中學生學籍檔案管理芻議

邱建娥/青田縣第二中學

中學生學籍檔案是中學教學檔案的組成部分，也是個人人事檔案的組成部分，更是國家檔案資源的組成部分。國家十分重視學籍檔案管理，2013年8月國家教育部頒布了《全國中小學生學籍管理辦法》（以下簡稱《辦法》），并于2013年9月1日起施行。《辦法》的頒布施行，標志著統(tǒng)一規(guī)范的學籍信息管理制度的建立，對于做好中學生學籍檔案管理、推進教育現(xiàn)代化、深入實施素質(zhì)教育、提高中學管理水平，都具有十分重要的意義。

1 中學生學籍檔案的重要性分析

中學生學籍檔案指中學生在初中、高中接受教育過程中所形成的、具有保存價值的多種載體的材料，如初中時的入團材料、高中時的畢業(yè)生登記表、綜合素質(zhì)發(fā)展報告、入黨材料，等等。對中學生而言，中學生學籍檔案對于其日后發(fā)展具有重要作用，關系到學生的升學、入黨、就業(yè)、出國深造等方方面面。對學校而言，中學生學籍檔案有助于提高中學教育教學質(zhì)量，以及促進良好學風的形成。對社會而言，中學生學籍檔案是用人單位選用人才、定職定位的重要參考依據(jù)，也是有關機構(gòu)或部門檢查核驗學生畢業(yè)資格的重要憑證。

2 做好中學生學籍檔案工作的建議

2.1 完善學籍檔案管理機制

應加強對中學生學籍檔案工作的領導，將學籍檔案管理納入學校整體發(fā)展規(guī)劃中；建立健全各項管理制度，實行學籍檔案集中統(tǒng)一管理；加大人力保障，落實管理部門和管理人員，形成校長負責，教務處、政教處、辦公室等多部門聯(lián)動，年級組長、班主任、任課教師等全員參與的學籍檔案管理機制，確保學籍檔案完整、真實和準確。

2.2 明確學籍檔案材料的收集范圍

中學生學籍檔案收集范圍包括：學籍基礎信息及信息變動情況，學籍信息證明材料（戶籍證明、轉(zhuǎn)學申請、休學申請等），合素質(zhì)發(fā)展報告（含學業(yè)考試信息、體育運動技能與藝術特長、參加社區(qū)服務和社會實踐情況等），體質(zhì)健康測試及健康體檢信息、預防接種信息等，在校期間的獲獎信息，享受資助信息，省級教育行政部門規(guī)定的其他信息與材料。

2.3 開展檔案信息化管理

《辦法》明確規(guī)定“學籍檔案分為電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案納入電子學籍系統(tǒng)管理，紙質(zhì)檔案由學校學籍管理員負責管理。逐步推進學籍檔案電子化，同時保留必要的紙質(zhì)檔案”，這為開展檔案信息化管理提供了制度保障。隨著經(jīng)濟社會和科學技術快速發(fā)展，傳統(tǒng)手工管理學籍檔案的方式已經(jīng)無法適應現(xiàn)代中學管理以及社會利用的需要，這使得開展學籍檔案信息化管理勢在必行。浙江省于2005年建立中小學學生電子學籍系統(tǒng)，并于2010年全面實施中小學學生學籍電子化管理，這為開展檔案信息化管理提供了成熟的經(jīng)驗與堅強的技術保障。開展檔案信息化管理能夠有效提高學籍檔案工作效率及檔案利用率，中學應加大對中學生學籍檔案信息化管理的投入，確保工作順利開展。

2.4 提高檔案員綜合素質(zhì)

中學要嚴格執(zhí)行《辦法》規(guī)定，在上崗前對檔案員進行崗前培訓，上崗后要加強對檔案員的業(yè)務培訓與繼續(xù)教育，不斷提高檔案員的業(yè)務能力與素質(zhì)。同時，中學還要完善學籍檔案工作的考核與激勵機制，充分調(diào)動檔案員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，并保持檔案員隊伍的穩(wěn)定性。需要特別注意的是，由于中學學籍檔案涉及到的學生個人信息比較多，中學要特別強調(diào)檔案員在工作過程中具備高度的責任心與保密意識，確保學生個人信息保密與學籍檔案安全，維護學生權(quán)益。

2.5 做好學籍檔案轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入工作

學生在轉(zhuǎn)學或升學時，學籍檔案應及時轉(zhuǎn)至轉(zhuǎn)入或升入的學校，原學校應保留學籍檔案的電子版本，同時保留必要的紙質(zhì)檔案復印件。以學生升學為例，學生畢業(yè)時，學校應為每位學生打印一份畢業(yè)生信息表存檔，同時將學生的電子學籍檔案轉(zhuǎn)入學校畢業(yè)生檔案庫中保存；再由學籍系統(tǒng)自動生成綜合素質(zhì)評價基本信息表，并及時提供給升入學校的招生部門。還有兩種情況需要注意：一是學校合并，原學校的中學生學籍檔案應移交并入的學校管理；二是學校撤銷，原學校的中學生學籍檔案應移交本地區(qū)教育行政部門指定的單位管理。