國家博物館文物館藏檔案管理的特殊意義及文化特點(diǎn)

文/段 瀾

國家博物館文物館藏檔案管理的特殊意義及文化特點(diǎn)

文/段 瀾

如何健全文物藏品檔案，博物館的文物藏品檔案應(yīng)該如何建立，國家文物局和國家檔案局的某些規(guī)定與規(guī)范，還有有待完善的地方。實(shí)際上對博物館的文物藏品檔案的建立與管理，要從博物館工作的特點(diǎn)出發(fā)，要充分考慮到文物安全、展陳、利用、科研的需要出發(fā)，而不是把文物藏品檔案，就檔案建檔案

對于國家各級(jí)博物館的檔案管理，相對于國家機(jī)關(guān)與企業(yè)的檔案管理，是有其特殊意義的，這多是因?yàn)闄n案與文物都屬歷史遺存，國家博物館的檔案工作，尤其是文物的藏品檔案的建立與管理，對整個(gè)博物館的工作就有著特別的意義。原因是，博物館的館藏文物檔案不同于企業(yè)與事業(yè)單位的檔案，博物館的檔案，尤其是文物藏品檔案，對于保護(hù)人類文明的遺產(chǎn)，更是意義重大。但可能由于檔案與文物的某些共性，檔案部門甚或是文物部門對文物檔案與文物的關(guān)系的研究顯然顯得比較薄弱。但實(shí)際情況是，文物藏品檔案的建設(shè)與管理，對于博物館來講，應(yīng)該是重要的業(yè)務(wù)工作，這項(xiàng)工作的好壞直接關(guān)系到國家館藏文物的安全、利用、研究與展陳。我們有時(shí)會(huì)在一些新聞媒體上看到，某些博物館由于文物藏品檔案建立的不完善，一些文物藏品遺失后，無據(jù)可查，給國家造成不小的損失。實(shí)際上，作為博物館，更應(yīng)該重視文物藏品檔案的建設(shè)，要把這項(xiàng)工作列入博物館文物藏品保管的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，重視起來。要在博物館的文物保管部門設(shè)置專門的工作人員從事這項(xiàng)工作，并且從理論和實(shí)踐兩個(gè)方面提高對文物藏品檔案的管理與研究水平。同時(shí)，要建章立制，規(guī)范博物館館藏文物檔案的建立與保管。

一、當(dāng)前博物館系統(tǒng)文物藏品檔案管理的現(xiàn)狀

從國家各級(jí)博物館文物藏品檔案管理的實(shí)際情況看，大多數(shù)博物館都根據(jù)國家文物局和國家檔案局的要求，建立了文物藏品檔案，這些檔案的建立，對博物館的文物的安全起到了重要的保障作用。使博物館的藏品有了記錄。但在某些博物館雖然建立了文物藏品檔案，但這些檔案不規(guī)范，甚至不完整。如何健全文物藏品檔案，博物館的文物藏品檔案應(yīng)該如何建立，國家文物局和國家檔案局的某些規(guī)定與規(guī)范，還有有待完善的地方。實(shí)際上對博物館的文物藏品檔案的建立與管理，要從博物館工作的特點(diǎn)出發(fā)，要充分考慮到文物安全、展陳、利用、科研的需要出發(fā)，而不是把文物藏品檔案，就檔案建檔案。實(shí)際上由于文物工作的特點(diǎn)，文物藏品檔案同普通的機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)的檔案大不相同。例如，從文物藏品檔案的特點(diǎn)看，文物藏品檔案建檔之后，檔案的全宗或案卷并非封閉的，而是開放的，就是說，這些立檔之后的材料會(huì)出現(xiàn)增減的情況，這種情況在其它門類的檔案中多不會(huì)出現(xiàn)。

在博物館的文物保管工作中建立文物藏品檔案的重要性是毋庸置疑的，然而相當(dāng)一部分博物館，尤其是一些規(guī)模不大的，縣、區(qū)一級(jí)的博物館，對建立完善的、規(guī)范的文物藏品檔案重視不夠，雖然按要求，藏品檔案也都建立起來了，但規(guī)范性不強(qiáng)，而且這些檔案的內(nèi)容記錄也多不全，甚至出現(xiàn)漏項(xiàng)、缺項(xiàng)等問題。

