高校檔案管理的創(chuàng)新思維淺談

劉曉瑛

【摘要】隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)在各種檔案管理中得到了廣泛的應(yīng)用，這為高校的檔案管理工作帶來了巨大的改革和創(chuàng)新。信息化技術(shù)的引入，不但使檔案管理節(jié)約了人力和物力資源，還使得檔案信息的收集更加全面，保存更加完善，這為高校檔案管理的工作提供了極大的便利。文中針對高校檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，詳細(xì)論述引入了信息化技術(shù)的高校檔案管理工作的創(chuàng)新思路。

【關(guān)鍵詞】檔案信息;檔案管理;創(chuàng)新思維

一、引言

隨著時(shí)代的發(fā)展，高校的生源越來越多，這使得高校檔案管理工作越來越重要。高校的檔案管理通過文字、圖像等形式將學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)記錄在檔，真實(shí)地反映了學(xué)校的管理力度和發(fā)展趨勢。信息化的應(yīng)用使得高校的檔案管理工作得到十分重大的改革，因此高校的檔案管理應(yīng)及時(shí)更新管理理念，組建更加專業(yè)的管理人才，為高校管理提供質(zhì)量更高的服務(wù)。

二、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1、檔案管理理念有待更新

現(xiàn)如今，各個(gè)高校管理者對高校的檔案管理工作依然不夠重視，使得高校的檔案管理理念相對于高校其他方面的管理較為滯后。許多高校的檔案管理工作依然沿襲傳統(tǒng)的管理方式，并沒有將檔案管理工作的重要作用充分的發(fā)揮出來。高校的檔案管理中作依然存在的很大的上升空間，一些高校還采用手工操作管理的傳統(tǒng)管理方式，這使得檔案管理工作效率不高，更加不便于保存和查閱。

2、檔案管理歸檔缺乏規(guī)范性

由于信息化技術(shù)的普及，檔案管理工作中的檔案歸檔工作也借助于計(jì)算技術(shù)得到了良好的運(yùn)行。尤其是高校的管理工作中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用十分廣泛，使得信息的收集和管理十分便捷，許多文件的收發(fā)都由網(wǎng)絡(luò)平臺來完成。然而由于管理工作中缺乏一個(gè)較為規(guī)范性的管理體系，使得電子文件歸檔管理沒有充分發(fā)揮出它的重要作用，許多資料的查閱和檢索依然依靠人工來完成，導(dǎo)致檔案的歸檔工作難度較大[1]。大多數(shù)的電子文件沒有及時(shí)的形成規(guī)范的檔案，造成資源沒有系統(tǒng)化的處理。由于電子文檔的收發(fā)較為便捷，電子文檔的來源比較廣泛，收集容易但是歸檔的卻十分困難。

3、信息化技術(shù)的應(yīng)用較為局限

在高校的檔案管理工作中，許多先進(jìn)的信息化技術(shù)的應(yīng)用較為局限，使得高校檔案管理工作的信息化程度較低。造成這種現(xiàn)象的原因主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：（1）高校檔案管理系統(tǒng)不夠完善，人工錄入和檢索依然是檔案管理工作的主要方式;（2）網(wǎng)絡(luò)管理平臺的建立不系統(tǒng)，由于信息化技術(shù)的應(yīng)用不夠充分，使得檔案信息共享不夠充分，許多資源不能及時(shí)共享，極大的浪費(fèi)了信息資源;（3）管理模式較為滯后，大多數(shù)高校的檔案管理工作都采用的是“雙軌制”，這不但造成了管理工作的工作量大，還限制了檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展和應(yīng)用。因此，只有改革管理理念和管理模式，創(chuàng)建更加完善的管理體系才能將信息化技術(shù)真正運(yùn)用到高校的檔案管理工作中。

4、檔案管理人才的缺失

由于信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，高校檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)管理模式的改革，管理技術(shù)的創(chuàng)新，就要積極引進(jìn)與之相適應(yīng)的專業(yè)管理人才。一些高校的檔案管理人員在科技化技術(shù)方面的能力不足，使得信息化技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用受到了一定的限制。尤其是一些檔案管理制度正處在改革期，人員調(diào)動(dòng)較為頻繁，這對檔案管理工作造成了極大的影響。

