政府農業(yè)檔案管理信息化服務工作

劉淑新

黑龍江省大慶市讓胡路區(qū)喇嘛甸鎮(zhèn)人民政府，黑龍.大.163713

政府農業(yè)檔案管理信息化服務工作

劉淑新

黑龍江省大慶市讓胡路區(qū)喇嘛甸鎮(zhèn)人民政府，黑龍.大.163713

在信息時代，政府農業(yè)檔案管理信息化建設已經發(fā)展成為檔案管理的重要組成部分，它同時也面臨著新世紀的機遇、挑戰(zhàn)。在檔案管理中，檔案的作用及地位受到的關注度也越來越大。

農業(yè)檔案；管理；信息化；服務工作

前言：隨著現(xiàn)代科學技術在信息時代的高速發(fā)展，檔案信息化建設的發(fā)展速度越來越快，但檔案管理信息化建設卻相對滯后，對農業(yè)檔案的利用產生嚴重的制約影響。所以怎樣使農業(yè)檔案管理工作與信息時代的發(fā)展要求相符是目前亟待解決的重要問題。

1 農業(yè)檔案管理信息化建設的重要性

近幾年，農業(yè)檔案信息化不斷擴大發(fā)展規(guī)模，形成的檔案的類別、數(shù)量也相應增多，電子檔案、聲像檔案等都是新增的，檔案載體也從紙質演變成光盤、磁盤等。隨著農業(yè)檔案資源的網(wǎng)絡化、信息化，網(wǎng)絡軟件基本能促使檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔，各單位通過網(wǎng)絡就能收發(fā)文件，并把處理好的檔案材料上傳或輸入到軟件里，檔案查閱與編研工作也變得更加方便、快捷。此外，農業(yè)檔案管理是一項重要的基礎性工作，能充分反映農業(yè)的建設與發(fā)展情況，在確保政府工作連續(xù)性方面發(fā)揮著重要作用。因此，農業(yè)檔案管理信息化建設不僅重要，且勢在必行。

2 加強農業(yè)檔案管理信息化建設的策略

2.1 創(chuàng)新管理者的思想，構建檔案信息平臺

管理者創(chuàng)新管理思想、提高思想認識是實現(xiàn)農業(yè)檔案管理信息化建設的關鍵所在，所以應以檔案管理工作改革為基礎開展信息化建設工作。同時，農業(yè)檔案管理者也應更新理念，堅持提高檔案管理信息化水平。當前，政府各方面管理工作的開展對檔案的需求是有增無減的，要想為檔案的管理工作準確而快速地提供檔案支持，檔案管理人員就應充分認識到檔案信息化建設的重要性，及時轉變既有的服務方式，擴大收集農業(yè)檔案材料的范圍，進一步落實檔案歸檔制度，做好各種載體、各種門類的檔案材料的歸檔工作，避免檔案流失，豐富農業(yè)檔案室館藏資源。

2.2 加大基礎設施投入，規(guī)范建立管理體系

政府首先應結合自身經濟能力，配置適應檔案管理信息化建設的軟件、硬件等基礎設施，并加大投入，開發(fā)出適合政府的檔案利用軟件。從政府實際出發(fā)，農業(yè)檔案管理部門應充分利用現(xiàn)有的設備，并適當購置先進的技術設備，如路由器、掃描圖文影像的設備、海量存儲設備等。如政府應加大對農業(yè)檔案資金的投入，重視完善綜合檔案室的設施設備。由于綜合檔案室所保管的基建資料、設備資料、照片等檔案幾乎都是紙質的，會受到紙張耐久性、光線、溫度、濕度、灰塵、有害氣體等的影響，導致部分紙質綜合檔案自然脆化、老化，加上檔案被頻繁翻閱，毀損、破損現(xiàn)象的發(fā)生是很難避免的。為此，應購置復印機、數(shù)碼相機、空調等專業(yè)設備，對綜合檔案進行數(shù)字化加工，開發(fā)檔案利用軟件，用數(shù)字化檔案的查閱代替翻查檔案實物，從而最大限度保護原始綜合檔案實物，為實現(xiàn)檔案管理信息化建設提供可能。

與此同時，應按照國家關于檔案信息化建設的標準與規(guī)范建立相應的檔案管理體系。如農業(yè)綜合檔案的管理軟件應具備多種存儲格式，支持農業(yè)綜合檔案使用者實時瀏覽，具備網(wǎng)絡檢索功能等，能實現(xiàn)對農業(yè)綜合檔案的收集整理、存儲、借閱管理、權限控制等，從而滿足農業(yè)檔案一體化管理、信息資源開發(fā)和利用的實際需求。一個大多數(shù)軟件都適用的、通用性強的檔案資料存儲、交換格式標準，才能幫助農業(yè)檔案建立規(guī)范管理體系，確保政府能順利實現(xiàn)檔案信息的存儲與交換。

2.3 加強人才隊伍建設，提高檔案人員素質

由于農業(yè)檔案管理信息化建設要求檔案管理人員不僅要具備廣博的知識，還要掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術，所以應加強人才隊伍建設，在更新檔案管理人員知識結構的基礎上重視培養(yǎng)他們的素質，強化他們的信息意識。因為農業(yè)檔案管理工作具備很強的業(yè)務性，如農業(yè)檔案的專業(yè)性較強，要求檔案管理人員不僅要具備管理知識，還要具備一定的農業(yè)知識、農業(yè)管理知識等，以便能正確分類農業(yè)檔案。加上信息化建設對檔案管理人員提出了新要求，不僅要具備對農業(yè)檔案的采集、分類、整理、歸檔、立卷、保管、檢索等能力，還要具備農業(yè)管理工作經驗，熟悉農業(yè)的管理趨勢，熟悉掌握計算機知識、網(wǎng)絡知識、信息處理知識等，并具備一定的外語能力。

因此，有關部門應重視組織現(xiàn)職檔案管理人員參與業(yè)務培訓活動，并鼓勵他們自學，把人員學習情況與聘任、晉升等掛鉤，從而加強人才隊伍建設。而農業(yè)檔案管理人員自身要想適應檔案信息化建設的要求，就必須主動更新知識結構，從以往單一的檔案管理逐漸轉變成檔案一體化管理。如按照檔案工作的不同崗位有計劃地更新知識，深化專業(yè)知識，提高農學、科技、管理、計算機等知識能力，從而開拓自己的視野，全面提高信息技術水平，提高自設綜合素質，助推農業(yè)檔案管理信息化建設取得進步。

結語：信息時代不僅給農業(yè)檔案管理工作帶來嚴峻挑戰(zhàn)，還使其擁有良好的發(fā)展機遇。在實際工作中，只要農業(yè)檔案管理部門及人員能更新理念、牢牢把握機遇，重視培養(yǎng)人才、應用新技術，那么農業(yè)檔案管理信息化建設勢必能與時代的發(fā)展相適應，推動農業(yè)檔案管理工作健康發(fā)展。

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