加快長江航運干部檔案信息化建設(shè)對策思考

蔡麗琴

摘 要：干部檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)信息化社會發(fā)展和推進干部管理工作改革創(chuàng)新的需要。管理好利用好人事檔案，加強檔案的信息化建設(shè)，對于開發(fā)人力資源有著重大的作用。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；信息化；建設(shè)

中圖分類號：U691 文獻標識碼：A 文章編號：1006—7973（2017）02-0021-03

干部人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，是選拔任用干部的重要基礎(chǔ)。干部檔案信息化建設(shè)是干部檔案工作在信息化時代的必由之路，是提高干部信息管理和利用水平的必然要求。為更好地為干部人事工作提供全方位、準確、快捷的服務(wù)，推進干部人事管理工作改革創(chuàng)新，進一步加強新時期干部人事檔案信息化建設(shè)，我們圍繞干部人事檔案管理信息化建設(shè)，進行了深入研究和認真思考。

1 充分認識干部人事檔案信息化建設(shè)的必要性

人事檔案的信息化建設(shè)是檔案資源科學、有效整合的手段，建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實體檔案的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)人事檔案的電子化，有關(guān)信息全部錄入計算機，利用干部人事檔案信息對干部隊伍進行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷，為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據(jù)。管理好利用好人事檔案，加強檔案的信息化建設(shè)，對于開發(fā)人力資源有著重大的作用。

1.1 干部人事檔案信息化建設(shè)有利于實現(xiàn)干部管理規(guī)范化

干部管理規(guī)范化建設(shè)要求組織部門在干部管理中堅持公正、公開、公認的原則，嚴格依法按章辦事，不搞親疏有別、不劃個人小圈子，把群眾公認作為干部管理尤其是干部選撥任用的重要標準，準確真實地公開任前領(lǐng)導(dǎo)干部的基本信息，將干部管理工作置于有效的監(jiān)督之下。干部人事檔案信息化有利于干部信息的準確利用。任前，準確公示擬任領(lǐng)導(dǎo)干部的基本信息；任中，及時收集干部的相關(guān)表現(xiàn)并記入干部個人檔案，確保檔案材料的實效性和準確性。

1.2 干部人事檔案信息化建設(shè)有利于提高干部選任工作的效率

干部的選撥任用工作是一個發(fā)現(xiàn)人才、使用人才，不斷優(yōu)化干部隊伍結(jié)構(gòu)的過程。在這個過程中，及時準確掌握真實的干部信息非常關(guān)鍵。實現(xiàn)干部人事檔案信息化一方面可以利用計算機分析處理干部的基本信息，進行干部平均年齡計算、男女干部人數(shù)統(tǒng)計、任職年限統(tǒng)計等；另一方面，可以通過電子檔案迅速掌握對干部日?？己撕腿粘１O(jiān)督中形成的信息和材料，尤其是可以及時掌握干部的工作實績，有效避免了翻閱紙質(zhì)檔案和自下而上報重復(fù)報信息的繁瑣。

1.3 干部人事檔案信息化建設(shè)為干部選任發(fā)揮了輔助決策分析作用

干部選撥與任用是干部管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，干部人事檔案信息化的建設(shè)能夠在干部選撥任用工作中更加有效地發(fā)揮輔助決策分析的作用。一方面，能夠有效防止干部“帶病提拔”、“帶病上崗”的不良現(xiàn)象。信息化是在嚴格審核紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上建立起來的，任前通過查閱檔案系統(tǒng)，落實干部任前檔案審核制度，前移干部監(jiān)督關(guān)口，降低組織選人用人的風險；另一方面，能夠有效幫助干部主管部門多角度分析掌握全區(qū)干部的整體情況，及時發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀年輕干部，建立后備干部人才庫，根據(jù)入庫干部的不同特點，有計劃分批次地加以重點培養(yǎng)，杜絕出現(xiàn)干部隊伍斷層的不良現(xiàn)象。

2 長江航道局干部人事檔案信息化建設(shè)的主要做法

近年來，長江航道局堅持把加強干部檔案管理信息化工作作為干部工作的重點，采取有效措施，不斷強化檔案信息化建設(shè)，加大信息資源開發(fā)，努力提高檔案管理信息化水平，使干部檔案工作逐步走上規(guī)范化、科學化、信息化管理的軌道。

