畢業(yè)生黨員檔案轉(zhuǎn)遞工作的問題與對(duì)策

文 / 石偉敏

畢業(yè)生黨員檔案轉(zhuǎn)遞工作的問題與對(duì)策

文 / 石偉敏

高等院校畢業(yè)生黨員檔案是國(guó)家人事檔案的一個(gè)組成部分，其在畢業(yè)生黨員大學(xué)生涯中屬于重要的記錄資源，也是各個(gè)用人單位選賢舉能、考核培訓(xùn)的重要依據(jù)之一。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科技進(jìn)步的同時(shí)，關(guān)于畢業(yè)生黨員檔案的轉(zhuǎn)遞問題也出現(xiàn)了一系列情況。因此，文章就畢業(yè)生黨員檔案轉(zhuǎn)遞工作中存在的問題以及畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞管理策略這兩個(gè)方面入手，從十二個(gè)小點(diǎn)中更進(jìn)一步分析畢業(yè)生黨員檔案轉(zhuǎn)遞工作問題與策略。

畢業(yè)生黨員；檔案轉(zhuǎn)遞

隨著時(shí)代的前進(jìn)，高校畢業(yè)生黨員的檔案工作以及轉(zhuǎn)遞方面正面臨著一系列新情況。檔案是高校畢業(yè)生黨員在校期間具體表現(xiàn)和真實(shí)情況的寫照。因此，檔案不僅僅是一個(gè)畢業(yè)生的重要資產(chǎn)，它更能準(zhǔn)確地給事業(yè)單位帶來篩選人才的重要信息。然而，長(zhǎng)期以來關(guān)于檔案的轉(zhuǎn)遞一直存在著一些弊端，這些弊端給畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞產(chǎn)生了不安全、不準(zhǔn)確、甚至不及時(shí)的問題，嚴(yán)重的可能會(huì)影響到畢業(yè)生黨員的就業(yè)發(fā)展。因此，在檔案的轉(zhuǎn)遞工作問題與策略方面，本文將對(duì)高校畢業(yè)生黨員的檔案管理策略以及轉(zhuǎn)遞方面提出一些相應(yīng)的措施。

一、畢業(yè)生黨員檔案轉(zhuǎn)遞工作存在的問題

（一）缺少針對(duì)性的法律法規(guī)約束

近年來，國(guó)家檔案局和教育部針對(duì)各個(gè)地區(qū)的各大高校管理頒布了一條《高等學(xué)校檔案管理辦法》。該辦法規(guī)定：所有地區(qū)的全日制高校，在校學(xué)生人數(shù)于1萬以上皆應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館。在相關(guān)的書籍和管理方法中均有類似的記載，可是，因?yàn)闆]有相關(guān)約束力度較大的條文，一部分高校的畢業(yè)生黨員檔案管理并不周密，制度也不規(guī)范，更無法做到各大高校的體制統(tǒng)一[1]。例如，有的高校將畢業(yè)生黨員檔案隨意交由各個(gè)輔導(dǎo)員手上管理；有的高校將畢業(yè)生黨員檔案放在綜合檔案室進(jìn)行綜合管理；有的高校將畢業(yè)生黨員檔案直接放在人事處，與人事處的檔案一起管理；還有的高校將畢業(yè)生黨員檔案放在了學(xué)校各個(gè)院系處理。此外，一些學(xué)校檔案室的人員分工不明確，也沒有經(jīng)過一系列的考核培訓(xùn)與篩選，因此在學(xué)生黨員檔案的管理中存在很大漏洞，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理不及時(shí)，甚至丟失的現(xiàn)象發(fā)生。

