我國智慧檔案館理論研究和實踐工作綜述與展望

■ 王 寧

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我國智慧檔案館理論研究和實踐工作綜述與展望

■ 王 寧

本文通過中國知網對智慧檔案館專題進行了文獻調研，對智慧檔案館相關文獻的見刊年度和數(shù)量、文獻來源和論文作者進行了分析，結合目前各級各類社科項目中相關選題的科研立項，對智慧檔案館的概念、智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關系、智慧檔案館和智慧城市的關系等問題進行了述評；將已啟動智慧檔案館建設的部分省市作為典型案例，對目前我國智慧檔案館實踐工作進行了點評；從基礎理論、核心技術和演化趨勢等角度對智慧檔案館相關問題進行了評價與展望。

智慧檔案館是檔案界在新的時代背景和技術環(huán)境下的一種學術期盼和檔案館運行模式。技術層面，智慧檔案館較數(shù)字檔案館有了實質性的變化，無法被簡單地視作數(shù)字檔案館的2.0版；運行層面，檔案館的功能更加泛在化、網絡化和感知化。數(shù)據(jù)和管理方面的智慧化使檔案館的價值和職能不斷升級，運轉更加高效，檔案館將成為智慧化和系統(tǒng)化的信息服務新平臺。

一、我國智慧檔案館理論研究述評

1、文獻分析

筆者于2015年11月20日以中國知網（http://www.cnki.net/）為檢索平臺，選擇高級檢索方式，以“篇名=智慧檔案館”為檢索條件，對“期刊”、“博碩士”、“會議”、和“報紙”等數(shù)據(jù)庫進行跨庫檢索。刪除非學術性文章和重復發(fā)表的文章，得到相關文獻49篇。

（1）文獻見刊年度和數(shù)量。通過對智慧檔案館相關文獻的見刊年度和數(shù)量分析，可以明顯看到這一專題的研究趨勢。第一，智慧檔案館是近年才出現(xiàn)的全新概念，2012年以前幾乎沒有這一專題的文獻；第二，這一概念甫一出現(xiàn)便迅速受到業(yè)界的重視，關注度持續(xù)提升，2013年、2014年和2015年相關文獻見刊數(shù)量逐步攀升，分別為7篇、15篇和27篇（估計2015年的相關論文要多于27篇，因為CNKI數(shù)據(jù)庫收錄論文有延時）。隨著技術的發(fā)展，檔案學界對智慧檔案館相關問題的關注度將會不斷提升。

（2）文獻來源。在這49篇文獻中，41篇發(fā)表于學術期刊，5篇發(fā)表于學術會議的論文集，3篇來源于報紙，1篇為碩士論文。在這41篇期刊論文中，有22文章發(fā)表于核心期刊，達到半數(shù)以上，其中，《檔案學通訊》和《中國檔案》分別載文5篇和6篇，說明了檔案類高水平期刊對這一問題的關注程度。

（3）期刊學術論文的作者分析。通過對41篇期刊論文的作者進行統(tǒng)計分析，可以看出涉及這一研究領域的作者既有高校的學者，也有在各級各類檔案局（館）第一線工作的檔案從業(yè)者。前者以薛四新為代表，文章達到4篇（含第二作者），內容以綜述見長；后者以楊來青為代表，3篇論文（均為第一作者）的內容涉及智慧檔案館的歷史淵源、功能及體系結構，反映了青島市檔案局（館）在數(shù)字檔案館、城市記憶和智慧檔案館方面的研究歷史，實為難得。另外，巨珺以第一作者的身份在核心期刊上發(fā)表了兩篇論文，楊艷也在核心期刊上發(fā)表了三篇相關論文（《檔案學通訊》上為第一作者，其它為非第一作者），其它作者只有一篇相關論文發(fā)表。我們發(fā)現(xiàn)，一方面，關注這一專題的作者所在單位或機構比較分散，分布領域較廣，但這也說明這一專題在學界和檔案從業(yè)者中引起了廣泛的關注；另一方面，多數(shù)論文的作者只發(fā)表過一篇相關內容的論文，說明在這一領域還沒有形成有力的合作團隊。

