淺談檔案管理工作的重要性

牛新羽

摘 要：檔案主要是指在各項(xiàng)工作中形成的歷史記錄，是進(jìn)行科學(xué)研究和各種設(shè)施建設(shè)的可靠資料。檔案管理在領(lǐng)域發(fā)展中有很重要的意義，然而有些地區(qū)并不是十分重視檔案管理工作，只裹足于眼前工作的需要，不去追求先進(jìn)的檔案管理理念。文章重點(diǎn)分析了檔案管理工作的重要性，也說(shuō)明了只有力求檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，完善檔案設(shè)施、建立健全檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視度，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的價(jià)值最大化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)規(guī)范；檔案利用

前言

檔案管理資料是極其具有珍藏價(jià)值的，它是對(duì)往昔工作的查證，也代表著一個(gè)企業(yè)或者一個(gè)領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)決策，科學(xué)的檔案管理是度量一個(gè)企業(yè)管理與發(fā)展水平的標(biāo)尺。舊有檔案管理模式缺乏與時(shí)俱進(jìn)的精神，缺少配合社會(huì)發(fā)展的前瞻眼光，缺少把檔案管理與區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展結(jié)合起來(lái)的意識(shí)，大大降低了檔案管理的實(shí)用價(jià)值。在信息科技飛速發(fā)展的今天，圖文、影像的引入對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)有重要的意義。新形勢(shì)下的檔案管理也要求工作者不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與堅(jiān)持創(chuàng)新，借鑒前沿的檔案管理科學(xué)研究成果，應(yīng)時(shí)代發(fā)展適應(yīng)新形勢(shì)下的新局面，力爭(zhēng)做好檔案開(kāi)發(fā)和檔案利用。只有真正立足于檔案管理的現(xiàn)狀，不斷地堅(jiān)持創(chuàng)新，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，激發(fā)檔案管理人員的工作熱忱，提升檔案管理工作人員的責(zé)任感，提升國(guó)家對(duì)檔案管理的重視程度，健全檔案管理工作相關(guān)的法律、法規(guī)，實(shí)現(xiàn)檔案管理法制化，使檔案管理邁上科學(xué)化、規(guī)范化的新臺(tái)階，才能發(fā)揮檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的價(jià)值，為國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展推波助瀾。文章將對(duì)檔案管理工作的重要性和作用做簡(jiǎn)要分析。

1 做好檔案管理工作的重要意義

檔案屬于一個(gè)企業(yè)的機(jī)密，檔案管理記錄了一個(gè)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的所有業(yè)績(jī)和成果，是一個(gè)企業(yè)成長(zhǎng)史的回憶錄，也是對(duì)該企業(yè)進(jìn)行調(diào)查與了解的可靠資料。做好檔案管理可以方便企業(yè)分析以往戰(zhàn)略上的不足，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、及時(shí)改進(jìn)不足，更利于企業(yè)制定未來(lái)戰(zhàn)略藍(lán)圖，使企業(yè)朝向更好的方向發(fā)展。一個(gè)企業(yè)的檔案管理狀況也能夠充分反映該企業(yè)的管理狀況和發(fā)展?fàn)顩r，看一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果可以直接看其檔案管理工作的情況，因?yàn)闄n案管理工作融合了該企業(yè)的資源配備模式、取向，也關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展和企業(yè)的未來(lái)，是企業(yè)商業(yè)版圖的真實(shí)體現(xiàn)。因此，加強(qiáng)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)度、加大檔案管理的重視度對(duì)企業(yè)發(fā)展有極大的影響，對(duì)提升企業(yè)的管理效率起到事半功倍的作用。

2 堅(jiān)持做好方案管理工作

2.1 立足于法，搞好建章立制工作

社會(huì)的飛速發(fā)展對(duì)檔案管理提出了全新挑戰(zhàn)，也對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)度提出了全新要求。走法制化路線是檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是做好檔案管理工作的必然趨勢(shì)，更是對(duì)檔案管理的最好保護(hù)。檔案管理若要長(zhǎng)期發(fā)展就要堅(jiān)持法制化，這樣可以使檔案管理工作真正走上正軌，也才能實(shí)現(xiàn)檔案管理應(yīng)有的價(jià)值?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》的產(chǎn)生，提升了社會(huì)對(duì)檔案管理的重視，也提高了檔案管理工作在社會(huì)中的地位，各領(lǐng)域開(kāi)始進(jìn)行檔案保護(hù)和檔案利用，從而加大了各領(lǐng)域?qū)n案的收集和管理，使檔案管理更好地為社會(huì)服務(wù)。在全新的形勢(shì)下，各區(qū)域應(yīng)積極利用地方立法權(quán)限，根據(jù)地方特色建立規(guī)范的檔案管理法律法規(guī)，使檔案管理和地方發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，既令檔案管理適應(yīng)地方發(fā)展，又令檔案管理立足于法，讓法律有效保護(hù)檔案管理并促進(jìn)檔案管理發(fā)展。另外，各部門(mén)都要建立健全檔案管理法律法規(guī)，在制度中實(shí)現(xiàn)管理，在制度中得到效益，相信在法律的幫助下，檔案管理工作定能靈活高效、因地制宜。

