關于縣級檔案館新館建設的實踐與思考

檔案館是黨和國家的科學文化事業(yè)機構，具備檔案保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用服務中心、政府公開信息查閱中心、電子文件備份中心“五位一體”功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的重要基礎設施。目前，我省檔案館建設正處于關鍵階段，《浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》中要求:到2020年，全省58個市、縣（市、區(qū)）完成檔案館新館建設，并且新館要符合相關標準規(guī)范，以確保檔案實體與檔案信息安全。瑞安市檔案館新館于2015年10月竣工，建筑面積22561平方米，分辦公區(qū)、庫房區(qū)、業(yè)務和技術用房區(qū)和對外公共服務區(qū)，其中檔案庫房面積為6690平方米，預計可以接收容納全市50年間形成的檔案。下面，筆者就瑞安市檔案館新館建設實踐作一梳理，并提出一些思考與建議，以與廣大同行交流。

1 建立新館建設領導小組

檔案館新館建設領導小組肩負著重要責任，組建領導小組時要確保成員數(shù)量為3至5人，成員應當具備較強的專業(yè)能力。一般來說，小組組長由局（館）長擔任，副組長應由局（館）業(yè)務骨干擔任，副組長必須了解檔案工作全部流程和新館各方面需求。由于檔案館新館建設時間長、專業(yè)性強、子項目多，且各階段、各環(huán)節(jié)前后環(huán)環(huán)相扣，因此要盡量保持小組成員的穩(wěn)定，避免人員變動引起工作脫節(jié)；要合理安排小組成員的工作、明確主次矛盾，確保小組成員把主要時間和精力放在新館建設上；還要把領導小組所在的基建辦公室建在工地旁，便于小組成員及時把控工作進度。

2 把握新館建設時機與建設時間

檔案館新館建設的周期長、投入大，對于縣級地區(qū)的政府而言，存在較大資金壓力。檔案部門要抓住時機，加強與當?shù)攸h委、政府主要領導的溝通，爭取領導重視，盡早把新館建設擺上重要議事日程并立項建設。瑞安市檔案館新館建設于2002年提出，2006年經(jīng)市發(fā)改局立項。期間的4年時間里，市檔案部門向市委市政府打報告、與市領導進行溝通，并邀請溫州市檔案局進行協(xié)調，最終引起了市領導的重視，召開專題會議進行研究，同意建造檔案館新館。之后，市檔案部門邀請市領導赴外地考察檔案館新館，使市領導對新館建設有了新認識。市領導主動對新館規(guī)模與檔次提出明確要求，把建設資金概算從6530萬元人民幣提高到1.2億元人民幣，這為新館建設提供了強有力的物質保障。當前，縣級檔案部門可抓住新館建設被納入《浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》的有利契機，積極爭取當?shù)攸h委、政府的大力支持。

檔案館新館建設所需的環(huán)節(jié)較多，建設過程歷時較長，很可能會帶來一系列變動，這對工作不利。一是人員因工作調動、調整或辭職、退休發(fā)生變動，可能導致工作脫節(jié)；二是相關標準發(fā)生變動，導致建設過程中需要銜接的工作增多，驗收時與標準不符的情況時有發(fā)生；三是建筑材料價格波動，影響工程進度。因此，建議各地在新館建設中，要抓緊時間推進，并確保工作環(huán)環(huán)相扣。

3 開展新館設計

檔案館新館設計分為外觀設計和建筑設計。為提前工期，瑞安市檔案部門采取了兩者分開招投標的形式，雖然都由上海建筑設計院中標并承擔設計工作，但設計院給出的是兩套設計方案，沒有實現(xiàn)一體化設計。據(jù)此筆者建議，可將外觀設計和建筑設計合并起來進行招投標，使得外觀設計與建筑設計思路相同，確保實現(xiàn)一體化設計；另外，為確保設計質量，建議采取邀標方式進行招投標。

4 確定新館選址和樓層高度

《浙江省實施〈檔案館建筑設計規(guī)范〉的補充規(guī)定》要求:“檔案館館址應設在交通方便，便于公眾查詢利用，且城市公用設施比較完備，并有足夠的供電保證的地區(qū)”“市級檔案館建筑面積應不少于8000平方米；縣（市、區(qū)）檔案館建筑面積應不少于5000平方米。經(jīng)濟發(fā)達的縣（市、區(qū)）檔案館，其建筑面積可參照市級檔案館標準建造”。根據(jù)這一要求，瑞安市檔案館新館的選址位于安陽新區(qū)主干道羅陽大道和仲容路交叉路口，這里屬于黃金地段。因為地塊只有9畝多，所以只能采用建筑高層的辦法增加面積，最終確定新館的樓層數(shù)為17層，建筑面積22561平方米，檔案庫房建筑面積6690平方米。筆者認為，檔案館新館選址，不一定要選在市中心地段，只要選擇市區(qū)其他交通便利處即可，并且建造時以多層建筑為主，以利于實現(xiàn)工作的集約化和節(jié)約化。

