成人教育教學(xué)檔案的特點(diǎn)及管理

馬 蓉

（唐山師范學(xué)院 繼續(xù)教育學(xué)院，河北 唐山 063000）

成人教育教學(xué)檔案的特點(diǎn)及管理

馬 蓉

（唐山師范學(xué)院 繼續(xù)教育學(xué)院，河北 唐山 063000）

成人高等教育教學(xué)檔案具有來源廣、層次多、形成復(fù)雜等特點(diǎn)，目前在成教檔案管理中存在著不受重視、檔案管理人員素質(zhì)有待提升和信息技術(shù)應(yīng)用有待提高等問題，針對這些問題要從管理層和檔案管理人員素質(zhì)提升入手加以解決。

成人教育；成人高教；成教檔案；檔案管理

教學(xué)檔案是在教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理活動中直接形成的有價(jià)值的歷史記錄，包括教學(xué)實(shí)踐活動中形成的材料和教學(xué)管理工作中形成的材料。教學(xué)檔案反映學(xué)校主要職能活動情況，是學(xué)校檔案的重要組成部分。成人教育教學(xué)檔案是指在成人教學(xué)活動、教學(xué)研究和管理中直接形成的上述材料。做好成人教育教學(xué)檔案管理對于提高成人教育質(zhì)量、改善學(xué)校管理水平具有重要的理論與實(shí)踐意義。

1　成人高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)

成人高等教育與普通高等教育比較起來具有其特殊性，其產(chǎn)生的檔案也具有不同于普通高教的特點(diǎn)。

1.1成人高等教育辦學(xué)形式多樣

成人高等教育以學(xué)歷教育為主，學(xué)員大多為在職人員，學(xué)習(xí)方式多為自學(xué)，并輔以集中面授。另外還有各種形式的短期培訓(xùn)進(jìn)修班等。唐山師范學(xué)院與唐山市教育局對師范類本科生教育實(shí)習(xí)進(jìn)行了創(chuàng)新改革，將本科師范生頂崗實(shí)習(xí)與農(nóng)村中小學(xué)教師培訓(xùn)工作融合成一個(gè)整體，在師范生下點(diǎn)頂崗實(shí)習(xí)的同時(shí)，被頂替出來的農(nóng)村中小學(xué)教師來校接受為期一個(gè)月的專業(yè)培訓(xùn)。成教管理部門對頂崗實(shí)習(xí)的教師建立了培訓(xùn)檔案，對教師晉職晉級起到了憑證作用，對今后繼續(xù)進(jìn)行類似培訓(xùn)有著重要的參考價(jià)值。學(xué)校也因組織師范生頂崗實(shí)習(xí)和農(nóng)村中小學(xué)教師培訓(xùn)工作成績突出獲得了2009年唐山市科學(xué)發(fā)展創(chuàng)新集體二等獎，成功經(jīng)驗(yàn)受到教育部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。

1.2成人高等教育辦學(xué)時(shí)間存在差異

成人院校脫產(chǎn)高起專和專升本的學(xué)生學(xué)制兩年，高升本的學(xué)生學(xué)制為四年，函授和業(yè)余形式在相應(yīng)層次上的學(xué)生學(xué)制為兩年半或三年。唐山師范學(xué)院還與泰國皇家清萊大學(xué)合作辦學(xué)，定期接收學(xué)習(xí)期限為一學(xué)期的泰國留學(xué)生來校學(xué)習(xí)漢語，其檔案更是嚴(yán)格。此外還有農(nóng)村中小幼教師脫職培訓(xùn)、省市級骨干教師培訓(xùn)、中小學(xué)教師國家級培訓(xùn)計(jì)劃，雖然都是短期培訓(xùn)，最多一兩個(gè)月，少則十幾天，但也要形成規(guī)范的學(xué)員學(xué)習(xí)檔案，為將來教師評職、評先提供有力的依據(jù)。因此，成教學(xué)籍檔案在形成時(shí)間上存在差異性。

1.3教學(xué)檔案系統(tǒng)性強(qiáng)

系統(tǒng)性主要表現(xiàn)在從每個(gè)學(xué)生入校到畢業(yè)離校，都要經(jīng)過一套系統(tǒng)的程序。整個(gè)程序的教學(xué)檔案包括招生指標(biāo)、招生簡章、入學(xué)成績、錄取底冊、培養(yǎng)方案和教學(xué)大綱、畢業(yè)論文或畢業(yè)設(shè)計(jì)、學(xué)籍表、學(xué)位評定表等一套系統(tǒng)完整的材料。

