檔案管理工作探討

周麗

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 黃岡 438002)

檔案管理工作探討

周麗

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 黃岡 438002)

摘要：檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì), 在檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中許多問(wèn)題，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面，不斷提升一個(gè)單位的管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，指導(dǎo)我國(guó)的檔案管理工作，達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任,而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)規(guī)范；淺析

1做好檔案管理工作的重要意義

科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映本單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果。檔案管理成果同單位經(jīng)營(yíng)管理的有機(jī)結(jié)合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著單位的商業(yè)版圖和未來(lái)發(fā)展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)該單位經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

2檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問(wèn)題

2.1檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低

進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理, 檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是必要條件之一, 是檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要組成部分。我國(guó)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作是從20 世紀(jì)80 年代開(kāi)始的, 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局組織擬定和制定了一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件, 使我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化逐步形成一個(gè)體系。由于檔案自身的復(fù)雜性, 我國(guó)檔案管理體系亦比較復(fù)雜, 分散管理是其突出特點(diǎn)。由于歷史的原因, 檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)單位根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備, 機(jī)型五花八門, 水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn), 功能單一。

2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低、數(shù)據(jù)不完整,致使大多數(shù)檔案無(wú)主題標(biāo)引, 共享性差。

國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn), 檔案的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去,勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。標(biāo)準(zhǔn)化程度低影響了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程, 造成大量低水平的重復(fù)建設(shè), 令計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無(wú)法繼續(xù)向前發(fā)展。

2.3缺乏高級(jí)管理專業(yè)人員

現(xiàn)代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級(jí)檔案管理專業(yè)人員三個(gè)等級(jí)層次。高級(jí)檔案管理專業(yè)人員應(yīng)具有較高的政治理論和政策水平, 較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術(shù), 精通檔案業(yè)務(wù), 能科學(xué)地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃, 有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和決策能力, 在學(xué)術(shù)理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求越來(lái)越高。而檔案管理人員群體中學(xué)歷層次偏低, 缺乏掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級(jí)管理人才, 特別是既懂檔案管理和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù), 又懂社會(huì)科學(xué)和經(jīng)濟(jì)管理的復(fù)合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質(zhì)不高, 直接導(dǎo)致新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣, 無(wú)法解決在工作中遇到的新情況和新問(wèn)題。檔案管理人員群體結(jié)構(gòu)不合理配置, 檔案管理人員個(gè)體素質(zhì)偏低, 檔案群體結(jié)構(gòu)失衡不僅已成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要因素, 而且也在一定程度上影響了單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

2.4檔案管理投入不足

經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案管理走向現(xiàn)代化的最大障礙,而經(jīng)費(fèi)投入取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理地位和作用的認(rèn)識(shí)程度。由于檔案意識(shí)普遍較低, 導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足, 無(wú)力購(gòu)買現(xiàn)代化的設(shè)備, 尤其是基層單位, 存在著檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋, 基礎(chǔ)條件差, 安全措施沒(méi)落實(shí), 大部分檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。檔案室自動(dòng)化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)更成為奢求, 投入不足已經(jīng)成為檔案現(xiàn)代化發(fā)展的瓶頸。

3提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑

提高科學(xué)化水平, 必須深入研究和把握檔案管理工作規(guī)律, 以科學(xué)務(wù)實(shí)的態(tài)度, 積極推進(jìn)工作創(chuàng)新, 努力探索有效路徑, 使檔案管理更具時(shí)代特色, 更加科學(xué)有序、便捷高效。在路徑選擇上, 應(yīng)重點(diǎn)“找準(zhǔn)定位、推進(jìn)轉(zhuǎn)變”。

3.1找準(zhǔn)定位

大到一個(gè)國(guó)家, 小到一個(gè)單位, 檔案事業(yè)都是全局工作的重要內(nèi)容, 都是為中心工作服務(wù)的。只有自覺(jué)把檔案工作融入中心, 緊緊圍繞中心開(kāi)展工作, 才能真正有所作為。要胸中有全局, 堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)檔案管理工作, 注重學(xué)習(xí)貫徹黨的路線方針政策, 注重把握形勢(shì)的發(fā)展變化, 注重研究國(guó)情、省情以及單位的實(shí)際情況, 及時(shí)了解中心工作的要求, 善于從全局的角度來(lái)考慮和謀劃?rùn)n案管理工作, 切實(shí)增強(qiáng)政治意識(shí)、大局意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。要找準(zhǔn)工作著力點(diǎn), 對(duì)中心工作需要什么、檔案工作如何跟進(jìn), 都要進(jìn)行認(rèn)真思考和研究。要在抓好常規(guī)性檔案管理的同時(shí), 注重調(diào)整和把握階段性工作重點(diǎn), 想中心工作之所想、急中心工作之所急, 增強(qiáng)工作的針對(duì)性和實(shí)效性。大力實(shí)施重點(diǎn)區(qū)域帶動(dòng)戰(zhàn)略, 加快推進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變。這是全省的大局, 也是檔案工作的大局。要增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí), 堅(jiān)持黨和政府工作延伸到哪里、各項(xiàng)事業(yè)拓展到哪里、新興領(lǐng)域開(kāi)辟到哪里, 檔案工作就覆蓋到哪里, 及時(shí)收集和整理有價(jià)值的檔案信息, 及時(shí)為中心工作提供參考依據(jù), 使檔案管理真正為服務(wù)中心使上勁、用上力。