2.2 檔案管理的根本目的在于檔案利用

檔案利用對(duì)社會(huì)的發(fā)展有重要的意義，它對(duì)于掌握經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)律和方向是不可或缺的。若想加大檔案開(kāi)發(fā)利用，首先要規(guī)范檔案基礎(chǔ)工作管理。檔案工作人員不僅僅要在檔案的收集和保存等方面做好相應(yīng)工作，還應(yīng)力爭(zhēng)做好檔案的編目和編研方面的工作，制定高效率的檢索工具，使檔案文件和檢索系統(tǒng)等更符合檔案管理的需要，方便隨時(shí)查閱檔案，及時(shí)、完整地提供檔案利用所需的一切材料。除此之外，做好檔案的保管工作也是必不可少的，檢查檔案庫(kù)房現(xiàn)有設(shè)施，配置相應(yīng)的技術(shù)設(shè)施，保證庫(kù)內(nèi)溫濕度的穩(wěn)定，加大對(duì)檔案的保管力度，切實(shí)做好檔案的防火、防潮工作，隨時(shí)提供可供查閱的檔案。在重點(diǎn)保護(hù)重要檔案的基礎(chǔ)上，還需對(duì)重要檔案進(jìn)行備份或微縮。加強(qiáng)庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對(duì)檔案進(jìn)行最大保護(hù)，使檔案利用發(fā)揮最大社會(huì)效益，為社會(huì)發(fā)展提供最大可利用價(jià)值。

3 檔案管理在各企業(yè)發(fā)展中所起的作用

很多企業(yè)對(duì)檔案管理工作不夠重視，特別是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理工作的重視度，導(dǎo)致檔案管理工作跟不上企業(yè)發(fā)展的步伐，反而成了企業(yè)發(fā)展的阻礙。

3.1 為企業(yè)的發(fā)展提供策略

管理好檔案信息是管理好企業(yè)的前提，一個(gè)企業(yè)的發(fā)展前景與檔案管理工作有十分密切的聯(lián)系。檔案信息為企業(yè)帶來(lái)的價(jià)值是不可估量的，它記錄了企業(yè)的發(fā)展信息，一個(gè)企業(yè)從發(fā)展初期到發(fā)展的黃金時(shí)期都需有既往經(jīng)驗(yàn)的參考，它可以為企業(yè)提供強(qiáng)有力的一手資料，這些資料可以成企業(yè)對(duì)歷史經(jīng)驗(yàn)的借鑒，為企業(yè)的發(fā)展提供策略、指明前行的方向。

3.2 做好檔案管理工作可以提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力

檔案信息也能提高企業(yè)在社會(huì)中的知名度和影響力，使社會(huì)各領(lǐng)域?qū)υ撈髽I(yè)更加了解，為企業(yè)提供與其他企業(yè)合作的機(jī)會(huì)，使企業(yè)在同領(lǐng)域競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

4 檔案管理工作的創(chuàng)新

檔案管理工作是在總結(jié)舊有經(jīng)驗(yàn)、追求卓越發(fā)展的基礎(chǔ)上成長(zhǎng)起來(lái)的。時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，在全新的趨勢(shì)之下，重新審視檔案管理工作，應(yīng)時(shí)代要求更新檔案管理模式變得尤為重要。檔案管理工作的創(chuàng)新應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：

4.1 理念的創(chuàng)新

第一，要在案管理人員心中樹(shù)立檔案就是資產(chǎn)的全新理念。各領(lǐng)域長(zhǎng)久保存下來(lái)的圖、文、聲、像資料，都是該領(lǐng)域的智慧結(jié)晶和業(yè)績(jī)成果，這些寶貴的財(cái)富需要檔案管理人員精心保存，方便隨時(shí)查考。第二，時(shí)代的更新變化要求檔案管理人員不再是僅僅做好檔案保存工作，檔案管理人員要實(shí)地深入工作一線，清楚明白一線的工作流程，使檔案管理人員對(duì)所管理的檔案資料真正做到心中有數(shù)。

4.2 體制的創(chuàng)新

以往的檔案管理方法單一、低效。社會(huì)的更新要求檔案管理的體制也隨之更新，這樣才能緊跟社會(huì)發(fā)展的步伐。第一，改變傳統(tǒng)的檔案管理制度，建立“檔案管理平臺(tái)”，使檔案管理工作得到擴(kuò)展和深化，使檔案管理工作高效地進(jìn)行。第二，從企業(yè)或領(lǐng)域的實(shí)際情況出發(fā)，以原有檔案管理制度為基礎(chǔ)，制定詳細(xì)、具體的方案目標(biāo)，其中包括明確的階段目標(biāo)和檔案管理的方式方法，制定檔案管理工作考核，使得檔案管理工作與時(shí)代接軌。

4.3 管理的創(chuàng)新

電子信息技術(shù)的發(fā)展也為檔案管理提供了一個(gè)好的發(fā)展機(jī)會(huì)。需要檔案管理人員能夠利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，熟練掌握辦公軟件的操作流程和使用方法，清楚電子文件和紙質(zhì)文件的聯(lián)系，明確在操作各環(huán)節(jié)中所擔(dān)負(fù)的責(zé)任。各領(lǐng)域在進(jìn)行信息共享的同時(shí)，不僅要做好信息的利用工作，還應(yīng)切實(shí)做好信息的保密工作。

5 結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展中起著重要的作用，各領(lǐng)域只有不斷地更新檔案管理理念，使檔案管理與社會(huì)發(fā)展相結(jié)合，堅(jiān)持走檔案法制管理的道路，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，才能使檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮最大功效。

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