高校學(xué)籍檔案全文信息推送服務(wù)探析

陳建平/浙江工商大學(xué)檔案館

近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，越來越多的高校畢業(yè)生通過網(wǎng)絡(luò)或申請就業(yè)崗位，或辦理考研、留學(xué)、移民等事務(wù)。在此過程中，高校畢業(yè)生需要在線上傳數(shù)字化學(xué)籍檔案證明材料，這使得高校學(xué)籍檔案的利用需求快速增長?；诖?，高校檔案館探索學(xué)籍檔案全文信息推送服務(wù)具有積極意義，本文就此作一探析。

1 梳理工作流程

首先，高校學(xué)籍檔案利用者通過撥打電話或者登錄高校檔案館網(wǎng)站信息欄的方式，了解學(xué)籍檔案遠程查詢流程，確定查詢方式。利用者可選擇加高校檔案館工作人員的QQ或微信，由工作人員通過QQ或微信發(fā)送學(xué)籍檔案電子副本全文信息；可選擇關(guān)注高校檔案館公眾號，接收公眾號推送的全文信息；也可選擇留下電子郵箱，由工作人員將全文信息發(fā)送至郵箱。

其次，利用者需下載電子申請表格，填寫完整后提交工作人員，或登錄檔案查詢登記系統(tǒng)在線填寫申請內(nèi)容并提交。在線提出查檔申請過程中，利用者要明確個人信息及查檔用途，并附上有效證件原件的掃描件。工作人員審核查檔申請，明確查檔者身份信息，并要求利用者選擇學(xué)籍檔案全文信息推送服務(wù)方式；接著調(diào)取、審查學(xué)籍檔案電子副本全文信息內(nèi)容，在核對無誤后將其打包加密，并推送安全提醒，如“學(xué)籍檔案全文信息網(wǎng)絡(luò)在線推送服務(wù)，是以方便利用者為全部目的，利用者必須保證學(xué)籍檔案信息的安全，做到指定用途使用，不能進行網(wǎng)絡(luò)擴散，否則一切責(zé)任將由查檔者本人承擔(dān)”，并要求利用者在線簽署安全承諾，獲得在線承諾后，工作人員按照利用者的要求，將學(xué)籍檔案電子副本全文信息提供給利用者。

再次，利用者接收并下載學(xué)籍檔案電子副本全文信息，自行解密、解壓并利用，按要求反饋利用效果。工作人員需要記錄查檔信息，及時保存在線服務(wù)過程的全部溝通記錄，并以電子文件形式定期歸檔，同時做好檔案利用效果反饋信息的接收與保管工作。

2 明晰安全事項

2.1 需要核實學(xué)籍檔案利用者個人身份

高校學(xué)籍檔案全文信息推送服務(wù)是全遠程服務(wù)，檔案利用者與高校檔案館工作人員沒有現(xiàn)場接觸，只通過電話或網(wǎng)絡(luò)平臺溝通、傳遞資料和進行信息確認。這就使得工作人員核實利用者身份的難度較大，且存在一定的服務(wù)風(fēng)險。為此，工作人員要核對利用者提交的有效身份證件掃描件、畢業(yè)證書或?qū)W位證書掃描件，可借助學(xué)籍檔案全文信息內(nèi)容對身份證號、出生年月、籍貫等信息進行仔細核對。還要設(shè)置簡單但較為隱秘的安全問答題，要求利用者即時回答。需要注意的是，要確保問題的答案在學(xué)籍檔案中都有體現(xiàn)，且具有一定的隱私性，盡量保證答案只有利用者本人知道。問題可以是利用者入學(xué)前就讀的高中名稱、大學(xué)所在班級班主任姓名、同班同學(xué)姓名，等等。

2.2 需要審查學(xué)籍檔案全文信息內(nèi)容

高校學(xué)籍檔案全文信息內(nèi)容可能僅含有利用者的個人信息，如學(xué)生登記表、學(xué)籍卡、成績表、學(xué)歷學(xué)位證明書等；也可能涵蓋多人學(xué)籍信息，如同屆錄取的新生名冊、畢業(yè)學(xué)生名冊等。工作人員要對學(xué)籍檔案全文信息內(nèi)容進行仔細審查，如果發(fā)現(xiàn)涉及第三方個人隱私的信息，可以采用圖形圖像軟件工具對這一部分內(nèi)容進行適當(dāng)處理。需要注意的是，要確保經(jīng)過處理的檔案材料既不影響利用者的有效利用，也能保護非利用者的隱私或權(quán)益。舉例來說，利用者的學(xué)籍檔案中可能包含普通高校錄取的同批次新生名冊，名冊中往往包括新生的姓名、高考分數(shù)、錄取院校、錄取專業(yè)、錄取批次等信息，檔案人員應(yīng)利用軟件工具將這部分信息涂去或者剪切掉，防止泄密事件發(fā)生；同時要注意涂抹或剪切的方式方法，確保利用者能夠正常利用。

2.3 需要檢查推送服務(wù)手段的安全性

高校學(xué)籍檔案全文信息推送服務(wù)是全過程的網(wǎng)絡(luò)交互行為，其所賴以進行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，是確保服務(wù)正常運行的關(guān)鍵因素，因此工作人員必須做好推送服務(wù)手段安全性的檢查工作。要定期對計算機終端及QQ、微信、APP、電子郵箱等推送軟件進行安全性檢測，避免計算機終端及推送軟件感染病毒。還要對本地計算機網(wǎng)絡(luò)終端進行較高級別的安全設(shè)置，防止遭受外來的惡意攻擊。

高校學(xué)籍檔案全文信息推送服務(wù)是高校檔案館以學(xué)籍檔案利用者的需求為導(dǎo)向，拓展和完善高校學(xué)籍檔案遠程服務(wù)而采取的一種服務(wù)舉措，在當(dāng)前不失為一種高效、實用的服務(wù)手段。需要認識到，這種服務(wù)方式仍然存在不完善的地方，如在互聯(lián)互通、電子簽章、憑證有效性、法律效力等技術(shù)與法律層面上存在問題，有待在工作實踐中進一步改進。