“985”高校檔案館網(wǎng)站“學(xué)生類”檔案服務(wù)現(xiàn)狀調(diào)查分析

趙宇

摘 要：以部分“985”高校檔案館網(wǎng)站為調(diào)查對(duì)象，重點(diǎn)調(diào)查網(wǎng)站的“學(xué)生類”檔案服務(wù)內(nèi)容。從服務(wù)功能、服務(wù)方式、服務(wù)對(duì)象三個(gè)方面論述“985”高校檔案館網(wǎng)站“學(xué)生類”檔案服務(wù)的現(xiàn)狀。并針對(duì)存在的問題，提出增加服務(wù)功能、服務(wù)功能精細(xì)化、引進(jìn)電子商務(wù)、挖掘潛在用戶的建議。

關(guān)鍵詞：985高校;檔案網(wǎng)站;“學(xué)生類”檔案

Abstract：This paper carries on the network to investigate archives website of “985” Universities ， focusing on research the content of “Students” archives services .This paper based on the function of services， the approach of services and the object of services analyzes the current situations， and proposes increasing service function， refining service function， bring in “electronic commerce”，mining potential users treatment in view of the existing problems.

Keyword： “985” Universities; Archive website; “Student” archives

教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡稱27號(hào)令）于2008年9月1日起施行。它是以原國家教育委員會(huì)于1989 年 10 月 10 日發(fā)布施行的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡稱 6 號(hào)令）為基礎(chǔ)，結(jié)合我國高校及其檔案工作近 20 年的變化與發(fā)展情況，根據(jù)實(shí)際需要對(duì)6號(hào)令進(jìn)行修訂而形成的。^[1] 在文件歸檔范圍一級(jí)類目中，相較于6號(hào)令，27號(hào)令在第十五條中增設(shè)了“學(xué)生類”。“學(xué)生類”主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。^[2]在27號(hào)令發(fā)布施行7周年之際，高校檔案館網(wǎng)站“學(xué)生類”檔案在線服務(wù)做得如何？筆者以部分“985”高校檔案館網(wǎng)站為調(diào)查對(duì)象，進(jìn)行了調(diào)查。

1 調(diào)查對(duì)象及方法

筆者以我國“985”高校檔案館網(wǎng)站為調(diào)查對(duì)象，其理由：一是“985”高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)水平較其他普通高校高，具有一定的前沿性和代表性;二是各“985”高校在發(fā)展上較為均衡，綜合實(shí)力相差無幾，具有可比性。因天津大學(xué)、北京理工大學(xué)、西北工業(yè)大學(xué)、中央民族大學(xué)、國防科技大學(xué)無獨(dú)立檔案館網(wǎng)站，哈爾濱工業(yè)大學(xué)、南開大學(xué)檔案館網(wǎng)站無法訪問，所以實(shí)際調(diào)查對(duì)象只有32所“985”高校檔案館網(wǎng)站（以下簡稱“32所高校檔案館網(wǎng)站”）。

采用網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法，并對(duì)調(diào)查結(jié)果采取內(nèi)容分析法和內(nèi)容比較法進(jìn)行研究分析，從而得出研究結(jié)果。調(diào)查時(shí)間為2015年6月。

2 調(diào)查結(jié)果與分析

2.1? 服務(wù)功能

2.1.1? “學(xué)生類”檔案服務(wù)欄目及內(nèi)容。32所高校檔案館網(wǎng)站中，只有25所設(shè)置了“學(xué)生類”檔案服務(wù)欄目，北京大學(xué)、廈門大學(xué)、復(fù)旦大學(xué)、浙江大學(xué)、武漢大學(xué)、中山大學(xué)、四川大學(xué)等7所高校只在網(wǎng)站服務(wù)指南中，介紹了部分學(xué)生利用檔案的方法。表1展示了25所高校檔案館網(wǎng)站“學(xué)生類”檔案服務(wù)欄目及內(nèi)容設(shè)置情況（表中高校先后順序依據(jù)2015中國大學(xué)排行榜100強(qiáng)名單^[3]）。其中，17所高校檔案館網(wǎng)站設(shè)置了成績及證書翻譯，方便學(xué)生在線辦理;9所設(shè)置了學(xué)籍查詢和畢業(yè)生檔案去向查詢，輸入學(xué)號(hào)和姓名便可查詢學(xué)籍檔案內(nèi)容和自身檔案去向，有利于學(xué)生了解檔案狀況解決問題;8所設(shè)置了檔案證明，為學(xué)生獲取學(xué)歷等認(rèn)證提供指南;7所設(shè)置了科研專利查詢，提供科研專利目錄查詢，便于學(xué)生了解學(xué)校科研成果和進(jìn)行科技創(chuàng)新;6所設(shè)置了畢業(yè)生合影，可在線瀏覽下載;5所設(shè)置了論文上傳檢索系統(tǒng)，便于論文的收錄和查詢;4所設(shè)置了畢業(yè)生成績查詢、學(xué)位檔案、學(xué)生檔案查詢、高考錄取證明、新生檔案，為學(xué)位補(bǔ)辦認(rèn)證、中文成績辦理等提供便利。

2.1.2? 信息服務(wù)。信息發(fā)布是檔案館提供在線服務(wù)的單向行為，多以通知公告欄實(shí)現(xiàn)。32個(gè)調(diào)查對(duì)象中，有12個(gè)網(wǎng)站信息發(fā)布的內(nèi)容與學(xué)生相關(guān)性較高，所占比重為37.5%，分別是南京大學(xué)、北京師范大學(xué)、同濟(jì)大學(xué)、中南大學(xué)、廈門大學(xué)、重慶大學(xué)、東北大學(xué)、大連理工大學(xué)、華南理工大學(xué)、湖南大學(xué)、中國農(nóng)業(yè)大學(xué)、蘭州大學(xué)。值得一提的是，同濟(jì)大學(xué)的公告欄做得較好，在首頁右側(cè)發(fā)布的全是與學(xué)生密切相關(guān)的信息，重要的信息還以紅色字體標(biāo)出。

互動(dòng)交流是檔案館站在用戶角度的雙向行為，方式多樣化。28所高校檔案館網(wǎng)站提供了聯(lián)系電話，便于直接咨詢;25所提供了電子郵箱，以便用戶郵件咨詢;16所提供了常見問題，幫助用戶快速解決相關(guān)問題;12所提供了留言咨詢，用戶在指定區(qū)域內(nèi)填寫問題內(nèi)容，系統(tǒng)通過用戶預(yù)留的聯(lián)系方式進(jìn)行回復(fù);10所提供了傳真號(hào)碼，以便用戶遠(yuǎn)程傳遞材料;4所提供了微博微信，以便提供移動(dòng)信息服務(wù)，分別是中山大學(xué)、同濟(jì)大學(xué)、中南大學(xué)、華東師范大學(xué);2所提供了實(shí)時(shí)交流，以QQ的形式實(shí)時(shí)與用戶交流，分別是同濟(jì)大學(xué)、中南大學(xué)。

2.1.3? 資源下載服務(wù)。為保證檢全率，同時(shí)調(diào)查了下載專欄和檔案服務(wù)欄目，其中吉林大學(xué)、同濟(jì)大學(xué)、山東大學(xué)、華東師范大學(xué)、東北大學(xué)的下載資源在檔案服務(wù)欄目中。具體內(nèi)容見表2。