5 加強新館展廳建設

瑞安市檔案館新館的展廳分布在一樓大廳、三樓和四樓，存在各展廳大小不一、展廳位置不連貫的缺點，這給布展工作帶來一定的難度；且囿于資金原因，布展設計工作直到新館竣工后才開始，加之布展設計所需時間較長，導致開館時展廳不能同步開展。筆者建議，新館展廳最好安排在連續(xù)的幾個樓層內，且最好能全部安排在一到二層內。布展設計在建筑設計完成后就要進行，以確保開館時展廳能同步運行。

6 布置新館各功能用房

6.1 檔案查閱室

瑞安市檔案新館的檔案查閱室設在二樓，查閱室、現(xiàn)行文件中心和全宗室合并在一起，約200平方米；內部查檔利用室、電子查閱室則獨立出來，分別為20平方米和30平方米。目前，檔案查閱室存在如下缺點:一是查閱室面積過小，且只有5個辦事窗口，接待能力受限；二是查閱室設在二樓，需要電梯上下，群眾查檔不是很方便。筆者建議，查閱室可設置在一層，如在二層，應配套設置寬敞美觀的樓梯，這樣既方便群眾查檔又節(jié)約資源；由于查閱室與現(xiàn)行文件中心、全宗室合并在一起，如查閱人數(shù)較多，可臨時增加辦事窗口方便群眾查檔，如不多則可分開使用，這樣既能應對查檔人數(shù)臨時激增的情況，也能保證查閱利用區(qū)域具有一定彈性；內部查檔利用室可獨立出來，便于限制開放的檔案在利用時有保密空間。

6.2 庫房

第一，需要注意庫房高度，設計時不能只計算大梁高度，還要考慮燈具、空調管道、消防噴頭經(jīng)過梁下時所占高度和必要距離，確保合理利用空間。第二，注意消防通道和庫房門之間的關系，因消防通道要求常開不閉，而庫房門則要求緊鎖，所以要妥善安排；庫區(qū)內設置樓梯時，宜采用封閉樓梯間。第三，現(xiàn)代建筑考慮外立面美觀，傾向于采用玻璃幕墻或大開窗，但庫房的窗戶和墻體建議采用小窗洞和厚墻體，以確保檔案安全和節(jié)能環(huán)保。第四，庫房內若采用氣體滅火裝置、細水霧滅火裝置等消防設備，可能會存在一些弊端。如，檔案上架后不方便進行裝置調試，無法知道裝置是否能正常運行；氣體滅火裝置在運行過程中會對人體健康產(chǎn)生一定的不利影響。筆者認為，如果庫房內的消防措施到位，可以考慮不安裝氣體滅火裝置、細水霧滅火裝置等設備，只安裝煙霧、熱量傳感器、視頻監(jiān)控頭，并配備足量的瓶裝滅火器，這樣既能節(jié)省設備安裝與維護經(jīng)費，也有利于保障職工身體健康。第五，可在各空調口、通風口加裝隔離網(wǎng)，以防蟲和防鼠。

6.3 辦公用房

第一，要考慮辦公用房的布置與面積。因為房間布置會涉及空調管道、新風管道、消防設備的安裝布置，較為復雜；辦公用房總面積為辦公室、會議室、接待室、檔案室、資料室、文印室、儲藏室、收發(fā)室、衛(wèi)生間等的面積之和，需要綜合考慮。第二，大房間如直接使用，可讓人員集中辦公；如隔開使用，可做成多個單間。第三，未滿編單位要根據(jù)空編人數(shù)預留辦公面積，滿編單位要根據(jù)需增編人數(shù)按標準預留辦公面積；還要考慮未在編人員和負責檔案搶救整理工作的人員所需的辦公面積。

6.4 業(yè)務和技術用房

《檔案館建設標準》第十五條規(guī)定:“檔案業(yè)務和技術用房由中心控制室、接收檔案用房、整理編目用房、保護技術用房、翻拍洗印用房、縮微技術用房、信息化技術用房組成?！备鶕?jù)要求，瑞安市檔案館新館設置了檔案接收室、檔案整理室、編目室、裱糊室、除塵室、消毒室等業(yè)務用房，還安排了“三重一特”檔案征集室、照片沖洗暗房、檔案登記備份服務中心、數(shù)字檔案數(shù)據(jù)檢測室、檔案數(shù)字化工作室（加工中心、培訓中心），業(yè)務用房的使用面積達548平方米。筆者建議，業(yè)務技術用房的面積要留足，以確保各類技術用房種類齊全完備。

6.5 計算機用房

一般來說，計算機用房屬于業(yè)務和技術用房范疇，隨著當前檔案信息化建設和數(shù)字檔案館建設的不斷推進，計算機用房的作用越來越突出。瑞安市檔案館新館的計算機用房面積為120平方米，根據(jù)相關規(guī)定配置了精密空調，鋪設了靜電地板，墻壁裝修使用了隔熱、防輻射的彩鋼板材料。筆者建議，計算機用房面積最好在200平方米以上，機房建設按照《電子信息系統(tǒng)機房設計規(guī)范》的相關規(guī)定進行，這會給以后機房升級或增加設備帶來便利。出于機房安全和機房內恒溫等因素的考量，機房多安排在樓層中間，可將監(jiān)控室安排在靠窗位置，有利于優(yōu)化操作人員的辦公環(huán)境。