淺析藥物臨床試驗(yàn)檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

徐莉婭　陳燕溪　楊林芬　馬媛蕊

（云南省中醫(yī)醫(yī)院院辦，昆明　650021）

淺析藥物臨床試驗(yàn)檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

徐莉婭陳燕溪楊林芬馬媛蕊

（云南省中醫(yī)醫(yī)院院辦，昆明650021）

藥物臨床試驗(yàn)檔案是藥物臨床試驗(yàn)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是藥物上市申報(bào)的憑證資料，同時(shí)也是保障受試者權(quán)益舉措的有效證明，然而，由于受主客觀等因素的影響，目前，藥物臨床試驗(yàn)檔案管理中還存在歸檔不及時(shí)、資料不齊全、管理不規(guī)范等問(wèn)題，應(yīng)從完善規(guī)章制度、加強(qiáng)人才培養(yǎng)，規(guī)范收集、整理工作等方面予以解決，充分發(fā)揮藥物臨床試驗(yàn)檔案在醫(yī)院科研工作中的作用，提升科研水平，促進(jìn)我國(guó)醫(yī)藥事業(yè)不斷發(fā)展。

藥物臨床試驗(yàn)檔案；管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

1　藥物臨床試驗(yàn)檔案資料的價(jià)值和特點(diǎn)

1.1藥物臨床試驗(yàn)檔案的價(jià)值 藥物臨床試驗(yàn)是新藥研究開(kāi)發(fā)過(guò)程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其目的是證實(shí)或揭示試驗(yàn)藥物的作用、不良反應(yīng)，確定試驗(yàn)藥物的療效與安全性，藥物臨床試驗(yàn)檔案是藥物臨床試驗(yàn)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是藥物上市申報(bào)的憑證資料，同時(shí)也是保障受試者權(quán)益舉措的有效證明［1］，它的重要價(jià)值主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面:

1.1.1憑證價(jià)值 藥物臨床試驗(yàn)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)決定了它的憑證價(jià)值，藥物臨床試驗(yàn)檔案是研究者在進(jìn)行新藥I、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ臨床研究中需要的有關(guān)文件和研究者在自己的研究、觀察中形成的數(shù)據(jù)和資料，這些數(shù)據(jù)和資料記錄著研究者對(duì)研究方案的執(zhí)行情況、受試者的權(quán)益保障情況等，稽查人員主要就通過(guò)檢查臨床試驗(yàn)活動(dòng)中形成的資料進(jìn)行系統(tǒng)檢查，進(jìn)而評(píng)價(jià)試驗(yàn)是否按照試驗(yàn)方案、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程以及相關(guān)法規(guī)要求進(jìn)行，藥物臨床試驗(yàn)檔案是新藥批準(zhǔn)前接受項(xiàng)目核查的重要憑證資料，此外，藥物臨床試驗(yàn)檔案同樣也是機(jī)構(gòu)和專(zhuān)業(yè)認(rèn)證時(shí)必不可少的重要依據(jù)材料。

1.1.2情報(bào)價(jià)值 藥物臨床試驗(yàn)檔案記錄了藥物臨床試驗(yàn)活動(dòng)的事實(shí)和經(jīng)過(guò)，是科學(xué)技術(shù)資源儲(chǔ)備的一種形式，凝結(jié)了醫(yī)學(xué)實(shí)踐的狀況和創(chuàng)造成果及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，可為人們今后藥物臨床試驗(yàn)工作提供借鑒，對(duì)于人們查考既往情況，掌握歷史資料，研究藥物臨床試驗(yàn)工作規(guī)律，積累前人研究經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新性開(kāi)展工作具有廣泛的參考作用，有利于推動(dòng)醫(yī)學(xué)發(fā)展［2］。

1.2藥物臨床試驗(yàn)檔案的特點(diǎn)

1.2.1有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性《藥品注冊(cè)管理辦法》第三十一條規(guī)定，臨床試驗(yàn)一般分為I、II、III、Ⅳ期，I期為初步的臨床藥理學(xué)及人體安全性評(píng)價(jià)試驗(yàn)，主要觀察人體對(duì)于新藥的耐受程度和藥代動(dòng)力學(xué)，為制定給藥方案提供依據(jù)；II期、III期主要目的是評(píng)價(jià)、驗(yàn)證藥物對(duì)目標(biāo)適應(yīng)癥患者的治療作用和安全性，為藥物注冊(cè)申請(qǐng)的審查提供充分的依據(jù)；Ⅳ期為新藥上市后應(yīng)用研究階段，其目的是考察在廣泛使用條件下的藥物的療效和不良反應(yīng)，評(píng)價(jià)在普通或者特殊人群中使用的利益與風(fēng)險(xiǎn)關(guān)系以及改進(jìn)給藥劑量等，整個(gè)過(guò)程均需要有專(zhuān)業(yè)人員試驗(yàn)、觀察、監(jiān)測(cè)，故專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)［3］。

