高校檔案管理中計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用

洪標(biāo)祥

（江西中醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校 江西 撫州 344000）

高校檔案管理中計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用

洪標(biāo)祥

（江西中醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校 江西 撫州 344000）

隨著社會的快速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在加緊發(fā)展的腳步，在多個領(lǐng)域中被廣泛應(yīng)用，發(fā)揮著重要的作用。在高校檔案管理中，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用效果良好，加快了檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變的進(jìn)程。在學(xué)校管理中，高校檔案管理是其中重要的一項工作，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以更加高效科學(xué)的管理檔案。本文分析了高校檔案管理現(xiàn)狀，針對檔案管理中出現(xiàn)的問題提出相應(yīng)的解決辦法，旨在推進(jìn)高校檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

高校檔案管理；計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；應(yīng)用

前言：計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)了我國各個行業(yè)、領(lǐng)域的不斷發(fā)展，對社會的不斷發(fā)展有著重要的影響。隨著社會的發(fā)展，我國高校檔案管理的相關(guān)內(nèi)容在逐漸增加，傳統(tǒng)化檔案管理模式很難滿足社會發(fā)展的需求，在此種情況下，我國很多高校采取應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的方法進(jìn)行檔案管理。

1.高校檔案管理目前情況分析

現(xiàn)階段，我國高校檔案的管理還存在很多的問題，主要表現(xiàn)一下幾個方面：第一方面，傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是紙質(zhì)版檔案管理，檔案內(nèi)容繁多，且需要大量的人力對檔案進(jìn)行整理、歸檔，紙質(zhì)版檔案的大量使用，很容易在保存歸檔的過程中出現(xiàn)文件損壞、文件丟失等現(xiàn)象，很難長期儲存；第二方面，檔案保存的方式還存在一定的問題，非常典型的問題就是檔案很難實現(xiàn)統(tǒng)一性的管理，檔案十分的散亂，當(dāng)需要查詢檔案時，查找起來非常費勁，檔案不能夠統(tǒng)一規(guī)范的管理，歸納和分類不明確，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案重復(fù)、資源浪費等現(xiàn)象[1]；第三方面，高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視度不高，檔案管理方式還過于落后，管理的工作繁多復(fù)雜，對于檔案管理的工作很多領(lǐng)導(dǎo)直接一帶而過，沒有很規(guī)范的管理方式，投入較少，管理人員在工作時力不從心，導(dǎo)致很到檔案沒有及時的分類歸檔，沒有發(fā)揮檔案的重要作用。

2.高校檔案管理中計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢

2.1 高校檔案管理實現(xiàn)分類歸檔

近年來，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中被有效應(yīng)用，檔案管理相關(guān)工作取得了很好的管理效果。信息化技術(shù)的應(yīng)用，加快了檔案信息的搜集速度，使管理工作更加方便，大大提升了核對工作的效率。除此之外，很多高校中有多個部門，從檔案管理的角度來看受到了很大的約束，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用很好的解決的這個問題，不受學(xué)校部門的地點及時間，通過電子文件網(wǎng)絡(luò)傳送的方式，將所需文件傳送至相關(guān)管理處。與此同時，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，可以不算優(yōu)化檔案信息管理，可以使管理更加的方便、快捷、可靠，在很大程度上減輕了檔案管理人員的工作量，節(jié)省了時間，提升了工作效率，所管理的檔案更加齊全。計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用可以使所獲得的資源信息更加及時、準(zhǔn)確，所傳達(dá)的信息具有時效性，很大程度上提升了檔案的利用率[2]。

2.2 實現(xiàn)檔案管理資源共享

在高校檔案管理中，應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，相關(guān)部門可以更加妥善的進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作，除此之外，可以實現(xiàn)檔案信息的有效共享，如：檔案管理中數(shù)據(jù)庫、檔案卷以及目錄等共享。另外，可以實現(xiàn)檔案信息的檢索功能，加速檔案信息的查詢速度，提取數(shù)據(jù)庫相關(guān)信息更加快速，可以更加科學(xué)的管理檔案存儲。除此之外，計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于高校檔案管理工作中，可以快速傳輸相關(guān)數(shù)據(jù)，省去不必要的環(huán)節(jié)，節(jié)省時間，提升檔案的使用效率，從根本上解決了檔案管理低效率的問題。

2.3 解決了檔案管理需求單一化的問題

傳統(tǒng)的檔案管理存在很多的問題，時間和空間對檔案管理有很大的影響。檔案管理的需求較為單一化，很難滿足用戶需求，檔案管理的利用率大大降低。對著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效應(yīng)用，單一化問題得到有效解決，信息網(wǎng)絡(luò)將安全保密作為基礎(chǔ)，使用信息化管理方式，使查詢檔案信息更加便捷，解決了時間空間對檔案管理的約束問題。

3.高校檔案管理中應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)對策

3.1 檔案管理機制不斷優(yōu)化

在高校檔案管理中應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效實現(xiàn)了檔案管理信息化，需設(shè)定相關(guān)的檔案管理機制，不斷完善機制，促進(jìn)檔案管理信息化科學(xué)性的發(fā)展。管理體制設(shè)定后，必須按照規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行，高校領(lǐng)導(dǎo)需加強監(jiān)督管理力度，實施激勵機制，有才促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化。管理機制是檔案管理的前提，其對檔案管理工作的發(fā)展有著重要的作用，對檔案信息的收集整理、立卷保管等方面有重要影響。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，可以保障檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)能夠協(xié)調(diào)發(fā)展，有效提升檔案管理的工作效率。

3.2 提升高校管理者的綜合素質(zhì)

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的有效應(yīng)用于管理人員的工作配合息息相關(guān)。因此，檔案管理者的綜合素質(zhì)及管理水平對管理工作有著很重要的影響。檔案管理者需提升自身的綜合素質(zhì)，掌握信息化管理知識，提升服務(wù)意識，提升檔案管理工作的水平及管理質(zhì)量。高校必須提升對檔案管理重視度，組建業(yè)務(wù)水平高、能力強的管理團隊。檔案管理者需具備檔案管理的專業(yè)知識，掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，熟練操作計算機，提升整體綜合素養(yǎng)和責(zé)任意識，促進(jìn)檔案管理工作能夠有效進(jìn)行[3]。

3.3 建立高校檔案管理信息庫

檔案管理信息資源非常多，需要設(shè)立相關(guān)的信息庫進(jìn)行儲存和查詢。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息庫需提升其時效性，有效應(yīng)用于檔案管理工作中。檔案信息分類整理、歸檔，確保信息真實可靠。另外，還需做好相關(guān)的檔案維護(hù)工作，定期檢查數(shù)據(jù)庫，信息及時更新，提升檔案管理的工作效率，不斷優(yōu)化完善檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的價值。

4.結(jié)論

綜上所述，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的有效應(yīng)用，從根本上解決了檔案管理中存在的一些問題，使檔案管理工作實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化和智能化。本文通過對檔案管理工作存在問題的分析，闡述了在檔案管理中應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢及作用，希望可以為高校的檔案管理工作提供參考。

[1]崔立影，李群.計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用研究[J].科技資訊，2015.

[2]王鳳秀，李勤姣.計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用[J].科技傳播，2014.

[3]馮玉成.芻議計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的實踐及效果[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014.

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1009-5624（2016）05-0186-02