綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展對策

張 芹

（佛山市第一人民醫(yī)院，廣東 佛山 528000）

綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展對策

張 芹

（佛山市第一人民醫(yī)院，廣東 佛山 528000）

新醫(yī)改形勢下，醫(yī)院檔案管理工作處于重要位置，檔案資源管理會影響到醫(yī)院的發(fā)展，影響各項醫(yī)療服務(wù)工作的有效開展。目前來看，綜合性醫(yī)院檔案管理依然存在一些問題和不足，本文分析了醫(yī)院檔案管理中的問題，并提出了解決對策。

綜合性醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀；發(fā)展對策

醫(yī)院檔案管理涉及多個部門、多項工作，檔案管理工作水平在很大程度上取決于醫(yī)院的相關(guān)制度規(guī)范、人力資源力量、信息化建設(shè)水平等，同時，檔案資源的開發(fā)與利用也是檔案管理工作的重要組成部分，只有創(chuàng)造有利條件，真正實現(xiàn)檔案資源的科學(xué)化管理。

1　綜合性醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.1管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)

目前，很多綜合性醫(yī)院在檔案管理方面尚未形成一套規(guī)范的制度，檔案管理依然處于無規(guī)則、無秩序狀態(tài)，部分科室資料得不到有效總結(jié)、規(guī)范與統(tǒng)籌，有價值的檔案資料無法被有效歸納和利用，由于缺少嚴(yán)格、健全的制度規(guī)范，檔案管理工作流于形式，真正的價值和意義得不到體現(xiàn)。

1.2信息化建設(shè)落后

綜合性醫(yī)院科室門類多、服務(wù)部門也較為齊全，這意味著檔案管理任務(wù)量大、工作繁重，無法依靠人力資源實現(xiàn)高效管理。然而，很多綜合性醫(yī)院的信息化建設(shè)水平依然相對落后，一些醫(yī)院僅配置了電腦、計算機等硬件設(shè)備，軟件系統(tǒng)更新速度慢、無法迎合時代發(fā)展，沒能形成健全、完善的檔案管理信息系統(tǒng)。

1.3檔案資源開發(fā)利用不到位

檔案信息資源作為一種珍貴的信息資源理應(yīng)發(fā)揮其作用。然而，從目前來看，綜合性醫(yī)院在檔案管理方面卻忽視了這一點，未能積極有效地開發(fā)檔案信息，對已有的檔案資料、資源信息等利用不到位，將檔案管理等同于信息存儲，失去了該信息資源的使用價值，喪失了資源管理的意義。

2　綜合性醫(yī)院檔案管理的發(fā)展對策

2.1實行標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化管理

在新的醫(yī)改形勢下，綜合性醫(yī)院必須積極踐行國家的相關(guān)制度和規(guī)定，將國家的各類制度主動、有效地貫徹與執(zhí)行，對此應(yīng)立足于國家檔案法律法規(guī)相關(guān)規(guī)定，實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)來制定檔案管理的各項制度和規(guī)范，要求檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)、員工等都統(tǒng)一學(xué)習(xí)國家檔案管理法律法規(guī)，并認(rèn)真領(lǐng)會醫(yī)院在檔案管理方面的相關(guān)規(guī)定和規(guī)范，實際工作中積極遵守相關(guān)規(guī)定，切實履行相關(guān)職責(zé)和規(guī)定。整個醫(yī)院從上到下，對各個科室、各個部門提出明確的檔案資料管理要求，確保其積極配合檔案管理部門，以此來推動醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