（二）畢業(yè)生黨員檔案管理登記流程不規(guī)范

高校畢業(yè)生黨員在校有四個(gè)階段：一是入學(xué)時(shí)期，二是在校時(shí)期，三是外出實(shí)習(xí)，四是臨近畢業(yè)。在這四個(gè)階段當(dāng)中，即使有一個(gè)時(shí)期的檔案資料沒有及時(shí)納入，都會(huì)對(duì)畢業(yè)生黨員檔案轉(zhuǎn)遞工作產(chǎn)生一定的影響。下面就以幾個(gè)經(jīng)常性產(chǎn)生的問題為例：（1）歸納檔案手續(xù)不符合要求。比如一些高校畢業(yè)生黨員的登記表沒有本人的親筆簽名，是他人代簽；登記表上沒有學(xué)校的印章，而是系部印章取而代之；因?yàn)槭栌诠芾?，一些畢業(yè)生黨員的檔案袋中沒有高校登記表等文件和資料[2]。（2）檔案材料的排序顯得異?；靵y，資料難以整理。比較常見的材料有：論文評(píng)審意見表、獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)表、優(yōu)秀班干獎(jiǎng)、貧困證明等，如果同一個(gè)類型的材料多次出現(xiàn)，就會(huì)出現(xiàn)材料混亂，排序無章的問題。（3）學(xué)生用的筆顏色不正確，表格填寫不能修改，也必須使用黑色水筆填寫。有一些畢業(yè)生的檔案資料，經(jīng)常會(huì)見到采用圓珠筆、藍(lán)色水筆、或是多次出現(xiàn)涂改的狀況，因此需要多次重復(fù)修改。

（三）檔案管理模式老套，缺乏信息化

畢業(yè)生黨員的在校檔案是其全部檔案的一部分，記錄著畢業(yè)生黨員從入學(xué)到畢業(yè)的全部過程，其中也包含著一些社會(huì)實(shí)踐、課外組織活動(dòng)等真實(shí)情況。檔案袋里所放的文件與資料繁多，檔案袋有些狹小，很多貴重的文件需要妥善保管，因此有些勉為其難?，F(xiàn)在社會(huì)都越來越向科學(xué)技術(shù)信息化發(fā)展了，而高校畢業(yè)生黨員的檔案資料依舊采用最原始的方式呈現(xiàn)。如果采用網(wǎng)絡(luò)化管理，即可以清楚地展現(xiàn)出每一位畢業(yè)生黨員的檔案信息。并且，有了規(guī)范的格式，也很難再出現(xiàn)錯(cuò)誤，社會(huì)在向著信息化時(shí)代前進(jìn)，而高校畢業(yè)生黨員的檔案不免有些滯后于這個(gè)時(shí)代的腳步。

（四）檔案轉(zhuǎn)遞單位不明確，事業(yè)單位的接收不規(guī)范

隨著就業(yè)政策的改革，畢業(yè)生黨員選擇到大中小型企業(yè)、家族企業(yè)、私家企業(yè)、國(guó)有企業(yè)就業(yè)的也越來越多。而有些企業(yè)和畢業(yè)生黨員對(duì)于檔案的管理不是很明確，很多單位對(duì)于接受檔案來說，顯得十分勉為其難，經(jīng)常出現(xiàn)接收中發(fā)生截?cái)嗷蚴侵型菊{(diào)包的現(xiàn)象。一般來說，學(xué)校要按規(guī)定轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案，然而因?yàn)榻邮諉挝粵]有規(guī)范畢業(yè)生的檔案管理制度而造成檔案失蹤的現(xiàn)象。例如，畢業(yè)生黨員檔案要分次寄出，畢業(yè)生黨員收到通知以后，要求當(dāng)時(shí)的檔案批審，當(dāng)黨員畢業(yè)后再次寄出之后，該單位并沒有把兩次的檔案材料整理合并，而是分開放置，這容易使其檔案不完整，日后會(huì)造成丟失的可能性。