1.4教學(xué)檔案具有復(fù)雜性

成人高校的生源復(fù)雜，學(xué)員一般都是在職人員，其社會背景相對復(fù)雜，職業(yè)涵蓋范圍廣，本身就具有一套完整的檔案材料。從學(xué)員構(gòu)成情況看，其初始學(xué)歷各不相同，年齡也存在很大差異，但同時(shí)參加成人教育學(xué)習(xí)，因此造成了成人教育學(xué)籍檔案具有復(fù)雜性。因此必須建立一套嚴(yán)格的規(guī)章制度，才能保證工作質(zhì)量。

成人教育教學(xué)是一個(gè)復(fù)雜的教學(xué)實(shí)踐過程，從長遠(yuǎn)來說需要有一個(gè)綜合的方法來評定其教學(xué)活動的有效性。成人教學(xué)檔案不僅能夠滿足這一需求，而且還可以為教學(xué)獎勵、評估提供可見的事實(shí)依據(jù)。同時(shí)對從事成人教育教學(xué)的教師來說，建立教學(xué)檔案，一方面可以展示其教學(xué)實(shí)力和教學(xué)成就；另一方面也可通過交流，促進(jìn)其不斷進(jìn)行業(yè)務(wù)提高。

2　成人高教檔案管理存在的問題

2.1管理層對成教檔案工作不重視

全日制院校辦成教，領(lǐng)導(dǎo)往往對全日制教學(xué)非常重視而對成教則相對放松，對成教檔案工作更不夠重視。其結(jié)果就是各級部門對成人教學(xué)檔案的輕視，缺乏管理意識和管理制度，工作上也敷衍了事，檔案材料沒有系統(tǒng)，甚至殘缺不全。

2.2檔案管理人員專業(yè)技術(shù)人員短缺

高校成教部門因?yàn)榫幹茢?shù)量的限制很少能配備專職檔案管理人員，都是由從事其他工作的人員兼任，這些人員有自己的本職工作，所以不能全力以赴地從事成人教育檔案管理工作，造成檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，流動性強(qiáng)，工作效率低下，質(zhì)量不高。

2.3檔案管理現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用滯后，工作效率不高

以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為標(biāo)志的現(xiàn)代信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于教育教學(xué)和檔案管理部門，但因?yàn)槌山滩块T檔案管理工作不被重視，造成信息技術(shù)設(shè)備配備較少，“也沒有應(yīng)用檔案管理專用軟件，加之沒有配備專職檔案管理人員，使得成教檔案基本都是手工操作，教學(xué)檔案材料基本上也都是紙介質(zhì)，一些教學(xué)檔案材料大部分是打印稿，有的還是手寫稿，沒有電子檔案信息資料，照片、圖片、多媒體教學(xué)課件和其他一些現(xiàn)代教學(xué)檔案信息資料基本沒有”［1］。現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用水平低直接關(guān)系到成教檔案的管理水低，影響到檔案的憑證作用和參考作用的發(fā)揮。

3　提高成人教育教學(xué)檔案水平

3.1管理層對成教檔案管理工作的重視是提高水平的關(guān)鍵

成教檔案管理工作是成人教育中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，成教檔案能夠?yàn)槌扇私逃虒W(xué)工作提供憑證和參考價(jià)值，如唐山師范學(xué)院承擔(dān)的農(nóng)村中小學(xué)教師培訓(xùn)工作所形成的檔案對今后繼續(xù)開展此類培訓(xùn)工作可提供參考，在已有工作基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善和創(chuàng)新，對已參加過此項(xiàng)培訓(xùn)的教師在其晉職晉升中可以提供憑證，這就是成教檔案管理工作的意義所在。因此管理層要重視成教檔案工作，把檔案建設(shè)看成是教學(xué)管理工作的一個(gè)重要組成部分，把檔案工作納入成教的規(guī)劃和管理制度中，應(yīng)配備專職的檔案管理人員，重視其檔案學(xué)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，提供條件外出進(jìn)修或參加檔案專業(yè)的學(xué)術(shù)會議以提高其檔案意識和管理水平。

