加強(qiáng)村級(jí)檔案管理的調(diào)研與分析
——以金華市金東區(qū)源東鄉(xiāng)為例

村級(jí)檔案真實(shí)地記錄了農(nóng)業(yè)農(nóng)村各項(xiàng)工作的發(fā)展過程，是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)制定決策的重要依據(jù)，是化解糾紛、維護(hù)村民合法權(quán)益的原始憑證，也是農(nóng)村干部規(guī)范農(nóng)村管理、進(jìn)行村務(wù)公開、依法辦理各項(xiàng)事務(wù)、解決矛盾糾紛、落實(shí)信訪制度、發(fā)展農(nóng)村經(jīng)濟(jì)、維護(hù)農(nóng)村穩(wěn)定的重要抓手。當(dāng)前，隨著法治社會(huì)、誠信社會(huì)、和諧社會(huì)建設(shè)以及社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的不斷深入，村級(jí)檔案的基礎(chǔ)作用愈發(fā)顯著。當(dāng)前，加強(qiáng)對村級(jí)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把村級(jí)檔案管理工作列入村干部議事日程和對村干部的職責(zé)考核之中，顯得尤為必要。近期，筆者以金華市金東區(qū)源東鄉(xiāng)為研究對象，對村級(jí)檔案管理進(jìn)行全面調(diào)查，發(fā)現(xiàn)問題并予以分析。

1 調(diào)研情況梳理

1.1 檔案資料不完整

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前全鄉(xiāng)共有28個(gè)行政村，沒有保存檔案的村有6個(gè)；保存檔案在十卷以上、百卷以下的村有6個(gè)，檔案以會(huì)計(jì)檔案居多；保存檔案在十卷以下的村有9個(gè)；檔案管理工作基礎(chǔ)比較好的村只有7個(gè)。村級(jí)檔案資料不完整的問題較為嚴(yán)重，具體表現(xiàn)如下：一是許多村平時(shí)都沒有歸檔的意識(shí)與習(xí)慣，許多重要的文件材料，如本村的黨支部和村委會(huì)形成的會(huì)議記錄、全村黨團(tuán)干部名冊、村歷史沿革、村規(guī)民約、工程承包合同、婚姻登記與計(jì)劃生育等材料等，都沒有被及時(shí)收集并統(tǒng)一保存。二是一些村干部在開展工作的過程中不注意形成必要的文字記錄，加之本身缺乏檔案工作意識(shí)，致使檔案遺失現(xiàn)象較為嚴(yán)重。如，召開會(huì)議時(shí)往往“口頭傳達(dá)”，甚至連許多重要的會(huì)議都是如此，沒有形成相應(yīng)的文字記錄，或是隨記隨丟，造成無檔可歸、無檔可查的尷尬局面。再如，處理事件、調(diào)節(jié)矛盾時(shí)大多“口說為憑”，沒有形成書面材料或留下相關(guān)記錄。一般來說，農(nóng)村突發(fā)事件較多，村干部在處理這一類問題時(shí)會(huì)第一時(shí)間到達(dá)現(xiàn)場，往往沒有當(dāng)場記錄，事件處理完畢之后也沒有及時(shí)形成書面材料，致使處理結(jié)果無據(jù)可查。三是大部分村只重視收集保管會(huì)計(jì)檔案，與此無關(guān)的材料則不聞不問，如，上報(bào)上級(jí)部門或單位的材料、村務(wù)公開材料、工程建設(shè)材料等都沒有“留底”，檔案結(jié)構(gòu)非常單一，很多有價(jià)值的材料沒有被保存下來。