三、高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1、更新檔案管理理念

信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用使得檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，高校的檔案管理理念也應(yīng)隨之而轉(zhuǎn)變以應(yīng)對新形勢的要求。首先要樹立以人為本的思想，用創(chuàng)新的管理理念來促進(jìn)管理模式的創(chuàng)新，同時(shí)不斷引入新的管理思路和管理技術(shù)來發(fā)展新的檔案管理手段。其次，要不斷豐富檔案管理內(nèi)容，雖然當(dāng)前絕大多數(shù)高校都擁有極大的文獻(xiàn)資源，然而檔案館的館藏資源依然不能完全滿足查閱需求，因此高校的檔案管理工作中應(yīng)加強(qiáng)對資源和信息的搜集和整理，同時(shí)系統(tǒng)化的優(yōu)化現(xiàn)有的資源和信息，以滿足廣大用戶的需求。再次，要重組檔案管理人才結(jié)構(gòu)，引入和培養(yǎng)更加專業(yè)的檔案管理人才。針對當(dāng)前的信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，對檔案管理工作人員進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能，并且為檔案管理工作人員提供一個(gè)創(chuàng)新思路的平臺，集思廣益，不但使有能力的人才受到了（下轉(zhuǎn)第24頁）（上接第22頁）重用，還能夠有效地培養(yǎng)綜合能力和創(chuàng)新能力更強(qiáng)的優(yōu)秀人才。

2、創(chuàng)新檔案管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人工錄入、人工歸檔以及人工檢索。這不但給檔案管理工作人員帶來極大的工作負(fù)擔(dān)，而且降低了檔案管理工作的工作效率，使得許多資源白白浪費(fèi)了。因此，在高校的檔案管理工作中，應(yīng)及時(shí)的普及信息化技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成信息的采集、錄入、整理、檢索等工作[2]。這不但能夠提高檔案管理的工作效率，還能夠?yàn)閺V大用戶提供更加便捷的服務(wù)。相較于紙質(zhì)的檔案來說，電子化的檔案更易于保存和查閱，同時(shí)，自動(dòng)化的管理模式能夠優(yōu)化資源館藏，協(xié)調(diào)檔案管理系統(tǒng)與廣大用戶之間的關(guān)系，極大的推動(dòng)了檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3、建立完善的管理體系

當(dāng)前的檔案管理工作缺乏一個(gè)完善的管理體系，致使一些電子文檔的歸檔沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致許多資源的浪費(fèi)。因此首先要建立一個(gè)完善的管理體系，統(tǒng)一文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)，使得電子文檔信息能夠及時(shí)的得到保存便于日后調(diào)閱;其次要建立一個(gè)完整的信息共享平臺，有助于各個(gè)高校之間通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺對資源進(jìn)行共享，極大的提高了信息的傳遞和搜集整理的效率;再次，要建立一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)管理體系，有助于具有時(shí)效性的資源信息及時(shí)的得到分析和處理;最后要注重網(wǎng)絡(luò)安全問題，現(xiàn)如今的信息化技術(shù)發(fā)展十分迅速，高校的檔案管理工作要對網(wǎng)絡(luò)安全問題加強(qiáng)重視程度，建立一個(gè)強(qiáng)大的安全系統(tǒng)，防止信息被盜或者管理系統(tǒng)被網(wǎng)絡(luò)病毒侵襲。只有這樣才能在根本上保證信息技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮其重要作用，為檔案管理工作提供創(chuàng)新的發(fā)展。

四、結(jié)論

總之，高校的檔案管理工作在高校管理中占有十分重要的地位，加強(qiáng)高校檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，才能使檔案管理工作發(fā)揮出重要的作用。同時(shí)，高校的檔案管理工作要不斷引進(jìn)更加先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷更新管理理念，完善管理系統(tǒng)，這樣才能使檔案管理工作為廣大用戶提供質(zhì)量更高的服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 楊麗娟，孫海燕. 論高校檔案信息資源的管理模式[J]. 濟(jì)南大學(xué)學(xué)報(bào)（社會科學(xué)版），2012，01：75-79.

[2] 郭鴻雁. 加快高校檔案管理信息化建設(shè)[J]. 商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，04：119-120.