1.2.2有較強(qiáng)的保密性 藥物臨床試驗(yàn)資料包含了申辦方提供的處方組成、制造工藝和質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果等，以及病歷資料、受試者個(gè)人信息等。藥物臨床試驗(yàn)檔案包含了藥物信息和受試者個(gè)人信息、研究者信息等，按照《藥物臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理規(guī)范》規(guī)定，參加試驗(yàn)及在試驗(yàn)中的個(gè)人資料均屬保密，必要時(shí)，藥品監(jiān)督管理部門(mén)、倫理委員會(huì)或申辦者，才可以按規(guī)定查閱參加試驗(yàn)的受試者資料。為了防止新藥申辦者和受試者的權(quán)益受損害，上述兩方面資料均應(yīng)保密。

1.2.3涉及面廣 內(nèi)容繁雜 管理難度大 藥物臨床試驗(yàn)活動(dòng)歷時(shí)較長(zhǎng)，種類(lèi)繁多、量大，涉及臨床試驗(yàn)準(zhǔn)備階段、進(jìn)行階段及完成后三方面資料，包括研究者手冊(cè)、病例報(bào)告表、倫理委員會(huì)批件、國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理局批件、臨床前實(shí)驗(yàn)室資料、研究者手冊(cè)更新件、已簽名的知情同意書(shū)、試驗(yàn)藥物銷(xiāo)毀證明、最終監(jiān)查報(bào)告等，還包括試驗(yàn)過(guò)程中產(chǎn)生的具有查考利用價(jià)值的資料等；加之參與人員多，如申辦者、研究者、倫理委員會(huì)成員、受試者、督查員、藥品監(jiān)督管理部門(mén)人員等，需要各方配合才能確保藥物臨床試驗(yàn)檔案齊全完整，加大了藥物臨床試驗(yàn)檔案資料的管理難度。

2　藥物臨床試驗(yàn)檔案資料管理現(xiàn)狀分析

2.1藥物臨床試驗(yàn)檔案資料管理取得的進(jìn)步 隨著《藥物臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理規(guī)范》、《藥物臨床試驗(yàn)機(jī)構(gòu)資格認(rèn)定辦法（試行）》等的頒布實(shí)施，藥物臨床試驗(yàn)檔案資料的管理逐漸規(guī)范化，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和藥物臨床試驗(yàn)檔案資料管理員對(duì)檔案資料重要意義的認(rèn)識(shí)得到提高，“重臨床、輕檔案”得到糾正，專(zhuān)兼職檔案管理人員的素質(zhì)普遍提高等。

2.2藥物臨床試驗(yàn)檔案資料管理存在的問(wèn)題 雖然藥物臨床試驗(yàn)檔案資料的管理逐漸規(guī)范化，但因受主客觀因素的影響，藥物臨床試驗(yàn)檔案資料離齊全、完整、規(guī)范、準(zhǔn)確、真實(shí)等要求仍存在較大差距，主要表現(xiàn)在以下六個(gè)方面:

2.2.1歸檔不及時(shí) 有些研究者對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足，歸檔意識(shí)淡薄，為了便于個(gè)人查找便利，不愿意將將藥物臨床試驗(yàn)檔案原始資料交給檔案室，而是自行存放在科室內(nèi)，也有些人因臨床工作繁忙，對(duì)材料歸檔工作較拖拉，造成臨床藥物檔案資料歸檔不及時(shí)。

2.2.2歸檔資料不齊全完整《藥物臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理規(guī)范》附錄2中明確規(guī)定了藥物臨床試驗(yàn)歸檔資料內(nèi)容，但在實(shí)際工作中，藥物臨床試驗(yàn)資料的歸檔收齊率不高，如有些工作人員檔案意識(shí)差，將部分原始資料丟失；藥物臨床試驗(yàn)活動(dòng)涉及人員較多，申辦方與醫(yī)院之間、醫(yī)院與相關(guān)專(zhuān)業(yè)研究室之間及專(zhuān)業(yè)研究室與研究者之間，相互推諉或各自為陣，彼此對(duì)資料歸檔狀況都不清楚，甚至造成歸檔資料部分或全部丟失；對(duì)試驗(yàn)資料歸檔與臨床試驗(yàn)?zāi)晗拚J(rèn)識(shí)存在誤區(qū)等，造成藥物臨床試驗(yàn)檔案資料歸檔不齊全完整。

