淺談會(huì)計(jì)電算化中的工程臺(tái)賬輔助核算

霍慶

摘要：編制財(cái)務(wù)工程臺(tái)賬是高速公路建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主單位財(cái)務(wù)核算工作中的重要組成部分。然而，受各種客觀因素制約，大部分業(yè)主單位的財(cái)務(wù)工程臺(tái)賬仍然采用手工編制。這樣不僅增加了工作量，而且很難滿足工程日常成本管理和竣工決算的要求。為此，本文以用友NC會(huì)計(jì)核算軟件為載體，建立高速公路建設(shè)項(xiàng)目工程臺(tái)賬輔助核算系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)核算與工程臺(tái)賬輔助核算的無(wú)縫銜接，從根本上替代了手工工程臺(tái)賬，同時(shí)提供了工作效率。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)工程臺(tái)賬；輔助核算

中圖分類號(hào)：F230 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）001-000-02

一、項(xiàng)目業(yè)主單位建立財(cái)務(wù)工程臺(tái)賬的一般狀況

編制財(cái)務(wù)工程臺(tái)賬是高速公路建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主單位財(cái)務(wù)核算工作中的重要組成部分。受種種客觀因素制約，高速公路建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主單位的財(cái)務(wù)工程臺(tái)賬格式多種多樣、五花八門，大多停留在手工編制階段，即在完成支付合同款項(xiàng)和賬務(wù)會(huì)計(jì)處理的同時(shí)或以后，再手工編制錄入相關(guān)財(cái)務(wù)工程臺(tái)賬。這樣不但大大增加了財(cái)務(wù)人員的工作量，而且很難保持財(cái)務(wù)工程臺(tái)賬數(shù)據(jù)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、可檢驗(yàn)性。繁重的日常財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作之外，財(cái)務(wù)人員還需要花費(fèi)大量時(shí)間編制、核對(duì)、匯總財(cái)務(wù)工程臺(tái)賬。最后導(dǎo)致財(cái)務(wù)工程臺(tái)賬往往流于形式，錯(cuò)誤百出；加之財(cái)務(wù)部門與相關(guān)業(yè)務(wù)部門信息溝通不暢，許多問題可能直到項(xiàng)目竣工決算后才集中暴露出來，影響了建設(shè)項(xiàng)目竣工決算的順利進(jìn)行。

二、加強(qiáng)財(cái)務(wù)工程臺(tái)賬核算的方法

為了從根本解決以上問題，筆者根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主單位的會(huì)計(jì)核算特點(diǎn)，緊緊圍繞工程項(xiàng)目建設(shè)成本核算重點(diǎn)，以用友NC會(huì)計(jì)核算軟件為主要載體，在用友NC會(huì)計(jì)核算軟件“總賬”模塊中逐步建立了建設(shè)項(xiàng)目工程建設(shè)成本輔助核算系統(tǒng)。其主要方法為運(yùn)用用友NC帳套“總賬”模塊中“標(biāo)段”、“合同”、“往來客戶”等輔助核算科目模塊，對(duì)會(huì)計(jì)科目核算內(nèi)容根據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目管理要求進(jìn)行再分類，將合同支付臺(tái)賬、合同成本歸集臺(tái)賬、標(biāo)段資金支付臺(tái)賬與用友NC會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)無(wú)縫鏈接。通過用友NC輔助核算查詢分析功能，基本實(shí)現(xiàn)了在用友NC會(huì)計(jì)核算軟件中及時(shí)查詢各合同成本歸集及合同支付情況、預(yù)付工程款情況、工程質(zhì)保金扣除情況、各標(biāo)段成本歸集情況，極大地豐富了會(huì)計(jì)核算內(nèi)容使用的靈活性、多樣性，提高了項(xiàng)目公司財(cái)務(wù)核算和建設(shè)成本管理水平，為整個(gè)項(xiàng)目竣工決算打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

為了拋磚引玉，現(xiàn)將該用友NC輔助核算系統(tǒng)的建立流程、日常核算方法、數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計(jì)等具體操作介紹如下：

（一）啟動(dòng)相關(guān)輔助核算

在NC財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中“客戶化-自定義項(xiàng)檔案定義”模塊下啟動(dòng)“合同”、“標(biāo)段”等相關(guān)自定義檔案輔助模塊核算功能，并將全部合同、標(biāo)段的具體信息輸入到用友NC系統(tǒng)。輸入信息時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1.為便于今后統(tǒng)計(jì)分析相關(guān)數(shù)據(jù)，各種合同應(yīng)先分類后輸入，可以根據(jù)項(xiàng)目管理需要分為“施工類合同”、“設(shè)計(jì)類合同”、“拆遷類合同”、“監(jiān)理類合同”、“合作類合同”、“其他類合同”、“無(wú)合同”。也可以直接采用與合同管理部門相同的分類方法。

