淺析高校教學(xué)秘書工作的重要性

（天津外國語大學(xué)濱海外事學(xué)院，天津 300270）

在建設(shè)和諧高校的過程中，教學(xué)是核心工作，抓好教育教學(xué)工作，才能順利培訓(xùn)人才，教學(xué)管理的水平高低直接影響教學(xué)質(zhì)量的好與壞與人才培養(yǎng)的優(yōu)與劣。在教學(xué)管理隊伍中，教學(xué)秘書作為主要的組成部分，是教學(xué)管理的最基層的管理者，是協(xié)助系主任處理本部門和與之相關(guān)的各類的教學(xué)工作的管理服務(wù)人員，對于保證高校教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量起著重要的作用。正確的認(rèn)識教秘工作的特點、作用及自身應(yīng)有的素質(zhì)，對從事教學(xué)秘書工作有著很重要的意義。

一、高校教學(xué)秘書的工作概況

教學(xué)秘書的工作面很廣，設(shè)計到教學(xué)工作的方方面面，既要為教師的教學(xué)活動服務(wù)，又要為學(xué)生服務(wù)。雖然不像大的科學(xué)項目可以做的那么轟轟烈烈，但教學(xué)工作無小事，只要有一件事沒有做到位就會導(dǎo)致教學(xué)工作不能順利進(jìn)行，秘書們通過認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作保障著教學(xué)活動的順利進(jìn)行。

1.上傳下達(dá)

教學(xué)秘書要詳細(xì)記錄每一次教學(xué)例會、教務(wù)例會的會議內(nèi)容，然后協(xié)助系主任完成各項教學(xué)工作，需要教師參與的教學(xué)工作在每周系里的會議里傳達(dá)給大家；教務(wù)處下發(fā)的各項通知及時傳達(dá)給系主任，并及時完成各項工作。例如：教學(xué)改革的申請，畢業(yè)論文的評審工作，考試時間及監(jiān)考安排的通知，各種比賽的通知，報名交費的通知，學(xué)生的各類申請，畢業(yè)生信息采集時間及收費的通知，調(diào)課的通知，會議的通知等等以及各種教學(xué)文件的傳達(dá)工作都有時間的限制，任務(wù)繁瑣，責(zé)任重大，不能容許任何的失誤和差錯。

2.管理教學(xué)活動

教學(xué)秘書要依據(jù)每學(xué)期的教學(xué)計劃管理教學(xué)活動，保障教學(xué)工作順利進(jìn)行。教學(xué)的運行包括修訂培養(yǎng)方案、排課程表、申請教室、教師調(diào)課、每學(xué)期的教學(xué)檢查、學(xué)生去實習(xí)基地實習(xí)的安排、安排論文答辯及畢業(yè)論文的管理等等。

3.上交各種材料

教學(xué)秘書要根據(jù)學(xué)院每學(xué)期的教學(xué)安排，協(xié)助系主任做好每項工作，并及時提醒上交時間，協(xié)助寫好匯報的相關(guān)材料。上報的材料有學(xué)期總結(jié)、招生宣傳、各教研室有關(guān)教學(xué)工作的改革意見、一些文件的修改意見、畢業(yè)論文總結(jié)、某些比賽的總結(jié)等等。綜上所述，教學(xué)秘書的工作相對比較繁雜、瑣碎，所以需要特別細(xì)心、準(zhǔn)確并及時地完成。

除此之外，教學(xué)秘書還要每個學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)做好課程的學(xué)習(xí)和實踐工作的組織和管理。例如：通知學(xué)生報名四六級、報名普通話、組織學(xué)生報名重修、通知考試安排、印刷試卷、教材征訂、畢業(yè)資格審核、實踐與創(chuàng)新學(xué)分的審核、發(fā)放畢業(yè)證和學(xué)位證等都在管理的范圍內(nèi)。

二、高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中的作用

1.協(xié)調(diào)作用

教學(xué)秘書作為教學(xué)管理工作的實施者的同時，又要輔助系主任制定各種教學(xué)活動，教學(xué)秘書在工作過程中接觸的面最廣，既需要與領(lǐng)導(dǎo)接觸，也需要與教師們接觸，還需要直接接觸學(xué)生；既要將學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的各種決策及時傳達(dá)給教師，又要把教師和學(xué)生的意見和建議反饋給領(lǐng)導(dǎo)，在三者之間做到有效的溝通、協(xié)調(diào)，既要做到上傳下達(dá)，又要下情上報。所以，教學(xué)秘書有效的協(xié)調(diào)與溝通是保障教學(xué)工作正常運行的基礎(chǔ)。

