高職院校檔案利用的問題與對策研究

吳小園

[摘要]本文主要闡述了目前高職院校檔案利用工作中存在的主要問題：檔案利用意識欠缺，檔案利用開放度不夠，檔案館自身宣傳不足，檔案價值開發(fā)深度不夠，檔案專業(yè)人員缺乏，檔案技術(shù)設(shè)備缺乏、檢索手段落后等，并嘗試提出一些發(fā)展對策建議：加強組織領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作順利開展；加大宣傳力度，提高檔案利用意識；加快人才引進，強化人才隊伍建設(shè)；增加檔案經(jīng)費投入，完善升級檢索工具；加強部門聯(lián)系與合作，挖掘檔案利用價值；豐富檔案收藏內(nèi)容，提高檔案利用價值，以期幫助解決當(dāng)前檔案利用工作中的問題，推動高職院校檔案利用工作的進一步發(fā)展和進步。

[關(guān)鍵詞]檔案利用；問題；對策

[中圖分類號]G640

[文獻標(biāo)識碼]A

[文章編號]1671-5918（2015）24-0030-03

高職院校檔案是指學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。這些類別多樣、形式各異的檔案通過檔案專業(yè)工作人員的收集、整理、歸檔后進入學(xué)校檔案館，這些檔案對個人、學(xué)校和社會都有不同程度的可利用價值，且這些價值只有通過利用才能真正的體現(xiàn)。然而，很多高職院校的檔案利用還比較初級，檔案利用多集中在學(xué)生學(xué)籍檔案查詢、教師職稱評定、領(lǐng)導(dǎo)干部升遷轉(zhuǎn)檔、財務(wù)檔案審計查詢、校慶活動展覽等方面，近些年來，隨著檔案價值被社會普遍重視，各類檔案價值的利用被深入開發(fā)，高職院校的檔案利用工作也得到了長足的進步和發(fā)展，但檔案利用工作仍然存在一些問題，筆者結(jié)合自身的檔案利用工作經(jīng)驗，分析了高職院校檔案利用過程中存在的主要問題，并初步提出了加強檔案利用的對策建議，以供參考。

一、高職院校檔案利用存在的主要問題

（一）檔案利用意識欠缺

受傳統(tǒng)觀念、工作習(xí)慣和慣性認(rèn)識等因素的影響，目前不少高職院校領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員對檔案管理工作都存在不同程度的偏見，主要表現(xiàn)為“重保管、輕利用”的思想較為嚴(yán)重。檔案工作人員把主要時間和大量精力都放在檔案的收集、整理、保管等日常事務(wù)性工作上，高職院校領(lǐng)導(dǎo)對檔案的開發(fā)利用不重視，檔案工作人員也很少思考檔案價值的開發(fā)利用，這些都使得學(xué)校檔案利用工作發(fā)展相當(dāng)緩慢。

（二）檔案利用開放度不夠

當(dāng)前高職院校檔案部門受傳統(tǒng)“檔案保密”工作觀念的影響，檔案館普遍封閉保守，利用對象僅局限為本校教職工和學(xué)生，對社會公眾的開放度不夠，阻礙了社會公眾對檔案價值的開發(fā)利用，這使得許多有價值的檔案長期被束之高閣，得不到充分的利用。檔案館的封閉保守極大地阻礙了檔案價值的開發(fā)和利用，也限制了高職院校檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

（三）檔案館自身宣傳不足

長期以來，檔案館都給人以封閉、保守、沉默的定位，而檔案工作者也只是踏踏實實做好檔案的業(yè)務(wù)工作，缺乏對檔案館收藏、檔案利用方式、檔案館成果等的宣傳和介紹。檔案館的自我封閉和缺乏宣傳，影響了社會對檔案館的認(rèn)知度，很多人對檔案館的具體職能、所藏資料、借閱流程等都不明確，直接影響了社會各界來檔案館查閱資料的“主觀意識”。通過進一步分析，特別是從當(dāng)前大部分高職院校檔案館的發(fā)展?fàn)顩r來看，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不重視是導(dǎo)致檔案宣傳工作落后的主要因素。主要表現(xiàn)為：一是高職院校檔案宣傳工作大多只停留在工作報告，業(yè)務(wù)培訓(xùn)等當(dāng)中，平時領(lǐng)導(dǎo)對檔案宣傳很少或幾乎不提。二是領(lǐng)導(dǎo)要求的檔案宣傳往往是內(nèi)部宣傳，且僅是簡單地介紹檔案館的發(fā)展現(xiàn)狀和當(dāng)前工作情況，但對社會公眾的開放式宣傳和專業(yè)介紹基本上沒有。

