新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策

逄愛青濰坊市工業(yè)管理干部中等專業(yè)學(xué)校

新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策

逄愛青
濰坊市工業(yè)管理干部中等專業(yè)學(xué)校

隨著我國(guó)改革開放事業(yè)的進(jìn)一步深化，政府相關(guān)部門給予了中等職業(yè)教育更多的重視，同時(shí)中等職業(yè)教育所獲得的財(cái)政撥款也在逐步上升。目前，中等職業(yè)教育已經(jīng)邁入新的時(shí)期，中等職業(yè)教育的快速發(fā)展愈發(fā)凸顯出中職學(xué)校檔案管理工作的重要作用，使其已成為中職學(xué)校在長(zhǎng)期發(fā)展中十分關(guān)鍵的前提與基礎(chǔ)。本文，針對(duì)目前中職學(xué)校的檔案管理工作中的不足進(jìn)行了分析，并簡(jiǎn)要探討了中職學(xué)校的檔案管理工作的發(fā)展情況，最后提出如何提高中職學(xué)校的檔案管理工作水平的有效措施。

中職學(xué)校；檔案管理；工作現(xiàn)狀；加強(qiáng)對(duì)策

在中職學(xué)校的辦學(xué)活動(dòng)與日常工作的全過程中，均會(huì)形成的具備考察及利用價(jià)值的學(xué)校檔案。學(xué)校檔案可以多種格式或載體進(jìn)行保存，并是真實(shí)地體現(xiàn)著一所學(xué)校的成立、發(fā)展等過程的歷史記錄，可以有效地反映出一所學(xué)校的管理質(zhì)量及教育能力。檔案工作不僅對(duì)于中職學(xué)校自身具有十分關(guān)鍵的意義，同時(shí)對(duì)于社會(huì)整體的教育事業(yè)也有著不可忽視的參考價(jià)值。因此，中職學(xué)校需要給予學(xué)校檔案工作以足夠的重視，從而充分地發(fā)揮出學(xué)校檔案的重要作用。

一、中職學(xué)校檔案管理工作概述

學(xué)校檔案管理工作主要通過對(duì)各類檔案進(jìn)行收集、整理、保管等，包括文書檔案（黨支部、辦公室、教導(dǎo)處等）、教學(xué)和教師業(yè)績(jī)檔案、基建及設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案以及聲像、實(shí)物檔案，從而為學(xué)校內(nèi)部各項(xiàng)管理工作的開展提供支持。在學(xué)校內(nèi)部各項(xiàng)組織活動(dòng)、管理工作的開展過程中，所形成的具有考查、利用價(jià)值的文件材料都屬于檔案管理的內(nèi)容，因此，檔案管理工作具有一定的長(zhǎng)期性、復(fù)雜性。同時(shí)，檔案管理工作具有管理性、服務(wù)型、政治性等特點(diǎn)，其雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但通過對(duì)學(xué)校各類檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管以及統(tǒng)計(jì)等，從而為學(xué)校內(nèi)部管理人員提供服務(wù)，是學(xué)校各項(xiàng)管理系統(tǒng)中不可缺失的重要工作內(nèi)容，發(fā)揮著基礎(chǔ)地支撐作用[2]。

作為我國(guó)教育事業(yè)重要的組成部分，中職學(xué)校的檔案工作對(duì)于記錄國(guó)家的歷史進(jìn)程具有重要的意義，同時(shí)也是針對(duì)我國(guó)教育事業(yè)進(jìn)行考察、研究的必不可少的珍貴資料。隨著改革開放的持續(xù)深入，全社會(huì)都在向更高效的方向發(fā)展，隨之對(duì)于涵蓋檔案資料的各種信息的要求越來越高。為此，中職學(xué)校應(yīng)重視自身的學(xué)校檔案工作，優(yōu)化、改進(jìn)學(xué)校檔案的工作體系，將檔案資料有通過信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行處理儲(chǔ)存，從而高效地為中職學(xué)校的長(zhǎng)期發(fā)展及學(xué)校教育質(zhì)量的提高提供支持[2]。

二、中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀

首先，檔案工作的相關(guān)人員的職業(yè)素養(yǎng)有待提高。檔案管理需要較高的專業(yè)技能，如果僅僅依靠自身以往的工作經(jīng)驗(yàn)是不夠的。部分兼職人員未通過專業(yè)的技能培訓(xùn)，以至于在實(shí)際工作中捉襟見肘，對(duì)于檔案管理工作的正常進(jìn)行造成了很大的影響。此外，部分工作人員沒有真正認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要作用，職業(yè)素養(yǎng)不高，常常只是被動(dòng)地接受工作。