2.2.3有些歸檔資料喪失原始記錄性和真實(shí)性 由于人為因素造成部分藥物臨床試驗(yàn)原始資料丟失，或者因科研工作者檔案意識(shí)差，在活動(dòng)中未記錄下相關(guān)內(nèi)容，只能事后補(bǔ)寫(xiě)、謄抄，喪失原始記錄性和真實(shí)性。而原始文件是用于證明臨床試驗(yàn)數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠的證據(jù)，原始文件記錄的準(zhǔn)確性、完整性和一致性是評(píng)價(jià)臨床試驗(yàn)質(zhì)量的主要依據(jù)之一，歸檔資料原始性、真實(shí)性的喪失嚴(yán)重影響了藥物臨床試驗(yàn)活動(dòng)質(zhì)量。

2.2.4藥物臨床試驗(yàn)檔案資料管理不規(guī)范 有些藥物臨床試驗(yàn)機(jī)構(gòu)沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)職檔案管理員，往往身兼述職，既從事檔案資料管理，又從事其他科研、臨床、教學(xué)及管理工作，事務(wù)繁忙，無(wú)法完全按照《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》、《藥物臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理規(guī)范》等相關(guān)要求規(guī)范化管理檔案資料，僅僅局限于簡(jiǎn)單的收集資料、裝盒，檔案管理工作流于形式。

2.2.5檔案管理硬件設(shè)施不完備 檔案管理質(zhì)量差 藥物臨床試驗(yàn)活動(dòng)歷時(shí)長(zhǎng)、涉及面廣，產(chǎn)生的檔案資料數(shù)量龐大，加之檔案資料保存時(shí)間長(zhǎng)，按照GCP的相關(guān)規(guī)定，藥物臨床試驗(yàn)檔案應(yīng)保存至新藥上市后 5年，一些國(guó)際臨床試驗(yàn)要求保存15年，以備隨時(shí)檢查。而有些藥物臨床試驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案庫(kù)房狹小，甚至根本沒(méi)有單獨(dú)設(shè)立藥物臨床試驗(yàn)檔案室，而是將這些資料與科研檔案放在一間檔案室內(nèi)，無(wú)法滿(mǎn)足保管需求，有些單位已經(jīng)存在資料存放不下的現(xiàn)象，更不用說(shuō)防火、防潮、防盜、防污染等保管要求，藥物臨床試驗(yàn)檔案保管質(zhì)量較差。

2.2.6電子化管理水平較低 目前多數(shù)單位藥物臨床試驗(yàn)檔案工作仍停留在人工檢索上，很少利用檔案管理軟件進(jìn)行管理，電子化管理水平較低，這也大大降低了檔案管理工作的效率［4］。

3　藥物臨床試驗(yàn)檔案資料規(guī)范化管理方法探析

3.1建立健全藥物臨床試驗(yàn)檔案資料的規(guī)章制度

3.1.1建立完善歸檔制度《中華人民共和國(guó)檔案法》第10條規(guī)定:“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。［5］”因此相關(guān)人員應(yīng)按要求及時(shí)將手中的資料移交檔案室。單位的歸檔制度內(nèi)容要詳實(shí)具體，符合實(shí)際，涵蓋歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求三方面內(nèi)容，歸檔范圍即上文提到的歸檔資料目錄；藥物臨床試驗(yàn)活動(dòng)中產(chǎn)生的資料可分階段進(jìn)行歸檔，當(dāng)某一試驗(yàn)活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)研究者、申辦者應(yīng)及時(shí)將手中的原始資料按要求歸檔；并按照完整性、系統(tǒng)性、原始記錄性要求歸檔，確保歸檔文件材料的質(zhì)量。

3.1.2建立健全檔案管理制度 按照《藥物臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理規(guī)范》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法規(guī)要求，制定并完善單位檔案管理制度，包括檔案收集、開(kāi)發(fā)利用、借閱保密、鑒定銷(xiāo)毀等相關(guān)制度，為臨床試驗(yàn)文件和資料歸檔的規(guī)范性和安全性提供制度保障。

