，服務(wù)群眾。然而，如何進一步提高信息化服務(wù)水平，采購好信息化項目便成了一個值得關(guān)注的話題。文章所討論的采購是公開招投標(biāo)采購。文章所稱信化項目是指以計算機技術(shù)、通信技術(shù)或其他現(xiàn)代信息技術(shù)為主要手段的公共信息基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用軟件開發(fā)、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、信息網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)和信息資源開發(fā)等新建、擴建或改建的工程項目，同時包括支持信息化項目建設(shè)的配套服務(wù)。

1信息化項目采購原則

采購要秉著公開、公正、合理、合法、高效、透明的原則進行的。公開，就是采購的項目要求全國范圍內(nèi)公開；公平，就是具有獨立承擔(dān)民事責(zé)任能力的，符合采購文件中的項目實施能力條件的供應(yīng)商一律平等，均可參與到信息化項目的投標(biāo)工作中，不存在排他性、地域歧視性的限制；合理，就是采購的項目具體規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、要求要合理，采購的具體參數(shù)要；合法，就是所有的采購環(huán)節(jié)都要合乎法律的規(guī)定。高效，要求整個采購過程時效性強，效率高；透明，要求采購的所有環(huán)節(jié)都是公開的，無隱藏的。然而，信息化項目的工期一般比較長，比如前期需求調(diào)研階段就需要花費一定的時間，而且實施后服務(wù)的比較重要，除了要堅持以上所述的原則外，還要堅持以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展的原則。以需求為導(dǎo)向就要求結(jié)合本單位實際情況，綜合考慮本單位信息化建設(shè)的計劃安排，嚴(yán)格落實信息化項目的需求分析。以應(yīng)用促發(fā)展就是要求信息化項目的采購不能僅僅為了采購任務(wù)的完成，而要具體做好項目采購后的后續(xù)促進發(fā)展。項目采購、實施結(jié)束后，除了能更便捷的服務(wù)群眾，提高工作效率外，還能為以后的進一步改革提供參考依據(jù)，促進信息化的發(fā)展有序進行。

2信息化采購流程

信息化項目采購前提是先申請采購，然后審批通過該項目立項后，開始需求分析，統(tǒng)計調(diào)研，得出項目可行性方案或報告，然后按照客觀公正的原則進行項目采購資金的預(yù)算，進行資金預(yù)算的申報，預(yù)算審議通過后，開始信息化項目采購工作。項目參數(shù)文件確定后，然后公開招標(biāo)。確定成交單位后，公開公示，然后簽訂采購合同，備案結(jié)束后，開始信息化項目的實施。采購流程中的每一步都要認真細致，精益求精，同時要把采購的整個過程放在一個公開透明的環(huán)境中運行。

3信息化項目采購中的注意事項

3.1明確落實需求分析，做好信息化采購的前期調(diào)研

信息化項目的采購?fù)呛碗娮有畔⒓夹g(shù)分不開的，需要首先做好本單位的實際需求分析，結(jié)合本單位的年度計劃和工作進程及后續(xù)工作進行落實。結(jié)合項目采購后的信息化服務(wù)對象、服務(wù)方式等因素進行一一落實。同時要把各種不可估計的因素，比如政策變動等因素都提前考慮到位，做到預(yù)防在先，寧可把不可避免的因素多考慮一些，更周全一些，也不能遺漏任何一個可能發(fā)生的因素。因為，信息化項目需求分析中的一個微小的遺漏將會導(dǎo)致后續(xù)的項目實施進行大面積的調(diào)整、修改工作，嚴(yán)重的還會帶來采購資金的浪費，項目的重復(fù)采購等問題的發(fā)生。因此要明確落實需求分析，做好信息化項目采購的前期調(diào)研工作，有條理、有節(jié)奏的進行落實。

3.2嚴(yán)格確定采購參數(shù)，做好采購信息的公開公正

參與投標(biāo)的各供應(yīng)商都是根據(jù)公開的項目采購信息進行投標(biāo)的，同時，中標(biāo)單位也是根據(jù)采購文件中的各項規(guī)定進行項目實施的，因此采購信息參數(shù)的確定尤為重要，在遵守國家采購法的各項規(guī)定之外，既要做到公開、公正、合理、合法，又要做到嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)格、嚴(yán)密，切實符合采購單位的實際要求。嚴(yán)謹(jǐn)就是要求進行參數(shù)文件確定時，不能有絲毫的差錯。嚴(yán)格就是要根據(jù)實際的需求進行參數(shù)范圍的確定。嚴(yán)密就是采購的參數(shù)文件在尚未公開之前要做好保密工作。所以，要根據(jù)需求分析落實具體要求，逐步落實需要采購的信息化項目的具體參數(shù)，界定項目的實施范圍、實施周期、實施要求。這些都是項目實施前，需要進行的項目設(shè)計、計劃、實施和評價驗收的依據(jù)。同時，采購參數(shù)的明確，也是以后的評標(biāo)過程中關(guān)于供應(yīng)商的資格性檢查的依據(jù)之一。因為采購項目評標(biāo)過程中，首先就是要依據(jù)法律法規(guī)和采購文件，對供應(yīng)商投標(biāo)文件中的各資格證明進行審查。因此，采購參數(shù)的確定不僅僅關(guān)系到采購單位的實際應(yīng)用，也會關(guān)系到供應(yīng)商的投標(biāo)。因此，要嚴(yán)格確定采購參數(shù)，保證采購過程公正公開。信息化項目的開展往往能給單位帶來效率的提高，能夠給單位信息化建設(shè)起到促進作用的，然而，信息化項目的興起也會帶來一些隱藏的風(fēng)險，比如對環(huán)境的影響等，這就要求我們在確定信息化項目的采購參數(shù)時，要多留心，多學(xué)習(xí)最新采購政策，比如，電子信息產(chǎn)品污染控制管理辦法的實施，就要求我們在采購電子信息產(chǎn)品時，要采用環(huán)保的，綠色的、對環(huán)境污染少的電子產(chǎn)品。供應(yīng)商提供的產(chǎn)品應(yīng)符合國家關(guān)于電子信息產(chǎn)品控制管理辦法的要求。因此，信息化采購參數(shù)的設(shè)定中就要加上這一約束條件。

