淺談檔案電子化管理和保存

侯春花

摘要：檔案電子化是檔案管理的方向，是科學(xué)規(guī)范管理和保存檔案的重要途徑，這能提高檔案利用率，提高檔案信息的時效性，一次投入多次產(chǎn)出，擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍。這要求我們必須做好檔案電子化的存儲軟硬件工作，做好歸檔整理電子文件和保護電子檔的工作，加強網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用信息高速路的優(yōu)越性，更健全、更高效地做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案保存；管理

中圖分類號： G270 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號1672-3791（2015）08（b）-0000-00

檔案電子化是以館（室）藏檔案資料為基礎(chǔ)，以紙質(zhì)或機讀形式為對象，對檔案文獻應(yīng)用計算機這一科技手段進行收集、篩選和加工，使之轉(zhuǎn)化為方便人們利用的二次文獻信息，供利用者使用得過程。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案已被我們廣泛應(yīng)用。因此，檔案電子化管理和保存工作較為重要。

1電子檔案管理和保存的重要性和益處

1.1重要性

科學(xué)規(guī)范管理檔案，重視和支持檔案工作，是單位的一項重要工作。檔案的歸檔包括紙質(zhì)檔案歸案和文件電子化歸檔兩個方面。檔案電子化的特性決定了在保存與維護方面較為復(fù)雜，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。如何保存、維護值得為子孫后代留存的電子檔案，幫助后人發(fā)現(xiàn)且獲得國家歷史上任何時期的電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。本著對科學(xué)、對歷史、對社會高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，要聽取檔案工作人員的意見，切實加強檔案管理和保存的重視性，及時解決工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展提供必要的物質(zhì)條件。同時增強檔案干部隊伍人員的生機和活力、不斷提高檔案工作人員素質(zhì)、不斷地更新檔案管理觀念、勇敢探索和嘗試電子檔案管理手段、不斷地提高管理效率對檔案管理和保存工作具有深遠的影響。

1.2益處

檔案電子化后形成的二次信息有利于提高檔案的利用率，這需要充分利用計算機在檔案管理中的作用。目前，大多數(shù)基層檔案館、室只是單一應(yīng)用計算機，使現(xiàn)代化設(shè)備不能充分發(fā)揮其作用。

二次文獻信息加工時間得到降低，檔案信息時效性得到提高。檔案電子化后形成的數(shù)字化信息，有利于利用者直接利用檔案信息。完成信息加工工作程序要充分利用計算機功能，快捷地加工出相應(yīng)二次文獻信息。

檔案電子化形成的信息為一次投入，多次產(chǎn)出。手工編研檔案信息需要的經(jīng)費較多，這可避免由于編研經(jīng)費緊張對檔案信息加工工作的不利影響。但在相當(dāng)長的時期內(nèi)，檔案管理部門難以從國家或地方或自籌獲得更多的經(jīng)費用于檔案信息編研工作，這需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理部門認(rèn)識到投入充足經(jīng)費的關(guān)鍵所在。

檔案電子化后可多份拷貝相應(yīng)的信息成果，在相關(guān)管理部門和領(lǐng)導(dǎo)中進行廣泛傳播可擴大社會影響力，拓寬服務(wù)范圍，檔案部門在經(jīng)濟社會發(fā)展中的重要地位自然可以得到提高。

檔案電子化可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。

2做好檔案電子化的存儲軟硬件工作

完善的技術(shù)條件是檔案電子化管理的重要前提和關(guān)鍵。實際工作中，應(yīng)根據(jù)保存電子檔案具體情況，配置計算機軟硬件平臺，并著眼遠期發(fā)展，配制相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及相關(guān)的軟硬件。電子檔案是數(shù)字化的，存儲在計算機外存儲器上，傳遞在計算機網(wǎng)絡(luò)上，它的歸檔屬于無紙形式，應(yīng)在一定技術(shù)環(huán)境和一系列技術(shù)保障措施下進行并高質(zhì)量完成，才能使歸檔的電子檔案具有紙質(zhì)檔案的功能。電子檔案運用一般有直接運用、通信傳輸?shù)确椒?。由于電子檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)部門等單位多樣化的運用，因此它的運用遠比紙質(zhì)檔案復(fù)雜。因此，加強對電子檔案運用的存儲，就顯得特別重要。

3電子文件歸檔整理

符合歸檔條件的電子文件應(yīng)按照檔案管理要求，將其存儲到可長期脫機保存的磁帶、光盤、磁盤、硬盤等載體上。至少應(yīng)有2套或3套（第一套用作封存，第二套用作利用者閱讀，第三套作異地保存）歸檔電子文件材料，因為在其利用過程中可造成損壞等現(xiàn)象，可以永久保存。