一是領(lǐng)導(dǎo)高度重視，干部人事檔案管理信息化意識增強。隨著干部人事制度改革不斷深入，對干部管理信息化重要性認識的加強。該局把運用現(xiàn)代化辦公手段加強干部檔案管理納入重要日程，積極探索推進干部人事檔案信息化的新途徑、新辦法。加大投入力度，2013年該局引入干部人事檔案信息管理系統(tǒng)軟件，并安排專人負責管理，使干部信息工作軟硬件水平有了明顯提高。領(lǐng)導(dǎo)率先垂范，更新觀念，帶頭學習信息技術(shù)知識，并在干部工作中積極應(yīng)用，有力推進了局干部人事檔案管理信息化進程。

二是建立干部檔案信息庫系統(tǒng)，實行干部信息動態(tài)管理。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，將管理的干部基本情況、職級、學歷等干部檔案信息整理錄入系統(tǒng)。全面反映干部的基本情況等固定信息，記錄職務(wù)變動、工作履歷等動態(tài)信息。做到隨時錄入、隨時更新，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性，使干部檔案管理工作達到數(shù)據(jù)化、信息化的要求。改變過去從紙面上靜態(tài)了解干部人事情況的傳統(tǒng)方式，實現(xiàn)從形式上變被動服務(wù)為主動服務(wù)，內(nèi)容上由單一狹窄變?yōu)樨S富全面，確保了干部人事檔案管理的高效性。

三是積極應(yīng)用信息管理系統(tǒng)，干部管理工作效率明顯提高。根據(jù)工作需要，應(yīng)用干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，積極為干部工作提供服務(wù)，為正確選人用人提供重要依據(jù)。通過干部檔案信息管理系統(tǒng)，為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門在干部管理、人事決策等方面提供干部結(jié)構(gòu)狀況查詢、統(tǒng)計分析、干部基本情況查詢等全方位、及時、可靠的的干部人事信息，為領(lǐng)導(dǎo)全面掌握全局干部隊伍的整體狀況提供了第一手可靠的資料，充分發(fā)揮了干部檔案在選任干部上的基礎(chǔ)作用，保證了干部調(diào)整工作的時效性、準確性和保密性。

四是加快人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，滿足利用需求。通過人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)雖能進行人員信息的查詢、檢索、統(tǒng)計，但組織人事部門在選拔、考察干部時經(jīng)常會查閱其政歷、組織鑒定、考核材料等內(nèi)容，這些則是干部人事檔案信息系統(tǒng)無法提供的。為滿足利用者的需求，保護實體檔案，提高人事檔案利用工作的效率，原件管理系統(tǒng)的建設(shè)就顯得尤為重要。運用好檔案成果，2015年長江航道局啟動干部人事檔案專項審核后，充分利用專項審核成果，將干部專項審核任免表和專項審核認定表及時掃描上傳至系統(tǒng)，在查閱干部信息時，只需點擊鼠標進入系統(tǒng)，便可查閱到干部檔案材料，摘錄打印。為組織決策提供了有價值的參考依據(jù)，為選好用好干部奠定堅實的基礎(chǔ)。以數(shù)據(jù)庫信息和數(shù)字化的檔案代替實體利用，方便快捷，最大限度地發(fā)揮了人力資源兼顧保護檔案原件的要求，進一步提高了我縣干部檔案信息化工作水平。

3 長江航道局干部人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

在干部人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，還存在著一些不容忽視的問題。

3.1 硬件和軟件設(shè)施不夠完善

必要的基礎(chǔ)設(shè)施是實現(xiàn)干部人事檔案管理科學化、現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，也是改革陳舊落后的保管和利用手段的前提?！陡刹繖n案工作條例》要求：庫房要做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等“六防”。干部人事檔案的信息化、數(shù)字化更是對基礎(chǔ)設(shè)施提出了更高的要求。如高標準配備必要縮微復(fù)印設(shè)備、計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、干部人事管理系統(tǒng)軟件等，而部分管檔單位的基礎(chǔ)設(shè)備至今仍未到位，這在一定程度上制約著信息化工作的開展。

3.2 系統(tǒng)應(yīng)用管檔開展得不平衡

雖然已經(jīng)建立了干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，個人基本信息也已逐步輸入系統(tǒng)，但在應(yīng)用系統(tǒng)對干部年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)等情況統(tǒng)計分析時，只能做一些簡單查詢、報表之類的工作，對人員篩查、統(tǒng)計分析等方面做得不夠，系統(tǒng)功能尚未得到充分發(fā)揮，為干部人事工作服務(wù)的效果還不夠好。