（四）檔案價值開發(fā)深度不夠

目前高職院校的檔案利用大多還停留在“你查我提供”的初級階段，即為需求者提供檔案原件供查閱和借閱。檔案利用的“編史修志，宣傳教育，學(xué)術(shù)研究”等諸多核心價值基本沒有開發(fā)，大部分檔案整理歸檔后鮮人問津，檔案基于社會的真正價值沒有得到充分開發(fā)和體現(xiàn)。主要是因為高職院校檔案工作的提供利用意識薄弱，日常工作以“建檔，管檔，查檔”為核心，而對檔案價值的開發(fā)、宣傳力度不夠，進度緩慢。

（五）檔案專業(yè)人才缺乏

目前多數(shù)高職院校檔案工作人員配置標(biāo)準(zhǔn)偏低，專業(yè)人才少、臨時或兼職人員居多，而僅有的專職檔案工作人員大量時間都被耗在檔案的收集、整理、管理、服務(wù)等日常事務(wù)性工作中，檔案專業(yè)人才的缺乏導(dǎo)致檔案價值的深度開發(fā)利用工作停滯不前，因為一沒有人員，二沒有時間。檔案人才干部隊伍建設(shè)的滯后，嚴(yán)重影響了檔案利用工作的開展和進一步提升。

（六）技術(shù)設(shè)備缺乏，檢索手段落后

目前，大部分高職院校對檔案管理的投資普遍不足，尤其是在現(xiàn)代化科技設(shè)備和檢索軟件的引進利用方面，比如目前很多院校都還沒有實現(xiàn)軟件自動化檢索，普遍采用的是計算機目錄檢索+手工檢索，這使得檔案檢索速度慢、效率低、準(zhǔn)確度差，檔案信息的查全率、查準(zhǔn)率不高，直接影響了檔案利用的便捷性，嚴(yán)重制約了檔案利用效率的提高。

二、加強高職院校檔案利用的對策研究

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作順利開展

高職院校需要建立專門的檔案組織和領(lǐng)導(dǎo)管理部門，將檔案事業(yè)的不斷發(fā)展納入到學(xué)校的長遠(yuǎn)規(guī)劃當(dāng)中。比如需要采取的管理措施有：定期開展檔案專項工作會議，落實檔案管理工作的進度和政策；組織學(xué)校檔案工作人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)和對外業(yè)務(wù)交流，保障人才隊伍的素質(zhì)水平；將檔案管理工作納入學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)的考核職責(zé)范圍，為檔案管理工作的規(guī)范、有序開展提供組織保障；完善學(xué)校檔案管理工作和檔案工作人員的考核指標(biāo)體系，客觀嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑u價檔案管理各項工作。另外，學(xué)校應(yīng)將檔案管理工作的考核與年度考核，職稱評定，工資獎金等掛鉤，建立一個長期有效、合理公平的檔案管理和考核獎勵制度。完善有利的領(lǐng)導(dǎo)組織管理，有利于激發(fā)檔案工作人員對檔案利用工作的熱情和責(zé)任感，為檔案利用工作的順利開展創(chuàng)造有利條件。

（二）加大宣傳力度，提高檔案利用意識endprint

高職院校檔案館要采取各種各樣的方式做好檔案宣傳工作，提高社會各界對檔案利用的認(rèn)知度，促進社會檔案利用意識的形成。比如可采取的措施：一是開辦檔案知識宣傳教育講座，普及高職院校檔案館的收藏內(nèi)容、查找方式、借閱流程等知識，提高大家認(rèn)識檔案、重視檔案、利用檔案的意識。二是編印“檔案利用指南”、“學(xué)校檔案目錄”等宣傳冊，分發(fā)給在校師生、入校新生及社會大眾。三是開設(shè)檔案管理選修課和檔案管理協(xié)會，面向?qū)W生普及推廣檔案管理知識，培養(yǎng)大家查閱檔案、利用檔案的能力和意識。四是結(jié)合學(xué)校校慶、新生入學(xué)、社會招生等重大活動或節(jié)日舉辦檔案專題展覽、珍貴檔案陳列等主題活動，對學(xué)校檔案收藏、主題成果和科研進展進行宣傳和展示。五是舉辦檔案綜合知識競賽活動，借勢宣傳和營造了解檔案、利用檔案的氛圍，擴大影響力和認(rèn)知度。

（三）加快人才引進，強化人才隊伍建設(shè)

