新時(shí)期辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能分析設(shè)計(jì)

金進(jìn)

摘要：數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展促進(jìn)了辦公自動(dòng)化普及和推廣，許多企事業(yè)單位已經(jīng)開發(fā)了辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，其可以有效滿足企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)、日常辦公需求，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的電子化、信息化和自動(dòng)化，創(chuàng)造了一個(gè)高效率的集成辦公環(huán)境，可以大大地提升企事業(yè)單位的信息化水平，具有重要的作用。文章重點(diǎn)介紹了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要功能，詳細(xì)地分析了工作流技術(shù)的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；公文管理；郵件管理；工作流

1引言

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)的快速發(fā)展和改進(jìn)，有力地促進(jìn)了辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的拓展，其已經(jīng)在電子政務(wù)、電子商務(wù)、通信運(yùn)營(yíng)、金融證券等行業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用。辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)又叫OA系統(tǒng)，該系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)概念，其伴隨著通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，OA系統(tǒng)已經(jīng)開發(fā)了更多的功能，充實(shí)了系統(tǒng)。隨著新時(shí)期的到來，信息化已經(jīng)成為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的主要?jiǎng)恿?，辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)結(jié)合了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)而發(fā)生了非常大的變化。辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)不但在技術(shù)上進(jìn)行了變革，而且引入了更新的管理理念和管理思想，其面對(duì)復(fù)雜易變的外部環(huán)境時(shí)，打破了傳統(tǒng)的、嚴(yán)格的部門分工，使企業(yè)在飛速發(fā)展的過程中表現(xiàn)的跨區(qū)域、多項(xiàng)目以及集團(tuán)化的發(fā)展受到地域、時(shí)間以及部門間的制約帶的信息性孤島得以打破，提高了企業(yè)整體的前進(jìn)速度與整體的競(jìng)爭(zhēng)力。

2辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能分析

辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)在不同的企業(yè)擁有不同的功能，其可以根據(jù)企業(yè)的具體工作事務(wù)進(jìn)行修改，但公文管理、工作管理、郵件管理和綜合事務(wù)管理是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的通用功能。

（1）工作管理。工作管理可以根據(jù)員工自身的辦公情況，為員工設(shè)計(jì)一種協(xié)同、共享、自動(dòng)和流程的功能，可以方便員工工作。常見的工作管理系統(tǒng)包含代辦事務(wù)管理、工作進(jìn)程跟蹤管理、流程傳閱管理、績(jī)效考核管理等功能。

（2）綜合事務(wù)管理。綜合事務(wù)管理可以讓員工更好地管理公司的綜合事務(wù)、公共事務(wù)，比如可以實(shí)現(xiàn)公司的合同管理、用車管理等，確保公司高效化運(yùn)轉(zhuǎn)。具體的，綜合事務(wù)管理的關(guān)鍵功能分別是請(qǐng)假管理功能、合同會(huì)簽管理功能、用車管理功能、內(nèi)部人事審批管理功能、內(nèi)部審批管理功能等五個(gè)重要方面，以便幫助用戶實(shí)現(xiàn)綜合業(yè)務(wù)處理。

（3）公文管理。公文管理可以有效地幫助企業(yè)規(guī)范公文收發(fā)管理流程，并且可以有效地保管曾經(jīng)發(fā)送的公文，能夠提高公文業(yè)務(wù)管理的智能化、流程化和自動(dòng)化，可以非常方便地管理公文信息。公文管理子系統(tǒng)的主要功能包括發(fā)文管理、收文管理、轉(zhuǎn)發(fā)間管理等3個(gè)關(guān)鍵功能模塊。

（4）電子郵件管理。電子郵件管理可以有效地幫助企業(yè)員工管理相關(guān)的郵件信息，主要功能包括新建郵件、收件箱管理和垃圾箱管理等主要功能。

（5）新聞信息資源管理。新聞信息資源管理可以有效地幫助企業(yè)員工管理相關(guān)的新聞數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)新聞信息資源的共享，以便能夠提高企業(yè)新聞資源管理的信息化水平。具體的，新聞信息資源模塊主要功能包括新聞信息發(fā)布管理、新聞資源中心管理和新聞傳閱專區(qū)管理等主要功能。

3工作流技術(shù)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

工作流技術(shù)已經(jīng)在很多業(yè)務(wù)流程管理中得到了大量運(yùn)用和實(shí)踐，目前較為主流的工作流技術(shù)包括產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理技術(shù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)、企業(yè)資源計(jì)劃技術(shù)、業(yè)務(wù)流程建模與分析技術(shù)。工作流管理系統(tǒng)是一種在工作流邏輯帶動(dòng)下，經(jīng)過軟件的運(yùn)行來完成定義、管理和執(zhí)行的任務(wù)流程。通常情況下，工作流管理系統(tǒng)由兩個(gè)非常重要的組件組合而成，分別是工作流執(zhí)行部分和工作流建模部分。工作流建模組件可以為工作流建模人員提供一個(gè)非常理想的建模環(huán)境，在這個(gè)環(huán)境中用戶可以定義、分析、管理相關(guān)的工作流模型；工作流執(zhí)行組件可以為用戶提供一個(gè)創(chuàng)建、執(zhí)行和管理工作流的運(yùn)行環(huán)境，在工作流執(zhí)行過程中，工作流執(zhí)行組件可以為用戶或者外部用戶，從而完成一個(gè)工作流執(zhí)行的流程。除此之外，工作流管理系統(tǒng)還能提供一些實(shí)例監(jiān)控和跟蹤系統(tǒng)。目前，工作流在辦公自動(dòng)化管理過程中，可以采用的子系統(tǒng)包括以下幾個(gè)方面：