3.3 系統(tǒng)管理維護水平較低

實行檔案信息化，基礎(chǔ)信息必須完整、準確，在干部選拔任用過程中，才能在利用上實現(xiàn)最大價值。但目前基礎(chǔ)信息在收集和利用上還存在一定難度，造成信息更新不及時而不全面，歸檔材料形成單位或個人不能及時將材料送至檔案管理部門，給檔案信息化帶來阻礙。如學歷、表彰、入黨等重要材料缺失，在錄入信息時無法錄入，從而使信息不夠完整。

3.4 管理人員的專業(yè)技能尚需培訓提高

進行數(shù)字化信息系統(tǒng)管理，需要有較高知識層次和先進技術(shù)水平的管理人員，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才相對缺乏。

4 加強長江航道局干部人事檔案信息化建設(shè)對策與建議

干部人事檔案管理信息化是組織系統(tǒng)信息化工作的重要組成部分，應(yīng)按照統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、上下互通、安全高效、分步實施、重點突破的原則，從以下幾方面入手，不斷提升信息化水平，完善信息系統(tǒng)，更好地為干部工作服務(wù)。

一是完善干部人事檔案管理信息平臺，實現(xiàn)資源共享。注意將現(xiàn)代干部人事檔案管理信息技術(shù)與干部選拔任用工作緊密結(jié)合，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在干部管理方面的優(yōu)勢。加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，構(gòu)建干部信息平臺。以信息中心為樞紐，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，對領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室進行授權(quán)開放、資源共享，實現(xiàn)信息服務(wù)的良性循環(huán)。充分利用現(xiàn)有資源推進干部管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的進程。注重完善硬件設(shè)施，在基礎(chǔ)硬件、信息收集和利用等方面加大投入。逐步建立適應(yīng)工作需要和發(fā)展的更加完善的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用系統(tǒng)，不斷提高信息化水平，將信息技術(shù)應(yīng)用到干部選拔任用管理的全過程，以干部檔案信息化促進干部工作的民主化、科學化和規(guī)范化。

二是遵循安全性原則，加強干部信息化建設(shè)。人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。要采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制。高度重視安全保密工作，牢固樹立安全保密意識，嚴格遵照國家有關(guān)規(guī)定和要求。在技術(shù)安全管理方面，做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不與外網(wǎng)連接，以保證安全。要制定信息錄入、信息維護、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護等系列管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性，以科學、規(guī)范、嚴密的制度來保證系統(tǒng)的可靠運行。

三是強化培訓，提高管理人員技能水平。充分發(fā)揮人在干部管理信息化建設(shè)中的能動作用，不斷充實知識化、年輕化、專業(yè)化的管理人才，培養(yǎng)一支能夠充分適應(yīng)信息化建設(shè)的干部隊伍。注重提高隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)，深挖人才潛能，定期集中進行業(yè)務(wù)知識培訓和組織紀律性教育，加強信息收集、整理、保密等基本功訓練，幫助檔案管理人員提高檔案信息化管理的業(yè)務(wù)水平，確保信息收集、審核及時到位，以適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化管理的需要。提高干部管理工作效率和質(zhì)量，以良好的專業(yè)技能服務(wù)于檔案工作。

四是在現(xiàn)有電子信息的基礎(chǔ)上，進一步擴大信息的質(zhì)量。一是拓展信息的寬度，將干部的年度考核、工資狀況等情況納入信息錄入的范圍；二是挖掘信息的深度，建立干部個人實績檔案庫，軌跡化勾勒干部成長歷程；三是建立紙質(zhì)檔案高清掃描庫，逐項逐頁掃描干部紙質(zhì)檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案信息同步更新。

五是注重對系統(tǒng)管理與維護，提升使用價值。注重動態(tài)維護干部人事檔案信息庫，把信息更新作為常態(tài)化工作，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)自動生成干部任免、調(diào)動審批表、干部名冊等功能，及時將干部的基本情況、人事變動、工作調(diào)動、獎懲情況、年度考核和到齡退休等而引起的數(shù)據(jù)更新在軟件中進行改動，確保信息庫的“鮮活度”，實現(xiàn)干部信息日常管理的動態(tài)化和科學化，達到干部信息數(shù)據(jù)新、資料全的工作標準。建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。在分管干部的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門間，建立干部人事檔案信息管理局域網(wǎng)，通過設(shè)定使用權(quán)限，共享系統(tǒng)中的干部信息。為組織人事部門了解干部隊伍現(xiàn)狀、干部政策決策、干部隊伍發(fā)展規(guī)劃和日常管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，提高工作的質(zhì)量和效率。