如何將國家博物館文物藏品檔案的立檔工作規(guī)范地健全起來，是需要認(rèn)真研究出一個(gè)符合博物館文物藏品科學(xué)管理實(shí)際情況的立檔規(guī)范來，這個(gè)規(guī)范的制定最好由文物、檔案行業(yè)的專家共同完成。當(dāng)前國家各級(jí)博物館對藏品檔案的建檔的規(guī)范執(zhí)行不嚴(yán)，建立的檔案也不規(guī)范，這種不規(guī)范不僅表現(xiàn)在立檔使用的材料上，而且立檔的書寫內(nèi)容上也不統(tǒng)一，對立檔項(xiàng)目的選擇也欠科學(xué)，這都不利于對文物藏品的管理。

當(dāng)然，隨著電子計(jì)算機(jī)進(jìn)入博物館的管理領(lǐng)域，對文物藏品建立電子檔案，這是非常重要的，數(shù)字化的文物藏品檔案更需要規(guī)范起來，但目前的實(shí)際情況是，不少數(shù)字化的文物藏品檔案，按國家文物局制定的規(guī)范，多有漏項(xiàng)，甚至一些文物藏品至今沒有建立起數(shù)字化檔案。

當(dāng)前，博物館文物藏品檔案建檔工作存在的主要問題是：

第一，國家博物館文物藏品檔案使用的相關(guān)卷內(nèi)文件材料、文件登記的項(xiàng)目，還沒有在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一起來。統(tǒng)一全國博物館系統(tǒng)文物藏品檔案的卷內(nèi)文件材料的格式、著錄項(xiàng)目、著錄內(nèi)容、著錄要求，對于文物系統(tǒng)，尤其是博物館的館藏文物的管理，具有特別重要的管理意義。統(tǒng)一的規(guī)范、格式、著錄的內(nèi)容等要求，不僅對于文物檔案的建檔很重要，并且對保護(hù)文物的安全、對文物的研究都有十分重大的意義。

其次，作為國家文物遺產(chǎn)的重要保護(hù)機(jī)構(gòu)，規(guī)范化的管理是必要的。最近，一些媒體報(bào)道，一些博物館、圖書館、藝術(shù)館所保管的重要文物、藝術(shù)品失竊，其中這些單位的檔案不健全，也是重要的原因。例如：廣州美術(shù)學(xué)院美術(shù)館館藏重要藝術(shù)品被置換出館，就是該館對這些重要藝術(shù)品建立檔案時(shí)，著錄項(xiàng)目缺失，沒有藏品照片，使一些藝術(shù)品被置換出館。這些實(shí)實(shí)在在的事例教育我們，對文物、藝術(shù)品建立、健全檔案工作是非常緊迫的。

近來，國家文物局，對可移動(dòng)文物進(jìn)行普查。國家文物局文物普查辦，設(shè)計(jì)了規(guī)范的普查登記表，該表也對著錄項(xiàng)目有了明確的要求，這是非常重要的舉措，但這項(xiàng)普查工作在實(shí)施的過程中，需要做的工作很多，任務(wù)量也很大、涉及面非常廣。

二、關(guān)于做好博物館藏品檔案工作的重要意義

博物館的文物藏品，是人類歷史的遺存物，這些遺存，對我們認(rèn)識(shí)人類社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步具有不可替代的作用，文化意義重大。從這一點(diǎn)上看文物中的相當(dāng)一部分都是具有檔案的價(jià)值，即可作為歷史的某種證據(jù)材料，于是，檔案與文物就有了共同的文化特點(diǎn)。因此，做好文物的建檔工作的意義，就變得不那么簡單了，而有了特殊的意義，這個(gè)意義就是，我們可以通過建立博物館文物檔案的工作，對文物藏品的文化價(jià)值，做更深入的研究，甚至可以特別關(guān)注文物的檔案價(jià)值。令人費(fèi)解的是，不少博物館，尤其是市、縣一級(jí)從事文博工作的領(lǐng)導(dǎo)同志，其本身是搞歷史研究的，對檔案工作，尤其是文物藏品的建檔工作關(guān)心不夠。認(rèn)識(shí)不到在博物館做好文物藏品檔案的特殊意義。也就是在博物館做好文物藏品檔案不僅是管理好文物的需要，更是對文物的文化價(jià)值深入了解和研究的需要。這其中就有了與普通建檔工作更深層面的文化意義。