2、課題介紹

通過在相關文獻中注明的“基金資助”等信息進行查詢，我們發(fā)現(xiàn)近年各級各類社科項目中多次出現(xiàn)智慧檔案館或相關元素的選題，立項時間也集中在2013年至2015年間，與該選題文章集中發(fā)表的時間相吻合，這也驗證了這一選題近年受重視的程度。這些科研課題包括國家社科基金一般項目和青年項目、國家檔案局科技項目、北京市檔案局科技項目和其它一些地市級社科項目等，項目選題涉及與智慧城市相關的數(shù)字檔案資源建設、檔案信息化研究、信息資源共建共享、檔案館發(fā)展新模式等方面的研究以及智慧檔案館關鍵要素方面的研究。

3、研究內容分析

（1）智慧檔案館概念研究

楊來青等在論文《檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館》中對“智慧檔案館”的界定被引用率非常高，也是業(yè)界較早對這一概念的解釋。他認為，“智慧檔案館是采用物聯(lián)網、云計算等新技術智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的檔案館模式?！碑吘暝凇吨腔鄢鞘协h(huán)境下智慧型檔案館建設初探》一文中，較早地在智慧城市的技術和社會環(huán)境下探討了智慧檔案館的內涵，即，“智慧檔案館=檔案館+物聯(lián)網+云計算+智慧化設備+智能館會+信息資源+人力資源。”楊智勇等在《試析智慧檔案館的興起與未來發(fā)展》中通過對業(yè)界關于智慧檔案館的諸多理解進行梳理，將智慧檔案館概括為“綜合檔案數(shù)據(jù)、信息、情報、知識來解決檔案收集、管理、保存、利用等問題的智慧化系統(tǒng)和平臺。”

可以明顯看出，目前對智慧檔案館的理解多集中于在智慧城市的技術背景和社會環(huán)境下檔案館在發(fā)展過程中表現(xiàn)出的新業(yè)態(tài)，智慧檔案館將成為體現(xiàn)“智能”、“智慧”的新模型、新模式或新平臺。

（2）智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關系研究

數(shù)字檔案館的概念剛剛出現(xiàn)時，對數(shù)字檔案館的各種認識和理解層出不窮，當時數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)實體檔案館的關系研究自然成為熱點。與之類似，智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關系研究也成為當前智慧檔案館研究的一個頗具爭論的問題，認識差別較大。一類觀點是將智慧檔案館視作數(shù)字檔案館的高級階段或升級版，目前傾向于這一觀點的學者占多數(shù)，以楊來青、畢娟和巨珺等為代表。例如，巨珺認為，“智慧檔案館是數(shù)字檔案館的延續(xù)和升華，是檔案館未來發(fā)展的方向?！碑吘暾J為，“數(shù)字檔案館建設基礎上加上具有全面感知、可靠傳遞、智能處理等特征的物聯(lián)網就是智慧檔案館的雛形。”楊來青提出，“智慧檔案館是應用智慧管理技術的信息化形態(tài)檔案館。從功能角度解讀這一認識，智慧檔案館是數(shù)字檔案館的發(fā)展與提升，是基于智慧管理技術的新型信息化形態(tài)檔案館，應在數(shù)字檔案館已有功能的基礎上，全面應用智慧管理技術，使其功能具有智慧化、智能化的特性，創(chuàng)新檔案業(yè)務工作管理模式和檔案信息資源開發(fā)方式?！绷硪活愑^點是將智慧檔案館和數(shù)字檔案館視作并行存在的關系，持這類觀點的學者以陶水龍為代表，他在《智慧檔案館建設思路研究》一文認為，“智慧檔案館與數(shù)字檔案館是并行存在的關系，但有相互支持和配合的交集，即智慧檔案館與數(shù)字檔案館相互獨立、各司其職，智慧檔案館為數(shù)字檔案館提供智慧化和感知化等技術服務，數(shù)字檔案館為智慧檔案館提供基礎數(shù)據(jù)支持。”他進而提出，智慧檔案館是數(shù)字檔案館升級版的觀點在具體實施中存在著與現(xiàn)有規(guī)劃、實際工作和核心價值產生沖突的問題。

隨著檔案界對智慧檔案館與數(shù)字檔案館兩者之間關系研究的深入，我們預計這方面的成果將集中體現(xiàn)在智慧檔案館的功能和體系結構等諸多方面。

（3）智慧檔案館和智慧城市的關系問題

智慧城市（smart city）的說法目前文獻可查最早出現(xiàn)于1990 年5月美國舊金山的一次國際會議。2008 年11 月在紐約召開的外國關系理事會上，IBM在《智慧地球：下一代領導人議程》演講報告中正式提出“智慧地球（smart planet）”概念，隨后IBM 又在此基礎上強化了“智慧城市”的概念。智慧城市一是強調信息采集和處理的變革，運用物聯(lián)網、云計算、高速計算、大數(shù)據(jù)處理及智能分析等智能技術，實現(xiàn)智能生產制造、城市管理和服務智能化運行；二是強調智能技術充分實現(xiàn)所應具備的人文、制度等環(huán)境條件，城市治理模式的變革，以及智能技術應用在城市社會領域的拓展和城市系統(tǒng)之間的整合。

