探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考

孫利書

大同煤炭職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西　朔州　038300

探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考

孫利書

大同煤炭職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西朔州038300

摘要：隨著時代的進步與發(fā)展，信息化技術(shù)日益成熟，越來越多的被應(yīng)用于人們?nèi)粘５墓ぷ髋c學(xué)習(xí)中。信息化的發(fā)展也給檔案管理的工作帶來了改革，檔案的歸集、整體、查詢、保管工作越來越具有挑戰(zhàn)性。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案；檔案管理；工作效率

辦公室是煤礦企業(yè)的重要組成部分，辦公室的檔案管理水平直接關(guān)系著企業(yè)整體的管理水平。這就需要把檔案管理工作與信息化技術(shù)有效的結(jié)合在一起，提高其工作的效率，為煤礦企業(yè)的日常工作提供更全面、更快捷的檔案檢索需要。

一、辦公室檔案管理存在的問題

(一)檔案管理人員素質(zhì)偏低

在煤炭企業(yè)中，檔案管理人員的管理意識淡薄，專業(yè)素養(yǎng)較低，使得大部分的檔案沒有得到及時的收集、分類等。檔案未得到及時、有效的處理就會使得檔案的利用率下降，檔案的價值難以實現(xiàn)，若檔案管理人員的工作態(tài)度差會加劇這一情況的惡化[1]。加上大部分檔案管理人員的知識面較窄，而檔案所涉及的領(lǐng)域較廣，兩者之間就出現(xiàn)了矛盾，這直接使得相關(guān)的檔案不能及時的進行分類整理等。

(二)管理制度有待完善

就當(dāng)前情況而言，大部分企業(yè)的管理制度都待健全，即使是有能力的管理人員也不能很好的展開相應(yīng)的工作。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作不夠重視，使得管理人員沒有很好的執(zhí)行現(xiàn)有的管理制度，這給檔案管理工作帶來了巨大的不良影響。因管理制度的不完善，管理人員但對自己的工作重視度不高，不認(rèn)真的處理檔案的分類、歸納等事宜，使得檔案損壞、缺失現(xiàn)象普遍存在。

(三)管理方式落后

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)等多種先進的信息技術(shù)被應(yīng)用于煤礦企業(yè)的檔案管理工作中。但是檔案管理人員的綜合素養(yǎng)較低，接受能力差，使得計算機網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢很難應(yīng)用于檔案管理中，無紙化辦公實現(xiàn)有著現(xiàn)實的阻礙。加上傳統(tǒng)檔案大多為紙質(zhì)的，電子檔案較少，并未實現(xiàn)檔案管理工作與信息化的接軌。

(四)檔案的利用率低

在煤礦企業(yè)中，在落后的管理制度下的檔案管理人員，無法受到新的管理技術(shù)的熏陶，工作的效率始終低下。此外，檔案的歸類、查詢功能等不盡完善，使得有需要的人員不樂于通過檔案管理室去尋找自己需要的動作，檔案的價值難以發(fā)揮。

二、如何提高辦公室檔案管理的工作效率

(一)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，檔案管理人員要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，認(rèn)識到檔案對煤礦企業(yè)的發(fā)展意義重大。其次，公司要通過聘請專業(yè)人員進行培訓(xùn)或是外派學(xué)習(xí)等方式提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。同時，要積極培養(yǎng)管理人員完善自我，增強綜合素養(yǎng)的意識，拓寬自己的知識面，把自己發(fā)展成為合格的、高素養(yǎng)的檔案管理人。此外，聘請專業(yè)的機構(gòu)對企業(yè)的檔案管理人員的工作定期進行評估、指導(dǎo)，并進行考核，有利于及時發(fā)現(xiàn)檔案管理人員的不足，促進管理人員的整體素質(zhì)的提高。

(二)完善檔案管理制度

檔案鍋爐工作的重要性日益被各企業(yè)所熟知，且也展開了相應(yīng)的檔案管理工作的修正，盡管如此，所獲得收效依然不明顯。檔案管理工作的執(zhí)行力度不夠，并未嚴(yán)格按照最新的管理制度展開，大多依舊“走老路”。因此，單單制度上的完善是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，要輔之與強有力的執(zhí)行力，確實發(fā)揮新的、科學(xué)的管理制度的功效。此外，檔案管理的工作要嚴(yán)格依法進行，對于相關(guān)的機密性的檔案要嚴(yán)格保密，保護企業(yè)的商業(yè)秘密、企業(yè)員工的個人隱私等。對于檔案管理工作，煤礦企業(yè)還應(yīng)做到獎懲分明，建立健全激勵機制，激發(fā)管理人員工作的積極性和主動性，促進檔案管理工作的發(fā)展與完善。

(三)增強檔案管理意識

很多煤礦企業(yè)都缺乏檔案管理意識，使得檔案管理工作不能順利地展開，檔案管理工作的效率大大降低，同時檔案管理人員也應(yīng)具備檔案管理意識，充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要價值，認(rèn)真做好檔案管理工作[2]。在企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員的共同努力下，企業(yè)整體的檔案管理意識方能得到提高，樹立科學(xué)的管理理念，從而提高檔案管理的工作效率，促進企業(yè)的健康發(fā)展。

(四)加快無紙化辦公的建設(shè)

信息科技不斷地向前發(fā)展，人們越來越多的辦公都是無紙化的，紙質(zhì)檔案逐漸淡出人們的視線。加上紙質(zhì)檔案易磨損、難查找等原因，使得傳統(tǒng)檔案難以適應(yīng)人們的實際需求。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，人們借閱、查詢的程序往往非常的復(fù)雜，需要耗費大量的時間，很多人因此放棄借閱紙質(zhì)檔案，檔案的價值不能很好的得到實現(xiàn)。為節(jié)約存檔、歸檔等的人力、物力、財力，加快無紙化檔案建設(shè)非常的具有緊迫性。在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下，檔案的收集過程更加的自動化，檔案的識別、保存等都更加的快速、準(zhǔn)確，減少了檔案管理人員和檔案利用人員的工作量。這是時代發(fā)展的潮流，給煤礦企業(yè)的發(fā)展帶來了巨大的便利，使得檔案的價值得以發(fā)揮，檔案管理工作的效率大大提升了。

綜上可知，提高辦公室的檔案管理的工作效率，是煤礦企業(yè)發(fā)展的題中之義。企業(yè)完善了相應(yīng)的檔案管理制度，建設(shè)成一只高素質(zhì)的管理隊伍，加上企業(yè)各層的人員的密切配合，煤礦企業(yè)辦公室的工作效率必然能不斷提升，推動企業(yè)健康、快速的發(fā)展。

[參考文獻]

[1]何艷秋.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].經(jīng)營管理者，2016(06)：267.

[2]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014(05)：171-172.

中圖分類號：G271

文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)10-0234-01