把好項(xiàng)目驗(yàn)收關(guān)口，提高檔案規(guī)范化水平

文·劉麗霞

把好項(xiàng)目驗(yàn)收關(guān)口，提高檔案規(guī)范化水平

文·劉麗霞

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是衡量企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目完成情況的重要指標(biāo)。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，總投資超過(guò)億元的項(xiàng)目，都要組織檔案驗(yàn)收。檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目建設(shè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中起到一票否決的作用。搞好檔案驗(yàn)收，強(qiáng)化檔案的收集、分類、整理、儲(chǔ)存等基礎(chǔ)工作，能進(jìn)一步增強(qiáng)人們的檔案意識(shí)，提升檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的能力。結(jié)合我市在對(duì)口支援北川災(zāi)后恢復(fù)重建中承擔(dān)的建設(shè)新縣城特色商業(yè)街的實(shí)際，筆者想略談一下做好項(xiàng)目檔案工作及項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作的體會(huì)。

一、理清工作思路，明確工作要求

建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收要以一定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為依據(jù)，工作中首先必須搞清楚驗(yàn)收什么檔案、依據(jù)什么進(jìn)行檔案驗(yàn)收。檔案驗(yàn)收的對(duì)象是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中所形成的各種形式的文件材料，包括文字、影像、制圖以及利用各級(jí)政府預(yù)算資金、自籌資金及銀行貸款等方式籌措資金建設(shè)形成的固定資產(chǎn)項(xiàng)目。其具體檔案包括固定資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)（如設(shè)備、工具、器具的購(gòu)買(mǎi)）、固定資產(chǎn)建設(shè)安裝（如建設(shè)物、構(gòu)筑物的建設(shè)和機(jī)器設(shè)備的安裝）和其它基本建設(shè)工作（如勘探設(shè)計(jì)、土地征用、拆遷補(bǔ)償?shù)龋┑裙潭ㄙY產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的歷史記錄。國(guó)家建設(shè)部、檔案局對(duì)做好建設(shè)檔案的收集、保管等早就有明確、具體、詳細(xì)的要求，規(guī)定檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件之一，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或者通過(guò)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。國(guó)家檔案局對(duì)此還出臺(tái)了《重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》及相關(guān)規(guī)定，這些都為項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作提供了重要依據(jù)。

二、關(guān)口前移，強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)工作

項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是在工程建設(shè)的后期進(jìn)行，而檔案的形成是工程開(kāi)建前就已經(jīng)開(kāi)始了，像規(guī)劃、論證、環(huán)評(píng)、立項(xiàng)等。前期的文件、資料是檔案的前身，它的質(zhì)量關(guān)系到檔案的質(zhì)量，也關(guān)系到檔案驗(yàn)收能否順利進(jìn)行。因此，應(yīng)把檔案工作的控制關(guān)口前移，提前介入，認(rèn)真把好文件的形成關(guān)，保護(hù)好資料的完整關(guān)，做到文件形成時(shí)即有檔案、資料收集時(shí)即有檔案，努力做到檔案不漏項(xiàng)，以確保檔案工作質(zhì)量。

（一） 提高認(rèn)識(shí)，健全機(jī)構(gòu)，落實(shí)責(zé)任

一是成立領(lǐng)導(dǎo)小組。項(xiàng)目檔案是“無(wú)形“的項(xiàng)目，它與項(xiàng)目本身長(zhǎng)期共存（甚至比項(xiàng)目本身存在時(shí)間還要長(zhǎng)久）。所以要把做好項(xiàng)目檔案工作當(dāng)做整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的一部分，同步進(jìn)行。首先，健全組織機(jī)構(gòu)，為做好項(xiàng)目檔案工作提供組織保障。我們?cè)诒贝ㄐ驴h城特色商業(yè)街建設(shè)伊始，就成立了由市援川辦公室負(fù)責(zé)同志任組長(zhǎng)，由負(fù)責(zé)規(guī)劃的中規(guī)院、負(fù)責(zé)施工的濟(jì)寧寧建、濟(jì)寧圣大建筑公司及東方監(jiān)理、建設(shè)監(jiān)理和跟蹤審計(jì)的新策略服務(wù)公司等單位負(fù)責(zé)人參加的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并有專門(mén)人員具體負(fù)責(zé)各項(xiàng)工作，達(dá)到有領(lǐng)導(dǎo)、有分工、有專人的要求。從組織上確保了各環(huán)節(jié)檔案齊全、完整、及時(shí)歸檔。

二是形成檔案網(wǎng)絡(luò)。在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收領(lǐng)導(dǎo)小組成立的同時(shí)，建立以具體業(yè)務(wù)為主的工作小組，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人牽頭，工作范圍至各部門(mén)，充分利用信息化和大數(shù)據(jù)，建立文件共享、信息共享機(jī)制，最終構(gòu)建覆蓋全部的項(xiàng)目檔案網(wǎng)絡(luò)，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集工作。在北川新縣城特色商業(yè)街項(xiàng)目中，先將項(xiàng)目建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)共享文件夾，里面存貯著各類管理類、技術(shù)類文件，所有文件在接收時(shí)掃描產(chǎn)生電子文件，做到計(jì)算機(jī)全文管理。這種電子化、網(wǎng)絡(luò)化的工作流程讓所有相關(guān)人員都能第一時(shí)間了解文件的產(chǎn)生，讓檔案人員對(duì)文檔的全生命周期通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行可控管理，真正實(shí)現(xiàn)與工程建設(shè)同步。