2.標(biāo)段名稱、合同名稱應(yīng)錄入全名或全稱，合同如為補(bǔ)充合同應(yīng)單獨(dú)錄入，不能直接并入主合同。合同編號(hào)應(yīng)與計(jì)劃合約部合同管理系統(tǒng)編號(hào)保持一致，并形成一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，以便今后與之核對(duì)方便。應(yīng)定期與合同管理部門核對(duì)相關(guān)名稱、編號(hào)，如編號(hào)、名稱出現(xiàn)變化，應(yīng)及時(shí)變更。

3.對(duì)于沒有納入業(yè)務(wù)部門合同管理系統(tǒng)HCS的合同（如借款合同、部分行政采購(gòu)合同等）可根據(jù)項(xiàng)目自身管理需要自行選擇是否錄入相關(guān)信息。但為了便于統(tǒng)計(jì)財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)，保持各類合同管理的完整性，建議自編號(hào)錄入相關(guān)合同信息，并與其他類別合同區(qū)分開；在與業(yè)務(wù)部門核對(duì)合同數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)忽略相關(guān)數(shù)據(jù)。

4.應(yīng)始終保持合同編號(hào)、合同名稱的唯一性（可通過NC系統(tǒng)控制），定期檢查核對(duì)標(biāo)段、合同的分類、名稱、編號(hào)。避免出現(xiàn)錄入、統(tǒng)計(jì)口徑混亂。（見圖1）

圖1

（二）啟動(dòng)相關(guān)會(huì)計(jì)科目的合同、標(biāo)段輔助核算

激活NC賬套下“客戶化-財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息-會(huì)計(jì)科目”設(shè)置窗口，啟動(dòng)相關(guān)會(huì)計(jì)科目的“合同”、“標(biāo)段”輔助核算。應(yīng)選擇“標(biāo)段”輔助核算的會(huì)計(jì)科目主要為“在建工程-建安工程投資”以及其下級(jí)全部會(huì)計(jì)科目。應(yīng)選擇“合同”輔助核算的會(huì)計(jì)科目主要為“預(yù)付賬款”、“其他應(yīng)收款”、“在建工程-建安工程投資”、“應(yīng)付賬款”、“其他應(yīng)付款”等。選擇會(huì)計(jì)科目輔助核算時(shí)請(qǐng)注意以下幾點(diǎn)：

1.應(yīng)選擇最末級(jí)會(huì)計(jì)科目設(shè)置“合同”、“標(biāo)段”輔助核算。

2.除上述會(huì)計(jì)科目，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，如其他會(huì)計(jì)科目涉及到“合同”“標(biāo)段”輔助核算的，也應(yīng)選擇相應(yīng)輔助核算，如“固定資產(chǎn)-車輛”、“在建工程”下“建設(shè)單位管理費(fèi)”中的會(huì)議費(fèi)等等。（見圖2）

（三）編制會(huì)計(jì)憑證時(shí)選取相應(yīng)的會(huì)計(jì)輔助核算項(xiàng)目

在編制會(huì)計(jì)憑證時(shí)，如涉及到相關(guān)“合同”、“標(biāo)段”輔助核算會(huì)計(jì)科目，應(yīng)選擇相應(yīng)的合同或標(biāo)段。如為新增合同或者標(biāo)段，應(yīng)先在輔助核算中錄入相關(guān)合同、標(biāo)段信息后方可選擇。如在使用已啟動(dòng)“合同”輔助核算的會(huì)計(jì)科目時(shí)不涉及任何合同，可根據(jù)實(shí)際情況選擇“無(wú)合同”選項(xiàng)，以保證輔助核算統(tǒng)計(jì)的完整性和可驗(yàn)證性。在使用“合同”輔助核算的同時(shí)，可使用“客商”輔助核算，用于統(tǒng)計(jì)實(shí)際支付對(duì)方單位。

1.支付施工單位工程款（見圖3）

支付施工單位工程款憑證，一般涉及“客商”、“合同”、“標(biāo)段”、“往來”等輔助核算。主要反映業(yè)務(wù)為支付施工單位工程計(jì)量款，同時(shí)扣回本期已代付施工單位材料款?！翱蜕獭陛o助核算反映實(shí)際支付對(duì)方單位，“合同”輔助核算與本合同支付相關(guān)會(huì)計(jì)科目業(yè)務(wù)?！皹?biāo)段”輔助核算反映各標(biāo)段計(jì)入“在建工程”工程成本金額。

2.代付施工單位材料款（見圖4）

（四）利用輔助余額表查詢

運(yùn)用用友NC的輔助余額表功能，在一般條件中將會(huì)計(jì)科目設(shè)置為表體，選擇待查詢合同為表頭，就可以查該詢合同各項(xiàng)支付情況，包括合同支付金額、預(yù)付款金額、應(yīng)付賬款金額、抵扣款金額等信息。（見圖5）

（五）利用輔助明細(xì)表查詢

運(yùn)用輔助明細(xì)表可查詢合同明細(xì)支付情況，具體查詢每一筆與某個(gè)合同相關(guān)的支付、結(jié)轉(zhuǎn)成本、調(diào)整數(shù)據(jù)情況，還可以實(shí)現(xiàn)跨年查詢合同支付情況。（見圖6）