對我區(qū)民生檔案管理利用的調(diào)查與思考

文·韓冉

對我區(qū)民生檔案管理利用的調(diào)查與思考

文·韓冉

近年來，社會各界對民生問題關(guān)注度不斷增長，民生檔案的門類、數(shù)量也隨之激增，民生檔案的利用率翻番，給新形勢下檔案工作特別是民生檔案的管理和利用提出了新課題。針對這一新課題，我區(qū)按照國家、省、市相關(guān)部門要求，出臺了《關(guān)于加強和改進新形勢下全區(qū)檔案工作的實施意見》，明確了“著眼社會需求，擴大民生檔案收集范圍，建立起覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務(wù)人民群眾的檔案利用體系”的工作任務(wù)。為全面了解掌握我區(qū)民生檔案工作的基本情況，近段時間，我們組織人員，深入基層，走訪了相關(guān)涉民部門和鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、社區(qū)，對全區(qū)民生檔案工作進了專題調(diào)研，并就存在的主要問題分析原因，探索解決措施。

一、我區(qū)民生檔案的管理和利用現(xiàn)狀調(diào)查

（一）民生檔案信息資源情況

從民生檔案的形成及所在單位來看，我區(qū)民生檔案主要包括五個部分，一是人力資源和社會保障、民政、教育、衛(wèi)生、計劃生育、住建等重要的涉民職能部門形成的重點民生檔案。二是農(nóng)村地區(qū)形成的與農(nóng)民利益密切相關(guān)的土地確權(quán)檔案、林權(quán)制度改革檔案、宅基地檔案、農(nóng)村養(yǎng)老保險檔案、稅費改革、換屆選舉檔案等。三是基層單位如社區(qū)居委會、村委會形成的低保及困難家庭、失業(yè)人員、特殊群體（老齡、助殘等）等民生檔案。四是公、檢、法、司等單位形成的戶籍管理、訴訟、公證等民生檔案。五是區(qū)檔案館保管各單位已進館的婚姻、知青、破產(chǎn)改制企業(yè)職工檔案等民生檔案。

（二）民生檔案利用情況

隨著國家關(guān)注民生各項政策不斷推出，人民群眾對民生檔案的查閱需求越來越大，民生檔案的查詢率也越來越高。根據(jù)我館近幾年檔案利用情況分析，全區(qū)每年接待檔案查閱接近1萬人次，1.8萬卷次，其中民生檔案的查閱量占80%以上，為廣大檔案利用者在計劃生育、補繳保險、購房貸款、戶籍變更、身份確認(rèn)等方面提供了大量真實可靠的憑證，產(chǎn)生了較大的社會效益。

二、我區(qū)民生檔案管理和利用工作存在的主要問題

通過對我區(qū)區(qū)屬單位保存的民生檔案的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，近幾年，特別是《關(guān)于加強民生檔案工作的意見》出臺后，我區(qū)民生檔案工作成效較為明顯，大部分涉民單位建立了專門的檔案室，庫房達(dá)到“九防”要求，設(shè)置了檔案工作機構(gòu)，并配備專（兼）職檔案員負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、管理和利用，但也存在一些問題，有待改進和加強。

（一）民生檔案種類雜，數(shù)量多，動態(tài)性強

民生檔案涉及各個領(lǐng)域，關(guān)系到社會民眾生活工作的各個方面，產(chǎn)生的種類繁雜多樣，數(shù)量也頗為龐大。根據(jù)調(diào)查研究，僅就民生檔案產(chǎn)生的單位來看，就多達(dá)21個系統(tǒng)，且每個系統(tǒng)產(chǎn)生的民生檔案種類多種多樣，比如人力資源和社會保障局涉及養(yǎng)老保險（機關(guān)事業(yè)、企業(yè)）、醫(yī)療保險（包括新農(nóng)合）、離退休人員檔案、工傷認(rèn)定、就業(yè)培訓(xùn)、人事代理、職稱評審、人事調(diào)配等30項民生檔案種類。而且在數(shù)量變化上，民生檔案體現(xiàn)了較強的動態(tài)性，往往以個體為單位的民生檔案，在一年中會有多次數(shù)量的變更。

（二）民生檔案資源分散、多頭管理，不利于資源共享

民生檔案涉及面廣，形成主體多而復(fù)雜，致使民生檔案分散保存于不同部門，因而形成了多頭管理、各自為政的局面，群眾查閱利用很不方便，民生檔案資源共享程度不高。比如，房地產(chǎn)檔案、各類社保檔案、婚姻檔案、學(xué)籍檔案等都由各自形成部門自我保管，比較分散，而民眾往往查閱檔案時先來檔案館，結(jié)果難以查到所需檔案，給利用者帶來不便。

（三）涉民單位科室自管模式嚴(yán)重，但又缺乏監(jiān)管

在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多民生檔案保存于各機關(guān)單位內(nèi)部職能業(yè)務(wù)科室，而非單位綜合檔案室，其保存條件有限，有的甚至很糟糕，出現(xiàn)成包打捆、潮濕水浸跡象。這些現(xiàn)象一是由于單位人員缺乏相關(guān)檔案知識，不知道這些檔案如何保管、是否應(yīng)該移交，移交給誰；二是有些單位對檔案工作不重視，以平時業(yè)務(wù)工作要隨時查閱為由，不愿向檔案館移交。這種自管模式造成民生檔案處于管理無序或失管狀態(tài)，給民生檔案的安全帶來極大隱患。

