精益管理在檔案工作中的應(yīng)用初探

王紅月北方光電科技防務(wù)有限公司 陜西西安 710043

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精益管理在檔案工作中的應(yīng)用初探

王紅月
北方光電科技防務(wù)有限公司 陜西西安 710043

[摘要]精益管理是一種文化，它源于發(fā)達(dá)國(guó)家的一種企業(yè)管理理念，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低成本為主要目的的管理方式，其最終目標(biāo)是在為顧客提供滿意的產(chǎn)品與服務(wù)的同時(shí)，把浪費(fèi)降到最低程度。本文作者通過對(duì)近幾年精益管理在本單位產(chǎn)品檔案工作中應(yīng)用的觀察與思考，粗略的總結(jié)出企業(yè)檔案工作在精益管理中存在的問題，并提出了幾點(diǎn)淺薄的改善意見。

[關(guān)鍵詞]精益管理；企業(yè)；檔案工作；應(yīng)用

精益管理是一種理念、一種文化，它源于發(fā)達(dá)國(guó)家的企業(yè)管理理念，是社會(huì)分工和服務(wù)質(zhì)量的精益化，是現(xiàn)代管理的必然需求，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低成本為主要目的的管理方式，其精髓就是以最小資源投入，包括人力、設(shè)備、資金、材料、時(shí)間和空間，創(chuàng)造出盡可能多的價(jià)值，為顧客提供及時(shí)的服務(wù)。隨著精益管理活動(dòng)的不斷深入，“精益管理”理念已經(jīng)植入到企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)之中，檔案工作作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)不可或缺的組成部分自當(dāng)跟進(jìn)推動(dòng)，并行實(shí)施。

一、檔案工作問題分析

1、檔案收集工作針對(duì)性不強(qiáng) 節(jié)點(diǎn)不明

目前執(zhí)行的檔案管理制度對(duì)歸檔工作要求比較模糊，對(duì)文件材料的歸檔時(shí)間結(jié)點(diǎn)、歸檔材料內(nèi)容及歸檔責(zé)任單位均表述模糊，存在針對(duì)性不強(qiáng)，不易操作的實(shí)際問題。

2、建檔規(guī)范不能滿足建檔工作需求

隨著企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、科研等方面規(guī)模的不斷擴(kuò)大，特別是近年來上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)產(chǎn)品的工程化管理程度越來越高，行業(yè)建檔規(guī)范的粗線條劃分分類標(biāo)準(zhǔn)已造成很多文件材料分類時(shí)無標(biāo)可靠的局面，不能滿足企業(yè)的建檔工作需求。

3、檔案利用程序繁瑣 影響工作效率

由于筆者所在單位是國(guó)防企業(yè)，保密工作抓得較緊，檔案利用控制較嚴(yán)，程序相當(dāng)繁瑣，這種不分利用對(duì)象、利用類別，采用單一利用程序的做法不僅不利于活化檔案資源，還更使提高工作效率。

4、檔案立卷工作案頭工作繁重 工作耗材偏高

筆者所在單位檔案立卷工作是在實(shí)體外包檔案卷皮，檔案管理者需在卷皮上填寫檔號(hào)、文件題名、密級(jí)等諸多著錄項(xiàng)，案頭工作相當(dāng)繁重，另外制作檔案卷皮也是一筆不小的耗材開支。

二、改善措施與實(shí)踐

1、理順歸檔渠道 制定歸檔計(jì)劃

檔案收集是積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質(zhì)對(duì)象，是檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，收集工作做得好壞直接影響檔案工作的質(zhì)量。因此，檔案管理人員應(yīng)對(duì)本單位各類文件材料的形成部門和歸檔渠道進(jìn)行摸查和梳理，總結(jié)歸納本企業(yè)各類文件材料的形成部門和歸檔責(zé)任單位。

檔案收集固然重要，但也不可有文必檔，不能只求量不保質(zhì)，資料再多質(zhì)量不高、甄選不當(dāng)不但對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)無益，還會(huì)造成經(jīng)營(yíng)成本的消耗和浪費(fèi)。為杜絕有文必檔、有檔必歸的不科學(xué)工作作風(fēng)，檔案管理人員應(yīng)依據(jù)本企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃、科研計(jì)劃結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)實(shí)際編制年度“歸檔工作計(jì)劃”，對(duì)本企業(yè)各大門類檔案的文件材料內(nèi)容、歸檔時(shí)間結(jié)點(diǎn)、歸檔責(zé)任單位等作出詳細(xì)明確的計(jì)劃措施，并要求各相關(guān)部門遵照?qǐng)?zhí)行。