其次，檔案管理人員對(duì)于本職工作不夠重視。有的員工存在長(zhǎng)期將重要的檔案資料隨意保存或是放在自己身邊的情況，沒有對(duì)學(xué)校檔案給予足夠的重視。

最后，檔案管理的相關(guān)設(shè)備過于陳舊。許多中職學(xué)校的檔案室的經(jīng)費(fèi)長(zhǎng)期不足，導(dǎo)致其所使用的檔案管理設(shè)備一直無(wú)法滿足實(shí)際工作的要求，進(jìn)而對(duì)于學(xué)校整體的長(zhǎng)期發(fā)展造成了負(fù)面影響。

三、新時(shí)期加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

（一）完善檔案工作的相關(guān)管理制度

只有建立系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案工作制度，才能真正加強(qiáng)中職學(xué)校的檔案工作質(zhì)量，提高服務(wù)水平。檔案室的工作人員應(yīng)當(dāng)劃分好清晰的崗位職責(zé)，確定科學(xué)合理、切實(shí)有效的管理流程，為檔案工作的正常進(jìn)行提供保障。同時(shí)，完善的工作制度，有助于檔案室的工作人員加強(qiáng)對(duì)于本職工作的認(rèn)識(shí)，并主動(dòng)規(guī)范化的完成工作任務(wù)，從而全面地促使中職檔案工作得到更好的發(fā)展[3]。

（二）加強(qiáng)對(duì)于檔案工作的認(rèn)識(shí)

學(xué)校檔案屬于信息資源，對(duì)于中職學(xué)校的歷史研究與未來發(fā)展都具有重要的特殊價(jià)值。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)特別地關(guān)注學(xué)校檔案工作的需求，它不僅是學(xué)校全體員工的心血與經(jīng)驗(yàn)的記錄，同時(shí)也是中職學(xué)校在未來的發(fā)展中必不可少的基礎(chǔ)與依據(jù)，更是一所成功的現(xiàn)代化中職學(xué)校的珍貴記憶。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，并指導(dǎo)全體員工提高對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

（三）提高檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

隨著我國(guó)教育事業(yè)的現(xiàn)代化改革，中職學(xué)校的檔案工作人員也需要嚴(yán)格地遵循檔案管理工作的職業(yè)道德要求。為了完成檔案管理的工作任務(wù)，就需要培養(yǎng)檔案工作人員的敬業(yè)愛崗精神以及高尚的職業(yè)道德，持續(xù)地優(yōu)化工作理念，改進(jìn)服務(wù)方法。在檔案工作的全過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)時(shí)刻謹(jǐn)記細(xì)心、耐心的服務(wù)理念，努力提高檔案工作的服務(wù)水平，從而全身心地投入到工作當(dāng)中，真正地為全校各部門、全體教職員工與學(xué)生提供高效的服務(wù)。

（四）與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)落實(shí)現(xiàn)代化的管理措施

目前我們已進(jìn)入到信息社會(huì)，一所學(xué)校的長(zhǎng)期發(fā)展與對(duì)自身信息的了解及掌握密不可分，而檔案資料已成為中職學(xué)校進(jìn)行學(xué)校建設(shè)的重要資源。為此，中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)及時(shí)落實(shí)現(xiàn)代化的檔案管理措施。一是從工作體系方面，建立更科學(xué)、更高效的工作流程，提高檔案管理的工作效率。二是從工作設(shè)施方面，中職學(xué)校需要為檔案室提供工作所需的電子設(shè)備，以盡快實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的結(jié)合，更好地發(fā)揮檔案資料的作用[4]。

四、結(jié)束語(yǔ)

中等職業(yè)學(xué)校的持續(xù)發(fā)展，會(huì)使得相關(guān)管理部門對(duì)于中職學(xué)校的管理質(zhì)量與辦學(xué)水平提出更高的要求。在定期針對(duì)中職學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查的過程中，對(duì)于包含了中職學(xué)校發(fā)展全過程的學(xué)校檔案的要求也會(huì)越來越高。作為中職學(xué)校的日常管理工作，應(yīng)當(dāng)真正地認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要作用，及時(shí)地更新管理理念，從而符合新時(shí)期對(duì)于中職學(xué)校檔案工作的要求，促進(jìn)中職學(xué)校的長(zhǎng)期健康發(fā)展。

[1]陳彩燕.中職學(xué)校干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].湖南科技學(xué)院學(xué)報(bào),2015,22(8):186-188.

[2]吳開森.新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策[J].考試周刊,2011,12(62):218-219.

[3]劉亞玲.加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作的幾點(diǎn)建議[J].檔案時(shí)空,2012,17(2):38-39.