（五）畢業(yè)生黨員檔案管理機(jī)制不健全

在畢業(yè)生黨員的辦公室中，經(jīng)常會(huì)見到有工作人員隨意地翻閱黨員資料；取完資料之后不放回原位，亂丟亂放；轉(zhuǎn)正后的黨員材料不按時(shí)整理和移交等。之所以會(huì)造成這樣的情況：一方面是因?yàn)閷W(xué)校不重視黨員的檔案管理，對(duì)檔案管理制度也考慮得不健全[3]；另一方面，黨員檔案管理的工作人員同樣玩忽職守，欠缺專業(yè)的素養(yǎng)，保密意識(shí)不強(qiáng)。一般來說，高校首先必須配備專業(yè)的學(xué)生黨員檔案材料室，由學(xué)生總支部書記和學(xué)校團(tuán)委書記共同保存整理，定時(shí)按點(diǎn)的根據(jù)黨員的檔案進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，使其萬無一失。

（六）畢業(yè)生黨員檔案材料遺失嚴(yán)重

普通學(xué)生申請(qǐng)成為黨員最開始需要準(zhǔn)備的資料較為復(fù)雜，主要包含了以下幾種：入黨書面申請(qǐng)、函調(diào)證明文件、預(yù)備黨員考察表、全面思想報(bào)告等等，另外還要對(duì)黨的基本知識(shí)進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)和筆記記錄。其中每一份材料，每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能落下，因?yàn)槊窟^一個(gè)階段就要進(jìn)行一次內(nèi)容考核。每次考核的資料都要被黨員管理室的人員進(jìn)行檔案的整理保存。這些檔案的保存都在黨員畢業(yè)時(shí)，要通過檔案的轉(zhuǎn)遞，讓今后就業(yè)的人事單位對(duì)該畢業(yè)生黨員有一個(gè)大致的了解。可是從真實(shí)的進(jìn)展來看，其實(shí)并不會(huì)那么順利地完成，更多時(shí)候出現(xiàn)丟失的情況，幾乎每年都有許多黨員檔案需要重新處理。

二、畢業(yè)生黨員檔案轉(zhuǎn)遞管理對(duì)策

（一）加強(qiáng)建設(shè)相關(guān)規(guī)定，確保畢業(yè)生黨員檔案的成功管理與轉(zhuǎn)遞

雖然在近年來，黨和有關(guān)部門都對(duì)檔案的管理工作十分重視，不久前也頒布了《高等學(xué)校檔案管理法》，不過里面的管理細(xì)則和具體事項(xiàng)并沒有仔細(xì)說明，因此這一空白也被不少高校鉆了空子。為此，強(qiáng)烈建議政府及其有關(guān)部門跟從《高等學(xué)校檔案管理法》的指導(dǎo)，從具體的事項(xiàng)出發(fā)，出臺(tái)其中的管理細(xì)則以及具體的事項(xiàng)，必須明文規(guī)定畢業(yè)生黨員檔案的管理和轉(zhuǎn)遞。如此一來，可以確保各大高校畢業(yè)生檔案的管理不再像從前的檔案管理那樣雜亂無章[3]，同時(shí)也保障了每個(gè)畢業(yè)生黨員的權(quán)益。隨著現(xiàn)代人才市場(chǎng)的擁擠，越來越多的畢業(yè)生黨員失業(yè)，其中也不免有些受到檔案牽制的原因。因此，只要加強(qiáng)建設(shè)畢業(yè)生黨員的檔案管理，確保畢業(yè)生黨員檔案的轉(zhuǎn)遞工作，也是為這個(gè)社會(huì)前進(jìn)的道路上添磚加瓦。