三是明確各部門(mén)文件形成、積累、歸檔職責(zé)，將其納入工作目標(biāo)責(zé)任考核。無(wú)論是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的領(lǐng)導(dǎo)小組還是各單項(xiàng)工作小組，都是由檔案人員、各領(lǐng)域技術(shù)人員構(gòu)成。領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任由市援川辦公室、各相關(guān)單位人員、技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)當(dāng)，項(xiàng)目檔案管理責(zé)任則層層劃分，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，工作人員具體實(shí)施。明確各領(lǐng)域?qū)谌藛T，定期召開(kāi)會(huì)議，編制項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收工作計(jì)劃和項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收大綱等，明確各部門(mén)文件形成、積累、歸檔職責(zé)，并將其納入各部門(mén)和有關(guān)人員考核中。

（二）制定、完善項(xiàng)目檔案工作規(guī)章制度

項(xiàng)目檔案是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記載，它記錄了項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工到竣工驗(yàn)收的全過(guò)程，包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件（施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件）和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等項(xiàng)目檔案。其具體特點(diǎn)為，建設(shè)之前就有大量文件，文件數(shù)量多、內(nèi)容復(fù)雜，既有管理文件，也有專業(yè)技術(shù)文件；文件門(mén)類多，包括建設(shè)工程項(xiàng)目檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備儀器檔案、聲像檔案、電子檔案等；信息載體多，包括紙質(zhì)、聲像、電子等多種載體。面對(duì)大量復(fù)雜的項(xiàng)目文件，必須從項(xiàng)目前期開(kāi)始就建章立制、從產(chǎn)生第一份文件開(kāi)始就依規(guī)整理、按章存放，以確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效。比如我們?cè)谠贝ㄐ驴h城特色商業(yè)街建設(shè)中，由于該項(xiàng)目具有羌族文化特點(diǎn)，集購(gòu)物、餐飲、休閑、娛樂(lè)于一體，是新縣城重要標(biāo)志性建筑，它的前期構(gòu)思設(shè)計(jì)經(jīng)過(guò)多次調(diào)研論證，形成大量文件，是該項(xiàng)目檔案不可分割的組成部分。因此，我們依據(jù)《檔案法》和住建部建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范、山東省援川指揮部要求及其他有關(guān)規(guī)定，制定了數(shù)十份檔案管理制度，規(guī)定了檔案管理程序，把檔案日常工作進(jìn)行制度化、規(guī)范化、程序化，確保了這個(gè)項(xiàng)目所有文件的形成質(zhì)量以及項(xiàng)目檔案的齊全和完整。

（三）超前控制，全過(guò)程管理

一是檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步。即項(xiàng)目下達(dá)任務(wù)與項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料形成情況同步，項(xiàng)目驗(yàn)收與項(xiàng)目檔案驗(yàn)收同步。

二是項(xiàng)目檔案工作全面介入。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，檔案工作也要做到三個(gè)納入，即將這個(gè)項(xiàng)目檔案工作納入工程管理、納入合同管理、納入整個(gè)援川工作的管理體系，實(shí)現(xiàn)文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和程序化。另外，項(xiàng)目檔案工作要做到多參與整個(gè)項(xiàng)目的管理，參與各類合同的簽訂、參與項(xiàng)目建設(shè)中的各種協(xié)調(diào)會(huì)、參與各環(huán)節(jié)招投標(biāo)及設(shè)備采購(gòu)、參與各項(xiàng)目各階段驗(yàn)收。只有全面參與、深入一線，及時(shí)掌握第一手資料，才能把握好項(xiàng)目檔案的命脈。

三是把好階段驗(yàn)收關(guān)。在項(xiàng)目建設(shè)階段驗(yàn)收中會(huì)產(chǎn)生比如分部工程的各個(gè)驗(yàn)收批（如鋼筋、模板、混凝土檢驗(yàn)批等），分項(xiàng)目報(bào)驗(yàn)收資料、質(zhì)保資料（如材料合格證、材料檢測(cè)報(bào)告、實(shí)體檢測(cè)報(bào)告、樁基礎(chǔ)檢測(cè)報(bào)告等），混凝土、砂漿等的評(píng)定資料（強(qiáng)度等級(jí)評(píng)定記錄），材料進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)資料等原始記錄。只有在每個(gè)階段驗(yàn)收中全面參與、即時(shí)跟蹤，才能確保檔案材料真實(shí)、齊全、質(zhì)量好。

三、強(qiáng)化指導(dǎo)，規(guī)范項(xiàng)目檔案驗(yàn)收程序

（一）強(qiáng)化培訓(xùn)，加強(qiáng)指導(dǎo)