2.參謀作用

教學(xué)秘書是教學(xué)工作的最基層的管理者，是廣大師生的服務(wù)者，同時也是學(xué)校、院系的聯(lián)絡(luò)者，從而說明了教學(xué)秘書不是決策者，而是決策者的參謀。這就要求教學(xué)秘書明確自己的角色定位，有責(zé)任有義務(wù)做好院系領(lǐng)導(dǎo)的助手，協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好自己部門的日常的教學(xué)管理和有關(guān)文件的貫徹執(zhí)行工作，維持著教學(xué)工作的正常運行。

3.監(jiān)督作用

教學(xué)秘書作為基礎(chǔ)的管理者，還要對教學(xué)的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。這就意味著教學(xué)秘書要按照教學(xué)計劃定期做檢查并記錄，協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)質(zhì)量的檢查情況，然后作出評估，同時要不斷地通過自己平時做的記錄作總結(jié)、研究分析，積累經(jīng)驗，盡可能在教學(xué)管理中有自己的見解，這樣能不斷促進(jìn)教學(xué)管理工作取得進(jìn)步，還可以為教學(xué)工作提出建議、意見，出出主意，以保證教學(xué)工作順利進(jìn)行和教學(xué)質(zhì)量不斷提高。

三、高校教學(xué)秘書需具備的素質(zhì)

教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作的基層管理者，每天都要面對學(xué)院的很多職能部門以及系部的全體師生，處理的工作，頭緒多，責(zé)任重，很難出成績，為了保障教學(xué)工作順利進(jìn)行，壓力特別大，所以不是每個人都可以做好教學(xué)秘書的工作。由此看來，要想做好教學(xué)秘書的工作需要具備如下素質(zhì)：

1.堅定的政治素質(zhì)

高校的教學(xué)秘書要堅定正確的政治方向，時刻堅持貫徹黨的教育方針、忠誠于黨的教育事業(yè)，熱愛自己的工作，有著很強的責(zé)任心和使命感，樹立全身心投入到服務(wù)教育事業(yè)的信念，正確地看待得與失，顧全大局，有高度的奉獻(xiàn)精神。

2.積極的心理素質(zhì)

教學(xué)秘書的工作是教學(xué)管理的第一線，受教學(xué)管理部門和院系領(lǐng)導(dǎo)的雙重管理，直接面對教務(wù)處、院系領(lǐng)導(dǎo)廣大師生，每天要面對的事情紛繁復(fù)雜，又要處理一些突發(fā)事情，任務(wù)重，肩上的責(zé)任也很重大，要有很強的責(zé)任感，有時會被誤解，然后同時完成好幾項工作的現(xiàn)象也是很常見的，有時忙的時候都顧不上喝一口水，制定的一些安排，都要核對好幾遍，仔細(xì)檢查，教學(xué)秘書工作的復(fù)雜性、協(xié)助性、參謀性決定了他們要淡泊名利思想，默默無聞的工作，這些就是教學(xué)秘書的無形壓力，面對這些，教學(xué)秘書要認(rèn)認(rèn)真真，腳踏實地，心態(tài)平和、不急躁，不斷地強化服務(wù)意識，把自己的理想抱負(fù)融入到默默無聞的工作中，淡泊名利，辛勤工作，努力在平凡的崗位中發(fā)揮出光芒。

要做一名合格的教學(xué)秘書，首先要熟悉教學(xué)工作，明確工作職責(zé)，還需具備良好的溝通與協(xié)調(diào)能力、寫作能力、計算機能力、自學(xué)能力，工作過程中做到細(xì)致、耐心、全面，要經(jīng)常做記錄，善于發(fā)現(xiàn)，了解最新的教學(xué)相關(guān)知識，不斷總結(jié)經(jīng)驗，加強保密意識，有著一顆積極向上的上進(jìn)心，不斷加強對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)水平。

3.強化創(chuàng)新意識

隨著教學(xué)改革的深化，高校的教學(xué)管理水平也影響著學(xué)校的整體水平，這就要求教學(xué)秘書在做好服務(wù)、協(xié)調(diào)、助手工作的基礎(chǔ)上，要充分發(fā)揮主觀能動性，有自己獨特的見解，善于發(fā)現(xiàn)新問題、思考解決辦法，要不斷學(xué)習(xí)前沿的教學(xué)管理理念，更新老舊的教學(xué)管理方法，爭取有所突破與創(chuàng)新。

總而言之，高等學(xué)校的教學(xué)秘書工作是瑣碎的、繁雜的，是教學(xué)管理工作的支撐點，了解教學(xué)秘書的工作性質(zhì)，明確教學(xué)秘書應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)，正確認(rèn)識教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中的重要地位，不斷強化服務(wù)意識，學(xué)校重視教學(xué)秘書隊伍建設(shè)，多給予進(jìn)修機會，對促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量與提高人才培養(yǎng)質(zhì)量有著十分重要的意義。

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