3.2提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是提高水平的重要因素

檔案工作既是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作，又是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，對從業(yè)人員有著較高的素質(zhì)要求，因此對檔案管理人員除了要求具備較高的政治素質(zhì)外，對其業(yè)務(wù)能力也有較高的要求。因此不論是專職還是兼職從事成教檔案管理的人員都要采取多種方式學(xué)習(xí)檔案學(xué)專業(yè)知識，對檔案進(jìn)行檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，在技術(shù)上做到精益求精，才能不斷提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

首先，樹立正確的教學(xué)檔案管理理念。宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》，增強(qiáng)檔案工作者和廣大師生的檔案意識，明確檔案開發(fā)和利用工作的服務(wù)方向和服務(wù)思想，明確教學(xué)檔案管理工作的內(nèi)容，充分認(rèn)識到搞好教學(xué)檔案管理工作對提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)教學(xué)改革的重要地位和作用，重視教學(xué)文件資料的平時(shí)積累，杜絕敷衍了事、做表面文章、應(yīng)付檢查等錯(cuò)誤做法［2］。強(qiáng)化檔案意識，自覺積極、主動地將在教學(xué)及教學(xué)管理過程中形成的文件材料按時(shí)上交歸檔，為管好用好教學(xué)檔案打下良好的基礎(chǔ)。

其次，更新觀念，不斷創(chuàng)新。要想改變當(dāng)今檔案工作局面，必須強(qiáng)化檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各部門工作需要的人員不斷減少，但是工作量卻不斷的增加，檔案工作人員面臨的壓力越來越大。因此，成教檔案再次，檔案管理人員要努力練就過硬的業(yè)務(wù)技能。檔案工作既是一項(xiàng)服務(wù)性工作，更是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作。知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專兼職檔案人員提出了更高的要求?！斑@就要求從事檔案工作的專兼職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識?！保?］

人員必須及時(shí)做出相應(yīng)的調(diào)整，以新的思維方式做好檔案管理工作。

3.3積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)是提高管理水平的保障

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息資源管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用大大提高了工作效率。成人教育的不斷發(fā)展壯大，大大增加了成人教育檔案管理人員的工作量，所以必須積極運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的電子、網(wǎng)絡(luò)化管理，把管理人員從繁重的手工操作中解放出來，使檔案資源管理規(guī)范、利用方便，只有這樣才能使有限的人力、物力、財(cái)力產(chǎn)生最大的效益。

成教檔案工作是一項(xiàng)重復(fù)性強(qiáng)的專業(yè)性工作，是一項(xiàng)不易獲得成就感的工作，既需要耐心細(xì)致，又需要踏踏實(shí)實(shí)，這就需要成教檔案管理人員有默默無聞的奉獻(xiàn)精神和較強(qiáng)的政治責(zé)任感，樹立有為的服務(wù)理念，為成教教學(xué)工作提供檔案信息服務(wù)。

［1］石秀春，衣學(xué)勇，李文杰.高校成人教育教學(xué)檔案管理的問題及對策［J］.成人教育，2005（1）：52-53.

［2］王少君.高等院校教學(xué)檔案的科學(xué)管理與利用［J］.大連民族學(xué)院學(xué)報(bào)，2004，6（2）：84-86.

［3］劉俊蓉.淺論高校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)［J］.中山大學(xué)學(xué)報(bào)論叢，2007，27（1）：102-104.

（責(zé)任編輯、校對：馬桂秋）

The Characteristics and Management of Adult Education Archives

MA Rong
（Department of Chemistry，Tangshan Normal University，Tangshan 063000，China）

Adult higher education archives have the characteristics of wide source，multiple levels，complex forms and so on.Currently，in the management of adult education file there are many problems to improve such as not be respected，archives management personnel quality needs to be promoted application and information technology to improve.We need development from the management and personnel quality promotion of the management of archives to solve these problems.

adult education；adult higher education；adult education archives；management of archives

G272

A

1009-9115（2016）05-0146-02

10.3969/j.issn.1009-9115.2016.05.044

唐山師范學(xué)院繼續(xù)教育教育教學(xué)改革研究項(xiàng)目（JJ2014010），河北省檔案科技項(xiàng)目（2016-R-14）

2016-01-24

馬蓉（1971-），女，遼寧錦州人，副研究館員，研究方向?yàn)闄n案管理。