玩轉(zhuǎn)Excel 2016的“快速填充”

王志軍

從2013版本開始，Excel提供了“快速填充”的功能，可以基于示例填充數(shù)據(jù)。這個功能并非“自動填充”的升級，它強大到足以讓用戶拋棄分列功能和文本函數(shù)。2016版本的Excel“快速填充”功能更為強大。下面就讓我們一同感受“快速填充”的高效和智能。

1. 提取數(shù)字和字符串

很多時候，我們需要提取字符串中的數(shù)字或字符串，但源數(shù)據(jù)往往缺乏規(guī)律，例如“規(guī)格：10號，長度24232米，數(shù)量1件”中的數(shù)據(jù)，我們需要分別提取規(guī)格、長度、數(shù)量等變化的數(shù)字，很顯然這里無法直接使用LEFT、RIGHT、MID、FIND等文本函數(shù)提取，需要使用一些比較復(fù)雜的公式，這對于初級用戶來說難度比較大。使用“快速填充”功能則相對簡單了很多。

如果按常規(guī)的方法，手工輸入“10”，然后選中需要填充的目標(biāo)單元格，接下來在“編輯”功能組依次選擇“填充→快速填充”，將無法在后續(xù)單元格得到正確的提取結(jié)果，只會按照起始字符顯示相應(yīng)結(jié)果。正確的方法是在前面兩個單元格連續(xù)手工提取2個數(shù)字，接下來再在第三個單元格手工輸入起始數(shù)字（圖1），此時會自動顯示填充建議，我們只要按下回車鍵就可以了。提取長度、數(shù)量的方法完全相同。

2. 提取合并一步實現(xiàn)

“快速填充”功能不僅可以實現(xiàn)批量提取的效果，而且在提取的同時還可以將兩列單元格的不同內(nèi)容合并起來。例如B3單元格是“0001-劉一”，C3單元格是“副總經(jīng)理”，現(xiàn)在希望得到“劉副總經(jīng)理”的結(jié)果，同樣可以利用“快速填充”解決這一問題。

在D3單元格手工輸入“劉副總經(jīng)理”，接下來在D4單元格手工輸入“陳”，此時就可以看到如圖所示的效果（圖2），直接按下回車鍵即可完成提取和合并的操作。

3. 調(diào)整字符串的順序

有些時候，我們需要調(diào)整字符串的前后順序，例如將“貨幣資金 Cash and cash equivalents”調(diào)整為“Cash and cash equivalents 貨幣資金”，這往往需要使用復(fù)雜的公式才能實現(xiàn)。借助“快速填充”功能可以快速調(diào)整字符串的順序。

在目標(biāo)單元格手工輸入“Cash and cash equivalents 貨幣資金”，接下來繼續(xù)在下一單元格輸入，很快就可以看到如圖所示的填充建議效果（圖3），直接按下回車鍵即可完成填充。

4. 大小寫的轉(zhuǎn)換和重組

如果需要將姓名拼音的首字母轉(zhuǎn)換為大寫，例如將“羅惠民”和“l(fā)uo huimin”轉(zhuǎn)換為“羅Luo 惠民Huimin”的效果，這里不僅涉及到大小寫轉(zhuǎn)換的問題，而且還涉及姓、名拆分與拼音的組合，手工轉(zhuǎn)換顯然是相當(dāng)麻煩，而且也容易出錯。利用“快速填充”可以完成大小寫的轉(zhuǎn)換和重組。

在目標(biāo)單元格手工輸入首字母大寫的數(shù)據(jù)，再在下一單元格繼續(xù)輸入，看到如圖所示的填充建議之后，直接按下回車鍵就可以了（圖4）。

5. 從身份證提取出生日期

我們知道，身份證信息包含了出生日期，在以往的Excel版本中需要使用函數(shù)或公式來提取。使用Excel 2016，利用“快速填充”可以直接提取這些信息。不過在填充之前請首先對目標(biāo)列的格式進行設(shè)置。

打開“設(shè)置單元格格式”對話框，切換到“數(shù)字”選項卡，選擇“自定義”分類，在右側(cè)的“類型”選擇“yyyy/mm/dd”，確認(rèn)之后關(guān)閉對話框。

在目標(biāo)單元格手工輸入身份證號中的出生日期，選定需要快速填充的單元格區(qū)域，按下“Ctrl+E”組合鍵就可以看到如圖所示的效果（圖5）。

6. 自動添加字符串分隔符

還有的時候，我們需要用間隔號來分隔一些字符串。例如需要將“603665”修改為“60-36-65”的效果，這里不僅涉及到數(shù)據(jù)的提取，還需要添加分隔符“-”，以往我們都是通過公式和“&”實現(xiàn)數(shù)據(jù)的連接?，F(xiàn)在，我們同樣可以利用“快速填充”輕松實現(xiàn)。

手工輸入“60-36-65”，隨后再連接三次輸入類似的數(shù)據(jù)，很快就可以看到如圖所示的填充建議（圖6），直接按下回車鍵就可以了。需要提醒的是，這里需要至少輸入三個示例，才可以得到快速填充的正確結(jié)果。

小提示

以上僅僅列舉了幾個最常見的快速填充案例。實際上，在表格填寫實踐中，可以用到快速填充的地方遠遠不止這些。只要能給出前3個案例的共同填充規(guī)律，軟件便會智能地“猜出”后續(xù)的填充結(jié)果。注意靈活應(yīng)用，丟掉老方法，工作效率會更高。