一是事前溝通，明確要求。所謂溝通，既包括業(yè)主與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理方面的溝通，也有單位內(nèi)部不同部門(mén)、科室，甚至檔案工作人員之間的合作。具體表現(xiàn)在對(duì)外將項(xiàng)目檔案的歸檔范圍及整理規(guī)范以合同條款形式明確下來(lái)，約束雙方共同遵守；對(duì)內(nèi)以項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人為主，聯(lián)絡(luò)投資、基建、設(shè)備儀器、財(cái)務(wù)、審計(jì)等各部門(mén)對(duì)口人員，密切配合，共同做好項(xiàng)目檔案的收集工作。同時(shí)，檔案人員之間，也應(yīng)加強(qiáng)協(xié)作，將這些門(mén)類眾多的文件最終整理、匯集在一起，確保項(xiàng)目檔案的齊全、完整。

二是事中培訓(xùn)指導(dǎo)，規(guī)范業(yè)務(wù)。開(kāi)展項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，要針對(duì)工程建設(shè)中參建單位資料人員缺乏相應(yīng)的文檔工作經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)歷的情況，加強(qiáng)對(duì)承建單位資料人員進(jìn)行事中培訓(xùn)工作的指導(dǎo)，規(guī)范業(yè)務(wù)。通過(guò)指導(dǎo)、培訓(xùn)，使他們了解本單位檔案工作規(guī)章制度、項(xiàng)目檔案收集內(nèi)容、整編標(biāo)準(zhǔn)，將培訓(xùn)重點(diǎn)放在具體操作上，對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收順利過(guò)關(guān)起到事半功倍的效果。

三是事后檢查，確保質(zhì)量。事后檢查是對(duì)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的全面評(píng)價(jià)，也是對(duì)項(xiàng)目檔案事前、事中控制的檢驗(yàn)。只有通過(guò)檢查參建單位是否按照相應(yīng)法規(guī)、要求進(jìn)行項(xiàng)目檔案的收集、整理，才能確保項(xiàng)目檔案的規(guī)范性，并針對(duì)不足及時(shí)進(jìn)行整改、補(bǔ)充和完善。

（二） 規(guī)范驗(yàn)收，確保質(zhì)量

一是注重檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性審查，關(guān)注安全性。做好驗(yàn)收前的自查關(guān)注非常重要，它是驗(yàn)收前的最后一個(gè)關(guān)口。自查就是對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行梳理，要注重審查項(xiàng)目歸檔文件是否齊全、完整，是否是原件，是否與實(shí)際情況相符，努力做到圖物相符；審查歸檔文件整理是否分類科學(xué)、組卷規(guī)范；關(guān)注歸檔文件的制成是否符合永久性要求，檔案裝具是否符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案保管條件是否與項(xiàng)目檔案工作相適應(yīng)等各項(xiàng)安全措施。

二是項(xiàng)目檔案整理要依據(jù)規(guī)范。項(xiàng)目檔案自檢應(yīng)以國(guó)家、部門(mén)或行業(yè)規(guī)范為基準(zhǔn)。在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目文件收集整理歸檔完畢之后，要認(rèn)真組織做好項(xiàng)目檔案自查工作，成立驗(yàn)收自查小組，制定自查工作方案，召開(kāi)自查會(huì)議，及時(shí)寫(xiě)出自查報(bào)告，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正錯(cuò)誤、彌補(bǔ)不足。也可以進(jìn)行同行評(píng)估。如建設(shè)北川新縣城特色商業(yè)街的兩家施工單位可以進(jìn)行互評(píng)，或者一方邀請(qǐng)另一方檔案人員參與本單位自查評(píng)估，這樣更容易發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、找出不足。在處理完所有問(wèn)題后，還可以申請(qǐng)由上級(jí)檔案主管部門(mén)組織實(shí)施的預(yù)驗(yàn)收，提前經(jīng)更高層次專家、內(nèi)行把把關(guān)，進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、提高質(zhì)量，以確保檔案專項(xiàng)驗(yàn)收能夠順利通過(guò)。

總之，項(xiàng)目檔案是確保固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目順利完成的重要因素，是項(xiàng)目建設(shè)的前提，是工程質(zhì)量評(píng)估的依據(jù)，是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的保證，也是今后工程改造、維護(hù)不可替代的權(quán)威證件，是企業(yè)、單位、個(gè)人維權(quán)最有力的證據(jù)。做好項(xiàng)目檔案工作意義非常大。以“驗(yàn)收“為抓手，可以加強(qiáng)本單位的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目檔案工作的重視，增強(qiáng)企業(yè)和全體員工的檔案意識(shí)，人人關(guān)心、配合、支持檔案工作，促進(jìn)項(xiàng)目檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化管理，提高檔案管理水平，提升檔案人員的地位，使檔案人員能夠更加積極主動(dòng)地做好項(xiàng)目檔案工作。

（作者單位：濟(jì)寧市信息中心）