2.2信息化建設(shè)，現(xiàn)代化管理

舊式的醫(yī)院檔案管理未能徹底實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化，較多地依靠人工、手工操作，出現(xiàn)了任務(wù)量大、程序繁瑣、工作效率低等缺陷。新形勢下，必須加大醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)與管理力度，醫(yī)院應(yīng)加大對檔案管理信息設(shè)備、相關(guān)設(shè)施的投資力度，從計算機到掃描儀再到打印機、復(fù)印機等都要與時俱進地進行配置，同時要引進檔案管理軟件系統(tǒng)，對各類檔案實施電子掃描、編號、檢索、立卷、分析等，以此來支持檔案管理逐步走向智能化、現(xiàn)代化、信息化，并加大對檔案信息系統(tǒng)的更新力度，利用科技信息力量帶動檔案管理，以此來提高檔案管理工作效率。

綜合性醫(yī)院還要加強檔案管理的硬件系統(tǒng)建設(shè)，為檔案管理創(chuàng)造健全、完善的物質(zhì)條件、設(shè)備條件與空間條件，形成了標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與管理，例如，設(shè)置特定的空間環(huán)境、配置專門的辦公室、資料庫、閱檔室等，以及其他一些附屬設(shè)備，以此來發(fā)揮檔案的防護與管理作用，常見的防護性裝置包括：空調(diào)、消防器具、監(jiān)控器具等，積極地為檔案管理創(chuàng)造有利的環(huán)境空間與物質(zhì)條件。

2.3積極開發(fā)并利用檔案資源

綜合性醫(yī)院檔案管理的最終目的就是要發(fā)揮其實用價值，檔案管理的根本目標(biāo)絕非是信息資源的簡單存儲，只能存儲無法發(fā)揮使用功能的檔案管理毫無意義可言。可以說醫(yī)院檔案是對醫(yī)院各個科室、各個部門、各項醫(yī)療服務(wù)、各項醫(yī)療活動的實時、動態(tài)跟蹤與記錄，醫(yī)院必須學(xué)會積極開發(fā)并有效利用這些資源，發(fā)揮資源的功能和價值才能體現(xiàn)出檔案管理的積極意義。

醫(yī)院可根據(jù)檔案的類型、內(nèi)容與特征等來實施開放策略，對于一些不涉及機密、因素的檔案資料和資源向內(nèi)公開給醫(yī)院工作人員，對于一些與醫(yī)療服務(wù)相關(guān)的資源則要對外公布，例如，利用計算機信息系統(tǒng)來采集、加工與分析相關(guān)資料，動態(tài)跟蹤醫(yī)院的各項醫(yī)療活動，加大服務(wù)力度，通過這種方式來深層次利用檔案資源，一方面，讓醫(yī)院內(nèi)部員工享受學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的機會，而且通過信息的公開、公示，也有利于醫(yī)院職工之間信息的互動溝通與交流，這樣才能提高醫(yī)院整體的工作效率；另一方面，必要的醫(yī)療信息對外公布，也能讓外部市場更加了解醫(yī)院，掌握醫(yī)院的動態(tài)發(fā)展，擴大醫(yī)院的影響力、號召力，為醫(yī)院贏得更為廣闊的市場空間。

2.4全面提高檔案管理人員水平

檔案管理是一項集專業(yè)、技術(shù)、能力、水平等為一體的工作，需要專業(yè)人員、技術(shù)人員等的支持，醫(yī)院必須形成積極的人力資源培養(yǎng)意識，要主動為檔案管理打造一支專業(yè)技術(shù)水平高的的管理隊伍，實現(xiàn)檔案資料資源的規(guī)范化、專業(yè)化管理，為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的機會，使他們能享受到最專業(yè)的技能培訓(xùn)，提高檔案管理工作水平。

3　結(jié) 語

綜合性醫(yī)院檔案管理目前依然面臨一些問題，存在某種局限性，必須加大對檔案資源的管理力度，為檔案資源管理創(chuàng)造有利條件，有效支持檔案管理，提高檔案管理水平。

主要參考文獻

［1］陸艷，蔡棟.當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作分析［J］.中國醫(yī)院管理，2000（10）.

［2］張景華，徐柏林，厲紅霞.淺析醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策［J］.中國病案，2004（11）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.145

R197.32

A

1673-0194（2015）24-0187-01

2015-10-05