在博物館的對文物藏品研究過程中，所有的研究成果，只要有價(jià)值的研究報(bào)告，都應(yīng)該成為該文物藏品的檔案，所以，博物館文物藏品檔案內(nèi)容是十分豐富的。但有一些博物館的同志并不認(rèn)為，那些對文物藏品研究的報(bào)告屬于檔案，而是屬于人為的研究材料。但實(shí)際情況是，如果我們排除了這些材料，那么對該文物的認(rèn)識(shí)是不全面的。當(dāng)前，大多數(shù)博物館并沒有將對館藏文物研究性材料，列入該文物檔案的范圍，認(rèn)為，如果這樣做起來，建立文物藏品檔案，工作量是很大的。如果我們不這樣做，那么文物藏品檔案則就不能全面反映，該文物的特征。而我們建立檔案的目的，就是要求檔案能全面反映建檔對象的情況。

對國家博物館文物藏品檔案的建檔工作，不僅要特別注意博物館對文物藏品保管的特點(diǎn)，而且也不能忽視文物本身的文化意義，對文物建立檔案與對普通建檔對象建立檔案有其不同的文化價(jià)值。

三、對國家各級(jí)博物館館藏文物建檔工作的建議

對博物館館藏文物建檔工作，首先應(yīng)該從上到下重視起來，這項(xiàng)工作不僅對保護(hù)文物意義重大，并且具有文化價(jià)值。所以，這項(xiàng)工作不僅僅是一個(gè)博物館的管理行為，而且是博物館的具有學(xué)術(shù)意義的工作。因此，國家文物行政管理部門要制定出博物館館藏文物建檔規(guī)范，“規(guī)范”要切實(shí)可行。要由文物、檔案方面的專家學(xué)者共同就這一“規(guī)范”的制定，提出建議。這一“規(guī)范”制定出來之后，要在全國各級(jí)國家博物館實(shí)施。要通過國家這一“規(guī)范”的實(shí)施建立、健全全國國家博物館館藏文物檔案，這些館藏文物檔案的建立，意義重大。這不僅是有利于保護(hù)館藏文物，同時(shí)，也是一項(xiàng)文化研究工程，對館藏文物的研究具有現(xiàn)實(shí)意義。

建立博物館的館藏文物檔案，不僅僅只有數(shù)字化的檔案，更重要的是，要建立、健全紙質(zhì)檔案，形成雙套制的館藏文物檔案的管理模式。

博物館的檔案種類很多，什么文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案等等，但是，必須明確的是，在博物館形成的檔案，以館藏文物檔案為主體，此類檔案是博物館檔案中最為重要的檔案，這類檔案不適宜檔案的綜合管理模式，也就是說，不能同其它門類的檔案一起分類，實(shí)施綜合管理。博物館的館藏文物檔案，應(yīng)當(dāng)由博物館的文物保管部門建檔，并專門實(shí)施管理。對博物館文物藏品檔案的建檔與管理，應(yīng)視為，博物館對其館藏文物保管的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，不能簡單地看作是檔案工作的范疇。

博物館的文物保管部門的一項(xiàng)非常重要的工作就是為其保管的文物建立紙張與數(shù)據(jù)化的檔案，這一點(diǎn)與許多其它行業(yè)的檔案工作特點(diǎn)有所不同。

要從保護(hù)國家、民族文物遺存，從文化傳承的高度認(rèn)識(shí)出發(fā)，高度重視國家各級(jí)博物館館藏文物檔案的建檔工作。目前看，我們對國家博物館館藏文物的建檔工作，重視不夠。要組織關(guān)于國家博物館館藏文物建檔工作的研討活動(dòng)，組織有關(guān)博物館和檔案方面的專家學(xué)者，對做好建檔工作進(jìn)行交流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高建檔工作的水平。市、縣一級(jí)博物館的實(shí)際情況是，相當(dāng)一部分館，館藏文物的建檔工作不規(guī)范，建檔質(zhì)量不高，這已經(jīng)影響到博物館的管理水平的提高，應(yīng)該引起我們高度的關(guān)注與重視。

（作者單位：廣州農(nóng)講所紀(jì)念館）