智慧檔案館是伴隨著智慧城市的建設而在檔案界出現(xiàn)的新模式和新業(yè)態(tài)。傅榮校認為，“智慧城市的出現(xiàn)孕育了智慧檔案館這一新概念，并為智慧檔案館的發(fā)展提供了契機?！蓖跣〗〉日J為，“智慧檔案館是智慧城市背景下檔案館進化發(fā)展的高級形態(tài)?！苯柚鷶?shù)字技術和互聯(lián)網技術升級傳統(tǒng)實體檔案館，是此前數(shù)字檔案館追求的目標。但在“智慧”語境下，智慧檔案館如何實現(xiàn)智慧收集、智慧鑒定、智慧管理和智慧服務等功能還需要投入更多的研究精力。借用新技術和新應用來升級檔案館的標準規(guī)范、技術架構需要對我國智慧檔案館建設進行頂層設計和整體規(guī)劃。智慧檔案館的內容與功能如何實現(xiàn)與智慧城市的對接，從而進行深度融合，也是智慧檔案館建設的主要目標之一。

二、智慧檔案館實踐工作點評

如前文所述，智慧檔案館的概念從2013年才開始大量出現(xiàn)在各類文獻和媒體中，而在這之前，“智慧檔案”的概念卻早已出現(xiàn)，并伴以“智慧城市”工作的推進而逐步得到重視。例如，隨著上海“智慧城市”的建設，上海市檔案局2010年啟動“就地查詢、跨館出證、館社聯(lián)動、全市通辦”的民生檔案遠程協(xié)同服務機制，配合以數(shù)字化、網絡化、智能化為主要特征的“智慧城市”的建設，構建檔案遠程利用服務體系，實現(xiàn)融入智慧城市的檔案服務。到2012年，上海全市18家國家綜合檔案館的“館際聯(lián)動”已全面實現(xiàn)，檔案資源共享理念的體現(xiàn)成為“智慧城市”建設的重要組成部分；2011年11月《南京市“智慧檔案”建設規(guī)劃》通過專家評審。這一《規(guī)劃》在“智慧南京”的整體框架下引入云計算、RFID、縮微品數(shù)字化等技術搭建基于物聯(lián)網和云計算技術“智慧檔案”應用體系，使智慧檔案服務平臺與“智慧南京”公共服務平臺對接，在“智慧南京”的總體規(guī)劃設計下為智慧檔案館建設提供了頂層設計。

2013年開始，智慧檔案館迅速成為檔案界的一個熱門詞匯，信息化基礎較好、數(shù)字檔案館建設較為先進地區(qū)的智慧檔案館建設開始啟動并迅速推進，標志著我國智慧檔案館的興起。智慧檔案館建設所積累的經驗和在項目推進過程中面臨的困難，既為學界提供了理論研究案例，又為我國智慧檔案館建設提供了參考和借鑒。這也與2013年開始相關學術論文突然呈現(xiàn)爆發(fā)式增長的現(xiàn)象相契合。

先以青島為例。青島市檔案局（館）在檔案信息化和數(shù)字檔案館建設等方面一直走在全國的前列。該市于2010年建成檔案歷史知識庫，于2012年啟用金宏政務網并掛接到青島檔案信息網，開展遠程服務，為青島市智慧檔案館建設打下基礎。2013年，青島市智慧檔案館建設正式啟動，其具體思路是“依托檔案館的資源優(yōu)勢，以電子文件和專業(yè)數(shù)據(jù)庫等新型檔案資源歸檔和進館為重點，建立檔案智慧收集平臺，實現(xiàn)電子檔案智能采集；采用物聯(lián)網，對檔案實體實行電子標簽化管理，建立檔案智慧管理平臺，實現(xiàn)檔案智能化識別、定位、監(jiān)控和管理；采用虛擬化等檔案信息長久保存新技術，構建檔案信息智慧保護平臺，實現(xiàn)檔案信息的智能備份、數(shù)據(jù)安全的智慧檢測”。青島市檔案館在智慧檔案館理論和實踐層面探索中所取得的成績受到業(yè)界的普遍肯定，也成為我國智慧檔案館建設的標志性案例。