1.2 未能實(shí)現(xiàn)檔案安全保管

農(nóng)村檔案安全保管工作相當(dāng)薄弱，安全狀況堪憂。一是村級(jí)檔案沒有實(shí)行統(tǒng)一保管，檔案往往分散保存在各村干部手中；有些村雖設(shè)有檔案員，并規(guī)定由檔案員統(tǒng)一管理本村檔案，但因檔案員有任職期限，換屆之時(shí)檔案員或忘了移交檔案，或拒不移交檔案，有的檔案被遺棄，有些遭損毀。二是缺乏開展檔案保管工作所需的硬件條件。不少村沒有落實(shí)專人保管檔案，缺乏開展檔案保管工作所需的硬件設(shè)備，甚至缺乏保管檔案的專門場所。有些村配備了專門的檔案員，建立了檔案室，但大都“徒有虛名”。據(jù)調(diào)查，源東鄉(xiāng)有三分之一村的村民將檔案存放在家中，有的把檔案用麻袋裝起來，有的用繩子捆起來，之后就把檔案丟放在屋角陰暗之處，條件好一點(diǎn)的也只是把檔案存放在大木櫥中，檔案受潮霉變或被蟲蛀的現(xiàn)象非常普遍。造成這一現(xiàn)象的一個(gè)重要原因是，各村基本沒有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，沒有把檔案工作列入村級(jí)日常工作議程，沒有寫入農(nóng)村發(fā)展規(guī)劃，開展檔案工作缺乏所需經(jīng)費(fèi)，檔案安全得不到保障。

1.3 檔案整理處于原始狀態(tài)

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，盡管各級(jí)檔案部門加大了對檔案工作重要性的宣傳力度，部分村干部的檔案意識(shí)有了一定提高，但由于諸多因素，村級(jí)檔案工作特別是整理工作還是相當(dāng)滯后，工作所需的硬件設(shè)施和軟件條件都達(dá)不到要求，村干部缺乏檔案管理知識(shí)，許多村的檔案整理不符合規(guī)范。此外，由于村與村之間村干部素質(zhì)、經(jīng)濟(jì)條件等因素不盡相同，村與村之間檔案工作發(fā)展不平衡。

2 問題原因剖析

2.1 思想認(rèn)識(shí)不到位

第一，由于《檔案法》在農(nóng)村宣傳力度相對較小，廣大農(nóng)民的檔案意識(shí)非常薄弱，沒有認(rèn)識(shí)到檔案與自身的重要關(guān)系。第二，不少村干部對檔案工作的認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為文件看過了、事情辦過了，工作就算結(jié)束了，沒有認(rèn)識(shí)到工作中形成的文件的重要性，沒有從檔案的高度認(rèn)識(shí)這些材料，沒有及時(shí)收集并移交村務(wù)會(huì)議記錄、村基建工作中形成的材料等。第三，缺乏有針對性的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與再教育，村干部和村檔案員缺乏基本的檔案收集、整理、保管、提供利用的知識(shí)，不能科學(xué)有序地收集、保管檔案并提供利用。

2.2 村干部重視程度不夠

村級(jí)建檔工作面廣量大，具體繁瑣，且難以快速產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，這使得村干部對做好檔案工作不感興趣，往往只重視抓全村的經(jīng)濟(jì)工作，而認(rèn)為村級(jí)檔案工作是一件費(fèi)時(shí)費(fèi)力費(fèi)錢的事，可以擱一擱、拖一拖。

2.3 缺乏檔案業(yè)務(wù)人才

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、知識(shí)性較強(qiáng)的工作，開展村級(jí)檔案工作需要專門的業(yè)務(wù)人才?，F(xiàn)實(shí)情況是，村里的檔案工作往往處于無人管的狀態(tài)，有些村雖設(shè)置了檔案員，但檔案員流動(dòng)性強(qiáng)，且有任期限制，也很少有機(jī)會(huì)參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力與操作水平低下，無法實(shí)現(xiàn)對村級(jí)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

2.4 缺乏開展工作的所需經(jīng)費(fèi)

做好村級(jí)檔案工作需要投入大量的財(cái)力與物力，但由于村集體經(jīng)濟(jì)相對薄弱，經(jīng)費(fèi)比較緊張，購買檔案用品、配置檔案設(shè)備、維護(hù)穩(wěn)定的檔案員隊(duì)伍存在較大困難。此外，由于村干部缺乏對檔案工作的足夠認(rèn)識(shí)，有些村把上級(jí)撥付的檔案工作經(jīng)費(fèi)挪作他用。