3.2完善檔案管理的硬軟件設(shè)施

3.2.1完善硬件設(shè)施，創(chuàng)造良好安全的保管環(huán)境 要建立專(zhuān)用檔案室或文件柜，做到防光、防火、防塵、防潮、防盜、防霉、防蟲(chóng)、防有害氣體，應(yīng)有必要的火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火裝置，空調(diào)設(shè)備和除濕機(jī)，還有防紫外線窗簾，文件柜應(yīng)加鎖，根據(jù)工作需要還應(yīng)配置音像防磁柜，用于保存聲像檔案。

3.2.2完善軟件設(shè)施，加快檔案信息化建設(shè)步伐 要配置必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備及檔案管理軟件，將藥物臨床試驗(yàn)檔案資料分門(mén)別類(lèi)輸入計(jì)算機(jī)，不僅能為使用者查閱檔案信息提供便捷、高效的服務(wù)，也可以減少檔案的存儲(chǔ)空間，增加了檔案的保密程度，也為藥物臨床試驗(yàn)檔案資料的編研、開(kāi)發(fā)利用提供了有利條件。

3.2.3實(shí)行專(zhuān)人保管，提升檔案資料管理人員綜合素質(zhì) 采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、送出去”的方式，聘請(qǐng)專(zhuān)家講學(xué)，或派出人員參加學(xué)習(xí)班等，加強(qiáng)藥物臨床試驗(yàn)檔案資料管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并將培訓(xùn)形成常規(guī)化，不僅要求他們熟悉資料歸檔和管理知識(shí)，也要熟悉藥物臨床試驗(yàn)活動(dòng)工作內(nèi)容，提升藥物臨床試驗(yàn)檔案資料管理人員的綜合能力，以促進(jìn)藥物臨床試驗(yàn)檔案質(zhì)量的進(jìn)一步提高。

3.3規(guī)范藥物臨床試驗(yàn)檔案資料的收集整理開(kāi)發(fā)利用

3.3.1規(guī)范藥物臨床試驗(yàn)資料的收集、歸檔工作 要使藥物臨床試驗(yàn)資料收集、歸檔工作規(guī)范化，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確，首要任務(wù)是按照《藥物臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理規(guī)范》附錄2中所明確的在臨床試驗(yàn)準(zhǔn)備階段、進(jìn)行階段和完成后應(yīng)保存的文件，建立歸檔資料目錄清單和項(xiàng)目編碼，清單分為總體清單和分項(xiàng)清單，總體清單包括試驗(yàn)名稱(chēng)、申辦單位、歸檔日期、試驗(yàn)時(shí)期、研究者、資料整理人、各個(gè)歸檔分項(xiàng)（知情同意書(shū)、CRF等），分項(xiàng)清單包括該試驗(yàn)各分項(xiàng)資料的份數(shù)、每份的頁(yè)數(shù)和頁(yè)碼等。資料目錄的內(nèi)容除《藥物臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理規(guī)范》附錄2的內(nèi)容外，還可以增加臨床試驗(yàn)啟動(dòng)時(shí)，相關(guān)人員的培訓(xùn)記錄，管理機(jī)構(gòu)對(duì)承擔(dān)試驗(yàn)科室的監(jiān)管記錄，SAE發(fā)生和報(bào)告的登記，與試驗(yàn)相關(guān)的往來(lái)文件、監(jiān)查、視察、稽查記錄，補(bǔ)充文檔、各方聯(lián)系的電話記錄等等。其次，臨床試驗(yàn)開(kāi)始前，監(jiān)查員應(yīng)與研究人員討論如何在原始文件中記錄有關(guān)臨床試驗(yàn)的信息，并明確對(duì)原始記錄的要求，申辦者或監(jiān)查員則提供原始文件中臨床試驗(yàn)信息記錄的格式。此外，按照科研檔案管理“四同步”要求，應(yīng)建立檔案管理員與質(zhì)控員的有效溝通聯(lián)系機(jī)制，檔案管理員全程參與藥物臨床試驗(yàn)資料的形成過(guò)程，給予相應(yīng)的指導(dǎo)和監(jiān)督，在臨床試驗(yàn)準(zhǔn)備階段、進(jìn)行階段對(duì)檔案資料的形成、積累進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督，試驗(yàn)結(jié)束后，協(xié)同機(jī)構(gòu)質(zhì)控員審查、驗(yàn)收檔案資料，確保檔案資料齊全完整，質(zhì)量符合要求［6］。