3.3加強規(guī)范合同條例約束，促進信息化項目穩(wěn)步開展

信息化采購的中標(biāo)單位確定之后，公開公示結(jié)束后，就要開始簽訂合同階段。合同的簽訂雖然比較簡單，但是，合同條文的規(guī)范比較重要。合同具有法律約束作用，同時也有督促推進作用，比如項目的工期安排，合同中標(biāo)注的清楚，就有利于在項目的實施階段做好監(jiān)督。因此，在項目實施階段，采購單位不能放松思想，要繼續(xù)關(guān)注采購合同的約束推進作用。根據(jù)項目的逐步展開，根據(jù)采購文件和合同的規(guī)范作用，督促、監(jiān)督項目中標(biāo)單位按照參數(shù)要求嚴(yán)格實施。合同不僅僅是約束供應(yīng)商，也是采購單位繼續(xù)開展信息化項目的重要參考文件，同時，有利于采購方時時參與到項目的每一個進程中，有利于項目的順利開展和后期的驗收工作。同樣，關(guān)于款項的支付，比如分批支付方式，也是近年來很多采購單位采用的支付方式，因為信息化項目的運行周期比較長，根據(jù)采購要求落實到位后，還會有一些不可避免的事情發(fā)生，比如系統(tǒng)漏洞這些問題往往不是在項目結(jié)束時候出現(xiàn)的，經(jīng)常是運行一段時間后發(fā)生，這就需要再次聯(lián)系供應(yīng)商進行調(diào)整完善?；蛘撸椖拷Y(jié)束之后又有國家新的政策發(fā)布，就需要立即進行修改相應(yīng)的信息化項目以適應(yīng)政策的要求，這就不能根據(jù)項目工期的結(jié)束，進行全部支付。這就需要在采購文件和合同中明確支付方式，支付時間，比如在工期驗收結(jié)束后，預(yù)留5%-10%的尾款，在驗收結(jié)束一年后，項目無異常后全部支付結(jié)束。這樣，可以有效的保障項目的后續(xù)工作。同樣，關(guān)于合同中的附件也是需要關(guān)注的，比如，原廠授權(quán)服務(wù)，原廠維保證明等，因為合同的生效日期往往和這些信息化維保服務(wù)的生效日期是一致的，這些重要信息都要在合同的附件中明確列出來。項目簽訂采購合同時，要根據(jù)采購文件的要求，督查供應(yīng)商提供的各項出廠證明，維保證明，合格證等證明材料。

3.4綜合管理項目采購文件，做好采購材料歸檔工作

信息化項目的公開采購是要經(jīng)得起審查、復(fù)查、審計的。因此，保留采購過程中的各項材料是信息化項目的采購過程中需要注意的事項，除了簽訂的合同需要按照規(guī)范的流程和健全的檔案管理機制進行歸檔整理外，信息化項目的采購過程中也會產(chǎn)生不同的資料，比如項目采購申請單，預(yù)算審批批文，信息化項目需求參數(shù)，信息化項目可行性研究報告、招標(biāo)公告文件，中標(biāo)單位公示文件、項目實施方案、驗收報告等重要信息，這些都是需要做好歸檔工作的。信息化項目建設(shè)是一個長期的過程，這就需要在項目實施前建立一個項目運行維保機制，在項目的實施過程中會要不時的根據(jù)采購中的文件資料進行對照，復(fù)審，防止實施過程中出現(xiàn)偏離，同樣，在項目實施結(jié)束后，關(guān)于維保的問題，都需要參考采購中的文件。除此之外，采購的信息化項目還會有以后的審計、風(fēng)險評估，效益分析等事項，這些都需要參考采購中相關(guān)資料。因此，在信息化項目的采購中，要綜合管理采購相關(guān)文件，認真細致的保留好相關(guān)的文件資料，以備隨時查看。所以，項目簽訂采購合同后，要根據(jù)采購文件的要求，督查供應(yīng)商提供的各項出廠證明，維保證明，合格證等證明材料，這些是合同中需要關(guān)注的重要附件。

4結(jié)語

信息化項目的采購是一個看似簡單，實則是一個規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪^程，需要持著認真負責(zé)的態(tài)度，秉著公開公正的原則，做好前期項目調(diào)研，明確落實項目需求分析，密切關(guān)注政府相關(guān)政策、法律條文，嚴(yán)格確定采購參數(shù)，同時，加強合同規(guī)范約束作用，綜合管理項目采購文件，做好采購材料歸檔整理，這樣，就能夠有效的進行信息化項目的合理展開，有序運行。