（1）電子郵件應(yīng)用：電子郵件可以為同一個(gè)團(tuán)隊(duì)以及不同團(tuán)隊(duì)之間提供一個(gè)發(fā)布信息和信息傳遞的功能。工作流技術(shù)可以在電子郵件系統(tǒng)中增加不同的路徑指令，這些命令可以明確郵件接受者的次序，工作流管理系統(tǒng)中的Lotus Notes功能實(shí)現(xiàn)了可移植l生強(qiáng)、可變形較高的電子郵件管理機(jī)制。

（2）群件管理應(yīng)用：群件管理可以采用工作流技術(shù)，以便能夠提高群件中各個(gè)成員的通信能力，實(shí)現(xiàn)日志存取、計(jì)劃協(xié)調(diào)、公告流轉(zhuǎn)等高效運(yùn)行，進(jìn)一步改善辦公自動(dòng)化水平。

（3）文檔管理系統(tǒng)：文檔管理系統(tǒng)可以通過使用工作流方法來管理整個(gè)使用周期的電子文書檔案，以便建立修改傳遞存檔，提供用戶查詢檢索催辦和銷毀等技術(shù)。

（4）業(yè)務(wù)處理工程：業(yè)務(wù)處理工程可以用來管理企業(yè)的核心業(yè)務(wù)功能，對(duì)其進(jìn)行分析、建模和重定義，保證業(yè)務(wù)處理工程進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)支持，業(yè)務(wù)處理工程還可以支持結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)的擴(kuò)容升級(jí)性能。

（5）基于事務(wù)的應(yīng)用流程：基于事務(wù)的應(yīng)用流程可以使用工作流控制相關(guān)的工作處理次序，也就是在合適的時(shí)間點(diǎn)啟動(dòng)相關(guān)的業(yè)務(wù)處理過程。

4辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

4.1系統(tǒng)整體功能架構(gòu)設(shè)計(jì)

辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)整體功能架構(gòu)設(shè)計(jì)過程中，通常采用2種架構(gòu)模式，分布式C/S體系架構(gòu)和B/S架構(gòu)。C/S體系架構(gòu)是一種常用的軟件體系架構(gòu)，在該架構(gòu)中，服務(wù)器是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)的核心，客戶端是網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)條件和前提，客戶端可以依賴服務(wù)器獲取網(wǎng)絡(luò)需要的資源和數(shù)據(jù)。目前，許多眾多用戶使用的計(jì)算機(jī)硬件配置的非常強(qiáng)大，可以有效的幫助服務(wù)器處理邏輯業(yè)務(wù)，其可以幫助用戶解決服務(wù)器的壓力，降低服務(wù)器系統(tǒng)的通信需求，降低系統(tǒng)的開銷要求。

B/S體系架構(gòu)與C/S架構(gòu)不同，其不需要安裝一個(gè)客戶端軟件，用戶登錄瀏覽器，通過輸入辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)地址，點(diǎn)擊打開即可完成登錄操作。所有的客戶端層面都不需要安裝，作為一個(gè)3層的分布式管理系統(tǒng)軟件，由于其自身的有效性，所有的操作都能夠通過服務(wù)器進(jìn)行處理，在客戶層的用戶瀏覽器上做的操作處理很少，瀏覽器只需要接收用戶的邏輯業(yè)務(wù)請(qǐng)求即可，將其轉(zhuǎn)換為web業(yè)務(wù)處理流程，發(fā)送到客戶的瀏覽器界面上，就可以實(shí)現(xiàn)用戶的使用較為順利。

B/S體系架構(gòu)可以把分布式管理系統(tǒng)分為3個(gè)邏輯獨(dú)立的層次結(jié)構(gòu)，分別是分布式管理系統(tǒng)的客戶端的表示層、Web業(yè)務(wù)處理的功能層、數(shù)據(jù)庫處理的數(shù)據(jù)層，在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，B/S模式的每一個(gè)層次都可以獨(dú)立的完成相關(guān)的邏輯業(yè)務(wù)處理工作，其可以把相關(guān)的請(qǐng)求發(fā)送到下一個(gè)邏輯業(yè)務(wù)請(qǐng)求處理層次，并且把處理得到的結(jié)果返回到上一個(gè)層次結(jié)構(gòu)，并且把相關(guān)的業(yè)務(wù)集成在一起，就可以實(shí)現(xiàn)用戶的請(qǐng)求管理操作，具體的每一個(gè)層次的描述如下所示：