再以浙江省為例，該省在智慧檔案館建設方面的特點是多個城市集體推進，這一格局引人注目。杭州市以全市檔案信息資源為基礎，通過政務云平臺縱向連接各區(qū)縣（市）綜合檔案館，橫向連接各市級立檔單位和社會公眾，提供民生檔案跨館查閱和檔案開放等服務，逐步實現(xiàn)全市檔案信息資源的整合和共享利用。該市智慧檔案的建設目標之一就是將檔案工作構建于互聯(lián)網，通過合理分析為老百姓提供個性化的檔案服務，實現(xiàn)管理模式的新突破。麗水市建立了館藏檔案大數(shù)據(jù)和室藏檔案大數(shù)據(jù)兩個數(shù)據(jù)倉庫，配備了擁有智能管理、智能監(jiān)管、智能發(fā)布三大功能的操作系統(tǒng)。根據(jù)用戶的不同需求，面向居民建立了云檔案共享中心和物聯(lián)檔案超市，面向政府部門建立了資產智慧檔案和民生檔案，構建了極具麗水特色的初級智慧檔案館。紹興市注重檔案信息網站的檢索查閱利用綜合功能，創(chuàng)建了“區(qū)域公共檔案信息資源管理和服務平臺”、“區(qū)域涉民檔案集成管理與服務平臺”，在建設智慧檔案的探索之路上邁出堅實的一步。

此外，天津、廣州、珠海和深圳等城市的檔案館都陸續(xù)啟動智慧檔案館項目，取得了一定的成績。在項目實施過程中，檔案館與第三方公司合作開發(fā)的多個智慧檔案管理平臺也經常被媒體報導，如中國移動廣東公司的“五全實時智慧檔案管理體系”和北京量子偉業(yè)信息技術有限公司的“PDE”數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

三、問題與展望

1、智慧檔案館是一種技術模式還是一種學術概念？智慧檔案館的概念可解析的空間很大，從功能架構和實現(xiàn)路徑都有待長期的實踐探索和持續(xù)的研究論證。在新的技術條件和社會治理環(huán)境下，智慧檔案館會演化、成長為什么樣子，我們還需要時間觀察，不同的觀察視角會導致不同的認識和決策，頂層設計就顯得尤為重要。

2、對智慧檔案館基礎理論的探討或基于檔案學基礎理論研究智慧檔案館基本問題，這些研究還非常薄弱。目前學術文獻中對智慧檔案館的概念、性質和特點等方面的論證較多，但對智慧檔案館的功能實現(xiàn)、技術支撐和發(fā)展定位等問題的論證有限，這與檔案學界和一線工作人員介入這一領域的時間較短有直接關系。

3、智慧檔案館的核心技術是什么？互聯(lián)網、物聯(lián)網、移動通信、云計算和大數(shù)據(jù)是否能提升傳統(tǒng)檔案館或數(shù)字檔案館的“智慧”程度，這些技術如何在智慧檔案館的實際建設過程中“落地”？RFID（Radio Frequency Identification，無線射頻識別）技術以及基于它研發(fā)的各類檔案安全智能化管理平臺，即使能夠實現(xiàn)檔案實體和檔案信息的高效管理、能夠實現(xiàn)檔案信息的智能備份、能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)安全的智慧保障，智慧檔案館安全構建的理想就能順利實現(xiàn)嗎？這些還都需要從智慧檔案館的內容、功能和實際效果等方面長期審視。

4、要警惕維技術論、唯概念論的傾向。任何新技術都要依托切實可行的配套管理才能得以發(fā)揮其優(yōu)勢。一些關于智慧檔案館的學術文章中已經開始出現(xiàn)對技術過分依賴的傾向。智慧檔案館的構建如果脫離信息技術，就相當于無源之水、無木之本，是根本無法想像的；但如果完全依靠新技術而忽視檔案和檔案館的基本特征和運行規(guī)律，忽視檔案學的傳統(tǒng)理論，智慧檔案館也就只能停留在概念階段。

總之，目前我國對智慧檔案館的研究還處于起步階段，概念的界定、理論的借鑒、實施的策略等問題還需要長期研究驗證和實踐探索?？上驳氖牵骷壐黝悪n案局（館）、高校和一些研究機構都對智慧檔案館的建設和研究表現(xiàn)出很高的研究熱情，預計智慧檔案館問題在未來幾年都將是檔案界的熱點話題之一。

（作者單位：秦皇島市城建檔案館）