3 改進(jìn)對策分析

3.1 高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

一是成立工作機(jī)構(gòu)。首先要明確村委會(huì)是行政村檔案工作的直接責(zé)任主體，其次要明確村書記或主任為檔案工作第一責(zé)任人，在此基礎(chǔ)上設(shè)置專職檔案員管理檔案，并落實(shí)村檔案室、配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備。二是制定工作措施。把檔案工作納入新農(nóng)村建設(shè)整體規(guī)劃、工作計(jì)劃之中，使檔案工作與基層各項(xiàng)事業(yè)同步發(fā)展。三是解決實(shí)際問題。如，積極向上爭取項(xiàng)目與資金，安排一定比例的資金用于開展村級(jí)檔案工作，保證開展檔案工作所需的資金，盡可能維護(hù)專職檔案員隊(duì)伍的穩(wěn)定，并為他們提供培訓(xùn)與教育。上級(jí)部門要高度重視村級(jí)檔案工作，及時(shí)幫助行政村解決工作中遇到的困難和問題。

3.2 加強(qiáng)宣傳，多管齊下

一直以來，檔案宣傳都是村級(jí)檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)。做好村級(jí)檔案工作，必須加強(qiáng)檔案宣傳，不斷提升村民的檔案意識(shí)。要向廣大村民宣傳《檔案法》以及相關(guān)的法規(guī)政策，讓村民認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案，增強(qiáng)檔案意識(shí)、培育檔案利用需求，擴(kuò)大檔案工作的影響、營造良好的檔案工作氛圍，促進(jìn)村級(jí)檔案工作深入開展。還要積極拓展宣傳渠道，利用好開會(huì)宣傳、印發(fā)宣傳資料等傳統(tǒng)方式，并借助網(wǎng)絡(luò)、微信、微博等進(jìn)行宣傳。

3.3 完善機(jī)制，加強(qiáng)管理

落實(shí)“五有一統(tǒng)一”要求，即有分管領(lǐng)導(dǎo)、有專兼職檔案員、有管理制度、有檔案庫房、有保管裝具，實(shí)現(xiàn)各門類、各載體檔案的集中統(tǒng)一管理。落實(shí)這一要求，必須采取以下措施：一是成立機(jī)構(gòu)。成立村檔案工作管理機(jī)構(gòu)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，指定專人管理村級(jí)檔案，明確檔案工作的分工并設(shè)置專門檔案室。二要健全制度。村級(jí)檔案的形成、收集、整理、保管、檔案員變動(dòng)后的交接等各個(gè)環(huán)節(jié)都要有章可循、有規(guī)可依。健全并完善檔案管理工作制度，包括檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理制度、檔案借閱制度、檔案查詢制度、檔案復(fù)制制度、檔案移交制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案利用制度和檔案保存制度，等等。重點(diǎn)要明確歸檔范圍，各村應(yīng)根據(jù)村級(jí)檔案的特點(diǎn)和本村實(shí)際情況，制定檔案歸檔范圍及保管期限表，并實(shí)施分類歸檔；還要按“收集材料－鑒別－分類－整理－裝訂－存檔”的要求，規(guī)范整理程序。特別要注意的是，村委會(huì)換屆時(shí)，檔案員應(yīng)按要求移交檔案，并履行交接簽字手續(xù)，不得將檔案資料據(jù)為己有或者銷毀；行政村撤銷、合并時(shí)，應(yīng)明確檔案的歸屬與流向，防止檔案流失。

3.4 加大投入，嚴(yán)格考核

要保證開展村級(jí)檔案工作所必需的經(jīng)費(fèi)，有條件的村應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案室，條件有限的村也要配備檔案存放專柜。針對經(jīng)濟(jì)條件較差的村，建議上級(jí)部門加大財(cái)政投入力度，為這些村配備必要的檔案設(shè)施，基本上達(dá)到“四個(gè)一”的標(biāo)準(zhǔn)，即有一套鐵皮檔案柜、一套防盜門窗、一套滅火設(shè)備和一套完整的檔案管理制度。有條件的行政村，可考慮建設(shè)檔案室、圖書室、資料室、科技信息室合一的綜合檔案室。要加大對檔案工作的考核力度、嚴(yán)格考核手段與方式，將檔案工作列入村書記、村主任年度考核中，建立獎(jiǎng)罰分明的考核制度。上級(jí)部門要嚴(yán)格管理村級(jí)檔案工作，對建檔意識(shí)不強(qiáng)、檔案收集不全、檔案管理不規(guī)范等問題及時(shí)提出整改要求，并督促整改到位。