（1）第1層是表示層：B/S模式中，表示層就是和用戶進(jìn)行接觸、給用戶提供請(qǐng)求信息輸入的層次，此層功能就是先接受其用戶的業(yè)務(wù)請(qǐng)求，且把用戶請(qǐng)求傳送于第二層中間層，也就是邏輯層，之后再接受其邏輯層所返回的處理結(jié)果，并把信息顯示于用戶客戶端，呈現(xiàn)于用戶來瀏覽。此表示層是處于用戶端的，使用方能利用其IE瀏覽頁面來發(fā)送請(qǐng)求，而且能夠接受到處理的結(jié)果。

（2）第2層是功能層：該層在WEB服務(wù)器之上，功能主要是對(duì)表示層所傳送來的應(yīng)用請(qǐng)求進(jìn)行處理，并在業(yè)務(wù)邏輯的處理過程中，可以實(shí)時(shí)的檢測(cè)到用戶的邏輯業(yè)務(wù)請(qǐng)求，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的邏輯業(yè)務(wù)處理功能，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理，比如可以解析出來系統(tǒng)相關(guān)的SOL處理語言，并且對(duì)系統(tǒng)的程序進(jìn)行操作，反饋給表示層，并把請(qǐng)求處理的結(jié)果返回到客戶端表示層。

（3）第3層是數(shù)據(jù)層：B/S架構(gòu)里，數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器端就是數(shù)據(jù)層，功能主要是對(duì)邏輯層傳送來的應(yīng)用數(shù)據(jù)請(qǐng)求進(jìn)行處理，數(shù)據(jù)庫的操作引擎實(shí)現(xiàn)了此層數(shù)據(jù)處理的過程，具備龐大的數(shù)據(jù)操作的性能，可以對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查詢、更新等操作，并且把數(shù)據(jù)操作的結(jié)果返回于系統(tǒng)邏輯層，進(jìn)而返回給客戶端的表示層，把操作的結(jié)果提供給用戶瀏覽。

4.2系統(tǒng)軟硬件部署架構(gòu)設(shè)計(jì)

辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)在運(yùn)行過程中，需要滿足相關(guān)的硬件部署和配置，主要包括靜態(tài)部署和動(dòng)態(tài)部署兩個(gè)重要方面。

4.2.1靜態(tài)系統(tǒng)部署

由于辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的許多靜態(tài)內(nèi)容可以通過網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)中的各個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行緩存，使用多種方式獲取緩存內(nèi)容，比如，瀏覽器請(qǐng)求的內(nèi)容可以通過其歸屬的客戶端、或者IDC分布式文件服務(wù)器、或者附近的CDN網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器節(jié)點(diǎn)、或者IDC中心服務(wù)器進(jìn)行獲取，IE瀏覽器在獲取靜態(tài)內(nèi)容的過程中，大大地降低IDC中心服務(wù)器的數(shù)據(jù)訪問讀寫壓力。

4.2.2動(dòng)態(tài)系統(tǒng)部署

對(duì)于辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)來講，其需要滿足用戶訪問動(dòng)態(tài)信息的功能，動(dòng)態(tài)內(nèi)容是根據(jù)服務(wù)器上的應(yīng)用系統(tǒng)發(fā)出的某種請(qǐng)求，按照解析規(guī)則生成的響應(yīng)內(nèi)容，動(dòng)態(tài)內(nèi)容生成的頻次是無法確定的，并且動(dòng)態(tài)內(nèi)容生成的時(shí)限也是不完全相同的，有的要求的時(shí)限短，比如實(shí)時(shí)『生獲取辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)某種邏輯業(yè)務(wù)的請(qǐng)求，有些應(yīng)用請(qǐng)求的時(shí)限比較寬松。對(duì)于響應(yīng)速度要求較高的系統(tǒng)就需要系統(tǒng)具有高效的優(yōu)化過程，以便能夠提高優(yōu)化效果，比如可以進(jìn)行算法優(yōu)化、數(shù)據(jù)庫連接優(yōu)化、系統(tǒng)部署架構(gòu)優(yōu)化等。通過對(duì)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)進(jìn)行認(rèn)真的需求分析，本文系統(tǒng)架構(gòu)部署如圖1所示。

5結(jié)語

傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能單一，系統(tǒng)技術(shù)含量較低，因此無法充分發(fā)揮出辦公自動(dòng)化性能。隨著工作流、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)計(jì)算等技術(shù)的快速發(fā)展，新時(shí)期辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)能夠有效地將企業(yè)電子郵件系統(tǒng)、信息資源系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)、綜合事務(wù)管理系統(tǒng)、個(gè)人事務(wù)管理系統(tǒng)和全文檢索系統(tǒng)等集成在一起，整合企業(yè)資源，實(shí)現(xiàn)了資源共享，方便企業(yè)運(yùn)行管理。