（二）及時(shí)收集，有效整理

畢業(yè)生黨員的檔案記錄是入學(xué)四年內(nèi)所有的在校情況。在校的時(shí)間也是從幾個(gè)時(shí)間點(diǎn)匯成的，我們應(yīng)當(dāng)從初期開始，就記錄好學(xué)生的在校情況，做好建檔工作。根據(jù)系部及其班級(jí)等專業(yè)性的特點(diǎn)，按照國(guó)家規(guī)定收集所有的相關(guān)資料，快速納入個(gè)人檔案。此外畢業(yè)生黨員在校期間積極參與的一些集體活動(dòng)也要記錄在檔案當(dāng)中。例如社會(huì)公益活動(dòng)、各種地方競(jìng)賽、才藝展示、獲獎(jiǎng)評(píng)選、入團(tuán)入黨、考試等級(jí)等等實(shí)踐，都是他們成長(zhǎng)與能力的證明。檔案管理工作者要把畢業(yè)生黨員的每個(gè)成長(zhǎng)都記錄在案，要本著一切為了畢業(yè)生黨員的工作理念，定期地向系部以及班級(jí)輔導(dǎo)員詢問以及收集。在臨近畢業(yè)階段，檔案是對(duì)該校畢業(yè)生在學(xué)校四年期間所有表現(xiàn)的一個(gè)整體匯總與評(píng)價(jià)，包括畢業(yè)生登記表、論文評(píng)論書、學(xué)生工作情況表、畢業(yè)實(shí)習(xí)表格這些材料等。

（三）信息化技術(shù)應(yīng)用于畢業(yè)生黨員檔案轉(zhuǎn)遞管理

提升學(xué)校的各種高科技設(shè)備和管理體系?，F(xiàn)代信息化的發(fā)展應(yīng)當(dāng)運(yùn)用于畢業(yè)生黨員的檔案管理與轉(zhuǎn)遞當(dāng)中。比如現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)檢索技術(shù)，可以在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)具有特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于畢業(yè)生黨員的查詢，也方便日后事業(yè)單位人事部主管對(duì)畢業(yè)生的了解。據(jù)調(diào)查，一些高等院校的畢業(yè)生通過網(wǎng)絡(luò)的方式直接輸入自己的學(xué)號(hào)和姓名，即可查詢自己的檔案轉(zhuǎn)遞與單位派遣情況。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，畢業(yè)生通過網(wǎng)絡(luò)咨詢的方式要比傳統(tǒng)方式的檔案轉(zhuǎn)遞查詢量要減少50%。一定程度上減少了檔案管理的工作量，減少了反復(fù)的壓力，還有效地提高了畢業(yè)生檔案的查詢效率。構(gòu)建高校檔案信息查詢系統(tǒng)，還能實(shí)行網(wǎng)絡(luò)信息的資源共享。構(gòu)建一個(gè)真實(shí)的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子郵件，在線咨詢以及目錄查詢等服務(wù)項(xiàng)目，使畢業(yè)生黨員不用受地區(qū)和時(shí)間的困擾，能夠隨時(shí)隨地查詢到檔案的訊息。

（四）提高畢業(yè)生黨員對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)

1.各大高校可以在學(xué)生畢業(yè)之前組織一個(gè)大型會(huì)議，同時(shí)還可以發(fā)放就業(yè)指導(dǎo)手冊(cè)、開設(shè)就業(yè)指導(dǎo)培訓(xùn)班和相關(guān)的檔案專題講座。通過這些形式，培養(yǎng)畢業(yè)生對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)。讓他們認(rèn)識(shí)到人事檔案對(duì)于今后人生發(fā)展的重要性，對(duì)日后找工作和出國(guó)留學(xué)都有極其很大的幫助，并且能直接影響到就業(yè)和生活，不是可有可無的存在[4]。

2.加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生黨員的管理，要讓他們了解黨員離校之后的具體細(xì)則和安排，要讓畢業(yè)生黨員主動(dòng)按時(shí)繳納黨費(fèi)。在國(guó)家以及相關(guān)部門沒有頒布檔案管理及歸屬的情況下，各大高校仍然要嚴(yán)格遵守《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度》，確保畢業(yè)生檔案及時(shí)地轉(zhuǎn)遞到今后的就業(yè)單位上去[2]。