高職院校檔案專業(yè)人才隊伍的建設(shè)是檔案利用工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，只有保證了人才隊伍的穩(wěn)定和高素質(zhì)，才能保證檔案利用、檔案價值開發(fā)等工作的順利進行。檔案館應(yīng)加快檔案專業(yè)人才的引進，積極配備打造穩(wěn)定的檔案人才隊伍，為檔案利用工作的順利開展提供人才支撐和人員保障?？刹扇〉拇胧阂皇侵匾暀n案人才干部的引進和培養(yǎng)。積極引進檔案學(xué)專業(yè)人才，并給他們積極的指導(dǎo)和幫助，解決他們工作中的實際困難，為他們解除工作之外的后顧之憂。二是加強檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和能力培養(yǎng)。重視引進檔案人員的上崗培訓(xùn)和進修學(xué)習(xí)，拓寬他們的知識面，更新他們的檔案工作知識。三是注重檔案工作人才的實踐能力培養(yǎng)，爭取條件讓他們?nèi)ゴ笮蜋n案館、先進院校實地培訓(xùn)和交流學(xué)習(xí)，拓展他們的知識面，全面提升實踐能力；四是注重培養(yǎng)檔案專業(yè)人才的服務(wù)理念。通過不斷的價值理念培訓(xùn)和引導(dǎo)，讓他們熱愛檔案工作，增強對檔案工作的責(zé)任感和價值觀。

（四）增加檔案經(jīng)費投入，升級完善檢索工具

高職院校應(yīng)該重視和支持檔案部門的工作和建設(shè)，尤其要在建設(shè)經(jīng)費方面給予大力支持，完善升級檔案館的軟硬件設(shè)備。除了配備常規(guī)的計算機、檔案柜、檔案盒、打孔機、除濕機等設(shè)備外，尤其要重視檔案檢索工具的引進和升級，要在完善和升級檢索工具上給予重點支持和幫助，努力爭取資金和項目完善檔案檢索工具的現(xiàn)代化和科技化，幫助建立基于計算機和檢索軟件為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化檢索工具。這樣才能保障檔案管理工作的順利開展，從而提高檔案資料的利用效率，促進檔案信息資源的充分利用和開發(fā)。

（五）加強部門聯(lián)系與合作，挖掘檔案利用價值

檔案部門應(yīng)該加強與學(xué)校行政、科研、教學(xué)、后勤等部門的聯(lián)系與合作，共同開發(fā)有關(guān)項目，挖掘檔案在“編史修志，宣傳教育，學(xué)術(shù)研究”等方面的利用價值。比如利用的途徑有：一是思想政治教育，整理挖掘歷屆優(yōu)秀校友的“故事檔案”，作為先進榜樣用于新生入學(xué)思想教育。二是學(xué)生實習(xí)場所，可將檔案館作為檔案相關(guān)專業(yè)學(xué)生實習(xí)的場所，培養(yǎng)學(xué)生檔案管理的工作方法和能力。就以我院為例，我們針對我院文秘專業(yè)檔案管理課程的需求，以學(xué)院檔案室為依托建立了檔案實習(xí)基地。實習(xí)內(nèi)容包括對檔案的整理、分類、編目、裝訂、檢索等項目。由專職檔案人員手把手教學(xué)、跟班指導(dǎo)，加深了學(xué)生對檔案及檔案業(yè)務(wù)工作的了解，印象更深，效果更明顯。三是檔案專題編研，檔案部門通過與教學(xué)、行政等部門溝通需求，組織人員進行專題檔案資料編研，直接為需要部門提供資料服務(wù)。四是檔案專題展覽，可在學(xué)校校慶、新生入學(xué)等重要日子，進行專題檔案的陳列與展覽，面向社會各界進行宣傳和教育，擴大影響。

（六）豐富檔案收藏內(nèi)容，提高檔案利用價值

高職院校檔案部門要加強各類檔案的接收和征集工作，努力擴大檔案的接收范圍和收集種類，盡可能的豐富和完善學(xué)校檔案的收藏，提升檔案的利用價值?？刹扇〉拇胧┯校阂皇菣n案館與學(xué)校行政、科研、后勤、教學(xué)等各部門建立密切聯(lián)系，落實專人收集和上報相關(guān)類別的檔案。二是成立學(xué)生檔案收集組織，發(fā)動學(xué)生參與檔案收集工作，豐富檔案收集的途徑和人手。三是通過學(xué)校廣播和宣傳欄鼓勵和提倡老師和學(xué)生捐贈檔案，這部分主要指人物檔案、重要照片、錄制視頻等?？傊?，要盡可能地利用各種手段，努力豐富學(xué)校檔案館的藏量和種類，切實提高學(xué)校檔案的可利用量和可利用性，真正實現(xiàn)各類檔案的價值。endprint