3.3.2規(guī)范藥物臨床試驗(yàn)檔案資料的整理工作 對(duì)藥物臨床試驗(yàn)檔案資料的整理，要遵循保持文件之間的歷史聯(lián)系和便于利用的原則，總體上可按項(xiàng)目-時(shí)間將資料進(jìn)行分類(lèi)，并結(jié)合類(lèi)內(nèi)資料之間的密切聯(lián)系，按照問(wèn)題進(jìn)行組卷，對(duì)卷內(nèi)文件按照時(shí)間順序進(jìn)行排列、編號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，并以案卷為單位進(jìn)行編目，包括全宗名稱(chēng)、項(xiàng)目名稱(chēng)、案卷題名、卷內(nèi)文件起止時(shí)間、保管期限，總件數(shù)、總頁(yè)數(shù)，歸檔號(hào)等內(nèi)容。類(lèi)內(nèi)案卷整理完后按照時(shí)間順序進(jìn)行排列、編制案卷目錄等。特別注意的是，因藥物臨床試驗(yàn)檔案具有較強(qiáng)的保密性，資料裝入檔案柜后要上鎖［7］。

3.3.3加強(qiáng)藥物臨床試驗(yàn)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用工作 檔案工作的主要目的在于為工作服務(wù)，檔案管理部門(mén)要在確保信息安全的前提下，使檔案資料在一定范圍實(shí)現(xiàn)有序的可控的開(kāi)發(fā)利用，如制作檢索工具，將有重要參考利用價(jià)值的資料匯編成冊(cè)，或進(jìn)行編研，形成有參考、教育價(jià)值的材料，推動(dòng)科研發(fā)展。

4　結(jié)語(yǔ)

總之，藥物臨床試驗(yàn)檔案資料的管理，是一個(gè)單位科研管理水平的體現(xiàn)，是藥物臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理工作中的重要組成部分，隨著醫(yī)學(xué)科研水平的發(fā)展，國(guó)家越來(lái)越重視藥物臨床試驗(yàn)檔案管理質(zhì)量。雖然受人、財(cái)、物等資源和條件的限制，各單位、機(jī)構(gòu)要實(shí)現(xiàn)藥物臨床試驗(yàn)檔案的規(guī)范化管理還有很長(zhǎng)一段歷程，但各單位、機(jī)構(gòu)首先要必須按照國(guó)家要求進(jìn)行歸檔、管理，促進(jìn)我國(guó)醫(yī)藥事業(yè)不斷發(fā)展。

［1］吳建元，鄒曉沨，黃建英.機(jī)構(gòu)辦公室加強(qiáng)藥物臨床試驗(yàn)規(guī)范化管理探討［J］.中華醫(yī)學(xué)科研管理，2011（4），24（2）:86-89.

［2］齊松仁，孫瑞華.藥物臨床試驗(yàn)檔案管理探討［J］.中國(guó)醫(yī)學(xué)科研管理，2009，22（3）:179-181.

［3］常曉霽.藥物臨床試驗(yàn)檔案的特點(diǎn)分析及管理體會(huì)［J］.世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2015.68.119.

［4］王棕覃，孫揚(yáng)，韓濤.淺議藥物臨床試驗(yàn)檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策［J］.華章（2014）.

［5］鄭文.檔案管理學(xué)原理［M］.云南:云南科技出版社，1999:125-126.

［6］李見(jiàn)明.藥物臨床試驗(yàn)的檔案資料管理規(guī)范化探討［J］.中國(guó)臨床藥理學(xué)，2008，24（6）:561-563.

［7］陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)［M］.3版.北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社，2005（4）:93-180.

［8］國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理局.藥物臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理規(guī)范［Z］.2003-08-06.

［9］衛(wèi)生部.醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法［Z］.1991-03-09.

Brief Analysis on Current Situation and Countermeasures for Drug Clinical Trial Archives Mangagement

XU Liya，CHEN Yanxi，YANG Linfen，MA yuanrui
（Office of Yunnan Province Hospital of Traditional Chinese Medicine，Kunming 650021，China）

Drug clinical trial archives are true records of drug clinical activities.They are proving materials for drug application and effective certificates for guaranteeing subjects'equities and measures.However，with the influence of subjective and objective factors，so far there still remain some problems such as slow archiving，incomplete materials and irregular management.And it should be solved from the aspect of perfecting rules and regulations，strengthening personnel training，standardizing collections and organizing work to play its full role of drug clinical trial archives in hospital scientific research work to raise scientific research level and to promote the development of medical cause in our country.

drug clinical trial archives；management；current situation；countermeasures

10.3969/j.issn.1672-2779.2016.13.016

1672-2779（2016）-13-0035-03

（本文編輯:李海燕 本文校對(duì):姜麗娟2016-05-12）