3.1檔案移交

以年度、組織機構(gòu)、保管期限等分類方法對內(nèi)部文件進行組盤。組盤方式有兩種，一是按上述分類方法將檔案資料統(tǒng)一組盤，二是按上述分類方法將檔案資料分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，歸檔電子文件的保管壽命得到最大化的程度。在同一盤上集中同一歸檔部門的文件，可以方便利用。贏統(tǒng)一規(guī)范完成文書電子文件組盤，檔案部門集中完成接收歸檔文件并組盤，檔案人員應(yīng)按照檔案管理要求，以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，這有利于利用者查找計算機盤內(nèi)文件，提高利用效率。

外來文件應(yīng)以一定的設(shè)備，掃描成影像后進入局域網(wǎng)絡(luò)，在局域網(wǎng)內(nèi)完成各類公文的傳遞、批辦、督辦等一系列工作。業(yè)務(wù)部門掌握電子文件的歸檔工作，承辦部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定將處理完畢后文件的重要性，合理確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，經(jīng)過管理人員審查后，加上分類號、檔案號等檔案檢索信息，然后將其納入到檔案數(shù)據(jù)庫中。在其權(quán)限范圍內(nèi)，可以通過各網(wǎng)絡(luò)終端查詢。歸檔電子文件收集齊全后，把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門移交，方便利用和查詢。

3.2整理電子文件

文件接收歸檔時，檔案部門應(yīng)集中完成。為便于計算機查找盤內(nèi)文件，設(shè)定的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和命題應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案盤內(nèi)文件目錄。相關(guān)人員必須按照要求格式，將其存儲到符合保管期限的脫機載體上。

4電子檔案的保護

除了對電子檔案的環(huán)境要求外，應(yīng)采取積極有效的措施加強對電子檔案文件保護。正確使用才能保存并有效地延長其壽命。在實際使用中，可用存貯載體光盤保存電子文件。因為光盤有利于長期保存歸檔電子文件，抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性良好。應(yīng)將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。

4.1加強病毒防范

要采取各種措施，確保保存電子文件的盤不帶病毒。

4.2把握存儲介質(zhì)（主要是光盤、硬盤）質(zhì)量關(guān)

質(zhì)量直接影響到信息的保存壽命，而低質(zhì)量盤使用時間相對較短，使用壽命過后不能讀取相應(yīng)數(shù)據(jù)。目前市場所售存儲介質(zhì)的質(zhì)量良莠不齊，選購盤時要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

4.3定期檢測和拷貝

對所保存的電子檔案載體，為確保電子檔案信息的可靠性，必須進行定期檢測和拷貝。定期檢測應(yīng)采取隨機抽樣的方式進行，頻次為每年1次，抽取的樣品數(shù)量應(yīng)在10%以上。

4.4規(guī)范保管條件

在理想的溫濕度環(huán)境中，光盤或磁帶在規(guī)定的期限內(nèi)倒帶一次。倒帶后要保持在標(biāo)準(zhǔn)的讀寫狀態(tài)。

4.5掌握信息修復(fù)技術(shù)

信息一旦被破壞和污染后的恢復(fù)和搶救措施。如殺計算機病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)庫修復(fù)技術(shù)、保持電子信息長期可讀性技術(shù)等物質(zhì)載體破損的修復(fù)技術(shù)等。

為保證電子檔案的安全性，防止丟失檔案所致的損失，要同時保存電子檔案與紙質(zhì)檔案，在當(dāng)日檔案當(dāng)日網(wǎng)上物理歸檔以及年終光盤刻錄保存的同時，要將電子檔案轉(zhuǎn)化成為紙質(zhì)檔案，將其按照要求分類、立卷和保管，盡量做到萬無一失。但是，以年度為單位所刻錄的電子檔案光盤必須與實存紙質(zhì)檔案完全一致，對于不能在網(wǎng)上處理的涉密檔案，相關(guān)部門或人員應(yīng)在處理完畢后，及時將其移交給檔案部門，由檔案部門負(fù)責(zé)提供給辦公網(wǎng)絡(luò)中心，按電子檔案歸檔要求掃描，保證電子檔案的齊全和完整。

檔案電子化是檔案管理的方向。在實際工作中要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，不斷提高工作的簡易性和穩(wěn)定性。在這個高度信息化的時代，繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足檔案事業(yè)的發(fā)展需要，只有把工作重點放在電子化和信息化管理上，強化網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用電子科學(xué)技術(shù)的優(yōu)越性，才能促進檔案電子化管理工作的順利開展。

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