探究中小學(xué)校檔案管理工作的作用、問題與對策

賈佳

中圖分類號：G623.9文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B文章編號：1672-1578（2016）02-0328-02

我是一名中小學(xué)的在職教師，負(fù)責(zé)全校的檔案管理已有十年時(shí)間。檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志之一。中小學(xué)校檔案是中小學(xué)校工作的真實(shí)寫照，它反映了中小學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動情況。因此，我們要充分認(rèn)識做好中小學(xué)校檔案工作的重要作用，研究當(dāng)前中小學(xué)校檔案工作普遍存在的問題，制定做好中小學(xué)校檔案工作的對策。

1.充分認(rèn)識做好中小學(xué)校檔案工作的重要作用

中小學(xué)校檔案是中小學(xué)校在各項(xiàng)管理工作及教學(xué)、教研等活動中直接形成的具有查考價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣，包括綜合管理、校園文化建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、畢業(yè)生工作、教學(xué)研究、校園環(huán)境建設(shè)、校園文化建設(shè)等方面的文字材料和聲像載體。 中小學(xué)校檔案真實(shí)客觀地記錄了中小學(xué)校發(fā)展的歷程，是中小學(xué)校重要的信息資源。它既是一個(gè)中小學(xué)校長期教學(xué)活動中各個(gè)方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，又是促進(jìn)中小學(xué)校在今后工作中揚(yáng)長補(bǔ)短不斷繼續(xù)前進(jìn)的重要條件。分析中小學(xué)校檔案，可以全面掌握中小學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況，更好地總結(jié)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的得失、成敗，為新的時(shí)期學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù)。同時(shí)，中小學(xué)校檔案匯集了中小學(xué)?，F(xiàn)有的知識成果，記錄了中小學(xué)校優(yōu)秀的傳統(tǒng)和歷年來先進(jìn)教職員工的事跡，形成特色的教育教學(xué)總結(jié)，是中小學(xué)校成長和奮斗的沉淀和記錄，能有效的推動中小學(xué)校自身形象和價(jià)值觀的發(fā)展。

2.當(dāng)前中小學(xué)校檔案工作普遍存在的問題

2.1檔案意識淡薄。長期以來，由于人們檔案意識不強(qiáng)，在中小學(xué)校教學(xué)過程中，上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下至一線教師，他們"重教學(xué)、輕檔案"的意識還在相當(dāng)程度上存在，認(rèn)為檔案工作可有可無，認(rèn)識不到檔案工作在中小學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強(qiáng)，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

2.2檔案材料殘缺不全。中小學(xué)校檔案應(yīng)為中小學(xué)校的發(fā)展留下真實(shí)生動的軌跡，應(yīng)該客觀完整記錄下中小學(xué)校各方面的工作。但目前在很多中小學(xué)校普通存在兩種現(xiàn)象：一是沒有綜合檔案室，學(xué)校各科室按照傳統(tǒng)慣有的做法，只負(fù)責(zé)把自己科室自認(rèn)為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政；二是學(xué)校各部門與檔案室協(xié)調(diào)工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案工作人員沒有深入各科室全面收集，各科室教職工貪圖一時(shí)之便，也沒有主動移交手中的檔案資源。加之沒有健全的檔案管理制度，又缺少必要的監(jiān)督機(jī)制，檔案的錯(cuò)歸錯(cuò)放、隨意歸檔、缺失散失現(xiàn)象相當(dāng)嚴(yán)重。

2.3檔案管理手段落后。中小學(xué)校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為中小學(xué)校工作發(fā)展的關(guān)鍵。目前的學(xué)校檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，工作上也只是"你查我調(diào)"，還處于一種被動的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。

3.做好中小學(xué)校檔案工作的對策

3.1更新教學(xué)檔案管理制度。檔案管理工作是以一種動態(tài)方式呈現(xiàn)出來的，其工作并不是單獨(dú)進(jìn)行的，需要與學(xué)校中的其他工作相互協(xié)調(diào)與配合，所以，教學(xué)檔案管理工作制度內(nèi)容就需要考慮到學(xué)校各方面工作，比如，在其中可以根據(jù)當(dāng)前學(xué)校發(fā)展的實(shí)際情況規(guī)定出教學(xué)檔案歸檔的時(shí)間與范圍、教學(xué)檔案規(guī)范格式、教學(xué)檔案管理工作人員的職責(zé)范圍和內(nèi)容等等，提高教學(xué)檔案管理人員工作的積極性。檔案的建立工作需要由負(fù)責(zé)校長組織，并由檔案管理工作人員對學(xué)校狀況進(jìn)行匯總分析，制定出一套適合學(xué)校未來運(yùn)行的教學(xué)檔案管理制度。

3.2教學(xué)檔案收集整理形式多樣化。在這里多樣化主要是指在中小學(xué)校進(jìn)行檔案收集時(shí)，可以綜合應(yīng)用定期和同步兩種收集方式，定期收集的時(shí)間最好應(yīng)該固定在兩個(gè)時(shí)間段，即每學(xué)期的開始和結(jié)束，這種收集方式適合進(jìn)行大規(guī)?；顒有畔⒌氖占热?，教育部門的政策性指導(dǎo)內(nèi)容、下達(dá)的相關(guān)規(guī)定性文件；學(xué)校開展的"基本建設(shè)規(guī)劃與計(jì)劃、自編教材、教學(xué)參考材料、試驗(yàn)指導(dǎo)書、習(xí)題集、試題庫、學(xué)期教學(xué)工作計(jì)劃、教學(xué)大綱、授課計(jì)劃等等"，因?yàn)檫@些內(nèi)容的開展具有不確定性也具有整體性，因此可以采用定期收集方式。而同步收集主要是指收集活動要與教學(xué)活動的開展時(shí)間相一致，隨著教學(xué)活動的開展，教學(xué)檔案收集工作就要同步跟進(jìn)，就比如在某個(gè)教學(xué)活動開展之后，相關(guān)的學(xué)生狀況、教學(xué)評估、學(xué)生畢業(yè)狀況等都需要進(jìn)行同步收集方式進(jìn)行教學(xué)檔案的收集和整理。

3.3細(xì)化整理教學(xué)檔案。教學(xué)檔案的信息收集之后要對這些信息進(jìn)行分類整理，主要目的是為了提高教學(xué)檔案的使用功能，在分類整理過程中要遵循以下幾點(diǎn)原則"分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊"，這樣就能夠最大可能的保證中小學(xué)教學(xué)檔案信息的完整性、真實(shí)性，比如，具體的課堂教學(xué)活動檔案與學(xué)校的建設(shè)活動檔案要嚴(yán)格區(qū)分開，教育管理工作的檔案與行政管理工作的檔案也需要分開，檔案的存檔方式也要盡量采取多元化，可以適應(yīng)當(dāng)前檔案管理形式采用電子檔案，但同時(shí)，為了確保檔案存檔的安全性，也需要保存一份紙質(zhì)檔案，這種系統(tǒng)化、全面化的檔案建設(shè)方式能夠很好的提高學(xué)校與教師對教學(xué)檔案的應(yīng)用效率。