3.企業(yè)黨組織在每年的新職員入崗前都有一個(gè)新人培訓(xùn)，會(huì)對(duì)畢業(yè)生黨員進(jìn)行深入培訓(xùn)，讓他們加深對(duì)這一行業(yè)的了解。其中也會(huì)仔細(xì)地講解畢業(yè)生黨員對(duì)檔案的管理規(guī)范，強(qiáng)化畢業(yè)生黨員對(duì)檔案的重視。每一個(gè)畢業(yè)生黨員都要明確檔案的轉(zhuǎn)遞對(duì)個(gè)人發(fā)展的重大意義。

（五）畢業(yè)生黨員檔案和學(xué)籍檔案合并管理

高校畢業(yè)生黨員在畢業(yè)之前，黨員檔案和學(xué)籍檔案合并管理，等到臨近畢業(yè)之時(shí)，一起納入畢業(yè)生黨員的個(gè)人檔案當(dāng)中，后期會(huì)跟隨事業(yè)單位的工作分配流向各個(gè)地域。一般來說，還未落實(shí)工作的預(yù)備畢業(yè)生黨員，其黨員檔案應(yīng)該交由當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行墓芾恚驗(yàn)槿瞬沤涣髦行挠袑I(yè)的服務(wù)人員，對(duì)黨員的檔案管理比較專業(yè)和正規(guī)，要轉(zhuǎn)正時(shí)將會(huì)交由黨組織進(jìn)行具體安排。

（六）加強(qiáng)黨務(wù)隊(duì)伍建設(shè)

高校需要高度重視畢業(yè)生黨員檔案的歸檔轉(zhuǎn)遞工作，并將其納入自己的日常工作范圍。根據(jù)黨員檔案管理和黨建工作的特性，選擇對(duì)黨務(wù)熟悉、工作敬業(yè)負(fù)責(zé)的黨員來維護(hù)管理檔案這一工作，且需要及時(shí)地更新信息，確保每一個(gè)畢業(yè)生黨員檔案的完整性。在加強(qiáng)黨務(wù)隊(duì)伍建設(shè)當(dāng)中，需要對(duì)黨員進(jìn)行新的黨務(wù)工作培訓(xùn)以及建設(shè)新黨員對(duì)檔案的意識(shí)，必要的時(shí)候?qū)ζ溥M(jìn)行相應(yīng)的考核，由此來提高黨員檔案隊(duì)伍的周密和專業(yè)化。在維護(hù)黨員檔案的同時(shí)，一旦發(fā)生任何差錯(cuò)，需要對(duì)違反規(guī)定的黨員及時(shí)地向組織反應(yīng)，且分好事項(xiàng)的輕重緩急，再嚴(yán)肅處理，絕不徇私罔紀(jì)，堅(jiān)決遵守黨規(guī)黨紀(jì)。

三、結(jié)語

綜上所述，關(guān)于畢業(yè)生黨員檔案轉(zhuǎn)遞工作問題已經(jīng)引起了部分高校的重視，同時(shí)希望更多的高校能夠重視檔案的管理與轉(zhuǎn)遞問題。把以往高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞中出現(xiàn)的問題理解透徹，再通過多方配合，共同努力，從各個(gè)方面體會(huì)到畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的重要性，使畢業(yè)生檔案可以及時(shí)、安全無誤的傳遞。

[1]劉萍.高職院校畢業(yè)生預(yù)備黨員檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案,2014,(1):37-38.

[2]張美珠.大中專畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞問題淺析[J].人力資源管理,2012,(7):182-183.

[3]王靜,荊秀琴.畢業(yè)生檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞與自帶轉(zhuǎn)遞之比較[J].山西檔案,2015,(2):114-116.

[4]姜穎.新形勢(shì)下的畢業(yè)生人事檔案管理工作探究[J].山西檔案,2010,(S1):30-31.

G647；G278.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005-9652（2016）06-0075-03

（責(zé)任編輯：魏登云）

石偉敏（1970-），女，河南漯河人，漢族，廣州體育學(xué)院檔案室，碩士，研究方向；高校檔案管理。