2、制定建檔規(guī)范 規(guī)范檔案管理

每個(gè)企業(yè)的檔案材料都有其獨(dú)特的個(gè)性與特點(diǎn)，行業(yè)規(guī)范的粗線條分類標(biāo)準(zhǔn)造成很多文件材料分類時(shí)無標(biāo)可靠的混亂局面，很大程度上影響建檔工作的工作效率和案卷質(zhì)量，為使建檔工作更趨合理、規(guī)范，檔案管理人員應(yīng)對(duì)本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的文件資料的特點(diǎn)、類型進(jìn)行摸查，在不違背行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況編撰“XX企業(yè)檔案建檔規(guī)范”，明確各類文件材料分類編號(hào)，在保證案卷質(zhì)量的基礎(chǔ)上提高工作效率。

3、建立用戶檔案 提高檔案利用工作效率

檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，它是通過對(duì)檔案中蘊(yùn)含的信息資源再利用來創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的，所以說檔案工作的根本目的是提供利用服務(wù)，是充分發(fā)揮檔案的作用為企業(yè)的生存和發(fā)展提供信息資源。檔案只有與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的需求發(fā)生關(guān)系才能體現(xiàn)其存在的價(jià)值，就算有再多的館藏資料如果不被需求和利用就毫無價(jià)值可言，檔案工作也就失去了其存在的意義。

為活化檔案資源，提升檔案工作的存在價(jià)值，檔案管理者應(yīng)主動(dòng)深入基層調(diào)查研究，了解利用者的工作方向和涉密等級(jí)，針對(duì)文件材料形成部門也是主要利用部門的特點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際工作需求建立“主要客戶”檔案，對(duì)“主要客戶”利用檔案信息資源在做好監(jiān)督工作的基礎(chǔ)上適當(dāng)簡(jiǎn)化查閱手續(xù)，例如省卻書面申請(qǐng)與各級(jí)簽字環(huán)節(jié)，檔案管理人員只需核查利用者上崗證件并確認(rèn)身份屬實(shí)后即可提供利用，從而縮短檔案利用周期，提高檔案利用工作效率。

4、降低檔案工作耗材 提高工作效率

為減輕工作強(qiáng)度和節(jié)約檔案工作耗材，著眼于科技文件材料首頁(yè)大多包含文件題名、圖冊(cè)號(hào)（或文號(hào)）、密級(jí)的共同特點(diǎn)，借鑒文書檔案的立卷方式，決定在文件首頁(yè)右上角加蓋“檔號(hào)專用章”，取代“檔案卷皮”。

改良前后對(duì)照表檔案卷皮　檔號(hào)章　效果手工操作1、包卷皮2、裝訂3、填寫密級(jí)4、填寫檔號(hào)5、填寫件號(hào)6、抄錄文件材料題名7、抄錄圖號(hào)或文號(hào)8、填寫保管期限1、裝訂2、填寫檔號(hào)3、填寫件號(hào)4、填寫保管期限以每完成一份文件材料建檔工作減少耗時(shí)5分鐘計(jì)算，全年產(chǎn)品檔案約1600份共節(jié)約8000分鐘，約16.5個(gè)工作日。耗材　檔案卷皮　無　以每張卷皮0.85元計(jì)算，全年降低工作耗材費(fèi)用1360元

由上表可以明顯看出，改良后檔案管理人員從大量的手工抄錄工作中解放出來，這樣不但提高了工作效率還節(jié)約了工作耗材，使檔案管理成本大幅降低。

三、結(jié)語(yǔ)

實(shí)踐是做好檔案工作的豐腴沃土，檔案工作的新方法、新思路亦須在豐富的實(shí)踐中去體現(xiàn)。精益管理做為目前最先進(jìn)的管理方式，必將在人類文明發(fā)展的階段中發(fā)揮其重要的作用，.我們應(yīng)運(yùn)用“精益理念”在檔案工作中不斷挖掘、探索，將精益管理的精髓逐漸地滲透于日常的檔案工作當(dāng)中，相信精益管理一定會(huì)給我們帶來意想不到的收獲。

參考文獻(xiàn)

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