新形勢下高職院校檔案利用工作的提升與拓展

郭紅霞

摘要：新形勢下檔案工作要改變"等客上門"等被動的利用服務(wù)方式，需提高服務(wù)意識，積極開發(fā)檔案信息資源，不斷挖掘檔案的價值。加快傳統(tǒng)載體檔案掃描、加工和處理，進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實行網(wǎng)絡(luò)查閱利用開放檔案，不受時間、地域和文件數(shù)量的限制。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案利用；提升；拓展

Abstract：Under the current situation， management of archives work ought to change the passive ways of service supplying. The sector of archives should improve the values of archives service by enhancing the consciousness of active services and developing the archives information resources， etc. The management of archive work should also accelerate the process of digital conversion by scanning and other processing method. Meanwhile， Open Archives through network will be without being limited by time， place and number of files.

Key words： Current situation；archives utilization；promotion；development

中圖分類號：G718文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B文章編號：1672-1578（2016）02-0357-01

檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現(xiàn)的過程。檔案利用是檔案整個過程中最終環(huán)節(jié)，國家政府，以及檔案館工作人員，為檔案所作的一切努力，包括檔案安全保護最終目標(biāo)就是能服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)，服務(wù)于國家、服務(wù)于人民群眾。

檔案利用工作，亦稱"檔案利用服務(wù)"、"檔案提供利用"，是檔案部門通過一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務(wù)的一項業(yè)務(wù)方式。

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》），并發(fā)出通知，要求各地區(qū)各部門結(jié)合實際認(rèn)真貫徹執(zhí)行?！兑庖姟穼n案利用體系建設(shè)提出了一系列新措施：（1）創(chuàng)新服務(wù)形式。要求各個檔案館、室創(chuàng)新各種形式，提供利用檔案，開發(fā)檔案資源，以最大限度地滿足社會需要。（2）強化服務(wù)功能。（3）加大開發(fā)力度。要求"各檔案館（室）要加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，不斷挖掘檔案的價值，努力把"死檔案"變成"活信息"、把"檔案庫"變成"思想庫"，更好為各級黨委和政府決策、管理提供參考"。（4）加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。要求"各個檔案館、室大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，對已實現(xiàn)數(shù)字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用"。（5）促進資源共享。要求"各級黨委和政府要以實現(xiàn)檔案信息資源社會共享為目標(biāo)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺，積極推進城鄉(xiāng)檔案信息資源共享，支持檔案館（室）把可公開的各類檔案、信息上傳網(wǎng)絡(luò)，開展遠(yuǎn)程利用"。

隨著學(xué)校的發(fā)展以及社會的不斷進步，檔案的數(shù)量也在不斷地增多，辦公自動化乃至無紙化辦公的實現(xiàn)，檔案利用作為檔案工作的出發(fā)點和歸宿，面臨著新的挑戰(zhàn)。檔案工作人員要改變"等客上門"等被動的利用服務(wù)方式，在做好來室查閱接待工作的同時，主動圍繞學(xué)校發(fā)展，有計劃的開發(fā)檔案信息資源，將在更大范圍內(nèi)去實現(xiàn)檔案的價值。

1.提高服務(wù)意識

服務(wù)意識自覺主動做好服務(wù)工作的一種觀念和愿望，它發(fā)自服務(wù)人員的內(nèi)心。服務(wù)意識的內(nèi)涵是：它是發(fā)自服務(wù)人員內(nèi)心的；它是服務(wù)人員的一種本能和習(xí)慣；它是可以通過培養(yǎng)、教育訓(xùn)練形成的。具有服務(wù)意識的人，能夠把自己利益的實現(xiàn)建立在服務(wù)別人的基礎(chǔ)之上，能夠把利己和利他行為有機協(xié)調(diào)起來，常常表現(xiàn)出 "以別人為中心"的傾向。因為他們知道，只有首先以別人為中心，服務(wù)別人，才能體現(xiàn)出自己存在的價值，才能得到別人對自己的服務(wù)。 服務(wù)意識也是以別人為中心的意識。

2.做好檔案文件匯編

文件匯編是根據(jù)一定的工作需要，按照確定的題目，收集并選擇有參考價值的檔案原件的復(fù)制件或重份件，依據(jù)一定的體例和要求進行加工編排而組成的文件集合，在規(guī)定范圍內(nèi)使用或公開出版的參考資料?？砂凑諏W(xué)校發(fā)文、檔案使用率較高的文件按專題做成匯編方便利用。如學(xué)校的發(fā)文、規(guī)章制度、教師評優(yōu)評先、學(xué)生評優(yōu)評先、精品課程建設(shè)、重點專業(yè)建設(shè)、教學(xué)成果獎、畢業(yè)生就業(yè)率等檔案文件做成文件匯編。這樣，一來可保護檔案原件遭到磨損、損壞，二來查閱速度快，不需去庫房，直接查閱文件匯編就可使用。

3.開發(fā)檔案信息資源

提供檔案原件用作憑證，但大多數(shù)情況下，人們利用檔案只是獲取信息內(nèi)容就能解決問題，不一定非要接觸到檔案原件。比如每年的年終考核、教師的評優(yōu)評先，只需知道每一年都有哪些人獲得優(yōu)秀，以便參考；精品課程、專業(yè)建設(shè)、教學(xué)成果等情況也只需知道國家級獎、省級、市級有哪些、獲得年份、具體項目。這些在日常工作中常常需要參考的（特別是每年的申報職稱、工資晉升等工作），檔案工作人員如把這些檔案的信息統(tǒng)計出來，并通過網(wǎng)絡(luò)放在學(xué)院網(wǎng)站或者辦公自動化網(wǎng)站上，教師們隨時就可查閱，無需到檔案室查閱。

4.數(shù)碼照片的利用

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）3.1條款，對電子文件定義為，"指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。"數(shù)碼照片其實質(zhì)就是電子文件，準(zhǔn)確地說是圖像文件 。它是記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片；領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片；本單位組織或參加的重要外事活動的照片；記錄本單位校園風(fēng)景、校園建設(shè)的照片及其他具有保存價值的照片。

數(shù)碼照片的利用把前期歸檔整理好的數(shù)碼照片，通過辦公自動化利用，有條件的可專門用數(shù)碼照片系統(tǒng)。這樣利用者可用自己的計算機通過網(wǎng)絡(luò)來查找自己所需的照片，這樣節(jié)省時間，提高辦事效率。

5.檔案信息化

檔案信息化就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息處置、管理和提供利用。是以檔案信息資源建設(shè)為核心，以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以社會充分利用檔案信息資源為目標(biāo)，使檔案信息資源實現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化的過程。包含信息基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、信息技術(shù)與應(yīng)用、信息產(chǎn)業(yè)、信息化法規(guī)與信息科技人才六個要素。

檔案信息化是一項長期、艱巨的任務(wù)，由于學(xué)校經(jīng)費的限制，不可能一下把原有檔案全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息直接提供利用，只有采取先文書檔案后專門檔案或者先利用率高后利用率低兩種形式逐步將傳統(tǒng)載體檔案通過掃描、加工和處理，進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。結(jié)合檔案管理系統(tǒng)或辦公自動化融為一體使教職工通過網(wǎng)絡(luò)查閱利用開放檔案，不受時間、地域和文件數(shù)量的限制。

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[5]http：//baike.baidu.com/link？