（四）民生檔案利用率高，但數(shù)字化程度較低，檢索不便

就我區(qū)檔案數(shù)字化情況來看，文書檔案數(shù)字化工作已接近尾聲，但民生檔案數(shù)字化及民生檔案信息檢索體系還不完備。而民生檔案因涉及廣大公民自身利益，大部分利用率還相對較高，查閱紙質(zhì)檔案的時間成本嚴(yán)重制約了利用效率的提高，無法實現(xiàn)查檔快速便捷的效果。

（五）民生檔案利用主體分散，零星查檔較多

民生檔案的種類多、形成主體多，決定了民生檔案的利用主體分散。檔案館查閱利用服務(wù)大廳往往每天都會接待各類民生檔案利用者。由于工作人員偏少，利用者查檔需求又多，往往查閱某類民生檔案時間較長，顧此失彼，檔案服務(wù)效率偏低。

三、規(guī)范民生檔案管理和利用措施探索

（一）開展民生檔案普查，摸清民生檔案“底細(xì)”

設(shè)計《全區(qū)民生檔案建設(shè)情況調(diào)查表》，涵蓋民生檔案的種類、數(shù)量、信息化建設(shè)情況、管理模式及現(xiàn)狀、開放利用情況等信息，對分散在各區(qū)屬單位的民生檔案進行調(diào)查摸底，準(zhǔn)確界定民生檔案種類，做好民生檔案調(diào)查和登記工作，全面掌握民生檔案形成規(guī)律、管理現(xiàn)狀和利用需求情況。

（二）抓好民生檔案源頭管理，建立民生檔案體系

檔案部門要與各涉民部門共同制定統(tǒng)一的民生檔案整理方法和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在民生檔案形成前期抓好源頭控制。例如，全區(qū)精準(zhǔn)扶貧工作正在如火如荼進行，在實施過程中，我們就根據(jù)工作實際建立了《全區(qū)精準(zhǔn)扶貧檔案整理規(guī)范》，規(guī)定了精準(zhǔn)扶貧資料的歸檔范圍和保管期限，為今后扶貧檔案的管理打下良好基礎(chǔ)。各涉民部門要著重抓好自身工作中形成的具有長久保存價值的民生檔案的收集、整理和歸檔工作。要加強制度建設(shè)，將民生檔案列入本部門檔案工作分類方案，明確民生檔案歸檔范圍與保管期限表，確保與民生工作相關(guān)的文件材料收集齊全、規(guī)范整理、按時歸檔、及時移交。

（三）整合民生檔案資源，形成“大檔案”格局

檔案部門要以民生需求為導(dǎo)向，積極調(diào)整檔案收集范圍，科學(xué)規(guī)劃全區(qū)民生檔案歸屬和流向，依法加強對民生檔案的接收工作，及時把人民群眾利用需求迫切的民生檔案接收進館，大幅度提升民生檔案占館藏總量的比例，逐步建立面向民生的多元化檔案資源體系，形成“大檔案”格局。各民生工作部門也要按照國家有關(guān)規(guī)定，及時向同級國家綜合檔案館移交所形成的民生檔案。對于文件材料還在不斷形成、充實、完善、更改的，可以延期進館，但是必需向同級國家綜合檔案館提供民生檔案目錄，并且按照統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保民生檔案齊全完整和科學(xué)管理。

（四）加快民生檔案信息化建設(shè)，建立民生檔案查閱利用平臺

加快館（室）藏民生檔案的整理編目、數(shù)字化和開放檔案鑒定工作步伐，加強民生檔案信息化管理，加大對涉民機關(guān)單位民生檔案檢索體系建設(shè)的指導(dǎo)力度，逐步建成一批直接服務(wù)社會公眾的民生檔案專題目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。統(tǒng)一全區(qū)民生工作部門和國家綜合檔案館的民生檔案數(shù)據(jù)資源庫結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，建立民生檔案信息資源共享制度和平臺建設(shè)，努力實現(xiàn)全區(qū)民生檔案信息資源共建共享共用。

（五）創(chuàng)新民生檔案利用方式，提高服務(wù)效率

結(jié)合民生檔案利用工作實際，按照“突出重點、先急后緩”原則，編制民生檔案公開指南，為群眾查閱檔案提供便利。根據(jù)民生檔案查閱率高，但利用主體分散特點，創(chuàng)新開展預(yù)約查檔、集中查檔、跨館查檔等特色服務(wù)，利用者可電話預(yù)先告知查檔內(nèi)容，工作人員提前將所需檔案調(diào)取到位；規(guī)定每周某天為某項民生檔案集中查檔時間，有該種民生檔案查閱需求的可都在該日進行查檔；市、縣（區(qū)）檔案館館際聯(lián)動，整合民生檔案目錄，實現(xiàn)跨館查檔。檔案利用方式的創(chuàng)新可大大節(jié)約檔案利用時間成本，提升服務(wù)效能，民眾的滿意度也會隨之提高。

（作者單位：濱州市濱城區(qū)檔案局）