3.2推動(dòng)檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉(zhuǎn)變。

檔案工作基本的要求是建好管好檔案, 保障檔案安全, 但管理的目的在于利用, 其價(jià)值的體現(xiàn)也在于利用。如何把“死檔案”變成“活信息”、“活資源” , 最大限度地發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益, 是新時(shí)期檔案管理工作的重要任務(wù)。檔案管理要善于從浩如煙海的檔案資料中“沙里淘金”、發(fā)現(xiàn)價(jià)值, 把對(duì)社會(huì)有益的東西充分挖掘利用起來(lái), 使其潛在價(jià)值得到充分實(shí)現(xiàn), 為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展發(fā)揮積極作用。比如, 圍繞推動(dòng)文化大發(fā)展大繁榮,檔案管理要發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì),積極提供文化資源服務(wù),主動(dòng)參與有關(guān)文化課題研究、文化項(xiàng)目建設(shè)、文化展覽活動(dòng)、文藝作品創(chuàng)作以及文化產(chǎn)品生產(chǎn)等,當(dāng)好先進(jìn)文化建設(shè)的生力軍。

3.3推動(dòng)檔案管理在手段上由傳統(tǒng)型向科技型轉(zhuǎn)變

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力, 是提高檔案管理科學(xué)化水平的重要手段和強(qiáng)大動(dòng)力?，F(xiàn)在的檔案工作已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、實(shí)體檔案管理為主變?yōu)閿?shù)字化檔案管理為主, 從傳統(tǒng)的面對(duì)面服務(wù)為主變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化服務(wù)為主, 檔案工作的科技化、信息化水平越來(lái)越高。從一些發(fā)達(dá)國(guó)家檔案管理的情況看, 他們普遍建立了完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù), 形成了強(qiáng)大的信息檢索能力, 具備了進(jìn)的信息服務(wù)技術(shù)手段和管理手段。英國(guó)國(guó)家檔案館通過(guò)建設(shè)國(guó)家檔案目錄信息網(wǎng), 形成了鮮明的資料優(yōu)勢(shì)、技術(shù)優(yōu)勢(shì)和服務(wù)優(yōu)勢(shì), 使得全球用戶可以隨時(shí)隨地利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息檢索。必須強(qiáng)化科技意識(shí), 重視檔案管理信息化建設(shè), 注重運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù), 對(duì)傳統(tǒng)的工作模式和載體手段進(jìn)行根本性改造, 全面提高檔案管理的科技含量。要加強(qiáng)數(shù)字信息資源建設(shè), 加快電子檔案中心、電子政務(wù)、數(shù)字檔案館和檔案網(wǎng)站建設(shè), 積極推動(dòng)管理技術(shù)的自主創(chuàng)新, 注重相關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用, 建立功能完備、技術(shù)先進(jìn)的檔案信息綜合管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng), 實(shí)現(xiàn)管理與服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、程序化和高質(zhì)量、高效率。要在開(kāi)發(fā)和運(yùn)用新技術(shù)、新手段的同時(shí), 堅(jiān)持網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與安全管理同步進(jìn)行, 積極維護(hù)檔案信息安全, 達(dá)到方便利用和安全保密的有機(jī)統(tǒng)一。

參考文獻(xiàn)：

[1]李喜梅.淺談檔案管理現(xiàn)代化[J].中州煤炭, 2007(5).

[2]劉淑華.檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].甘肅廣播大學(xué)學(xué)報(bào), 2002(12).

[3]徐雁.淺析檔案管理現(xiàn)代化[J].開(kāi)封教育學(xué)院學(xué)報(bào), 2009(3).

作者簡(jiǎn)介：周麗(1975.05-)，女，湖北黃岡浠水人，黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院副教授，主要從事高職教育，檔案研究。

中圖分類號(hào):E232

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1671-1602(2016)12-0220-02